Diagrammes de Gantt et structures de répartition du travail (WBS)
Une structure de répartition du travail (WBS) est un diagramme qui montre ce qu’un projet va réaliser ou construire, y compris sa portée. Un diagramme de Gantt est un visuel qui utilise des barres pour illustrer la chronologie des activités du projet.
La structure de répartition du travail et le diagramme de Gantt jouent tous deux un rôle important dans la planification du projet, car la réussite du projet dépend d’un objectif clairement défini et d’une date d’achèvement. Votre objectif et votre calendrier influencent le coût du projet et les besoins en main-d’œuvre, entre autres variables, de sorte qu’il est essentiel de bien les estimer.
Dans des domaines tels que la construction et le développement de logiciels, la structure de répartition du travail sert de point de départ pour le diagramme de Gantt. Les deux outils aident les responsables à créer un plan de projet.
Pour en savoir plus sur les bases de la structure de répartition du travail et sur la façon d’en créer une, consultez ce guide des structures de répartition du travail. Trouvez des modèles téléchargeables pour WBS, y compris des modèles pour différents types de projets.
Lisez ce guide sur les diagrammes de Gantt pour comprendre comment ils fonctionnent et leurs avantages. Lisez un article détaillé sur les meilleures utilisations des diagrammes de Gantt dans la gestion de projet, y compris des exemples pour différents secteurs.
Différence entre la WBS et le diagramme de Gantt
Les structures de répartition du travail indiquent ce que vous faites, et les diagrammes de Gantt indiquent quand vous le faites. La WBS décompose le travail de façon hiérarchique, de haut en bas. Le diagramme de Gantt est linéaire et affiche la progression du temps de gauche à droite.
Les planificateurs de projets décrivent souvent les structures de répartition du travail comme étant axées sur les noms, ce qui signifie qu’elles répertorient les étapes et les résultats concrets, plutôt que les activités. Par exemple, lorsque vous construisez un bâtiment, la structure de répartition du travail affiche les éléments constitutifs de la structure, tels que la fondation, le système électrique et le toit.
En revanche, le diagramme de Gantt se concentre sur les dates, indique l’ordre des activités du projet et reflète les interdépendances entre les tâches. Les interdépendances sont des relations d’activité dans lesquelles la capacité à commencer ou à terminer une tâche dépend de la progression ou de l’achèvement d’une autre tâche. Par exemple, pour peindre un mur, vous devez d’abord le construire.
Ces relations déterminent le chemin critique, qui est un outil de planification qui vous aide à déterminer la durée du projet en identifiant la plus longue série d’activités dépendantes et en calculant le temps nécessaire pour les mener à bien.
Pour en savoir plus sur les interdépendances dans les diagrammes de Gantt, lisez notre tour d’horizon des modèles de diagrammes de Gantt avec interdépendances et notre tour d’horizon des modèles de chemin critique.
En comparant un diagramme de Gantt et une structure de répartition du travail, Matthew Ramirez, fondateur de Rephrase Media, un développeur d’applications d’intelligence artificielle, fait la distinction entre les deux outils en notant qu’une structure de répartition du travail est destinée à la planification de projet, et un diagramme de Gantt est destiné au suivi de projet.
« Contrairement à un diagramme de Gantt, une structure de répartition du travail ne précise pas comment ni quand les tâches seront effectuées », explique Brad Tousenard, PDG de SpinupWP, une entreprise qui fabrique des panneaux de commande de serveur. « Une WBS n’est pas un calendrier ou une liste de toutes les activités et responsabilités. Les chefs d’équipe tentent parfois d’inclure toutes les tâches nécessaires à un projet au sein de la WBS. Cela conduit souvent à des tâches manquées et à des retards de projet. »
Pendant l’exécution du projet, les participants utilisent les deux ressources de différentes manières. La structure de répartition du travail a tendance à ne pas varier considérablement au cours d’un projet, tandis que le diagramme de Gantt est mis à jour fréquemment en fonction de l’avancement. C’est logique quand on considère que les équipes décident rarement de changer ce qu’elles construisent en milieu de parcours.
Cela dit, il est très courant que des circonstances inattendues, telles que des travaux nouveaux à faire, une pénurie de matériaux ou des conditions météorologiques inattendues, ralentissent ou accélèrent un projet. Ces modifications entraînent généralement des modifications quotidiennes ou hebdomadaires du diagramme de Gantt.
Comment convertir une WBS en diagramme de Gantt
Les structures de répartition du travail sont l’une des premières ressources que les planificateurs créent au cours d’un projet. Pour créer un diagramme de Gantt à l’aide de cette information et d’autres informations sur le projet, vous pouvez utiliser un logiciel de planification de projet ou suivre les instructions détaillées ci-dessous.
Étape 1 : Commencez par votre structure de répartition du travail
Votre structure de répartition du travail affiche le résultat du projet final en plusieurs composantes. N’oubliez pas qu’il s’agit de produits concrets, et non d’activités.
À titre d’exemple, prenez la construction d’une maison. Indiquez le produit final, la maison, en haut du diagramme.
En dessous, répartissez les travaux dans les divers systèmes et composantes du bâtiment, à savoir les fondations, la charpente, la toiture, l’électricité, le chauffage et la climatisation, le réseau d’eaux et d’eaux usées ou encore les finitions. Ensuite, divisez chaque composant plus en détail (par exemple, sous « finitions », listez la peinture, les revêtements de sol et les luminaires).
En fonction de la complexité du projet, vous pouvez continuer à décomposer chaque composant, en répertoriant des étapes plus petites à chaque niveau. À la fin, vous aurez d’un diagramme de Gantt incluant les étapes. Le plus petit élément de la WBS est appelé une tâche. Par exemple, dans une hiérarchie WBS pour les planchers, le plancher de la cuisine peut être une tâche à part entière.
Étape 2 : Identifiez les activités de chaque tâche
Pour chaque tâche, déterminez les activités ou actions qui doivent avoir lieu afin d’obtenir le résultat souhaité. Bien que la structure de répartition du travail soit axée sur le nom, ces activités sont orientées vers le processus ou le verbe.
Dans cet exemple, la tâche des revêtements de sol se décomposerait entre les différentes pièces et leur type de sol. À partir de là, déterminez les activités requises pour terminer les travaux de revêtement de sol. Pour le salon, cela comprend la pose du sous-plancher, l’installation du plancher de bois dur, le ponçage, l’étanchéité du bois dur, le séchage, l’application d’un vernis et le séchage du vernis.
Comme l’explique Scott Hirsch, directeur technologique de la plateforme de recrutement en ligne TalentMarketplace, « la structure de répartition du travail peut être utilisée pour tout décomposer en tâches importantes que vous mettez ensuite sur le diagramme de Gantt pour travailler dans des sprints », ou des cycles de travail chronométrés, souvent utilisés dans le développement de logiciels. Il explique qu’une erreur courante est de ne pas décomposer les tâches avant de créer le diagramme de Gantt.
Dans cet exemple, répertoriez les activités des composants pour le sol du salon sur les lignes de la feuille de Gantt.
Étape 3 : Définir l’ordre des tâches
Les activités de votre projet doivent se dérouler dans le bon ordre, il s'agit de tâches dépendantes. Bien que la pose du sous-plancher avant celle du plancher semble évidente, l’image devient plus complexe lorsque vous ajoutez l’interdépendance selon laquelle les peintres ne peuvent pas entrer dans le salon pendant que le sol sèche. Ainsi, la peinture dépend de la finition du plancher du salon. Le planificateur doit prévoir deux jours entre l’installation du plancher du salon et la peinture pour que le vernis du bois sèche.
Tousenard explique : « Il est important de passer en revue les interdépendances entre vos tâches avant de créer un diagramme de Gantt à partir de votre structure de répartition du travail. Cela signifie déterminer quelles tâches dépendent d’une autre en cours d’achèvement. Il existe quatre types de relations d’interdépendance entre une tâche prédécesseur et une tâche successeur. »
Ces relations d’interdépendance sont les suivantes :
- Le prédécesseur doit être terminé avant que le successeur puisse commencer.
- Le prédécesseur doit être commencé avant que le successeur puisse commencer.
- Le prédécesseur doit être terminé avant que le successeur puisse être terminé.
- Le prédécesseur doit être commencé avant que le successeur puisse être terminé.
Vous représenterez ces interdépendances sur le diagramme de Gantt, et nous vous expliquerons comment sous peu.
Étape 4 : Estimer la durée de chaque tâche
Dans une autre partie du processus de planification du projet, vous identifierez toutes les ressources dont vous avez besoin pour terminer le travail, y compris le personnel, les matériaux et l’équipement. Ceux-ci peuvent également prendre en compte les interdépendances, par exemple lorsque la personne qui pose le plancher dans le salon installe également le sol dans la cuisine. Cela signifie que ces deux tâches ne peuvent pas se dérouler simultanément, sauf si vous ajoutez un autre travailleur.
Alternativement, vous pouvez peut-être accélérer le projet en faisant venir une deuxième pelleteuse lorsque vous effectuez la préparation du site. Ces considérations et décisions font partie du processus de traduction de la structure de répartition du travail en diagramme de Gantt.
Après avoir fait ces plans de ressources, évaluez le temps consacré à chaque activité. La période entre le début et la fin s’appelle la durée. Vous pouvez utiliser diverses techniques d’estimation, dont la technique d’évaluation et d’examen des programmes (PERT). Dans l’exemple du sol du salon, le chef de projet estime que l’installation prendra neuf jours ouvrables, y compris le temps actif et le temps de séchage.
Étape 5 : Créez le diagramme de Gantt
Vous pouvez maintenant passer à la création du diagramme de Gantt. Vous pouvez utiliser un logiciel pour simplifier ce processus, mais un tableur fonctionnera aussi. Vous pouvez également apprendre à créer un diagramme de Gantt dans Microsoft Word, ou trouver des modèles de diagrammes de Gantt gratuits pré-conçus dans Microsoft Word ou Microsoft PowerPoint.
Saisissez chaque tâche sur sa propre ligne. Attribuez une colonne pour chaque jour de la durée de vie du projet. (Pour les projets à long terme, vous pouvez décider d’utiliser des semaines ou des mois.) À partir de la première tâche, grisez les cellules de la ligne pour chaque jour où vous vous attendez à ce que l’activité se déroule.
Si vous élaborez manuellement le diagramme de Gantt, prenez en compte la hiérarchie de la WBS dans la disposition de vos lignes afin de faciliter l’affichage de la vue d’ensemble du projet. Pour ce faire, nommez une ligne d’en-tête avec le nom de la tâche. (Dans l’exemple de la maison, une ligne d’en-tête s’appellerait finitions.) En dessous, insérez en alinéa des lignes secondaires pour le niveau suivant de répartition : peinture, revêtement et luminaires.
Utilisez l'alinéa ou les couleurs pour les lignes sous chaque ligne secondaire pour les activités des composantes, telles que la pose du sol du salon. Vous pouvez continuer à ajouter et à mettre en alinéa automatiquement des lignes pour décomposer davantage les tâches, mais trop de détails rendent le diagramme difficile à lire.
L’un des avantages des logiciels de planification de projet est la possibilité de créer des hiérarchies et d’afficher les informations de différentes manières. Par exemple, vous pourrez voir une synthèse des activités de finition ou de revêtement de sol. Le grisage de la colonne, qui indique la durée, indique la durée des tâches secondaires et reflète le début et la fin de toutes les tâches résumées.
Lorsque vous créez le diagramme de Gantt, les zones grisées se déplacent vers la droite. Cette modification montre que lorsque vous terminez une tâche, le projet passe à l’activité suivante et le temps s’écoule. Le grisage passe à une autre ligne, dans les colonnes aux dates de la tâche suivante. Toutes les tâches qui se produisent simultanément s’afficheront sous forme de cellules parallèles grisées sur le diagramme.
Si vous avez des tâches qui n’ont que peu ou pas de dépendances, comme la construction d’une clôture, vous pouvez les programmer aux moments les plus logiques. Pour la clôture, ce serait après la préparation du site, lorsque le sol a été aplani et que les machines surdimensionnées n’ont plus besoin d’entrer et de sortir de la propriété. Les tâches sans interdépendances ne s’ajoutent pas au chemin critique.
Étape 6 : Ajouter des interdépendances
Représentez les interdépendances à l’aide de flèches entre les lignes de tâche. Cela garantit que les complications potentielles liées au calendrier sont claires.
Comme le dit Gregory Yong, chef de l’UX pour le logiciel Convincely, « pratiquez le déploiement d’un modèle de Gantt et d’une structure de répartition du travail qui permettent de visualiser clairement ce que l’on appelle les tâches de connexion, là où se forment les blocages généralement. Si vous ne le faites pas, ces problèmes persistent, mais personne ne s’y attaque parce qu’ils ne sont pas visualisés ou communiqués sur le diagramme directeur du projet. »
Voici les quatre relations d’interdépendance entre les tâches dans les diagrammes de Gantt.
- Lorsque les tâches du prédécesseur doivent être finies avant que le successeur puisse commencer, dessinez une flèche entre la fin de la barre du prédécesseur et le début de la barre du successeur.
- Lorsqu’un prédécesseur doit commencer avant que le successeur puisse commencer, dessinez une flèche entre les deux débuts des barres de tâche.
- Lorsque les tâches du prédécesseur doivent être terminées avant que le successeur puisse prendre fin, dessinez une flèche entre la fin de la barre du prédécesseur et la fin de la barre du successeur.
- Lorsque le prédécesseur doit commencer avant que le successeur puisse prendre fin, dessinez une flèche entre le début de la barre du prédécesseur et la fin de la barre du successeur.
Une fois que vous avez saisi toutes les tâches, vous verrez le chemin critique et la durée du projet. C’est le temps entre le début de la première tâche et l’achèvement de la dernière.
Étape 7 : Considérez des marges pour les activités
Les planificateurs expérimentés savent s’attendre à l’inattendu. Les surprises peuvent inclure des maladies du personnel ou des retards dans l’approvisionnement. Ces incidents augmentent la probabilité de retards dans le projet.
Les planificateurs peuvent créer des marges pour anticiper ces événements imprévisibles. Vous pouvez ajouter ce temps supplémentaire aux activités existantes ou inclure des espaces réservés à du temps supplémentaire qui ne représente par un travail réel. Vous pouvez coder en couleur ces marges pour les rendre visibles.
En général, le client voudra que le projet soit terminé le plus tôt possible, car des durées plus longues augmentent les coûts et retardent le paiement. Cela ajoute de la pression pour minimiser les marges ; estimer avec justesse ces marges exige un équilibre entre pragmatisme et efficacité.
Exemple de modèle de structure de répartition du travail convertie en diagramme de Gantt
Téléchargez l’exemple de modèle de conversion de WBS en diagramme de Gantt — Microsoft Excel
Ce modèle comprend une hiérarchie de structure de répartition du travail, des notes sur les activités requises pour atteindre les tâches, des estimations de durée et d’autres détails. Le modèle d’exemple de diagramme de Gantt montre comment ces informations sont réunies pour créer un calendrier de projet, y compris les interdépendances.
Modèle de conversion de WBS en diagramme de Gantt
Téléchargez le modèle de conversion de WBS en diagramme de Gantt — Microsoft Excel
Téléchargez une version vierge du modèle de conversion de la structure de répartition du travail en diagramme de Gantt ci-dessus. Ce modèle vous permet d’afficher la hiérarchie de la structure de répartition du travail et comprend des lignes pour les activités et des colonnes pour la durée, afin que vous puissiez démarrer votre propre projet à partir de zéro.
Comment convertir un diagramme de Gantt en structure de répartition du travail
Certaines applications logicielles de planification de projets convertissent les diagrammes de Gantt en structures de répartition du travail, mais souvent le diagramme qui en résulte ne suit pas les meilleures pratiques. En général, vous ne devriez pas rétro-concevoir une structure de répartition du travail à partir d’un diagramme de Gantt.
Les applications qui cherchent à exécuter cette fonction ne répertorient pas les résultats concrets, et répertorient plutôt les activités dans la structure de répartition du travail. N’oubliez pas que chaque niveau de la structure de répartition du travail doit indiquer ce qui est construit ou accompli, et non l’activité.
Ainsi, une structure de répartition du travail pour une campagne de marketing de contenu doit indiquer le contenu du blog en haut de la hiérarchie comme le résultat prévu du projet. Ensuite, catégorisez les livrables dans l’agenda de contenu, les premières versions, les versions modifiées, les images et le contenu publié. Le diagramme de Gantt correspondant attribuerait des lignes pour les activités : brainstorming, programmation, rédaction, modification, conception graphique et téléchargement. Bien que les résultats et les processus soient liés, ils ne sont pas les mêmes.
Alors que vous pouvez créer un diagramme de Gantt qui affiche la structure de la répartition du travail dans un onglet différent (comme dans l’exemple ci-dessus), les professionnels préviennent qu’il est difficile d’imaginer une circonstance dans laquelle vous souhaiteriez convertir un diagramme de Gantt en une structure de répartition du travail. Cela n’aurait de valeur que si vous ne connaissiez pas le résultat ou le composant final. Mais c’est peu probable car les équipes ne se lancent généralement pas dans des projets sans objectifs.
Vous pouvez trouver des modèles pour suivre plusieurs projets à l’aide de diagrammes de Gantt, y compris le budget et les interdépendances, dans notre ensemble de modèles pour les diagrammes de Gantt pour plusieurs projets.
Comment vous assurer que votre structure de répartition du travail et votre diagramme de Gantt sont exacts
Vos WBS et vos diagrammes de Gantt ne sont utiles que lorsqu’ils sont exacts. Il est difficile d’obtenir de l’exactitude dès le début, lorsque vous disposez peu d’informations. Pour optimiser l’exactitude, ajoutez continuellement de nouvelles informations à vos plans au fur et à mesure que le projet avance.
Les experts notent qu’une communication ouverte, la flexibilité et les révisions fréquentes améliorent la précision. Voici quelques conseils supplémentaires :
- Communiquez : Hirsch de TalentMarketplace affirme qu’il est essentiel de rester en contact avec les autres parties prenantes du projet et de recueillir leurs commentaires. « La communication avec les experts du projet est essentielle. En tant que chef de projet, vous comprenez chaque élément du projet, mais vous ne comprenez peut-être pas les détails de chaque composant. Parler à vos employés et leur fournir les ressources dont ils ont besoin pour enregistrer leurs tâches est essentiel », dit-il.
- Restez flexible :
Albert Ho est le fondateur de Healthcare Heroes et un chef de projet chez William Osler Health System à Brampton, en Ontario. Selon lui, un chef de projet ne dispose jamais de toutes les informations nécessaires pour comprendre les interdépendances et déterminer les durées au début d’un projet. Au fur et à mesure que de nouvelles informations sont révélées, le chef de projet doit soutenir l’équipe du projet. Il cite l’exemple de la nécessité inattendue d’intégrer des rendez-vous de télésanté dans un projet: « Il s’agissait d’une nouvelle demande nette qui a nécessité huit semaines pour obtenir un devis, concevoir une solution, mettre en œuvre, tester, former et déployer. » Les parties prenantes ont dû faire preuve de souplesse pour adapter le projet à la portée modifiée. - Consultez souvent votre travail : Yong encourage les réunions hebdomadaires de l’équipe de projet pour que les participants examinent la WBS et le diagramme de Gantt. « C’est le moyen le plus clair et le plus rapide d’aller au-delà de l’avancement de l’équipe, de clarifier les interdépendances qui s’enlisent et d’ajouter de nouvelles microtâches », note-t-il. Ramirez de Rephrase ajoute que le chef de projet doit examiner la structure de répartition du travail et le diagramme de Gantt à la fin de chaque journée pour s’assurer que les tâches ont été correctement attribuées. De plus, le chef de projet doit consulter la chronologie et le diagramme de Gantt au début de chaque semaine, afin de s’assurer que les tâches sont terminées dans les temps. « Dans le cas contraire, le chef de projet devra actualiser les échéanciers si le travail est simplement retardé. Si le travail n’a pas été bien couvert, la répartition du travail devra peut-être être modifiée afin de refléter avec précision la nouvelle portée du projet », ajoute-t-il.
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