Century Software utilise Smartsheet pour rationaliser la gestion de projet et réaliser d’importantes économies

Century Software (M) Sdn. Bhd, une filiale de Censof Bhd., une société de participation technologique spécialisée dans les solutions logicielles de gestion financière, a connu une croissance exponentielle depuis sa création en 2008. Les solutions de Century Software ne se limitent pas à la seule comptabilité financière et sont destinées à des clients issus de secteurs allant des conseils locaux aux gouvernements fédéraux et étatiques. La société propose des solutions d’entreprise complémentaires afin de fournir des services complets aux gouvernements de Malaisie, de Singapour, d’Indonésie et de Hong Kong. 

Alors que la clientèle de Century Software s’élargissait, Ashikin Aris, directrice générale des services professionnels, a été amenée à superviser près de 50 projets, petits et grands, à la fois. « La gestion de projet était manuelle et je n’avais aucun moyen de voir ce qui se passait sur le terrain », se souvient Ashikin Aris. « Je devais appeler chaque membre de l’équipe pour être tenue informée et avoir des précisions, ce qui s’avérait chronophage et inefficace. »

Century Software ne pouvait pas personnaliser son ancien outil de gestion de projet pour répondre aux besoins croissants de l’entreprise. « Nous avions besoin d’un outil central pour nous aider à gérer les ressources, à suivre l’avancement et à contrôler les délais de manière plus efficace », explique Ashikin. Alors que la licence de l’outil existant arrivait à expiration, Ashikin a cherché d’autres possibilités et découvert Smartsheet.

Pour elle, la flexibilité et les fonctionnalités de personnalisation de cette solution étaient essentielles. Elle ajoute :

« Je dois être en mesure d’adapter mes propres données et ma présentation. C’est la raison principale pour laquelle Smartsheet m’intéresse. »

L’assistance technique a également joué un rôle important dans la mise en œuvre. « 57NETWORK, notre partenaire Smartsheet local, a toujours été à notre disposition lorsque nous avions besoin d’aide », déclare Ashikin. Vivien Chong, spécialiste de la gestion du travail moderne chez 57NETWORK explique au sujet de cette coopération : « Nous avons principalement aidé Century Software à se former et à relever tous les défis auxquels l’équipe a été confrontée. Cette dernière a ainsi pu se consacrer à d’autres tâches alors que nous nous chargions de la mise en œuvre de Smartsheet et de la gestion des ressources. »

Transformer la gestion de projet 

Grâce à Smartsheet, Century Software a rationalisé avec succès ses processus de gestion de projet. Ashikin déclare : « En termes de réduction des coûts, nous avons économisé près de 100 000 MYR par an rien qu’en réduisant la charge de travail administrative du bureau de gestion de projet (PMO). » Mettre en œuvre Smartsheet a permis à l’entreprise d’améliorer la visibilité des données, d’automatiser les rappels et d’augmenter la productivité des ressources, laissant ainsi tout le loisir aux membres de l’équipe de se concentrer sur l’essentiel : les clients. 

Réalisés par le biais de Smartsheet, les transferts de vente de Century Software sont désormais plus efficaces. Outre la planification et l’exécution des projets, les dirigeants de notre PMO peuvent désigner des chefs de projets par le biais de la plateforme et définir des rappels automatisés pour l’affectation des ressources », explique Ashikin. « Nous tenons tout le monde au courant à l’aide d’une feuille principale sur un tableau de bord en temps réel, ce qui nous permet de faire en sorte que nos équipes soient bien informées et préparées. »

Accès plus rapide à des informations exploitables

Afin de prendre des décisions commerciales éclairées, les parties prenantes telles que les administrateurs faisant partie de la direction demandent souvent des rapports sur le statut des projets.

Avant l’adoption de Smartsheet, cela prenait une semaine par mois pour préparer un rapport couvrant le statut du projet, les risques et d’autres rubriques. C’était une source de problèmes pour les administrateurs et il arrivait que les rapports ne soient pas assez complets pour prendre des décisions. 

« Grâce à Smartsheet, nous avons rationalisé le processus de collecte et de présentation des informations, offrant ainsi à la direction une vision plus claire. Nous utilisons désormais des tableaux de bord en temps réel, ce qui permet aux membres de l’équipe de gagner des heures pour faire le point sur les projets. Les réunions sont quant à elles plus productives dans la mesure où nous disposons des données pertinentes », explique Ashikin.

Étendre les capacités grâce aux intégrations

Suite aux améliorations opérationnelles obtenues grâce à Smartsheet, Century Software a décelé l’occasion d’aller plus loin. L’entreprise utilisait Acumatica, une solution de planification des ressources d’entreprise (ERP) basée sur le cloud, pour créer un système comptable et financier gouvernemental. 

Après avoir réalisé que Smartsheet pouvait être intégrée à Acumatica, Century Software a décidé d’étudier d’autres possibilités. Elle a découvert que l’intégration du suivi des coûts des projets dans Acumatica avec les fonctionnalités de gestion de projet de Smartsheet pouvait aider les utilisateurs à étendre leurs capacités dans ce domaine. Ashikin explique : « Nous avons proposé cette solution à l’un de nos clients sous forme d’ensemble, en élargissant le suivi des coûts des projets dans notre produit de planification des ressources gouvernementales. Le client qui a ainsi pu mieux gérer les chefs de projet et les ressources est très satisfait des résultats. » 

Forte de cette intégration réussie, Century Software prévoit d’explorer d’autres possibilités de ce type pour ses clients à l’avenir. « Nous évaluons en permanence les besoins de nos clients et étudions de nouvelles solutions », remarque Ashikin. « Nous envisageons d’utiliser l’automatisation des processus robotiques pour récupérer les données et communiquer avec Smartsheet de manière plus efficace. » Combiner ce type de solutions implique une intégration poussée, et Century Software possède l’expertise nécessaire en matière de développement d’API.

« Nous prévoyons de reproduire l’ensemble Acumatica pour d’autres clients prochainement. Je suis sûre qu’avec l’aide de 57NETWORK, nous pourrons travailler à la fourniture de solutions de pointe à nos clients », conclut Ashikin.