UTHealth améliore la vaccination des employés et le reporting des données avec Smartsheet

Quand la FDA (Food and Drug Administration) aux États-Unis a autorisé l’utilisation d’urgence des premiers vaccins contre la COVID-19, l’Université du Texas - Health Science Center à Houston (UTHealth) avait besoin d’un moyen pour gérer le processus de vaccination de ses 12 000 employés. UTHealth a travaillé avec Smartsheet pour mettre en place une solution permettant de rationaliser la prise de rendez-vous, les suivis et le reporting des données sanitaires clés aux autorités fédérales et de l’État.

« Notre mission est d’offrir à Houston et à ses environs les meilleurs soins dans la région et, dans de nombreux cas, dans tout le pays », déclare Lindy Anderson-Papke, Directrice de l’amélioration des performances des opérations cliniques chez UT Physicians, un groupe médical de la McGovern Medical School de UTHealth. « Mon équipe travaille à améliorer les opérations et les performances, et nous avons utilisé Smartsheet dans ce cadre. »

UTHealth est un leader régional et national dans le domaine des soins de santé et de l’enseignement médical, avec 12 000 employés répartis dans six écoles et quatre cabinets cliniques. Son personnel étant en tête de liste des priorités en matière de vaccination contre la COVID-19, l’UTHealth devait mettre en place un processus administratif le plus rapidement possible.

« Lorsque les vaccins sont devenus disponibles, nous avons évalué nos possibilités en matière de documentation et de suivi », explique M. Anderson-Papke. « Nous avions le choix entre utiliser du papier ou trouver un moyen numérique de le faire. Nous avons utilisé Smartsheet pour l’automatisation, le recueil d’informations par le biais de formulaires, ainsi que la gestion des données et la génération de rapports. »

Outre la prise de rendez-vous, le personnel du centre de vaccination devait enregistrer les fabricants et les numéros de lot des vaccins, ainsi que surveiller les effets secondaires des employés à plusieurs reprises après leur injection. UTHealth devait également partager les chiffres de vaccination et les rapports de suivi avec les dirigeants de l’organisation et les groupes de surveillance de la santé. L’organisation devait communiquer chaque jour les données au département de gestion des urgences du Texas TDEM (Texas Department of Emergency Management), qui partageait ces informations avec les Centres de contrôle et de prévention des maladies (CDC) aux États-Unis.

Mise en place d’un système

Orapun Phuthomdi, BSIE, CLSSBB, spécialiste de l’amélioration des performances opérationnelles à UT Physicians, et Lindy Anderson-Papke ont collaboré avec une équipe de Smartsheet pour élaborer une solution, en commençant par un ensemble de champs identifiés à partir du système de dossiers médicaux électroniques (DME) existant de l’institution. La première version était prête à être mise en œuvre en l’espace d’une semaine, des ajustements ayant été apportés en fonction de l’expérience de l’équipe UTHealth. Le cadre créé pour UTHealth a servi de base au jeu de modèles du vaccin contre la COVID-19 que Smartsheet propose désormais.

Le processus de vaccination de masse des employés d’UTHealth a commencé par la prise de rendez-vous, qui a été gérée via des formulaires Smartsheet. Des rappels automatisés ont été envoyés avant les rendez-vous pour la première et la deuxième dose, avec des liens vers les formulaires à remplir et des indications sur l’endroit où se garer et s’enregistrer. Les membres du personnel d’UTHealth ont été consultés pour permettre à une moyenne de 200 employés de recevoir des vaccins chaque jour, sept jours sur sept.

Lorsque les employés arrivaient pour se faire vacciner, le personnel utilisait le système pour les enregistrer, consigner les numéros de lot des doses de vaccin et enregistrer tout symptôme survenu pendant la période d’observation post-vaccination. Des e-mails automatisés ont été envoyés à intervalles réguliers après l’administration d’une dose. Ils contenaient un formulaire simple demandant aux employés de signaler tout symptôme qu’ils avaient ressenti.

Génération de rapports

Cette solution a permis à l’équipe de comptabiliser les rendez-vous à l’avance et de prévoir suffisamment de personnel pour les vaccinations quotidiennes. L’extension du système a permis au personnel de ne visualiser que les champs nécessaires à l’enregistrement des données et des doses. Au plus fort des vaccinations, cela a permis de réduire le temps d’attente des employés dans la file d’attente pour leur vaccination.

Orapun Phuthomdi a créé des tableaux de bord pour simplifier la génération de rapports à l’intention de TDEM et d’ImmTrac, le registre des vaccins de l’État, de la direction de l’UTHealth et des groupes chargés de la santé des employés et des maladies infectieuses de l’organisation. Lorsque le centre de vaccination est fermé le soir, elle peut rapidement extraire des chiffres en temps réel pour montrer la progression au cours de la journée. Depuis le début de l’effort de vaccination, les agences ont demandé des détails supplémentaires pour la génération de rapports et Orapun Phuthomdi a pu mettre à jour ses tableaux de bord ou en créer de nouveaux pour répondre à ces demandes.

Une application mobile Smartsheet est disponible, ce qui a aidé Mme Anderson-Papke lors de ses visites sur le terrain au centre de vaccination. Elle a pu retrouver un dossier de rendez-vous et a pu confirmer si un employé avait reçu Pfizer ou Moderna lors de son précédent rendez-vous.

Prochaines étapes

Comme la majorité des employés ont reçu toutes leurs doses de vaccin, Orapun Phuthomdi et Lindy Anderson-Papke se tournent vers la planification des prochaines étapes de la vaccination de leurs collègues. Les informations saisies dans Smartsheet aideront UTHealth à mettre en place un processus permettant de s’assurer que les nouveaux employés ont la possibilité d’être vaccinés et de planifier l’administration de rappels si les autorités sanitaires confirment qu’ils seront nécessaires.

« L’intégralité du processus était nouvelle pour nous tous », dit Mme Anderson-Papke. « Mais nous avons pu envoyer des informations à nos dirigeants, à l’État et à d’autres entités en temps voulu. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.