Qu’est-ce que la cartographie des flux de travail ?
La cartographie des flux de travail représente les processus (tâches, activités, systèmes et décisions) dont vous avez besoin pour produire un certain résultat, de bout en bout. L’activité rend les processus simples et complexes plus faciles à comprendre.
Giles Johnston, ingénieur agréé et cofondateur de Fraction ERP, définit la cartographie des flux de travail comme « une simple manière de comprendre les étapes d’un processus. La visualisation des étapes d’un flux de travail vous permet de saisir la logique et la séquence des activités et met tout le monde sur la même longueur d’onde pour les révisions de processus. » Cela peut également aider à identifier les responsables de processus.
Dans le cadre de la cartographie des flux de travail, vous représentez les étapes et les actions à travers des symboles, tels que des carrés, des ovales et des flèches. Les méthodes de notation formelle font la corrélation entre des formes spécifiques et des actions. La gestion des processus d’entreprise utilise une version formelle appelée modélisation des processus d’entreprise, qui comporte un ensemble de symboles prescrits appelé notation de modélisation des processus d’entreprise.
Scott Chaiken est responsable de programme Lean au Michigan Manufacturing Technology Center. « Ma femme donne des cours de pâtisserie. Quand elle est en cuisine, tout est à sa place », dit-il. « Elle a un flux de travail. »
À quoi sert la cartographie des flux de travail ?
La cartographie des flux de travail aide les équipes à mieux comprendre les activités critiques et à reconnaître les problèmes et les obstacles pour atteindre leur objectif. Ces cartes permettent de suivre les processus quotidiens et peuvent également représenter des systèmes ou des flux de travail d’installations de niveau supérieur.
La cartographie des flux de travail vous aide à comprendre les points de départ et d’arrivée d’un processus, les responsabilités de chaque rôle, les ressources dont vous avez besoin pour mener à bien un processus et les résultats optimaux à obtenir. La cartographie repose sur la façon dont les individus travaillent réellement, et non sur des présomptions, et utilise les intitulés de poste ou les domaines fonctionnels. Par exemple, Giles Johnston explique que les hauts dirigeants pensent souvent qu’un processus se fait en trois ou quatre étapes, alors que les organisations qui cartographient leurs flux de travail de manière précise peuvent découvrir 30 ou 40 étapes.
Pour comprendre la valeur réelle de la cartographie des processus, vous devez la considérer comme un outil qui fournit des opportunités d’amélioration des processus.
« Si vous parvenez à identifier les lacunes au niveau de la logique, vous avez la possibilité de vous améliorer. Si vous pouvez voir toutes les étapes dans leur intégralité, vous pouvez identifier celles qui sont inutiles, celles qui sont en double et les inefficacités », explique Giles Johnston.
« Les entreprises commencent à cartographier leurs processus parce qu’elles cherchent à relever un défi de performance », poursuit-il. « La plupart des individus cherchent à accélérer le déploiement de service, à fabriquer des pièces plus rapidement ou à réduire les erreurs. La cartographie des flux de travail offre des sources de données utilisables dans le cadre de la révision des processus pour prendre des décisions éclairées sur les éléments à améliorer et changer. »
La cartographie permet également d’identifier des solutions de contournement pour standardiser l’approche la plus efficace. Les cartes et les diagrammes vous aident à définir les étapes avant de rédiger une procédure. Vous pouvez ensuite utiliser la carte des flux de travail comme justificatif pour les procédures opérationnelles standard (SOP). Vous pouvez également comparer un flux de travail idéal ou proposé avec votre flux de travail réel. Pour en savoir plus sur la création de flux de travail, consultez cet article.
Les entreprises peuvent également effectuer une cartographie des flux de travail pour fournir de la documentation sur les processus. Par exemple, les organisations qui respectent la norme de qualité ISO 9000 ou qui visent la certification ISO 9000 doivent fournir des exemples de processus.
Méthodologies de cartographie des processus de flux de travail
Plusieurs méthodologies de cartographie des flux de travail sont disponibles. Bien que les individus utilisent souvent les termes diagramme de flux de travail et carte de processus de façon interchangeable, toutes les méthodes impliquent un effort similaire et produisent des résultats similaires. Certaines méthodes sont mieux adaptées à des objectifs spécifiques que d’autres.
Pour créer votre diagramme de processus, consultez notre collection de modèles gratuits de cartographie des processus de flux de travail. Voici quelques-unes des cartes de flux de processus que vous pourriez rencontrer :
- Organigramme basique : il s’agit d’un diagramme linéaire avec des formes simples qui sont utiles pour gérer et analyser les flux de travail, ainsi que pour faciliter la résolution des problèmes. Les organigrammes et les cartes de processus basiques montrent les étapes, les actions, les intrants, les résultats et les points de décision d’un processus, ainsi que l’interaction entre les rôles et les services dans l’achèvement du processus.
- Diagramme de flux de travail : un diagramme de flux de travail est une description visuelle étape par étape d’un processus. Il peut s’agir d’un simple dessin d’un sous-processus, d’un diagramme de processus qui contient des informations sur les responsables de processus, les règles, etc., ou d’une infographie qui comprend des couleurs et des images pour faire comprendre les idées plus facilement. La documentation ou les instructions de travail comprennent souvent des diagrammes de flux de travail.
- Diagrammes de processus d’activité : parfois considérés comme synonymes de diagrammes de flux de travail généraux, les diagrammes de processus d’activité représentent une séquence d’activités ou d’événements basés sur le temps qui produisent un résultat particulier.
- Cartographie des flux de valeur : cet outil est utilisé dans le cadre de la gestion Lean pour décrire la façon dont les étapes d’un processus ajoutent de la valeur à la production ou génèrent des déchets. Vous pouvez également décrire la cartographie des flux de valeur comme le flux de ressources ou d’informations. Dans le cadre de la cartographie des flux de valeur, « nous commençons par le point de vue du client », précise Scott Chaiken. « Comment perçoit-il la valeur de mon offre ? Et comment m’assurer que tout ce que je fais soutient cette proposition de valeur et rien de plus ? » La cartographie des flux de valeur peut également révéler à quels niveaux les processus entravent leur capacité à fournir de la valeur. Scott Chaiken explique qu’il n’est pas rare de raccourcir les délais de 80 % et de retrouver les bons niveaux de capacité grâce à cette méthode d’analyse. Pour identifier le processus idéal, déterminez votre point de départ et précisez là où vous souhaitez arriver.
- Cartographie de la chaîne de valeur : une chaîne de valeur fournit une vue d’ensemble de l’ensemble des processus ou activités qui contribuent à vos produits ou services clés. Ces cartes peuvent révéler des avantages concurrentiels ou des domaines d’amélioration stratégique.
- Cartographie des processus opérationnels : la cartographie des processus opérationnels définit toutes les activités effectuées par une entité commerciale, ses responsabilités, ses normes et ses métriques de réussite. Pour en savoir plus, consultez notre guide de la cartographie des processus d’entreprise.
- Diagramme à flux fonctionnel croisé : les diagrammes à flux fonctionnel croisé, également appelés diagrammes de déploiement, affichent les fonctions croisées, les interdépendances et les relations entre les différents rôles, services et parties prenantes. Utilisez un diagramme à flux fonctionnel croisé pour identifier les goulots d’étranglement et les responsabilités, et incluez autant de couloirs que nécessaire (un par partie responsable). Orientez les couloirs à la verticale ou à l’horizontale, ou utilisez les deux orientations : un axe pour les services et fonctions et l’autre pour les calendriers.
- Cartographie globale des processus : une cartographie globale des processus, également appelée simplement carte des processus, montre quatre à huit étapes clés. Ces cartes font souvent référence aux sous-processus dans les cartes de processus détaillées, ce qui évite une surcharge visuelle due à tous les détails de chaque étape. Les cartes de processus apparaissent souvent dans la documentation ISO 9001 pour montrer les interconnexions entre les processus de haut niveau.
- Fournisseurs, intrants, processus, résultats et clients (SIPOC) : une carte SIPOC est utilisée pour améliorer les processus dans le cadre d’une gestion Six Sigma et Lean afin de capturer une vue d’ensemble des intrants et des résultats des processus de haut niveau, plutôt que les étapes détaillées des processus. Les intrants et les résultats peuvent être internes et externes et inclure des matériaux, des individus ou des données. Certaines personnes inversent l’acronyme (COPIS) afin de comprendre les processus du point de vue du client.
- Diagramme détaillé de processus : les diagrammes détaillés de processus spécifient les intrants et les résultats exacts des processus et décrivent la façon dont les processus doivent répondre. Ces diagrammes représentent souvent les sous-processus.
- Diagramme de processus rendu : les diagrammes de processus rendus contiennent plus de détails que les diagrammes de processus et peuvent inclure des illustrations, des couleurs et du texte. Ils peuvent également représenter plusieurs processus différents. Ces cartes détaillées peuvent fournir une vue d’ensemble des processus actuels ou démontrer la valeur des changements de processus proposés. Ils s’inscrivent parfaitement dans la documentation utilisable lors d’un audit de certification ISO 9001.
Quelle carte des flux de travail dois-je choisir ?
Si toutes les cartes des flux de travail représentent les étapes des processus, certains formats sont mieux adaptés à différents objectifs. En cas de doute, créez-en une quand même. Il est préférable d’avoir une carte de processus informelle que de n’en avoir aucune.
Si vous devez documenter un processus pour les enregistrements, vous pouvez transformer vos schémas en un diagramme plus formel. À moins que vous n’ayez besoin d’une carte des processus d’entreprise appropriée qui respecte la modélisation et la notation des processus d’entreprise (BPMN), un stylo et du papier suffiront. Cela étant dit, le diagramme ci-dessous montre que certaines cartes sont plus adaptées à différentes fins.
Comment cartographier des flux de travail
Cartographiez régulièrement les processus pour encourager l’amélioration continue. Il est important de comprendre quels processus cartographier afin de concentrer vos efforts. Afin de choisir le type de carte qui correspond le mieux à vos besoins, déterminez si un processus implique des décisions, des transactions ou des changements.
« L’activité d’analyse de flux de travail est très fluide. Au niveau macro, elle est stable ; au niveau micro, elle ne l’est pas », explique Charles Cox, directeur chez Firefly Consulting. « Lorsque je travaille sur ce type de projet, nous attendons qu’il soit fini pour lancer un programme d’amélioration continue. Nous créons un plan de contrôle, dont une partie consiste à comprendre dans quelle mesure nous veillons chaque jour à ce que chaque chose se déroule comme elle est censée se dérouler. » Des variations dans l’exécution peuvent stimuler la cartographie des flux de travail.
Suivez ces étapes pour obtenir des informations sur le fonctionnement et la modification des processus :
- Cartographier uniquement les processus critiques :
tenez compte des domaines d’activité clés, des processus présentant des goulots d’étranglement évidents, des processus peu performants ou des nouveaux processus potentiels que vous n’avez pas encore mis en œuvre. Si les points à améliorer ne sont pas évidents, répertoriez tous les processus de l’entreprise et classez-les en fonction de leur impact sur l’organisation. - Déterminer le type de processus :
les organisations utilisent trois types de processus, comme indiqué ci-dessous. La compréhension de la nature des processus peut vous aider à déterminer les informations dont vous avez besoin pour créer une carte et les informations qu’une carte peut communiquer.- Prise de décision : les tarifs de biens ou de services, la gestion des stocks et la sélection d’un consultant à partir d’une liste de candidats rentrent dans le cadre des processus de prise de décision. Les entreprises peuvent éprouver des difficultés à cartographier ces processus du fait que les intrants peuvent manquer de clarté et d’objectivité.
- Transformationnel : les processus transformationnels utilisent des données ou des ressources pour créer quelque chose de nouveau, en mettant l’accent sur les intrants et les résultats. Par exemple, un processus de fabrication prend des pièces et crée des turbines.
- Transactionnel : les processus transactionnels se rejoignent pour créer un résultat, généralement par le biais de l’utilisation d’informations. Les fonctions d’assurance, les activités d’exploitation des bureaux et l’assistance informatique sont autant d’exemples de processus de ce type.
- Découvrir qui possède et exécute le processus :
un aspect clé de l’amélioration des processus consiste à comprendre qui est responsable de l’achèvement des tâches et de garantir l’achèvement des processus. - Détailler toutes les étapes et sous-étapes :
veillez à inclure des étapes de haut niveau, des sous-processus et des approches alternatives. Supposons que chaque étape comporte des sous-étapes. Identifiez clairement les points de départ et d’arrivée des processus. - Noter tous les intrants et résultats :
incluez les fournisseurs, les ressources et les équipements. Répertoriez les intrants et les résultats, qu’ils semblent essentiels ou non. - Créer des schémas simples et utiliser des outils simples :
un stylo et du papier ou des pense-bêtes s’avèrent utiles lorsque vous créez un flux de travail ou consignez un modèle existant. Utilisez des couleurs contrastantes pour distinguer les événements et les transactions, et ajoutez des connecteurs après avoir confirmé votre disposition. - Déterminez le type de diagramme qui représente le mieux votre processus :
différents diagrammes conviennent à différents processus. - Impliquez l’équipe dans la cartographie des processus :
la résolution réussie d’un problème lié à un processus complexe ou à l’établissement d’un nouveau processus dépend des informations des personnes qui l’exécutent (ou qui en dépendent). Assurez-vous d’obtenir l’approbation de l’équipe lorsque vous élaborez une carte de flux de travail pour un nouveau processus.
Quel est l’impact de la cartographie des flux de travail sur l’efficacité ?
La cartographie des flux de travail favorise l’efficacité, car le fait de suivre un processus aide les individus à comprendre comment tout fonctionne réellement. Le processus de cartographie révèle toutes les étapes supplémentaires et solutions de contournement utiles. Il peut également mettre en évidence les erreurs dans la réalisation d’un processus.
La cartographie des flux de travail favorise l’efficacité de plusieurs manières :
- Révélation des différentes approches des tâches : « Lorsqu’ils réalisent des tâches, les individus développent des solutions de contournement ou des processus parallèles », explique Charles Cox. « Souvent, ces solutions de contournement sont inconscientes. Lorsque vous analysez un flux de travail, vous devez décomposer les tâches, car les individus ne les cachent peut-être pas intentionnellement et n’ont peut-être pas conscience de tout ce qui sous-tend leur travail. La comparaison de la solution de contournement avec la SOP peut révéler que cette méthode est plus efficace. Les solutions de contournement passent davantage inaperçues dans le cadre de transactions de bureau, car l’activité est déjà terminée quand elle se produit. »
- Vue d’ensemble objective du travail des individus : Giles Johnston raconte l’histoire d’un responsable d’atelier qui recevait les commandes peu de temps après leur traitement par le service des commandes. En réalité, les commandes pouvaient rester sur des bureaux pendant deux semaines. « Dans l’esprit de ce responsable, l’entreprise a trois semaines pour traiter une commande passée et il ne comprend pas pourquoi l’expédition prend du retard », analyse Giles Johnston. Pour comprendre ce retard et y remédier, il lui aurait suffi d’ajouter une étape de traitement des commandes dans le diagramme de flux de travail. Mais le fait d’observer et de poser des questions sur les tâches de routine au bureau, et pas seulement sur ce qui se passe en production, lui a permis de comprendre d’où venait le problème.
Avantages de la cartographie des flux de travail
La cartographie des flux de travail peut bénéficier aux secteurs et aux entreprises de toutes tailles. Un schéma permet de comprendre plus facilement les étapes d’un processus. Plus vous incluez de processus, plus il sera facile de repérer la façon dont ils sont reliés.
« On pense souvent qu’il s’agit d’un outil réservé aux grandes opérations de fabrication », indique Giles Johnston. « En fait, les flux de travail peuvent s’appliquer aux équipes de deux personnes comme à un seul individu. Un processus est en place dès lors que vous avez un intrant, que vous l’utilisez et que vous en obtenez un résultat. La carte n’a pas besoin d’être étendue. Elle permet simplement de montrer tout ce qui se passe. »
Vous trouverez ci-dessous d’autres façons d’utiliser la cartographie des flux de travail comme outil d’amélioration continue :
- Évaluer un flux de travail pour garantir des performances constamment élevées : les performances des individus peuvent fluctuer au fil du temps et à mesure qu’ils effectuent leurs activités. Les formateurs peuvent oublier de préciser certaines choses lorsqu’ils intègrent de nouveaux employés, et les nouvelles recrues peuvent hésiter à poser des questions. Cela reste sans conséquence grave pour la plupart des postes. Mais dans le cas de ceux qui exigent un niveau élevé de sécurité et de précision, les organisations peuvent nécessiter de former et de refaire certifier le personnel à intervalles régulier. La cartographie des flux de travail peut détecter des anomalies et des changements au niveau des performances du personnel.
- Identifier les problèmes en amont et les risques : « Si vous produisez quelque chose qui n’est pas à la hauteur, cela peut vous coûter beaucoup d’argent au-delà de votre réputation », précise Charles Cox. « Comme le disait ma mère, "un bandage appliqué rapidement évite une hémorragie". Le coût engendré par les problèmes augmente à mesure qu’ils s’éloignent de leur origine. » La cartographie des flux de travail peut vous aider à identifier les coûts de la qualité, autrement dit, les dépenses directement causées par des problèmes, et à résoudre ces problèmes avant que les dépenses ne s’accumulent.
- Accélérer la prise de décision : une carte des flux de travail réduit les spéculations sur le fonctionnement des processus et en dévoile la réalité.
- Visualiser les processus non séquentiels à l’aide de nombreux points de décision : les utilisateurs peuvent éprouver des difficultés à comprendre les processus complexes en lisant les procédures dans la documentation. La cartographie des flux de travail fournit une vue d’ensemble des processus.
- Attribuer la propriété de chaque processus et tâche : la cartographie des flux de travail relie les étapes et les détails des tâches à leur propriétaire. Le fait d’identifier clairement les individus ou les équipes responsables évite d’avoir à désigner un coupable.
- Contribuer à la conformité : il peut être plus rapide et facile de suivre et schématiser les processus que de parcourir des pages de documentation, pour vous comme pour l’auditeur qui vérifie votre conformité.
- Soutenir l’analyse des processus métier : la cartographie permet de définir les processus, une première étape dans la réalisation de l’analyse des processus métier.
- Clarifier l’objectif : les cartes des flux de travail aident les utilisateurs à comprendre le but ou la destination visés avant d’entamer un processus. Ils peuvent ainsi déterminer si le processus dévie de sa trajectoire et rectifier le tir.
- Révéler le moyen le plus rapide d’accomplir une tâche : la cartographie des flux de travail confirme le chemin le plus efficace avant que vous n’investissiez dans une infrastructure.
- Soutenir la formation : généralement, les individus comprennent mieux les visualisations sous forme d’image ou de diagramme.
- Faire ressortir les problèmes cachés, les goulots d’étranglement et le gaspillage : une représentation détaillée d’un processus peut révéler des étapes dont vous ne soupçonniez pas l’existence. Vous pouvez éliminer les étapes superflues ou inclure des étapes inconnues mais nécessaires dans votre processus officiel.
- Simuler les processus proposés, en particulier avant de les automatiser : « Avant de commencer à lancer un logiciel pour résoudre [le problème], vous devez absolument comprendre l’objectif de l’activité proposée », met en garde Scott Chaiken. « Je préfère restructurer le processus avant de commencer à y ajouter de l’automatisation. Sinon, vous vous contentez de prendre des décisions stupides à la vitesse de la lumière. »
Conseils en matière de cartographie des processus de flux de travail
La cartographie des processus de flux de travail peut fournir des informations sur la façon dont les individus effectuent les tâches. Abordez la cartographie en ayant des objectifs spécifiques à l’esprit, mais demandez des informations à l’ensemble des parties prenantes au processus. Passez également en revue chaque étape et point de décision pour connaître les détails des performances.
Appliquez les conseils suivants pour tirer le meilleur parti de votre expérience de cartographie des flux de travail :
- Cartographiez uniquement les processus essentiels ou les processus problématiques pour commencer : analysez les risques pour définir ce qui est essentiel. « Étudiez les processus à fort impact et qui pourraient avoir des conséquences inattendues », conseille Charles Cox.
- Organisez une réunion pour gérer les approches contradictoires ou alternatives : rassemblez des individus ayant des opinions différentes pour trouver un consensus sur la façon la plus efficace de réaliser les processus et d’aller de l’avant.
- Faites preuve d’exhaustivité et d’honnêteté : « Prenez la cartographie au sérieux. Cet exercice doit être exhaustif », ajoute Giles Johnston. « Ne cartographiez pas le processus en fonction de ce qu’il devrait être ou que vous aimeriez qu’il soit. »
- Assurez-vous de bien comprendre la gestion du processus de cartographie : qui gérera la révision de la cartographie et du processus à l’avenir ?
- Identifiez les goulots d’étranglement et les points à améliorer : la création d’une carte de flux de travail n’est pas qu’une activité comme une autre. Elle permet d’analyser votre flux de travail afin d’identifier les étapes inutiles et de générer de nouvelles idées.
- Ne vous débarrassez pas de la carte après l’avoir analysée : la cartographie d’un flux de travail n’est pas une fin en soi. Il s’agit d’un document qui s’inscrit dans votre parcours d’amélioration continue.
« La plupart des individus créent une carte des processus ou un diagramme de flux de travail pour comprendre ce qui se passe et une fois qu’ils ont apporté des changements », explique Giles Johnston. « S’ils sont intelligents, ils intégreront ces changements dans des SOP ou un système de gestion ISO. Ne vous contentez pas d’apporter des modifications ponctuelles avant de jeter votre carte. » Pensez à suivre les modifications et à les documenter aux fins d’audits.
Exemples de cartographie des processus
Vous trouverez ci-dessous des exemples de processus de cartographie des flux de travail applicables à de nombreux contextes. Elles peuvent être simples ou complexes. Les cartes de processus incluent souvent certains détails, tels que la personne responsable de chaque étape et la façon de la réaliser.
Flux de travail de prise en charge des soins de santé
Cet exemple de flux de travail de prise en charge des soins de santé montre comment le personnel accueille et examine les patients et fournit des services de laboratoire et de pharmacie. Différentes couleurs représentent différentes étapes du service, telles que la prise en charge, l’examen et le travail en laboratoire.
Flux de travail de documentation
Ce flux de travail de documentation est représenté sous forme de diagramme basique. Il illustre les points de départ et d’arrivée, les étapes, les points de décision et les liens. Les flux de travail basiques documentent souvent les sous-processus et les procédures simples. Cet exemple montre que de simples ébauches de flux de travail peuvent également être utiles.
Carte de processus de la commande à l’exécution
Cette carte de flux de travail de la commande à l’exécution est un exemple de diagramme à flux fonctionnel croisé. Elle montre la circulation des tâches entre les différents rôles ou services. Le fait de cartographier de façon honnête chaque démarrage et arrêt dans les flux de travail vous permet de repérer les gaspillages.
Carte de processus détaillée
Cet exemple montre le concept d’une carte de processus détaillée. Les illustrations sont plus colorées et réalistes qu’un diagramme à blocs. Cette carte dynamique peut faire partie d’une présentation ou figurer dans les documents d’assistance aux utilisateurs.
Outils de cartographie des flux de travail
Des outils robustes de cartographie des flux de travail peuvent vous faciliter la tâche. Les cartes étant graphiques, les outils de dessin peuvent s’avérer utiles. Mais vous n’avez pas à dépenser une fortune pour acquérir des outils complexes de cartographie des flux de travail.
« J’aimerais vous dire que j’effectue de nombreuses tâches très complexes dans mon travail, mais le fait est qu’un simple organigramme peut suffire », avoue Giles Johnston. « Il suffit de coller plusieurs pense-bêtes sur un tableau blanc, puis de les relier entre eux avec votre marqueur. » Ne laissez pas votre manque de fantaisie vous empêcher d’étudier les avantages des options d’outils de cartographie des flux de travail suivants :
- Outils de cartographie gratuits : les outils gratuits tirent souvent parti de logiciels open source, qui conservent vos données indépendamment d’un système exclusif. Cependant, même les outils gratuits les plus robustes limitent souvent leur utilisation à une poignée de collaborateurs. Pour en tirer pleinement parti, vous devrez sans doute passer à une version payante.
- Outils simples : les outils de cartographie des flux de travail peuvent inclure un stylo et du papier. Les méthodes manuelles ne constituent pas une solution pérenne, car les possibilités de partage sont limitées. Cependant, le stylo et le papier sont parfaits pour commencer à schématiser vos processus, tandis que les pense-bêtes sont utiles pour le brainstorming.
- Outils graphiques ou de dessin : de nos jours, ces outils sont souvent basés sur le cloud, ce qui signifie que vous pouvez partager des dessins avec votre équipe où qu’elle soit. Vous pouvez également enregistrer des cartes sur votre disque partagé interne. Le logiciel de diagramme en ligne Lucidchart ou le tableau blanc en ligne Lucidspark comptent parmi les outils disponibles.
- Logiciel de gestion des flux de travail sur mesure : un logiciel de gestion des flux de travail vous aide à visualiser un flux de travail et ajoute une dimension de contrôle aux activités qui lui sont associées. Utilisez des flux de travail électroniques pour suivre le travail, ainsi que les tâches qui nécessitent une approbation pour satisfaire aux exigences de conformité ou autres. Par exemple, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion des flux de travail pour réduire les erreurs, ajouter de la transparence, éliminer les tâches manuelles qui font perdre du temps et créer des pistes d’audit pour le règlement des dépenses.
Pourquoi les organigrammes n’ont pas la cote
Nombreux sont ceux qui préfèrent les cartes de flux de travail numérisées aux copies papier, car les organigrammes papier peuvent être difficiles à enregistrer, partager et modifier. Certaines personnes constatent également que dessiner des cartes de flux de travail nécessite une formation approfondie en notation des processus. De plus, vous ne pouvez pas faire la démonstration d’une carte de flux de travail au format papier.
Des outils de cartographie en ligne guident les utilisateurs à travers la création de cartes, en leur indiquant les symboles appropriés pour chaque composante de la carte. Les outils numériques facilitent la saisie des points de décision et des alternatives possibles, car ils peuvent décrire et relier les chemins conditionnels. De plus, les cartes en ligne peuvent inclure des liens vers des documents justificatifs, tels que du texte, des guides de référence, des illustrations ou des photos. Au-delà de fournir une représentation en couleur, les logiciels de gestion de flux de travail numérique vous permettent souvent d’automatiser les processus de flux de travail.
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