HP utilise Smartsheet pour automatiser le suivi et la planification des projets et faire passer les événements de vente et de marketing de 6 à 26 par trimestre

HP est l’un des principaux fournisseurs de produits, de technologies, de logiciels, de solutions et de services aux personnes et aux entreprises du monde entier. Fondée en 1939, l’entreprise est spécialisée dans les PC, les imprimantes et les solutions d’impression 3D.

Le groupe Marketing commercial de HP Amérique du Nord assiste les équipes de vente et de marketing de l’entreprise dans le monde entier en gérant des réunions, des webinaires, des conférences et des dizaines d’autres événements chaque année. Le groupe Marketing utilise le logiciel Smartsheet pour gérer les projets et le calendrier des événements et collaborer avec les fournisseurs et d’autres entreprises. « Smartsheet est tout ce que j’attendais d’un système de gestion de projet », déclare Roxie Palacios, responsable principale des événements, Marketing commercial en Amérique du Nord pour HP. « C’était quelque chose que j’avais toujours voulu, mais dont j’ignorais l’existence. »

Avant d’adopter Smartsheet, le groupe Marketing s’appuyait sur différents outils de gestion de projet et de calendrier pour gérer les événements. Cela se traduisait par des processus manuels et des données inexactes et dupliquées. En effet, Roxie Palacios passait plusieurs heures par semaine à mettre à jour manuellement les applications de suivi de projets. Pour gérer un événement typique, Roxie Palacios et son équipe s’envoyaient de nombreux e-mails entre eux et aux fournisseurs pour attribuer des tâches et planifier des réunions.

« J’utilisais beaucoup d’outils différents, et je devais parfois utiliser quatre ou cinq applications pour gérer un projet », précise-t-elle. « Mon plus grand défi était d’envoyer des e-mails à quelqu’un pour lancer un projet. Cette personne m’envoyait ensuite un e-mail lorsqu’elle avait terminé une tâche, et je contactais quelqu’un d’autre pour reprendre le projet à partir de là. Il y avait beaucoup d’e-mails inutiles et nous ne pouvions pas attribuer des tâches aux gens et les responsabiliser en fonction de l’échéance des tâches. »

Ces processus manuels entraînaient souvent des retards dans les projets et des corrections d’erreurs de dernière minute. Par exemple, lorsque les mauvaises données concernant un événement sont apparues sur un site Web, 10 membres du personnel ont dû arrêter de travailler et se joindre à un appel téléphonique pour résoudre le problème.

 « Des incidents de ce genre provoquaient d’énormes perturbations. Personne ne disposait des informations correctes, car nous n’avions pas de source unique de vérité pour les données relatives à nos événements », se souvient Roxie Palacios. « Nous avions trois calendriers d’événements distincts et personne ne les mettait à jour en même temps. Nous avions besoin de plus d’automatisation et d’un moyen plus facile de suivre et de gérer les événements. »

Un processus de gestion des événements entièrement automatisé 

Roxie Palacios était impatiente de présenter l’outil au groupe Marketing commercial d’Amérique du Nord. « Smartsheet offrait l’automatisation et l’intégration que nous recherchions », explique-t-elle. Son groupe a commencé à utiliser Smartsheet pour suivre et gérer tous les événements. Il a ensuite adopté l’application Agenda de Smartsheet pour afficher des informations actualisées en temps réel sur tous les événements de vente et de marketing, des conférences aux campagnes de marketing en passant par les webinaires. Palacios et son équipe comptent également sur les tableaux de bord Smartsheet pour afficher des informations actualisées sur les dates des événements et les inscriptions.

« Au lieu d’utiliser plusieurs formulaires de calendrier, nous pouvons maintenant tout voir en même temps dans Smartsheet. Lorsqu’on est organisé, on peut être efficace et innovant », affirme Palacios. « C’est dans ces situations que vos véritables passions se manifestent. »

Désormais, l’équipe Marketing dispose d’un processus entièrement automatisé pour créer, suivre et mettre à jour les événements. Une fois que Roxie Palacios a collaboré avec une entreprise pour créer un nouvel événement d’expérience de vente dans Smartsheet, une notification est envoyée à l’entreprise pour confirmer le fournisseur et avertir automatiquement l’équipe des services de marketing pour qu’elle crée une page de renvoi comprenant les informations. Les échanges d’e-mails n’ont plus lieu, ce qui élimine les goulots d’étranglement en matière de communication. « Désormais, tout est automatisé dans Smartsheet, du début à la fin, de sorte que personne ne communique par e-mail. Les collaborateurs ne communiquent que dans Smartsheet, et ils peuvent travailler au lieu d’envoyer des e-mails », poursuit-elle. 

Gagner en efficacité et réduire la quantité d’e-mails et de réunions 

Le groupe Marketing commercial de HP Amérique du Nord a augmenté son efficacité globale grâce à l’automatisation par Smartsheet des processus de planification et de suivi de la gestion des événements. « Grâce à Smartsheet, nous pouvons travailler beaucoup plus efficacement : il y a moins d’e-mails à envoyer pour communiquer sur les événements », confirme Roxie Palacios. Elle estime que les communications par e-mail ont diminué de 90 % pour les événements ciblés sur les ventes, car le tableau de bord de Smartsheet contient des informations actualisées sur les dates, les ressources de contenu et les inscriptions. « Auparavant, nous n’avions aucune idée de qui mettait à jour un événement, et nous n’étions pas informés automatiquement lorsque quelqu’un avait demandé un nouvel événement ou modifié un événement », ajoute-t-elle. « Une fois le nouveau processus mis en place, je savais que tout était fait. Je n’avais plus besoin de vérifier auprès des gens ; j’avais juste à consulter tout cela dans Smartsheet. Notre équipe des services de marketing nous a même dit que les discussions régulières avec nous leur manquaient, car elles n’ont plus besoin d’être aussi fréquentes avec toutes les informations disponibles dans Smartsheet. »

Grâce aux gains d’efficacité obtenus par l’utilisation de Smartsheet, Roxie Palacios a accepté de nouvelles responsabilités et s’occupe désormais seule de plusieurs domaines du service marketing. « Si je remplis plus de fonctions, nous n’avons pas besoin d’embaucher et de payer pour ces postes », explique-t-elle. « Tout cela est possible grâce à la productivité et à l’efficacité dont je dispose maintenant. »

Grâce à l’efficacité et au suivi en temps réel des projets et des événements, le groupe Marketing organise moins de réunions de planification et de suivi. « Dans le passé, nous organisions 6 à 8 réunions pour chaque événement. Aujourd’hui, nous n’en avons plus que deux », indique Roxie Palacios. « En particulier avec une entreprise, nous ne nous réunissons plus sur les choses que nous avons l’habitude de faire. Cela nous permet de déterminer la manière dont nous pouvons continuer à améliorer l’expérience client. »

Augmentation des événements organisés par HP de 6 à 26 par trimestre

Grâce à l’automatisation des processus et à une efficacité accrue, Roxie Palacios et son équipe sont plus productifs. En conséquence, l’équipe a augmenté le nombre de nouveaux événements, passant de 6 à 26 par trimestre.

« Depuis l’adoption de Smartsheet, nous avons plus que doublé nos événements, et nous avons réalisé l’équivalent d’une année d’événement en deux trimestres. » En outre, l’équipe Marketing a réduit le délai d’exécution d’un événement, passant de 84 jours en moyenne à 54 jours. « L’utilisation de Smartsheet nous a permis de gagner un mois entier dans le processus de planification des événements », constate Roxie Palacios.  « Cela a également un impact sur nos revenus. » Par exemple, le groupe Marketing investit généralement 15 000 dollars dans la création d’événements et le soutien aux ventes, avec un retour sur investissement moyen de 300 000 dollars par événement, certains gains générés par le groupe Marketing pouvant atteindre 2 millions de dollars. « Jusqu’à présent cette année, nous avons récolté la même somme d’argent au cours du premier semestre que sur la totalité de l’année fiscale précédente », souligne Roxie Palacios.

Le groupe Marketing commercial de HP Amérique du Nord continue de déployer Smartsheet auprès d’autres équipes, telles que les équipes de marketing mondial et d’événements en Europe et en Australie, afin d’automatiser des processus supplémentaires. « Smartsheet nous aide à être plus organisés et à mieux communiquer. Le logiciel nous permet également de mieux travailler ensemble », affirme-t-elle. « Nous sommes impatients de faire profiter de cet outil à davantage de personnes au sein de l’entreprise HP. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.