Le cabinet d’expertise comptable malaisien CKP améliore son chiffre d’affaires et sa productivité de 30 % en numérisant et en automatisant ses opérations avec Smartsheet.

Chia Ka & Partners (CKP) fournit des services de comptabilité et de tenue de livres aux petites et moyennes entreprises, un segment mal desservi du marché malaisien. Dans le cadre de son objectif de modernisation des pratiques en Malaisie et d’abandon de l’usage du papier, le cabinet avait besoin d’un outil technologique capable de renforcer l’efficacité et de tirer parti du cloud. CKP s’est associé à 57Network Consultancy pour mettre en œuvre une solution Smartsheet qui a permis d’économiser des centaines d’heures de travail par an, et d’améliorer le respect des délais et la communication avec les clients. La solution a été mise en place juste à temps pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise pendant la pandémie de COVID-19.

« En Malaisie, la plupart des experts-comptables préfèrent travailler à l’étranger ou dans de grandes entreprises, et non dans des petites et moyennes entreprises. Le recrutement d’un expert-comptable est donc toujours un défi pour les PME, notamment en raison des difficultés d’évolution de carrière des talents et des contraintes budgétaires qui incombent à l’entreprise », explique Jeremy Chia, Managing Partner de CKP. « La mission de notre cabinet est de rendre les services de comptabilité abordables pour les PME, afin qu’elles soient en mesure d’évaluer leurs performances à l’aide de données financières précises et à jour qui leur permettent de développer leur activité de manière exponentielle. En effet, étant donné que nous avons vu comment la numérisation a changé la façon dont les processus financiers sont exécutés dans les grandes entreprises, nous aimerions offrir les mêmes expériences aux PME. »

Jeremy Chia et son associé Edward Ka souhaitaient remplacer les pratiques comptables qui prévalaient sur le marché, basées en grande partie sur des documents papier, par une approche plus rapide et plus efficace s’appuyant sur le cloud. La lenteur des processus manuels signifie souvent que les comptes mensuels et trimestriels ne peuvent pas être clôturés à temps, ce qui est préjudiciable à l’activité du client. Comme le fait remarquer Jeremy Chia : « Quel est l’intérêt d’avoir les comptes de novembre en février de l’année suivante ? Un tel retard gêne la prise de décision. » Edward Ka et lui savaient que la numérisation du travail nécessitait une plateforme technologique capable de prendre en charge à la fois la comptabilité et la gestion de projet, tout en étant facile à apprendre et à utiliser.

Les nombreuses plateformes qu’ils ont examinées étaient complexes ou n’offraient pas les fonctionnalités nécessaires à leur activité. Ils ont ensuite rencontré Rick Benjamin Lye, consultant en solutions pour 57Network, qui leur a montré comment il était possible de personnaliser Smartsheet pour s’adapter aux usages spécifiques de CKP. Ils ont rapidement conclu que 57Network et Smartsheet répondaient exactement à leurs besoins. Pour élaborer la bonne solution, Rick Benjamin Lye et Vivien Chong, tous deux consultants en solutions, ont mené deux journées complètes de séances de découverte avec toute l’équipe de CKP, composée de 11 professionnels de la comptabilité.

« Une notion que nous intégrons véritablement dans notre formation est l’appropriation de la prise de décision », explique Vivien Chong. « Ce n’est pas seulement la direction qui demande que telle ou telle tâche soit effectuée. La prise de décision émane en fait des intervenants en première ligne ; ce sont eux qui font le travail. Nous avons échangé nos idées lors de réunions et participé à des activités d’équipe pour résoudre tous les problèmes, réfléchir à de nouvelles idées et créer un climat de confiance, renforçant ainsi les relations et la communication. Ma devise est qu’une équipe efficace est une équipe heureuse. Par conséquent, si vous êtes efficace et que vous faites bien votre travail, toute votre équipe sera heureuse. »

Amélioration de la productivité et du respect des échéances de clôture de 30 %

La solution Smartsheet de CKP remplace les e-mails, le chargement d’images des factures et les feuilles de calcul par une source unique de données comptables pour chaque client. Ainsi, les analystes de CKP peuvent créer une liste de vérification des documents requis, et les clients peuvent rapidement confirmer qu’ils ont transféré les éléments demandés et voir ce qui reste à faire.

Parce que Smartsheet s’intègre au système comptable Xero utilisé par CKP, le cabinet peut éliminer la saisie de données inexactes ou les tâches redondantes. Jeremy Chia indique que le taux de clôture à temps des comptes mensuels est passé à 70 %, soit une amélioration de 30 %. CKP a utilisé le temps ainsi gagné pour apprendre à mieux exploiter Xero, ce qui a valu au cabinet d’être nommé finaliste du prix Xero 2020 Malaysia Accounting Partner of the Year (partenaire comptable de l’année pour la Malaisie).

Smartsheet simplifie également la gestion des comptes fournisseurs. Les clients scannent les factures et envoient les images à CKP via WhatsApp, alors qu’elles étaient auparavant téléchargées et traitées manuellement. Désormais, lorsque les clients envoient leurs factures, le personnel de CKP les charge dans Smartsheet et crée les bordereaux de virement bancaire et les formulaires d’approbation ; il ne reste plus aux clients qu’à approuver les paiements directement dans l’outil en ligne pour qu’ils soient traités et enregistrés automatiquement. Des alertes et rappels automatisés informent le personnel et les clients des échéances, et aident les employés à hiérarchiser les tâches à leur retour de congés ou le lendemain d’un jour férié.

L’une des plus grandes améliorations constatées par CKP est le gain de temps pour la planification du personnel. Avec l’ancien processus, chaque employé envoyait à Edward Ka sa liste de travaux et de clients en cours dans des feuilles de calcul, et il lui fallait une journée entière chaque mois pour les consolider. Chaque vendredi, Jeremy Chia et Edward Ka se réunissaient avec tous les membres de l’équipe pendant deux heures pour mettre à jour le plan mensuel avec les nouveaux clients et les changements de projets. Désormais, chacun tient son statut à jour dans Smartsheet. Edward Ka peut établir un plan mensuel en une demi-heure environ, et comme les informations sont mises à jour en temps réel, le temps de réunion du vendredi peut être utilisé pour des formations de développement professionnel.

« Si nous sommes 11 à économiser une heure chaque semaine, cela représente 11 heures pour une semaine », observe Jeremy Chia. « Multipliez cela par 52 semaines et ce sont 572 heures que nous économisons. Grâce à Smartsheet, nous utilisons cette réunion du vendredi pour discuter en interne des problèmes auxquels nous sommes confrontés, ou pour des formations liées à la comptabilité, ou encore des compétences relationnelles comme les présentations ou la communication avec les clients. Nous l’utilisons pour accroître nos connaissances au lieu de perdre notre temps. »

Favoriser la communication et la transparence

Smartsheet permet aux collaborateurs de CKP de communiquer plus facilement avec les clients et entre eux. Avant le COVID-19, Jeremy Chia et Edward Ka étaient souvent en déplacement pour rencontrer des clients ou des prospects, et pouvaient utiliser l’application mobile Smartsheet pour examiner et approuver le travail des analystes sans avoir à répondre à des e-mails ou à des appels téléphoniques. Maintenant que l’équipe est en télétravail, Smartsheet lui permet de rester connectée et de savoir ce que chacun fait, ce qui atténue le stress lié à la collaboration à distance.

« En Malaisie, nous avons eu un confinement », dit Edward Ka. « Cela a bouleversé notre mode de vie. Toutes les entreprises paniquaient, car tout devait s’arrêter immédiatement. Mais, grâce à l’implémentation de Smartsheet, nous sommes restés tout à fait détendus. Nous nous sommes simplement assurés que tout le monde avait mis à jour son statut Smartsheet et pouvait travailler à domicile, et nous avons pu maintenir notre productivité. »

Comme l’ensemble de l’équipe peut accéder à la solution Smartsheet, chacun peut comparer sa productivité à celle de ses collègues. Cette transparence facilite également le partage des informations et la création de programmes d’amélioration avec les différents membres de l’équipe.

« Autrefois, lorsque nous étions confrontés à des problèmes de respect des délais, nous demandions à l’équipe de rendre des comptes », explique Jeremy Chia. « Nos collaborateurs répondaient invariablement qu’ils étaient trop occupés, mais ils ne pouvaient pas dire précisément quel était l’obstacle qu’ils rencontraient, car ces problèmes apparaissaient normalement une ou deux semaines après la fin du mois. Le temps passe. Les gens oublient. Smartsheet nous permet désormais de vérifier systématiquement les délais et les problèmes, et peut même être utilisée pour examiner les ICP. La plateforme nous aide à voir la qualité du travail et les domaines dans lesquels nos collaborateurs doivent s’améliorer. Cela évite de faire des reproches à l’un ou à l’autre, et le moral augmente. »

Un exemple pour le secteur en Malaisie

Jeremy Chia et Edward Ka se félicitent que l’amélioration continue obtenue grâce à Smartsheet leur permettra d’augmenter leur objectif de facturabilité de 50 % pour l’année à venir. Mais ils ne veulent pas seulement faire de CKP un excellent cabinet d’expertise comptable ; ils veulent moderniser le secteur en Malaisie et partager des stratégies et des ressources qui peuvent aider leurs pairs à travailler plus efficacement.

« En Malaisie, une grande partie des cabinets comptables tirent la majorité de leurs revenus des services d’audit et de fiscalité », explique Jeremy Chia. « La comptabilité et la tenue des livres ne représentent généralement qu’une petite fraction de leurs revenus. Mais chez CKP, nous faisons l’inverse : nous tirons la majorité de nos revenus de la comptabilité et de la tenue de livres. Le principal problème rencontré par les cabinets comptables est le volume élevé de processus manuels et le manque de structuration de la documentation, mais, avec Smartsheet en place, je pense qu’ils pourraient davantage accroître les revenus de leurs divisions comptables en adoptant la numérisation. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.