La Busey Bank mène 10 fois plus de projets tout en économisant des centaines de milliers de dollars en utilisant Smartsheet

La Busey Bank construit une banque communautaire plus forte, en poursuivant une croissance stratégique par le biais de fusions et d’acquisitions. La Busey Bank est une filiale de First Busey Corporation, une institution pesant 12,9 milliards de dollars qui propose des services bancaires et de gestion de patrimoine à des entreprises et à des particuliers à travers cinq secteurs d’activité. La Busey Bank utilise la technologie pour renforcer ses opérations grâce à une infrastructure basée sur le cloud, et Smartsheet est l’une de ses ressources les plus puissantes pour favoriser l’efficacité, l’évolutivité et la transparence.

« Smartsheet nous a donné la visibilité et la capacité de gérer tant d’activités simultanées », déclare Javed Hassan, vice-président et responsable des processus et de l’automatisation des systèmes d’affaires, Busey Bank. « Si nous essayions de gérer 46 projets, 14 révisions de processus et 15 demandes de changement (ce qui est le cas actuellement à travers 11 groupes de travail) sans structure centralisée, nous serions confrontés à un enchevêtrement de priorités. La création de ces structures de groupes de travail et l’utilisation de Smartsheet nous permettent de gérer une équipe de projet réduite tout en restant efficaces ».

Javed Hassan a rejoint la Busey Bank en 2012 et est passé à la gestion de projet en 2017 alors que la banque était à la recherche d’une solution technologique pour suivre et simplifier les projets. Randi Potter, première vice-présidente et directrice des systèmes technologiques et commerciaux de la Busey Bank, explique qu’elle et un autre chef de projet avaient l’habitude de saisir la majorité des informations pour le compte d’autres personnes, car leurs collègues trouvaient l’ancien système difficile à apprendre et à utiliser.

« Je travaillais à la banque depuis cinq ans lorsque nous avons cherché une nouvelle solution, et j’étais fortement impliquée dans la gestion du projet », explique Randi Potter. « Les problèmes que nous rencontrions avec notre ancien fournisseur portaient notamment sur l’absence de rapports et de mesures précis sur un projet. Les tableaux de bord n’étaient pas disponibles. L’expérience utilisateur n’était pas optimale ; il fallait une courbe d’apprentissage importante pour comprendre comment procéder à la mise à jour des tâches. Les utilisateurs ne pouvaient tout simplement pas l’adopter ou la comprendre, et nous ne l’utilisions que pour la gestion de projets. Nous faisons tellement plus avec Smartsheet ».

Outre un parcours d’apprentissage plus facile pour les utilisateurs, Randi Potter et son équipe souhaitaient disposer de capacités de reporting et d’indicateurs plus puissants. Smartsheet n’a pas seulement fourni des tableaux de bord et une visualisation des données, mais elle a également incité les employés de l’organisation à apprendre à l’utiliser pour résoudre des problèmes jusque-là non résolus.

« Je suis époustouflée par l’adoption et l’utilisation que nous faisons de Smartsheet », déclare Randi Potter. « Lorsque nous avons acheté cette solution, nous n’avions au départ que 20 utilisateurs sous licence, et maintenant nous en avons 200. Smartsheet est devenu l’un de nos fournisseurs et de nos systèmes les plus essentiels de toute l’entreprise ; nous en sommes complètement tributaires, l’utilisation est tellement étendue et l’adoption dans tous nos secteurs d’activité est vraiment remarquable ».

Un moteur d’amélioration qui permet d’économiser des centaines de milliers de dollars

Aujourd’hui, en plus de prendre en charge plus de dix fois le nombre de projets simultanés que la Busey Bank pouvait gérer avec son ancienne solution, Smartsheet permet d’automatiser et d’améliorer les processus ainsi que de modifier la configuration des systèmes technologiques. Les employés soumettent des demandes par le biais de formulaires Smartsheet, qui affichent les méthodes complètes pour les aider à remplir les formulaires avec précision et utilisent une logique conditionnelle pour diriger le travail vers les équipes appropriées. Un processus de révision collaborative permet de s’assurer que les bonnes personnes interviennent pour confirmer que tout changement est conforme aux normes et aux priorités de l’entreprise. Les améliorations qui en ont résulté ont permis de gagner du temps et de l’argent.

« Nous avons lancé la solution Smartsheet avec les services informatiques, car c’est la gestion de projets informatiques qui a été à l’origine de la solution Smartsheet », explique Javed Hassan. « Nous avons commencé à faire participer d’autres services à mesure qu’ils avaient des besoins technologiques. Ce programme s’est développé au point que nous avons centralisé toute la gestion de nos projets technologiques dans une solution unique, dans Smartsheet. Nous avons également identifié des processus qui présentent de fortes possibilités d’automatisation ou d’amélioration. Au cours du premier semestre 2021, nous avons économisé plus de 200 000 dollars grâce à ces processus ».

La stratégie de croissance de la Busey Bank comprend des fusions et des acquisitions. Smartsheet a simplifié ce processus grâce à des modèles qui permettent une approche standardisée, un suivi complet d’un grand nombre de détails et une amélioration continue, le retour d’expérience d’une acquisition étant appliqué à la suivante.

« Notre capacité à mettre en place le plan de projet pour les fusions et acquisitions est 95 % plus rapide qu’avec notre solution précédente », déclare Randi Potter. « Toutes les tâches sont déjà définies par secteur d’activité dans des modèles de projet standardisés ; il nous suffit de mettre à jour les dates et les destinataires si l’un d’eux a changé. Notre dernière acquisition a été la plus rapide de notre histoire. Je pense que j’ai effectué huit conversions de données depuis que je suis à la Busey Bank et qu’elles ont duré de neuf à douze mois ; la dernière a été réalisée en quatre mois environ ».

En outre, Smartsheet permet à la Busey Bank de gérer de manière flexible l’accès aux données. Il est facile de mettre à jour les autorisations afin que les anciens employés ne puissent plus accéder aux données propriétaires. Smartsheet permet également un accès personnalisé pour les utilisateurs externes, ce qui a aidé la Busey Bank à collaborer en temps réel avec un fournisseur pour développer et lancer rapidement un portail pour les demandes de prêts du Programme de protection des salaires (PPP), en apportant ainsi un soutien crucial aux petites entreprises clientes pendant la pandémie de COVID-19. L’équipe de la Busey Bank a collaboré avec son fournisseur pour utiliser une feuille Smartsheet partagée afin de signaler les défauts et les problèmes de performance, de confirmer s’ils ont été corrigés et de suivre l’avancement des travaux, sans passer plus de temps en réunion ni déclencher une avalanche d’e-mails. Il est également simple d’adapter l’accès aux employés, ce qui permet de trouver le juste équilibre entre visibilité et sécurité des données.

« Grâce aux autorisations dans Smartsheet, nous pouvons gérer l’ensemble de notre programme avec un effort administratif très réduit », explique Javed Hassan. « Dans la solution de plateforme centralisée de gestion des projets, des processus et des changements que nous avons créée, dès qu’une personne collabore avec nous, elle a accès à tous les projets qui sont menés ; nous sommes très transparents à cet égard. Mais un utilisateur ne peut pas modifier ces projets à moins d’y avoir été affecté. Le fait de pouvoir distinguer ces autorisations, ainsi que le nouveau rôle de commentateur à venir, est une grande victoire pour nous ».

Une approche standardisée qui favorise la conformité réglementaire

Selon Javed Hassan, l’un des principaux avantages de Smartsheet est la possibilité de travailler avec des modèles. Lui et son équipe ont mis au point un ensemble d’approches standardisées, qui décrivent les étapes requises ainsi que les contacts et les approbateurs appropriés, pour des projets aussi simples qu’une liste de tâches ou aussi complexes que des fusions et acquisitions. Cela permet de terminer en temps voulu tant les projets les plus simples que les initiatives plus complexes, tels que la mise en œuvre d’une nouvelle plateforme logicielle. Il existe 10 à 15 modèles principaux qui peuvent être choisis, et les équipes continuent de les améliorer grâce au retour d’expérience tiré des projets achevés et des mises à jour des processus.

« Le modèle de gestion des projets informatiques que nous avons élaboré nous permet de nous assurer que nous respectons les exigences et les directives du Federal Financial Institutions Examination Council (FFIEC) », explique Randi Potter. « Lorsque nos auditeurs viennent chaque année, nous avons documenté et nous conserverons toutes les informations qu’ils recherchent dans le cadre d’un grand projet ou d’une mise en œuvre informatique. Du côté des fusions et acquisitions, cela nous permet également de conserver toutes les approbations et les tâches de validation des données que nous avons effectuées, ce que les auditeurs recherchent lorsqu’ils viennent l’année suivant une acquisition. Tout se trouve au même endroit, et nous pouvons facilement fournir la documentation demandée sans aucun effort manuel inutile ».

Un autre avantage important est l’amélioration du reporting. La Busey Bank utilise des tableaux de bord pour fournir une supervision de haut niveau et une visibilité sur les projets à son équipe de direction, avec la possibilité d’explorer les détails des tâches par service ou par projet. 

« Les tableaux de bord et les indicateurs que nous sommes en mesure de générer à partir de Smartsheet offrent une visibilité à tous les niveaux de gestion, à partir des mêmes données », explique Javed Hassan. « Ce n’est pas difficile ; je dirais qu’un utilisateur avancé de Smartsheet peut créer des tableaux de bord, des rapports et des indicateurs pour toutes sortes de vues différentes. Il est important pour notre direction d’avoir des vues rapides sur tous les projets en cours, alors que les membres de notre équipe impliqués dans le projet peuvent aller jusqu’au bout du projet et exécuter leurs tâches par eux-mêmes ».

Un outil puissant de collaboration

Le plus grand changement résultant de l’adoption de Smartsheet est peut-être une augmentation spectaculaire de la collaboration dans toute la banque. Il est possible de trouver les informations en un seul et même endroit, ce qui garantit une visibilité en temps réel sur les données et l’état d’avancement des travaux. Les notifications et les alertes automatisées garantissent que les gens obtiennent les mises à jour dont ils ont besoin quand ils en ont besoin, sans perdre les détails dans un fil de discussion par e-mail. Les réunions sont organisées à partir d’ordres du jour et de tableaux de bord basés sur Smartsheet, les décisions et les mesures à prendre étant saisies dans la feuille en temps réel pour éliminer toute incertitude quant aux prochaines étapes.

L’approche globale de la Busey Bank en matière de formation est essentielle à la réussite du programme. Lorsque Smartsheet a été introduit pour la première fois, Randi Potter et son équipe ont programmé une série de sessions de formation ciblées sur les différents rôles des utilisateurs, en collaboration avec le représentant de leur compte Smartsheet. Les sessions ont été enregistrées et sont accessibles sur un site de formation interne afin que les utilisateurs puissent acquérir de nouvelles compétences ou rafraîchir ce qu’ils ont appris précédemment. Les collaborateurs de la Busey Bank ont pris conscience de la facilité d’utilisation de la plateforme et de la valeur qu’elle peut apporter à leur travail, son adoption a d’ailleurs fait boule de neige dans toute l’organisation.

« Je pense que les gens veulent s’engager dans la gestion de projet », avance Javed Hassan. « Lorsque j’ai rejoint l’équipe de projet, nous étions considérés comme des intrus, en quelque sorte ("La direction du projet a besoin d’une mise à jour de ma part"), alors que maintenant nous sommes devenus des atouts. Les équipes veulent s’associer aux groupes technologiques parce qu’elles peuvent obtenir cette visibilité et ce soutien. Vous pouvez voir ce qui ne se passe pas comme prévu, mais vous pouvez aussi voir ce qui a réussi ».

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.