Diagrammes de Gantt et structures de répartition du travail (WBS)
Une structure de répartition du travail (WBS) est un diagramme qui montre ce qu'un projet va réaliser ou construire, y compris le périmètre du projet. Un diagramme de Gantt est un visuel qui utilise des barres pour illustrer le calendrier des activités du projet.
Résumé général :
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La structure de répartition du travail et le diagramme de Gantt jouent tous deux des rôles importants dans la planification de projet, car l'achèvement réussi d'un projet repose sur un objectif clairement défini et une date d'achèvement. Votre objectif et votre calendrier influencent les coûts du projet et les besoins en main-d'œuvre parmi d'autres variables, il est donc crucial de bien les définir.
Dans des domaines tels que la construction et le développement de logiciels, la structure de répartition du travail sert de point de départ pour le diagramme de Gantt. Les deux outils aident les gestionnaires à créer un plan de projet.
Pour explorer davantage ces outils et comment ils peuvent améliorer votre planification de projet, consultez les ressources suivantes :
- Guide des structures de répartition du travail : Découvrez l'objectif, la structure et les meilleures pratiques pour créer une WBS, et voyez comment cela peut servir de fondation pour d'autres outils de planification de projet, y compris les diagrammes de Gantt.
- Modèles téléchargeables pour WBS : Accédez à des modèles WBS gratuits et personnalisables pour différents types de projets. Ces modèles incluent des options pour Smartsheet, Excel, Google Sheets et PowerPoint.
- Guide des diagrammes de Gantt : Apprenez les bases des diagrammes de Gantt, leurs composants clés et comment les utiliser pour visualiser les calendriers de projet, gérer les dépendances et suivre les progrès. Ce guide comprend également des listes de contrôle pour créer et appliquer des diagrammes de Gantt.
- Meilleures utilisations des diagrammes de Gantt dans la gestion de projet : Explorez les bénéfices et limitations des diagrammes de Gantt. Voyez comment ils peuvent améliorer l'efficacité, aider à la gestion des ressources et fournir une vue d'ensemble claire des calendriers de projet — ainsi que des défis potentiels tels que la complexité et l'évolutivité.
Différence entre WBS et diagramme de Gantt
Les structures de répartition du travail montrent ce que vous fabriquez, et les diagrammes de Gantt montrent quand vous le faites. Le WBS décompose le travail de manière hiérarchique, de haut en bas. Le diagramme de Gantt est linéaire et affiche la progression du temps de gauche à droite.
Les planificateurs de projet décrivent souvent les structures de répartition du travail comme axées sur les noms, ce qui signifie qu'elles énumèrent des jalons et des résultats concrets, plutôt que des activités. Par exemple, lorsque vous construisez un bâtiment, la structure de répartition du travail affiche les éléments composants de la structure, tels que les fondations, le système électrique et le toit.
En revanche, le diagramme de Gantt se concentre sur les dates, montre l'ordre des activités du projet et reflète les dépendances entre les tâches. Dépendances sont des relations d'activité dans lesquelles la capacité de commencer ou de terminer une tâche dépend de l'avancement ou de l'achèvement d'une autre. Par exemple, pour peindre un mur, vous devez d'abord le construire.
Ces relations déterminent le chemin critique, qui est un outil de planification qui vous aide à déterminer la durée du projet en identifiant la plus longue série d'activités dépendantes et en calculant combien de temps vous devez pour les compléter.
Structure de répartition du travail (WBS) vs. Diagramme de Gantt
| WBS | diagramme de Gantt | |
|---|---|---|
| Objectifs | Définit ce que le projet livrera en décomposant le périmètre en composants plus petits | Définit quand les tâches se produisent en les cartographiant le long d'une chronologie |
| Format | Hiérarchique — un plan de haut en bas des livrables, souvent visualisé sous forme d'arbre ou de liste imbriquée | Linéaire — un diagramme à barres horizontal qui suit le timing des tâches du début à la fin |
| Contenu | Basé sur les livrables — se concentre sur les noms (par exemple, "toit", "site web") plutôt que sur les actions | Basé sur les tâches — se concentre sur les verbes et les processus (par exemple, « installer », « concevoir ») |
| Chronologie | Statique — n'inclut pas de dates ni de durées de tâches | Dynamique — inclut des dates de début et de fin, des durées et des tâches qui se chevauchent |
| Interdépendances | Non représenté — l'ordre des tâches et les relations ne sont pas montrés | Clair — montre les séquences de tâches et les relations de chemin critique |
| Cas d’utilisation | Meilleur pour définir la portée du projet et identifier tous les résultats requis avant le début de la planification | Meilleur pour planifier les tâches, suivre les progrès et gérer les dépendances |
Pour des informations sur les dépendances dans les diagrammes de Gantt, lisez notre récapitulatif des modèles de diagrammes de Gantt avec dépendances et notre récapitulatif des modèles de chemin critique.
En comparant un diagramme de Gantt et une structure de répartition du travail, Matthew Ramirez, fondateur de Rephrase Media, un développeur d'applications d'intelligence artificielle, distingue les deux outils en notant qu'une structure de répartition du travail est pour la planification de projet, et un diagramme de Gantt est pour le suivi de projet.
« Contrairement à un diagramme de Gantt, une structure de répartition du travail ne précise pas comment ou quand les tâches seront effectuées. Une WBS n'est pas un calendrier ni une liste de toutes les activités et responsabilités. Les chefs d'équipe essaient parfois d'inclure toutes les tâches nécessaires à un projet dans le WBS. Cela conduit souvent à des tâches manquées et à des retards de projet. »
— Brad Tousenard, PDG de SpinupWP, une entreprise qui fabrique des panneaux de contrôle de serveur
Lors de l'exécution du projet, les participants au projet utilisent les deux ressources de différentes manières. La structure de répartition du travail a tendance à ne pas varier significativement au cours d'un projet, tandis que le diagramme de Gantt sera mis à jour fréquemment en fonction des progrès. Cela a du sens lorsque vous considérez que les équipes décident rarement de changer ce qu'elles construisent en cours de route.
Cela dit, il est très courant que des circonstances imprévues — telles que des travaux découverts, une pénurie de matériaux ou un temps imprévu — ralentissent ou accélèrent un projet. Ces changements entraîneront généralement des modifications quotidiennes ou hebdomadaires du diagramme de Gantt.
Comment convertir une SRP en un diagramme de Gantt
Les structures de répartition du travail sont l'une des premières ressources que les planificateurs créent lors d'un projet. Pour créer un diagramme de Gantt en utilisant cela et d'autres informations sur le projet, vous pouvez utiliser un logiciel de planification de projet ou suivre les instructions étape par étape ci-dessous.
Étape 1 : Commencez par votre structure de répartition du travail
Votre structure de répartition du travail montre le résultat final du projet décomposé en ses composants. N'oubliez pas que ceux-ci doivent être des produits concrets, pas des activités.
Par exemple, prenons la construction d'une maison. Listez le produit final — la maison — en haut du diagramme.
En dessous, décomposez le travail en divers systèmes et composants de construction, y compris les fondations, la structure, le toit, l'électricité, le chauffage et la climatisation, l'eau et les égouts, et les finitions. Ensuite, décomposez chaque composant davantage (par exemple, sous « finitions », listez la peinture, le revêtement de sol et les accessoires).
Selon la complexité du projet, vous pourriez continuer à décomposer chaque composant plusieurs fois de plus, en listant des jalons plus petits à chaque niveau. À la fin, vous aurez un diagramme de Gantt qui inclut des jalons. L'élément le plus petit dans la WBS est appelé un package de travail. Par exemple, dans une hiérarchie WBS pour le revêtement de sol, « sol de cuisine » pourrait être un package de travail.
Étape 2 : Identifier les activités pour chaque paquet de travail
Pour chaque package de travail, déterminez les activités ou tâches qui doivent se produire pour atteindre le résultat souhaité. Alors que la structure de répartition du travail est axée sur les noms, ces activités sont orientées vers les processus ou les verbes.
Dans cet exemple, le package de travail de revêtement de sol se décomposerait en différentes pièces et leur type de revêtement de sol. À partir de cela, déterminez les activités nécessaires pour compléter le travail de revêtement de sol. Pour le salon, cela inclut la pose de sous-plancher, l'installation de parquet, le ponçage du parquet, le scellement du parquet, le séchage, l'application d'une couche de finition et le séchage de la couche de finition.
Comme l'explique Scott Hirsch, directeur technique de la plateforme de recrutement en ligne TalentMarketplace :
« La structure de répartition du travail peut être utilisée pour décomposer tout en tâches de taille raisonnable que vous mettez ensuite sur le diagramme de Gantt pour travailler en sprints », ou cycles de travail chronométrés, souvent utilisés dans le développement de logiciels. Il dit qu'une erreur courante est de ne pas décomposer les tâches avant de créer le diagramme de Gantt.
Dans cet exemple, listez les activités composantes pour le revêtement de sol du salon sur les lignes du tableau de Gantt.
Étape 3 : Définir l'ordre des tâches
Les activités de votre projet doivent se dérouler dans le bon ordre — ce sont des tâches dépendantes . Bien que l'ordre de pose du sous-plancher avant le revêtement de sol soit évident, la situation devient plus complexe lorsque vous ajoutez la dépendance selon laquelle les peintres ne peuvent pas entrer dans le salon pendant que le sol sèche. Ainsi, la peinture dépend de la finition du revêtement de sol du salon. Le planificateur doit prévoir deux jours entre l'installation du revêtement de sol du salon et la peinture pour que le vernis à bois puisse sécher.
Tousenard dit : « Il est important de revoir vos dépendances de tâches avant de créer un diagramme de Gantt à partir de votre structure de répartition du travail. Cela signifie déterminer quelles tâches dépendent de l'achèvement d'une autre. Il existe quatre types de relations de dépendance entre une tâche prédécesseur et une tâche successeur.”
Ces relations de dépendance sont les suivantes :
- Le prédécesseur doit finir avant que le successeur puisse commencer.
- Le prédécesseur doit commencer avant que le successeur puisse commencer.
- Le prédécesseur doit finir avant que le successeur puisse finir.
- Le prédécesseur doit commencer avant que le successeur puisse finir.
Vous représenterez ces dépendances sur le diagramme de Gantt.
Étape 4 : Estimez la durée de chaque tâche
Dans une autre partie du processus de planification de projet, vous identifierez toutes les ressources dont vous avez besoin pour accomplir le travail, y compris le personnel, les matériaux et l'équipement. Ceci peut également entrer en jeu dans les dépendances, par exemple lorsque la personne posant le revêtement de sol dans le salon installe également le sol dans la cuisine. Cela signifie que ces deux tâches ne peuvent pas se dérouler simultanément à moins que vous n'ajoutiez un autre travailleur.
Alternativement, vous pourriez être en mesure d'accélérer le projet en faisant venir un deuxième excavateur lors de la préparation du site. Ces considérations et décisions font partie du processus de traduction de votre structure de répartition du travail en un diagramme de Gantt.
Après avoir élaboré ces plans de ressources, estimez combien de temps chaque activité prendra. Le temps entre le début et la fin est appelé la durée. Vous pouvez utiliser diverses techniques d'estimation, telles que la technique d'évaluation et d'examen de programme (PERT). Par exemple, un chef de projet pourrait estimer neuf jours ouvrables pour installer le sol du salon, y compris le travail actif et le temps de séchage.
Étape 5 : Construire le diagramme de Gantt
Maintenant, vous pouvez passer à la construction du diagramme de Gantt. Vous pouvez utiliser un logiciel pour simplifier ce processus, mais une feuille de calcul fonctionnera aussi. Alternativement, vous pouvez apprendre comment créer un diagramme de Gantt dans Microsoft Word, ou trouver des modèles de diagramme de Gantt préconstruits et gratuits dans Microsoft Word ou Microsoft PowerPoint.
Entrez chaque tâche sur sa propre ligne. Attribuez une colonne pour chaque jour de la durée du projet. (Pour les projets à long terme, vous pouvez décider d'utiliser des semaines ou des mois.) En commençant par la première tâche, ombrez les cellules sur la ligne pour chaque jour où vous vous attendez à ce que cette activité ait lieu.
Si vous rédigez le diagramme de Gantt manuellement, reflétez la hiérarchie WBS dans votre arrangement de lignes pour faciliter la visualisation de l'aperçu du projet. Pour ce faire, étiquetez une ligne d'en-tête avec le nom du paquet de travail. (Dans l'exemple de la maison, une ligne d'en-tête serait appelée finishes.) En dessous, insérez et indentez les lignes enfants pour le niveau suivant de répartition : peinture, revêtement de sol et accessoires.
Indentez ou codez par couleur les lignes sous chaque ligne enfant pour les activités de composant, comme poser le revêtement de sol du salon. Vous pouvez continuer à ajouter et à indenter des lignes pour décomposer davantage les tâches, mais trop de détails rendent le diagramme difficile à comprendre.
Un avantage des logiciels de planification de projet est la capacité de regrouper les hiérarchies et de visualiser les informations de différentes manières. Par exemple, vous pourriez voir des vues récapitulatives des activités de finition ou des activités de revêtement de sol. L'ombrage des colonnes, qui montre la durée, intègre les durées des tâches enfants et reflète le début et la fin de toutes les tâches résumées.
Au fur et à mesure que vous construisez le diagramme de Gantt, les zones d'ombrage se déplacent vers la droite. Ce changement illustre que lorsque vous terminez une tâche, le projet progresse vers l'activité suivante et le temps s'écoule. L'ombrage reprend dans une autre ligne des colonnes pour les dates de la tâche suivante. Toutes les tâches qui se déroulent simultanément s'afficheront comme des cellules ombragées parallèles sur le diagramme.
Si vous avez des tâches qui ont peu ou pas de dépendances, comme construire une clôture, vous pouvez les planifier quand cela a du sens. Pour la clôture, cela serait après la préparation du site, lorsque le sol a été nivelé et que les machines surdimensionnées n'ont plus besoin d'entrer et de sortir de la propriété. Les tâches sans dépendances n'ajoutent pas au chemin critique.
Étape 6 : Ajouter des dépendances
Représentez les dépendances par des flèches entre les lignes de tâches. Cela garantit que ces complications potentielles du calendrier sont claires.
Comme le dit Gregory Yong, responsable de l'UX pour le logiciel Convincely, « Entraînez-vous à déployer un modèle de Gantt et une structure de répartition du travail qui visualisent clairement ce qu'on appelle les tâches connectées, qui est généralement là où ces dépendances se bloquent. Si vous ne le faites pas, ces problèmes persistent, mais personne ne les aborde car ils ne sont pas visualisés ou communiqués sur le tableau de bord du projet."
Voici les quatre relations de dépendance entre les tâches dans les diagrammes de Gantt :
- Finir à Commencer : Lorsque les tâches prédécesseurs doivent se terminer avant que le successeur puisse commencer, dessinez une flèche de la fin de la barre du prédécesseur au début de la barre du successeur.
- Commencer à Commencer : Lorsque un prédécesseur doit commencer avant que le successeur puisse commencer, dessinez une flèche entre les débuts des deux barres de tâches.
- Finir à Finir : Lorsque les tâches prédécesseurs doivent être complétées avant que les tâches successeurs puissent se terminer, dessinez une flèche de la fin de la barre du prédécesseur à la fin de la barre du successeur.
- Commencer à Finir : Lorsque le prédécesseur doit commencer avant que le successeur puisse se terminer, dessinez une flèche entre le début de la barre du prédécesseur et la fin de la barre du successeur.
Une fois que vous avez saisi toutes les tâches, vous verrez le chemin critique et la durée du projet. C'est la durée entre le début de la première tâche et l'achèvement de la dernière tâche.
Étape 7 : Considérer les marges pour les activités
Les planificateurs expérimentés savent s'attendre à l'inattendu. Les surprises peuvent inclure la maladie d'un personnel clé ou des retards de fournitures. Ces incidents augmentent la probabilité de retards dans le projet.
Les planificateurs peuvent intégrer des marges de sécurité pour tenir compte de ces événements imprévisibles. Vous pouvez ajouter ce temps supplémentaire aux activités existantes ou inclure des espaces réservés pour tenir compte du temps, mais qui ne représentent pas un travail réel. Vous pouvez coder par couleur ces marges de sécurité pour les rendre visibles.
En général, le client souhaitera que le projet soit terminé le plus rapidement possible, car des durées plus longues augmentent les coûts et retardent le retour sur investissement. Cela ajoute une pression pour minimiser les marges de sécurité ; dimensionner correctement les marges nécessite un équilibre entre pragmatisme et efficacité.
Modèle d'exemple de structure de répartition du travail converti en diagramme de Gantt
Téléchargez des versions vierges et d'exemple du modèle WBS-vers-diagramme de Gantt pour Excel
Quand utiliser ce modèle : Utilisez ce modèle lorsque vous devez convertir un WBS en une chronologie de style Gantt. Il est particulièrement utile pour organiser les activités, estimer les durées et cartographier les dépendances afin que vous puissiez voir comment les tâches s'imbriquent.
Caractéristiques notables du modèle : Ce modèle comprend une hiérarchie WBS, des lignes pour les activités et des colonnes pour la durée. Il fournit également de l'espace pour des notes sur les tâches dans chaque paquet de travail. Pour voir comment les informations se connectent pour former une chronologie, accédez à l'onglet d'exemple.
Découvrez ces diagrammes de gestion de projet pour plus de documents et d'informations utiles.
Comment convertir un diagramme de Gantt en une structure de répartition du travail
Bien que certains logiciels de planification de projet puissent convertir un diagramme de Gantt en un WBS, cela n'est généralement pas recommandé. Un WBS approprié devrait se concentrer sur les livrables, pas sur les tâches. Par exemple, listez les résultats du projet tels que les versions finales dans le WBS, et laissez des activités telles que l'écriture dans le diagramme de Gantt.
Les applications qui cherchent à effectuer cette fonction ne listent pas de résultats concrets, mais plutôt des activités dans la structure de répartition du travail. N'oubliez pas que chaque niveau de la structure de répartition du travail doit montrer ce qui est construit ou accompli, et non l'activité.
Ainsi, une structure de répartition du travail pour une campagne de marketing de contenu devrait lister le contenu du blog au sommet de la hiérarchie comme le résultat prévu du projet. Ensuite, catégorisez les livrables en calendrier de contenu, premières ébauches, ébauches révisées, images et contenu publié. Le diagramme de Gantt associé attribuerait des lignes pour les activités : brainstorming, planification, rédaction, édition, design graphique et téléchargement. Bien que le résultat et le processus soient liés, ils ne sont pas identiques.
Bien que vous puissiez créer un diagramme de Gantt qui montre la structure de répartition du travail dans un onglet différent (comme dans l'exemple ci-dessus), les professionnels disent qu'il est difficile d'imaginer une circonstance dans laquelle vous voudriez convertir un diagramme de Gantt en une structure de répartition du travail. Cela n'aurait de valeur que si vous ne connaissiez pas les résultats finaux ou les résultats composants. Mais cela est peu probable car les équipes ne se lancent généralement pas dans des projets sans objectifs.
Vous pouvez trouver des modèles pour suivre plusieurs projets avec des diagrammes de Gantt, y compris le budget et les dépendances, dans notre sélection de modèles pour les diagrammes de Gantt pour plusieurs projets.
Comment s'assurer que votre structure de répartition du travail et votre diagramme de Gantt sont précis
Vos WBS et diagrammes de Gantt ne sont utiles que lorsqu'ils sont précis. L'exactitude est difficile à atteindre au début, lorsque vous avez moins d'informations. Pour maximiser l'exactitude, ajoutez continuellement de nouvelles informations à vos plans au fur et à mesure que le projet progresse.
Les experts conseillent que la communication ouverte, la flexibilité et les revues fréquentes aident à l'exactitude. Voici quelques conseils :
- Communiquez : Hirsch de TalentMarketplace dit que rester en contact avec d'autres parties prenantes du projet et recueillir leurs avis est vital. « La communication avec les experts du projet est essentielle. En tant que chef de projet, vous comprenez chaque composant du projet, mais vous ne comprenez peut-être pas les détails de chaque composant. Parler à vos employés et leur fournir les ressources dont ils ont besoin pour enregistrer leurs tâches est essentiel, dit-il.
- Restez Flexible: Albert Ho est le fondateur de Healthcare Heroes et un chef de projet au William Osler Health System à Brampton, Ontario. Il note : « Un chef de projet n'aura jamais toutes les informations nécessaires pour comprendre les dépendances et déterminer les durées au début d'un projet. À mesure que de nouvelles informations sont révélées, le chef de projet doit soutenir l'équipe projet. Il cite un exemple de la nécessité inattendue d'incorporer des rendez-vous de télésanté dans un projet : « C'était une demande totalement nouvelle qui a nécessité huit semaines pour obtenir un devis, concevoir une solution, mettre en œuvre, tester, former et déployer. Les parties prenantes devaient être flexibles pour adapter le projet à l'évolution du périmètre.
- Revoyez souvent votre travail : Yong encourage des réunions hebdomadaires de l'équipe projet pour que les participants examinent le WBS et le diagramme de Gantt. « C'est le moyen le plus clair et le plus rapide de passer en revue les progrès de l'équipe, de clarifier les dépendances en attente et d'ajouter de nouvelles micro-tâches », note-t-il. Ramirez de Rephrase dit que le chef de projet doit examiner la structure de répartition du travail et le diagramme de Gantt à la fin de chaque journée pour s'assurer qu'il a correctement assigné les tâches. De plus, le chef de projet doit consulter le calendrier et le diagramme de Gantt au début de chaque semaine pour s'assurer que les tâches sont terminées à temps. « Sinon, le chef de projet devra mettre à jour les délais si le travail est simplement retardé. Si le travail n'a pas été bien défini, alors la structure de répartition du travail peut devoir changer pour refléter avec précision le nouveau périmètre du projet, » ajoute-t-il.
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