Exemples de flux de travail par secteur, systèmes, services et équipes

Les organisations peuvent utiliser de puissants flux de travail pour organiser des tâches séquentielles, optimiser l’efficacité et favoriser l’amélioration continue. Nous avons rassemblé les meilleurs conseils d’experts et plus d’une vingtaine d’exemples de flux de travail pour vous aider à vous lancer.

Cette page contient diverses informations :

Comment utiliser des exemples de flux de travail ?

Vous pouvez adopter des exemples de flux de travail existants ou les utiliser comme guide pour développer des flux de travail spécifiques à votre organisation. L’utilisation des diagrammes de flux de travail existants peut faciliter leur conception.

Tirez parti des diagrammes de ces exemples de modèles et diagrammes de flux de travail pour aider tous les membres de votre organisation à comprendre qui est responsable à chaque étape d’un processus. Si vous débutez dans la planification de flux de travail, découvrez comment le développement de flux de travail permet de gagner du temps à long terme.

Conception de flux de travail concret

Les conceptions de flux de travail concrets montrent un processus direct qui permet d’obtenir des résultats. Commencez par identifier les personnes, les systèmes et les autres ressources dont vous aurez besoin. Utilisez ces informations pour déterminer les exigences en matière de budget et de temps afin de créer un flux de travail réaliste.

Ian Sells est le PDG et fondateur de RebateKey, une plateforme numérique qui fournit des remises en espèces aux consommateurs qui effectuent des achats sur de grands sites de commerce électronique. Il partage des conseils pour créer des flux de travail concrets qui servent de feuilles de route pour vous aider à atteindre les objectifs de l’entreprise :

« Vérifiez si les flux de travail comportent des étapes et des conditions claires. Assurez-vous que des individus sont directement affectés aux étapes pertinentes. Une fois que vous avez une image claire de votre flux de travail, concentrez-vous sur son optimisation et sa rationalisation. Déterminez à quels niveaux les problèmes, les retards et les chevauchements d’opérations se produisent, puis gérez ou modifiez le flux de travail de façon à les résoudre », conseille Kelly Sells.

Exemples de flux de travail de projet

Les exemples de flux de travail de projet montrent comment rassembler des ressources pour gérer des tâches et des processus séquentiels. Les exemples et diagrammes de flux de travail sont des feuilles de route que vous pouvez adopter ou ajuster pour obtenir une productivité maximale.

Le fait d’avoir un ordre des tâches clair dans un flux de travail de gestion de projet favorise également la collaboration et améliore la culture sur le lieu de travail. Que vous utilisiez un ou plusieurs flux de travail, ou que vous gériez un grand nombre de ressources, vous devrez assurer une supervision afin de récolter tous les avantages d’une gestion méticuleuse des flux de travail.

Exemple de flux de travail de projet de supports marketing avec diagramme

Le développement d’un processus de flux de travail standardisé pour gérer et créer des supports marketing rationalise la planification et l’exécution des projets. Que vous ayez besoin de supports marketing physiques ou numériques, un flux de travail répétable simplifie le processus de création et de livraison pour les demandes ponctuelles et récurrentes.

flux de travail du projet de matériel marketing

Voici une répartition du processus derrière ce diagramme de flux de travail de supports marketing :

Lancement : il est essentiel d’associer les nouveaux projets à la stratégie marketing annuelle lors de la création d’un flux de travail de supports marketing. Cette étape permet de s’assurer que les supports s’alignent sur la demande de l’entreprise et reposent sur de solides recherches et des données sur la concurrence.
Planification : tous les nouveaux projets bénéficient de l’adhésion et de la contribution des parties prenantes. Au cours de la phase de planification, vous présenterez la stratégie, développerez des métriques de réussite et estimerez le coût des nouveaux supports.
Préparation : une fois les phases initiales terminées, élaborez un plan de communication écrit qui comprend une liste définie des canaux marketing requis. Veillez à effectuer une évaluation finale et à mettre à jour votre plan avant de commencer à créer des supports marketing.
Exécution : à cette étape, affinez le travail créatif et demandez aux parties prenantes de le réviser. Transmettez le travail final à votre équipe juridique et votre équipe de conformité avant de le diffuser sur tous les canaux.
Clôture : clôturez un projet par une révision de plusieurs éléments, notamment des performances du projet sur la base de métriques. Documentez les résultats et utilisez-les dans le cadre du développement de futurs projets.

Exemple de demande de projet de nouveau produit et de flux de travail de nouveau produit

Les flux de travail de demande de projet de nouveau produit aident à déterminer la viabilité d’un produit, à mettre le projet sur la voie de la réussite et à optimiser l’utilisation des ressources. Une fois le nouveau produit lancé, les flux de travail permettent aux équipes de travailler ensemble de façon systématique pour gagner du temps et de l’argent et renforcer la réputation de l’entreprise.

Un flux de travail de demande de projet de nouveau produit comporte six étapes principales :

Formulaire de demande de projet : remplissez un formulaire de demande standard qui contient les idées et données de base. Soumettez la demande pour révision afin de vérifier si un produit vaut la peine d’y investir des ressources, y compris des individus, de l’argent et du temps.
Autorisation du projet : une équipe d’évaluation interdisciplinaire consulte le formulaire de demande de projet et examine les conditions du marché et d’autres données de viabilité pour approuver un nouveau projet de produit.
Génération d’idées : l’équipe crée, développe et communique la conception et le développement du produit en partageant des idées abstraites, concrètes ou visuelles. Son but est de concevoir de potentielles solutions aux problèmes et opportunités sur le marché.
Sélection : l’équipe filtre les idées, en plaçant les meilleures et les plus viables en premier. Ce filtrage repose sur les commentaires des clients, la concurrence, la législation et les avancées technologiques.
Développement de concept : effectuez une analyse pour déterminer les coûts, les recettes et les bénéfices potentiels du produit. Utilisez la stratégie de marché pour identifier le groupe cible et le marché de niche du produit et guider les décisions marketing.
Développement et commercialisation du produit : le développement commence par la fabrication d’un prototype à des fins de tests sur le marché. Si les résultats sont prometteurs, le développement se poursuit, suivi de l’exécution de promotions pour soutenir le nouveau produit.

Bien qu’utilisés initialement pour les projets de développement de logiciels, les flux de travail de gestion de projet Agile sont exploités dans tous les secteurs. Ils répondent aux exigences de manière itérative et incrémentielle tout au long du développement des projets et des produits afin de soutenir l’amélioration continue.

Exemples de flux de travail d’entreprise

Un flux de travail d’entreprise cartographie dans l’ordre le flux d’activités nécessaires pour atteindre le produit de travail souhaité. Vous pouvez décrire chaque flux de travail en étapes logiques et répétables, qu’il s’agisse d’envoyer une demande de vacances ou de construire une voiture.

L’utilisation d’un flux de travail permet d’augmenter la productivité, de réduire le nombre d’erreurs et de gagner du temps. La création d’un processus logique et pratique, en particulier dans les environnements professionnels complexes avec plusieurs flux de travail, commence par une analyse systématique de ces derniers.

Exemple de flux de travail de commerce électronique

Les flux de travail de commerce électronique cartographient les automatisations orientées client et back-end. Dans le secteur du commerce électronique, l’automatisation de flux de travail utilise une technologie logicielle par e-mail pour accroître l’efficacité des flux de travail, améliorer l’expérience utilisateur et les performances côté back-end.

« Les flux de travail prioritaires ont un impact direct sur la société, son image de marque et sa réputation en ligne », souligne Ian Sells de RebateKey. « Le plus souvent, et en particulier dans le secteur du commerce électronique, les flux de travail orientés client sont ceux qui peuvent élever ou ruiner votre entreprise. »

Pour le commerce électronique et d’autres entreprises dotées de séquences de tâches complexes, Ian Sells recommande d’automatiser les processus à l’aide de flux de travail numériques.

flux de travail de l'entreprise de rabais en ligne

Ians Sells partage l’exemple de flux de travail de processus d’entreprise qu’il a développé pour RebateKey :

Inscription : le client remplit le formulaire pour devenir un utilisateur de RebateKey.
Navigation : le client recherche des produits et clique sur Buy Product (Acheter un produit).
Visite de la boutique en ligne et achat : le client se rend sur la place de marché en ligne pour acheter le produit.
Retour du client vers RebateKey : le client retourne sur le site de RebateKey et indique la clé de la commande.
Vérification et approbation de la commande par le vendeur : l’approbation de l’achat se fait sous cinq jours.
Activation de la remise : le compte du client reçoit la remise.
Finalisation de l’achat par le vendeur : à ce stade, le vendeur finalise l’achat et envoie l’article au client.
Période de résolution : le client attend 30 jours après l’achat et cinq jours supplémentaires pour que le vendeur le finalise. Une fois l’opération terminée, le client peut demander sa remise par chèque, PayPal ou carte-cadeau en ligne.
Traitement de la remise : les demandes de remise par chèque, PayPal et carte-cadeau sont traitées le même jour.

Exemple de flux de travail d’audit interne

Les flux de travail d’audit interne permettent des vérifications impartiales des systèmes, des services, des finances et de la conformité. Les auditeurs internes utilisent des processus répétables pour vérifier le statut actuel et comparer les précédents rapports pour repérer les améliorations ou signaler des tendances négatives.

Voici les étapes d’un flux de travail d’audit interne efficace :

Lancement : les intervalles d’audit varient en fonction du service et des besoins. Par exemple, si les services des ressources humaines peuvent exiger des audits annuels, il peut y avoir des audits quotidiens dans des environnements comme la construction automobile pour maintenir un contrôle qualité.
Réalisation : un auditeur interne utilise des normes d’évaluation pour obtenir une compréhension complète des procédures et déterminer si les employés participent à la conformité.
Collecte et vérification : l’audit peut inclure une mise en correspondance des transactions, un comptage des stocks physiques, des calculs des pistes d’audit et un rapprochement des comptes.
Rédaction des conclusions : les rapports d’audit interne nécessitent un compte-rendu officiel. Parfois, il peut y avoir une note de service ou un rapport préliminaire si l’auditeur découvre des résultats sensibles ou importants ou s’il estime que le conseil d’administration doit en être immédiatement informé.
Réalisation de l’audit : l’utilisation d’une liste de contrôle d’audit garantit que l’auditeur répond aux bonnes questions et maintient la qualité et l’alignement sur les exigences légales.
Préparation et distribution du rapport : le rapport final récapitule les procédures et techniques utilisées pour mener à bien l’audit, les principales conclusions et des suggestions pour mettre à niveau les politiques et contrôles internes. La direction examine le rapport officiel et les recommandations.
Achèvement de l’audit : les résultats de l’audit fournissent des informations sur la qualité et la cohérence au sein de l’organisation afin d’assurer la qualité des services et des produits. L’équipe procède à une évaluation de l’efficacité et effectue un suivi de l’audit afin d’assurer le suivi des actions et de fournir des données à la direction et aux organismes gouvernementaux.

Exemple de flux de travail de fabrication

Les flux de travail de fabrication servent de garanties d’assurance qualité. Ces processus répétables produisent systématiquement de nouveaux produits de haute qualité et facilitent la gestion de la production et d’autres processus d’entreprise.

David Reid est directeur des ventes chez VEM Tooling, un fournisseur international de matières plastiques. Il explique : « Si vous vous sentez accablé par des tâches ennuyeuses et répétitives, un solide système de gestion des flux de travail augmente la productivité et la satisfaction client en réduisant les frais. Les flux de travail garantiront que les tâches sont exécutées correctement, que les employeurs comprennent les attentes, que les employés savent ce que l’on attend d’eux, que les goulots d’étranglement sont éliminés et que la communication est rationalisée. »

David Reid recommande d’utiliser une cartographie détaillée des flux de travail pour éviter toute erreur coûteuse ou tout problème de sécurité.

Flux de travail de fabrication d’outils

Diagramme fourni par VEM Tooling

Les étapes suivantes détaillent le flux de travail de fabrication d’outils de VEM :

Demande de devis : le client demande le prix d’un nouveau produit.
Fourniture d’un devis détaillé : l’entreprise fournit un devis détaillé.
Accord sur le prix : si le client accepte le devis, il recevra les documents supplémentaires requis, tels qu’un bon de commande, un accord de non-divulgation et des plans de projet.
Détails du projet fournis, convenus et communiqués : VEM génère une conception pour la fabrication, le client fournit des normes et les deux parties s’entendent sur la production.
Planification de la production, achats et production : l’équipe détermine et achète le matériel requis et la production commence.
Échantillons fournis : le client inspecte les échantillons initiaux et demande les modifications nécessaires.
Produit final à inspecter : le client examine les échantillons de production finaux.
Préparer l’expédition : l’entreprise expédie l’outil ou le moule si les échantillons obtiennent l’approbation du client.
Produit final : dans certains cas, les clients produisent leur propre produit. Dans la plupart des cas, VEM fabriquera les pièces requises au sein de ses installations et les livrera comme demandé par le client.

Exemple de flux de travail de design d’intérieur commercial

Le flux de travail de design d’intérieur commercial systématise les divers spécifications, codes et détails uniques qui doivent se dérouler en douceur. Les designers commerciaux travaillent avec des architectes, des entrepreneurs et des ingénieurs dont les budgets et les délais ont un impact sur les installations finales.

Il est de la responsabilité de la société de design de comprendre pleinement les exigences d’un client. De plus, la société doit comprendre et appliquer le flux de travail de gestion de projet pour que tous les designers, sous-traitants et fournisseurs de matériaux restent synchronisés. L’objectif du flux de travail est de satisfaire le client et de présenter le projet dans les temps, tout en rendant le projet rentable pour la société de design.

Cet exemple de processus couvre brièvement les trois phases globales du flux de travail de design d’intérieur commercial :

Pré-conception : avant le début de tout travail, le designer consulte le client pour comprendre tous ses besoins quant au produit final, son budget et son calendrier, ainsi que pour visiter l’espace de conception. Au fil de vos recherches, vous trouverez les meilleurs matériaux, équipements et autres ressources utiles pour le projet. Toutes les conclusions sont intégrées à un plan préliminaire pour examen par le client.
Conception : après le plan préliminaire et l’examen du budget, le designer crée un plan schématique ou visuel à faire approuver par le client. Les dessins constituent la base des spécifications que les fournisseurs génèrent et vérifient. Ils élaborent des spécifications pour chaque aspect du projet, des plans d’action et des illustrations techniques pour la phase de construction.
Construction : avant le début de la construction, l’équipe soumet pour approbation des permis aux autorités de construction afin de garantir la conformité. Le client examinera et approuvera également les plans finaux. L’installation commence une fois les éventuels ajustements nécessaires apportés. Le projet peut nécessiter la création de flux de travail supplémentaires pour gérer tous les détails de la construction. Une fois ceux-ci terminés et approuvés, l’aménagement, la décoration et la disposition sont mis en place, avant que de nouveaux propriétaires ou locataires occupent l’espace.

Exemple de flux de travail de gestion du transport sortant de la chaîne d’approvisionnement

Le flux de travail de transport sortant de la chaîne d’approvisionnement englobe les activités logistiques sortantes qui produisent ou collectent des marchandises via la livraison. L’optimisation de la gestion de la logistique sortante est essentielle pour maintenir une chaîne logistique bien huilée et axée sur la demande qui répond à la demande des clients et des consommateurs.

Les marchandises sortantes sont transportées par camion, train, bateau ou avion (ou les quatre) pour atteindre leur destination finale. L’adoption d’un flux de travail évite les problèmes de baisse des stocks, de service à la clientèle et de retard. Un système de logistique sortante évite les pertes de bénéfices et l’insatisfaction des clients en transportant les marchandises avec le moins de frictions possible vers leur destination.

Un flux de travail de transport sortant au niveau de la chaîne d’approvisionnement comprend les étapes suivantes :

Documentation de chargement : les documents informatiques suivent les caractéristiques de chargement sortant et attribuent des informations de suivi, comme les codes-barres.
Attribution du tarif et de l’itinéraire : en fonction du chargement et de la destination finale, l’équipe logistique détermine le coût total de la livraison et l’itinéraire.
Création, traitement et mise à disposition du chargement : les composants du futur chargement attendent dans une zone de stockage désignée. Faites l’inventaire des articles, puis mettez-les à disposition pour leur enlèvement, leur conditionnement et leur traitement de façon à répondre aux exigences des clients.
Enlèvement et conditionnement du chargement : le chargement est transféré vers une zone de transit pour leur conditionnement, ou sur un quai de sortie. Le chargement est transporté par camion, bateau ou avion. La consolidation des chargements pour différents clients permet de gagner de l’espace et du temps s’ils se dirigent vers la même destination finale.
Confirmation : l’heure et l’emplacement d’acceptation du chargement sont confirmés.
Enregistrement : les chauffeurs et autres membres du personnel vérifient les transferts de chargement et effectuent d’autres tâches pertinentes.
Expédition : la charge est envoyée à sa destination en une ou plusieurs étapes.
Acceptation : le chargement est enregistré, vérifié et documenté, et la livraison est certifiée.

Exemple de flux de travail de création de contenu

Cet exemple de flux de travail de création de contenu montre comment créer du texte et toutes les illustrations qui l’accompagnent. L’objectif est d’aligner le contenu sur votre marque et les centres d’intérêt du public cible afin d’atteindre les objectifs de l’entreprise.

La génération de contenu exige rigueur et planification. Le contenu personnalisé que vous développez peut attirer des prospects pour développer votre entreprise et accroître l’influence du secteur. C’est une chose qu’Anne-Sophie Pelletier, directrice de Pelletier Consulting et consultante en exploitation, a parfaitement conscience. Elle maintient un flux de contenu constant pour stimuler son activité et informer ses clients.

« Aujourd’hui, la création de contenu est nécessaire à la fondation d’une entreprise de toute nature », dit-elle. « J’ai constaté que le flux de travail que j’ai créé me permet de tirer le meilleur parti de mon inspiration et m’oblige à être cohérente tout en tenant compte de mes niveaux d’énergie. »

Voici un flux de travail de création de contenu qu’une petite entreprise peut utiliser pour développer ses activités :

Idée de contenu : aménagez un espace consacré au stockage des idées dans un programme de gestion des tâches. La liste contient des idées de contenu écrit ou audio pour des reels Instagram, des vidéos TikTok ou du contenu pour d’autres plateformes. Les idées proviennent souvent des clients eux-mêmes. Le contenu doit être lié aux centres d’intérêt et aux besoins des clients potentiels.
Brouillon : consacrez chaque semaine un certain temps à la création de contenu à partir de la réserve d’idées. Concentrez-vous sur la qualité plutôt que sur la quantité. Réutilisez des parties de ce brouillon sur d’autres plateformes et créez une liste pour chaque canal sur lequel vous partagez du contenu.
Modification et vérification : après avoir créé plusieurs types de contenu, modifiez-les et vérifiez-les en une seule session. Utilisez une liste de contrôle de vérification pour revérifier les liens, repérer les fautes de frappe et vous assurer que l’accroche est convaincante. Vérifiez que le contenu comprend un appel à l’action (CTA), des images et tout texte alternatif nécessaire.
Génération de visuels : si nécessaire, réservez du temps distinct pour cette tâche. Vous pouvez utiliser une application simple comme Canva pour créer des illustrations ou des vidéos.
Planification de la publication et de l’envoi : configurez des notifications pour publier du contenu à un moment donné ou utilisez des outils de planification pour envoyer et publier automatiquement du contenu à heure fixe, comme des bulletins d’information.

Exemple de flux de travail de gestion du changement

Un flux de travail de gestion du changement peut dissiper certaines craintes liées à la réalisation de changements importants au niveau des processus d’une organisation. Les membres de l’équipe (autrement dit, ceux qui exécutent réellement les changements) doivent y adhérer. Un flux de travail bien communiqué peut réduire la résistance au changement.

Voici les étapes de base d’un flux de travail de gestion du changement :

Préparation : le responsable du changement désigné pose les bases pour aider les employés à comprendre la nécessité de ce changement. L’adhésion des employés qui participeront à la mise en œuvre du changement atténue les éventuelles résistances et frictions du personnel.
Planification : une fois l’organisation prête à adopter le changement, le responsable ou l’équipe élabore un plan réaliste qui couvre les objectifs stratégiques et les indicateurs clés de performance (ICP), identifie les parties prenantes et l’équipe du projet, et décrit la portée de ce dernier.
Mise en œuvre : pendant la mise en œuvre, les responsables se concentrent sur l’autonomisation de leurs employés pour atteindre les objectifs de l’initiative. Une communication répétée est essentielle pour renforcer la justification du changement.
Intégration : en intégrant des changements dans la culture et les pratiques de l’entreprise via de nouvelles structures organisationnelles, de nouveaux contrôles et de nouveaux systèmes de récompense, vous pouvez éviter les retours en arrière.
Vérification : compilez des informations sur le processus, y compris les données, les commentaires des employés et la progression au fil du temps.
Analyse : un bilan post-mortem permet de déterminer si une initiative de changement a réussi, échoué ou donné des résultats mitigés.
Amélioration : tirez parti des informations pour mettre en œuvre les futurs changements organisationnels.

Exemples de flux de travail entre services et équipes

Les flux de travail aident les membres de tous les services et équipes à mieux travailler ensemble. Tout le monde peut utiliser un flux de travail pour comprendre la progression des tâches, les parties responsables et la façon dont tous les éléments mobiles concourent pour atteindre l’objectif du projet.

Exemple de flux de travail d’assistance informatique

Un flux de travail d’assistance informatique comprend toutes les étapes suivies par l’équipe informatique pour apporter de la plus-value au client. Un flux de travail fluide améliore le service client, la productivité et la collaboration de l’équipe. Les services informatiques automatisent souvent les processus systématiques dans les flux de travail d’assistance.

Victoria Mendoza, PDG de MediaPeanut, explique la nécessité d’un flux de travail fluide et systématisé. « Un flux de travail numérique passe par l’automatisation des processus d’une entreprise et des étapes internes nécessaires pour mener à bien ses activités. Les documents associés à un flux de travail numérique sont traçables à chaque étape et acheminés vers n’importe quelle personne ou n’importe quel service. Le flux de travail d’assistance est utilisé par la plupart des entreprises en ligne dans les secteurs du commerce électronique et des logiciels SaaS (logiciel en tant que service), par exemple. La préférence pour le cloud et les plateformes tout-en-un accélèrent le traitement des tickets. »

Diagramme fourni par MediaPeanut

Un flux de travail d’assistance peut accélérer les temps de réponse aux clients et réduire le stress du personnel de service :

Début du service : un appel ou un message de demande d’assistance informatique lance le processus.
Ticket ouvert : un ticket électronique contient les informations sur le problème et les coordonnées de la personne qui l’a signalé.
Réponse de l’agent : l’agent dispose de plusieurs chemins pour résoudre le problème. Le problème peut être résolu à l’aide d’une solution simple fournie par le spécialiste du service d’assistance. Il peut être nécessaire de mettre le client en attente pour demander à un tiers de résoudre le problème. Si ce tiers ne parvient pas à résoudre le problème, le ticket passe à l’étape Pending (En attente).
Pending (En attente) : les problèmes informatiques plus complexes peuvent nécessiter plus de travail ou des informations supplémentaires de la part du client avant d’être résolus.
Solved (Résolu) : que vous ayez besoin ou non de l’implication d’un tiers, le flux de travail achemine les demandes dans le système le plus rapidement possible pour clôturer le ticket de manière satisfaisante.

Exemple de flux de travail d’intégration pour les ressources humaines

Le flux de travail d’intégration des nouveaux employés favorise l’intégration des membres de l’équipe. Ces flux de travail fournissent aux nouvelles recrues quantité d’informations, d’outils et de formations pour les aider à devenir des membres productifs de l’équipe qui participent à la culture de l’entreprise. Les premiers jours, semaines et mois d’expérience d’un nouvel employé sont essentiels à sa fidélisation.

Les flux de travail d’intégration des ressources humaines (RH) comptent parmi les bonnes pratiques recommandées par les experts :

Préparation (avant la date de début de contrat de l’employé) : dans les deux jours suivant la réception d’une offre signée, le nouvel employé recevra un e-mail de bienvenue et se verra attribuer un référent pour répondre à ses questions. Avant le premier jour de travail, les RH configureront ses accès à la messagerie et au portail des employés, prépareront son espace de travail et confirmeront tout voyage, déménagement ou hébergement nécessaire.
Orientation (première semaine) : présentez la direction, la marque et la vision de l’organisation. Commencez la formation et partagez la dynamique de l’équipe.
Intégration (premier mois) : désignez un mentor chargé de répondre aux questions et de vérifier la progression du nouvel employé par le biais de réunions hebdomadaires. Suggérez-lui de leur demander de suivre un membre du personnel établi afin de comprendre le fonctionnement de la culture et des valeurs de l’entreprise.
Suivi (trimestriel) : organisez des bilans trimestriels afin d’accroître sa confiance et sa fidélité envers l’entreprise. Ces bilans sont également l’occasion de faire le point sur d’autres opportunités de formation, le cas échéant.
Engagement (jusqu’à 12 mois) : il faut jusqu’à un an à un nouvel employé pour contribuer pleinement à l’organisation avec ses collègues et apprendre les ficelles du métier. Offrez du mentorat aussi longtemps que possible pour fidéliser les employés et augmenter la satisfaction au travail.

Exemple de flux de travail de demande de vacances

Les flux de travail de demande de vacances garantissent que les membres de l’équipe bénéficient des congés dont ils ont besoin sans affecter négativement la productivité de l’entreprise. Utilisez un flux de travail pour créer un modèle prédéfini afin de donner aux travailleurs le temps qu’ils méritent pour se ressourcer. Concevez le flux de travail de façon à optimiser le service client ou éviter de manquer des échéances.

Un flux de travail de demande de vacances réduit le stress lorsqu’un employé pose du temps personnel :

Envoi de demande : l’employé soumet le formulaire désigné pour demander des congés.
Vérification des dates avec la direction : discutez des plans de vacances avec un superviseur afin de vous assurer qu’ils sont conformes aux normes de congés payés de l’entreprise. Vérifiez également les ressources du service pour vous assurer que la couverture assurée est adéquate.
Étude de la demande : le responsable accepte ou refuse les congés.
Planification de l’approbation : l’approbation déclenche d’autres actions de planification.
Remplacement : indiquez la personne qui remplace l’employé en vacances, qu’il s’agisse d’un employé du service ou d’un employé temporaire.
Notifications : configurez des notifications d’absence (OoO) et informez le service RH afin d’assurer le suivi de vos absences.
Départ : congé pour vacances.

Exemple de flux de travail marketing de référencement de naturel

Les exemples de flux de travail marketing de référencement naturel (SEO) fournissent des activités logiques pour aider une entreprise à améliorer son classement dans les résultats de recherche. Les membres de l’équipe peuvent surveiller l’avancement, éviter les erreurs et la confusion, et affiner continuellement le contenu à l’aide d’un solide flux de travail.

Le processus SEO comprend six phases générales :

Recherche : cette étape comprend la recherche commerciale, l’analyse des concurrents, l’évaluation de l’état actuel, des analyses, des classements, le trafic des recherches, l’optimisation sur et en dehors des pages et l’analyse des mots-clés.
Planification et stratégie : prenez des décisions concernant le traitement du contenu, les liens vers le site Web, la présence sur les réseaux sociaux et la mise en œuvre technique.
Mise en œuvre : finalisez les stratégies d’optimisation. Effectuez un examen final du contenu, apportez les modifications nécessaires, améliorez le contenu performant, corrigez les erreurs et planifiez les mises à jour.
Surveillance : observez l’activité des robots d’indexation et le classement des moteurs de recherche, exécutez des rapports sur les métriques et mettez à jour les données structurées.
Résultats : fournissez aux parties prenantes un récapitulatif écrit des résultats par rapport à la stratégie. Elles étudieront le rapport et procéderont à des ajustements pour améliorer les futurs flux de travail marketing de référencement naturel.
Maintenance : au cours de cette phase, résolvez les problèmes d’exploitation du site. Continuez à surveiller les tendances et les changements d’algorithmes de façon continue afin de tenir les sites et les réseaux sociaux à jour. Ajustez l’expérience utilisateur, la conception Web, le référencement et les stratégies sur les réseaux sociaux, le cas échéant.

Exemples de flux de travail dans différents secteurs

Des exemples de flux de travail dans divers secteurs montrent que bien que chaque entreprise ait ses propres flux de travail uniques, plusieurs fonctions sont communes à toutes les entreprises.

L’automatisation est un fait acquis dans de nombreux secteurs, comme la fabrication et les services informatiques. Cependant, la mise en œuvre de flux de travail numériques dans des secteurs où l’automatisation n’est pas une évidence peut fournir un avantage concurrentiel.

Exemple de flux de travail pour le secteur de la santé

Cet exemple de flux de travail pour le secteur de la santé fournit une vue d’ensemble sur le service aux patients, la gestion des risques et la prévention de la résolution de problèmes non urgents. Un flux de travail rationalise le processus de soins afin de s’assurer que chaque patient reçoit les meilleurs soins et les plus efficaces.

Diagramme de flux de travail pour le secteur de la santé

Ce flux de travail pour le secteur de la santé documente les détails clés de la prise en charge et du traitement initiaux des patients :

Enregistrement du patient : le patient attend et fait parfois la queue pour être admis et pris en charge.
Création du dossier médical : le personnel soignant documente les informations sur le patient concernant son état actuel et tout historique pertinent des soins de santé. Ajoutez de la documentation SOAP (subjective, objective, analytique et plan de traitement) au dossier médical d’un patient.
Le médecin reçoit les informations pertinentes du dossier : les données SOAP sont envoyées au médecin dans un format facile à lire. Il utilisera ces informations dans le cadre de l’examen et des soins du patient.
Procédures pour les techniciens et le personnel infirmier : le personnel médical fournira les soins et les tests immédiatement nécessaires, en fonction des commentaires du médecin.
Orientation vers des analyses en laboratoire : un patient peut avoir besoin de tests diagnostiques supplémentaires, en fonction de l’examen et des procédures initiales.
Recommandation en pharmacie : le médecin peut avoir besoin de commander des ordonnances à remplir par une pharmacie.
Enregistrement du patient : si le patient doit être enregistré ou admis, le personnel en charge de son enregistrement prendra des dispositions et collectera les informations relatives à l’assurance.

Exemple de flux de travail de conception de maison personnalisée avec diagramme

Le flux de travail de conception de maison personnalisé aide les concepteurs à représenter les concepts pour les propriétaires. Ces flux de travail donnent aux propriétaires plusieurs options et, en fin de compte, perfectionnent la conception. L’utilisation d’un système interactif facilite le processus pour chaque partie prenante.

Thomas Jepsen est le PDG de Passion Plans, un cabinet d’architecture qui donne aux consommateurs un moyen de concevoir et vivre dans leur maison de rêve. « Nous aidons les clients à construire leur maison de rêve, depuis les plans de maison aux conseils de construction. Nous intégrons Zapier à Smartsheet pour automatiser un grand nombre des tâches qui nous faisaient auparavant perdre du temps. Nous avons automatisé le suivi des recettes par catégorie pour mieux comprendre ce qui nous fait gagner de l’argent et ce qui requiert notre attention. »

L’exemple suivant représente un flux de travail réel utilisé par une entreprise qui propose de concevoir des maisons personnalisées :

Recherche client : un client recherche des types de maisons et souhaite concevoir sa propre maison, selon ses propres coûts et processus. Il affine sa recherche et se concentre sur des plans de maison spécifiques.
Contact avec la société de conception de plans de maison : le client contacte Passion Plans pour avoir une conversation initiale.
Interaction avec l’entreprise de conception de plans de maison personnalisés : un architecte de Passion Plans appelle le client pour discuter de détails supplémentaires. Un chargé des comptes doit obtenir un contrat signé et collecter l’acompte de 5 000 € pour la conception.
Élaboration du plan : un architecte spécialisé dans la forme de conception souhaitée est affecté au travail et le commence, tout en préparant des notes. Un dessinateur utilisera les notes pour réaliser les dessins initiaux.
Examen des plans : l’architecte examine les dessins selon le code international du bâtiment et intègre les suggestions. L’architecte examine la conception de la maison avec le client, y compris les codes du bâtiment locaux et les restrictions. Renvoyez les notes qui en résultent au dessinateur, qui met en œuvre les modifications.
Soumission des plans à un ingénieur en construction : cette personne (qui peut être interne ou locale pour le client) approuve les conceptions finales de la maison et atteste de son intégrité structurelle. Le spécialiste comptable crée le package de conception et se prépare à le soumettre au service de construction local. Le chargé des comptes garantit le paiement de tout solde impayé.
Soumission des plans soumis au service de construction : le package de conception est transféré au service de construction local.
Soumission des plans au client : le client reçoit le package de conception, localise et engage son entrepreneur.

Exemple de flux de travail Lean et BIM pour la construction

La construction à l’aide de flux de travail Lean et de modélisation des informations du bâtiment (BIM) représente une nouvelle bonne pratique du secteur. La philosophie Lean se concentre sur la réduction des déchets et l’augmentation de la valeur. La méthodologie BIM vise à optimiser tous les aspects de la construction. L’intégration des deux méthodes participe à la planification et la cohérence.

La mise en œuvre des méthodologies Lean et BIM perturbe l’activité de construction et les équipes de construction. La méthodologie IPD (réalisation de projet intégrée) est un cadre de plus en plus populaire qui tire parti de la technologie.

Voici un flux de travail Lean et BIM simplifié qui permet de gagner du temps et de l’argent tout en améliorant les résultats :

Conceptualisation : l’équipe se réunit pour proposer des solutions potentielles. L’objectif consiste à réduire les erreurs, le gaspillage et les problèmes, tout en empêchant la nécessité d’une refonte ou retouche.
Critères et conception détaillée : les membres de l’équipe examinent et testent différentes options de conception, avant de prendre leur décision en matière de réduction des déchets et d’économies. Les codes de durabilité et de construction font également partie intégrante de la conception.
Documentation : l’équipe utilise l’analyse des données de conception et la modélisation CAO à des fins de visualisation et de tests. Les entrepreneurs, les sous-traitants et les fournisseurs documentent leurs propositions de solution. Les organismes de financement, de réglementation et d’autorisation examinent les documents.
Examen réglementaire : la méthodologie BIM fournit des informations directement ou par le biais de liens permettant aux organismes de réglementation de vérifier la conception.
Rachat : dans le cadre de la méthodologie IPD, les sous-traitants et les fournisseurs proposent des engagements de prix, ou rachats, dès le début du processus afin de définir les budgets.
Construction : les architectes envisagent généralement la construction à l’étape de conception finale, tandis que dans le cadre de la méthodologie IPD, les architectes s’engagent et contribuent au projet beaucoup plus tôt dans le processus. La méthodologie IPD se préoccupe de la surveillance de la qualité et du contrôle des coûts à chaque étape.
Clôture : la nature exacte de la clôture d’un projet intégré dépend des conditions commerciales contractuelles. Il s’agit en substance de la conclusion de la construction.
Gestion des installations : la gestion des installations couvre toutes les activités qui permettent à une structure occupée de fonctionner. Les engagements liés à la méthodologie IPD comprennent souvent des contrats de gestion des installations de construction.

Exemple de flux de travail de gestion hôtelière

Le flux de travail de gestion hôtelière permet d’assurer un service client d’exception. Des exemples de flux de travail clairs sont utiles pour s’assurer que les clients se fidélisent et recommandent l’hôtel. Dans le secteur de l’hôtellerie, pouvoir dépasser les attentes des clients constitue un puissant facteur de différenciation face à la concurrence.

Suivez les étapes du flux de travail de gestion hôtelière pour offrir un service client d’exception :

Réservation de chambre : les réservations d’hôtel doivent être faciles à faire sur les sites Web de l’entreprise ou les sites partenaires, ou en appelant l’établissement. Passez en revue les procédures et effectuez souvent des tests pour vérifier que la réservation ne prend que quelques étapes sur un court laps de temps.
Accueil : les contacts humains doivent être agréables, amicaux et courtois.
Arrivée et enregistrement : assurez un processus rapide pour éviter d’irriter les clients. Si possible, finalisez la plupart des informations et des processus à l’avance en utilisant un système de gestion efficace.
Transport des bagages : constituez une équipe de conciergerie suffisante pour assister chaque client. Assurez-vous qu’il y a suffisamment de chariots à portée de main pour transporter rapidement les bagages jusqu’aux chambres.
Service d’étage : facilitez et rendez intuitive la demande de service en chambre. La plupart des hôtels du monde entier ont adopté une technologie innovante pour s’adapter aux besoins du marché en matière de service d’étage et utiliser le service d’étage pour satisfaire leurs clients.
Départ : une procédure de départ sans contact représente désormais la norme après avoir collecté les numéros de carte de crédit à l’avance. Toute aide nécessaire doit être disponible par simple appel téléphonique.
Suivi par le service client : les membres de l’équipe du service client doivent confirmer que les clients ont vécu une expérience positive et résoudre tous les problèmes. La création et l’entretien de bonnes relations représentent un moyen de s’améliorer continuellement.
Nettoyage des chambres : le timing est essentiel et les femmes de chambre doivent nettoyer les chambres avant les heures d’arrivée. Les clients ne doivent jamais avoir à attendre qu’une chambre soit nettoyée, et ce nettoyage ne doit pas retarder leur arrivée.

Exemple de flux de travail RH de formation

L’utilisation d’un exemple de flux de travail RH de formation peut aider les entreprises à améliorer les compétences des employés de façon à contribuer positivement aux performances et aux résultats. Les entreprises qui forment régulièrement leurs employés affichent un taux de rétention supérieur et des bénéfices plus élevés que celles qui ne s’en soucient pas.

Les flux de travail RH de formation sont conçus pour que les employés se sentent mieux accueillis et plus productifs et se fidélisent :

Évaluation requise : déterminez les besoins d’apprentissage de tout ou partie des employés, en fonction des commentaires des responsables et du personnel.
Objectifs d’apprentissage : évaluez les derniers enseignements à tirer du processus de formation.
Mode et style de livraison : les individus aiment recevoir des informations par l’ouïe, la vue, le toucher ou une combinaison de ces sens. Le fait de prendre le temps de comprendre la façon dont les employés préfèrent apprendre peut vous aider à mieux communiquer. Cette étape peut faire toute la différence lorsque vous formez une personne ou l’aidez à améliorer ses performances par rapport à une tâche spécifique.
Budget : tenez compte du budget et du style d’apprentissage privilégié par l’équipe pour déterminer comment offrir une formation.
Développement de contenu : après avoir rassemblé l’ensemble des informations et objectifs d’apprentissage, rédigez un descriptif du contenu. Testez le contenu des livrables finaux avec la direction et les employés dans le respect des contraintes de budget afin d’assurer l’efficacité et l’adhésion des parties prenantes.
Calendrier : planifiez les déploiements de formation en fonction du temps nécessaire pour créer du contenu, de l’urgence de la situation et du nombre d’employés à former.
Communication de la formation : informez les responsables et les employés bien à l’avance de façon à aménager les plannings en conséquence. Il est important de donner aux membres de l’équipe un aperçu des nouveaux supports et d’aider les individus à comprendre l’intérêt de la formation.
Mesure de l’efficacité : une fois terminée, évaluez l’efficacité de la formation. Utilisez vos résultats pour éclairer les futurs programmes de formation.

Exemple de flux de travail de résolution des problèmes de réseau informatique

Les flux de travail de dépannage des problèmes de réseau informatique identifient la cause profonde des problèmes du système et accélèrent les réparations. Ce type de flux de travail affine le processus de résolution et réduit le stress lié aux défaillances du réseau pour les organisations de toutes tailles.

Cet exemple de flux de travail basique de résolution des problèmes de réseau aidera votre équipe à analyser en profondeur les problèmes de réseau informatique :

Identification : dupliquez le problème à l’aide d’un logiciel ou d’un matériel de test pour confirmer son origine. Interrogez les utilisateurs du réseau pour en savoir plus sur les erreurs ou les difficultés qu’ils rencontrent. Identifiez les symptômes de panne du réseau et définissez clairement chaque problème. Parfois, un réseau peut avoir plusieurs problèmes à résoudre.
Développement de la théorie : développez une théorie de travail. Parfois, une panne de réseau découle d’un problème simple, comme un fil débranché. Des problèmes plus complexes peuvent également survenir, tels que des atteintes à la sécurité du réseau.
Tests : testez vos théories relatives aux causes profondes. Si aucune ne s’applique, développez une nouvelle approche et trouvez un moyen de la tester.
Plan d’action : après avoir confirmé la ou les principales théories, élaborez un plan d’action. Parfois, la solution est simple et consiste à redémarrer un routeur. Dans d’autres cas, vous devrez peut-être obtenir une nouvelle pièce ou relancer une précédente version d’un logiciel.
Mise en œuvre : certaines solutions peuvent être corrigées par un seul spécialiste, tandis que d’autres peuvent nécessiter la coopération des administrateurs réseau ou des utilisateurs.
Vérification : testez le réseau. Dans le cadre du processus de vérification, consultez les outils réseau et les comptes d’utilisateurs.
Documentation : documentez chaque étape de la résolution des problèmes, y compris les symptômes du réseau, la théorie développée, la stratégie de test et la solution finale à utiliser la prochaine fois qu’un problème survient, afin de limiter les temps d’arrêt.

Exemples de flux de travail entre différents systèmes

Les exemples de flux de travail entre différents systèmes sont courants. Par exemple, les flux de travail d’achat peuvent nécessiter des commandes qui doivent être approuvées par un deuxième service. Un flux de travail fait souvent partie d’une activité commerciale qui implique plusieurs flux de travail.

Flux de travail de Gitflow applicable au déploiement de sites Web

Le flux de travail Gitflow est utilisé dans le cadre du développement et du déploiement de sites Web. Gitflow utilise un modèle à branches et le logiciel est conçu pour planifier les versions des projets. Ce flux de travail attribue des rôles spécifiques à diverses branches de tâches et définit quand et comment ils interagissent.

Alexander Kus, directeur marketing chez Buddy.Works, fournit des services de déploiement de site Web automatisé et est un partisan de Gitflow. L’exemple de flux de travail d’Alexander Kus utilise le modèle classique à deux branches parallèles. Il explique : « La phase Principal est réservée aux nouvelles versions d’application. Moins vous y touchez, mieux c’est. Viennent ensuite les phases de développement, dont la branche est créée à partir de la phase Principal. Elles concernent toutes les fonctionnalités terminées et stables préparées pour la prochaine version. Elles sont utilisées pour vous assurer que les fonctionnalités ajoutées fonctionnent comme prévu. »

Les flux de travail de déploiement de site Web de Gitflow se fondent sur un modèle éprouvé utilisé pour simplifier le développement et le déploiement :

Flux de travail de Gitflow applicable au déploiement de sites Web

Diagramme fourni par Buddy.Works

Principal : le site du client est le point central et fait office de branche Principal.
Develop (Développement) : répliquez la branche Principal pour créer la branche Develop (Développement) afin de pouvoir générer et ajouter de nouvelles fonctionnalités.
Ajout de fonctionnalités : ajoutez une nouvelle fonctionnalité (par exemple, une fonction de recherche pour votre site).
Création d’une branche de fonctionnalité supplémentaire : à partir de la branche Develop (Développement), ajoutez une branche Feature (Fonctionnalité) permettant de créer et tester la fonction. Tous les autres développeurs peuvent créer leurs branches de fonctionnalité et travailler dessus sans interférer avec le reste, car ces branches sont indépendantes les unes des autres.

Une fois la nouvelle fonction de recherche satisfaisante, remontez la chaîne en effectuant des tests au fur et à mesure jusqu’à ce que la nouvelle fonctionnalité retourne à la branche Principal.

Exemple de flux de travail Jira d’essai pharmacologique

Cet exemple de flux de travail Jira d’essai pharmacologique compte parmi les nombreuses façons d’utiliser l’application configurable de suivi des problèmes. Jira favorise une exécution des tâches plus fluide dans presque tous les scénarios d’intervention médicale, chirurgicale ou comportementale, tout en s’appliquant à d’autres environnements.

Un outil de flux de travail comme Jira vous permet de saisir et de suivre tous les détails liés à un processus sur une seule plateforme. La vue d’ensemble graphique de la progression facilite l’intégration avec d’autres plateformes.

Un flux de travail Jira d’essai pharmacologique suit ce modèle :

Patient Recruitment (Recrutement de patients) : les sites, les cabinets de recrutement et les sponsors recherchent des personnes éligibles à un essai. Ils utiliseront une étude de la population de patients et un plan d’action personnalisé pour trouver des candidats.
Screening (Sélection) : utilisez de larges populations de patients pour prouver l’efficacité et l’innocuité des produits. Les populations à l’étude peuvent ne pas représenter les populations générales de patients qui utiliseront les produits approuvés. Répertoriez également toutes les exclusions ou caractéristiques qui disqualifieront les patients (par exemple, un traitement actuel ou des comorbidités).
Randomization (Randomisation) : les patients reçoivent différents traitements, ou placebos, sur la base d’une sélection aléatoire pour éviter les biais.
Treatments (Traitements) : chaque groupe reçoit un traitement spécifique, une dose de médicament à l’étude, ou parfois aucun traitement, selon le protocole de l’étude.
Washout (Sevrage) : dans le cas des essais cliniques, une période de sevrage correspond à la durée pendant laquelle une personne participant à un essai ne doit recevoir aucun traitement avant de recevoir le traitement expérimental lié à l’essai. Les candidats potentiels peuvent devoir respecter une période de sevrage avant de participer ou de changer de traitement dans le cadre d’un essai. Le sevrage garantit que les effets des médicaments testés proviennent du traitement expérimental.
Treatment (Traitement) : après la période de sevrage, les participants continuent à recevoir le nouveau traitement. Notez que les patients abandonnent parfois les essais avant la fin. Les conflits avec leur travail, le nombre de visites et d’autres facteurs affectent le nombre de personnes qui participent à un essai sur toute sa durée.
Analysis (Analyse) : les chercheurs évaluent l’efficacité, produisent de la documentation et passent à la phase suivante, généralement des tests sur des populations beaucoup plus importantes. Enfin, ils soumettent les résultats à la FDA pour examen.

Exemples de flux de travail Salesforce de notification de transaction importante

Cet exemple de flux de travail Salesforce de notification de transaction importante est un outil de gestion de la relation client (CRM) populaire. Salesforce prend en charge la création de règles de flux de travail et de tâches de programme à l’aide de menus déroulants et de diagrammes simples applicables à plusieurs scénarios de vente.

L’application permet d’automatiser facilement divers processus et fonctions pour créer des rapports et des rappels et générer des projections de ventes, des rapports et des plans exploitables précis.

Flux de travail Salesforce de notification de transaction importante

Un flux de travail Salesforce de notification de transaction importante informe automatiquement un responsable commercial lorsqu’une transaction d’une valeur d’un million de dollars minimum est conclue :

Start (Départ) : le processus commence lorsqu’un enregistrement change.
Object (Objet) : un devis est enregistré et l’utilisateur peut créer ou modifier l’enregistrement.
Criteria (Critères) : le statut indique si les critères sont remplis. Si le total est supérieur ou égal à un million d’euros, le statut est Accepted (Accepté).
Immediate Action Type and Name (Type et nom de l’action immédiate) : des alertes par e-mail sont envoyées au responsable des ventes.
Email Alert (Alerte par e-mail) : l’utilisateur crée une notification DealQualified (TransactionQualifiée).

Exemples de flux de travail Smartsheet

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