L’EPMO de Ballad Health utilise le PPM moderne de Smartsheet pour gérer 20 hôpitaux

Ballad Health est une organisation intégrée d’amélioration de la santé communautaire, au service de près d’un million de personnes dans le nord-est du Tennessee, le sud-ouest de la Virginie, le nord-ouest de la Caroline du Nord et le sud-est du Kentucky. Elle gère un système de 20 hôpitaux, des services de soins de moyenne durée et de santé comportementale, ainsi qu’un cabinet médical multispécialité.

Bien que ses établissements soient répartis dans 29 comtés ruraux, Ballad Health s’efforce de fournir à ses employés des moyens de communication unifiés. « Nous voulons être leader et innovateur dans la prestation des soins de santé dans l’Amérique rurale et les hautes terres des Appalaches », explique Isaac Mitchell, vice-président de la gestion de projets et de l’excellence opérationnelle chez Ballad Health. « Cela représente un véritable défi, car notre équipe de soignants et de médecins se trouve en différents endroits et nous cherchons constamment de nouvelles et meilleures façons de travailler ensemble. »

Avec le PPM moderne de Smartsheet, Ballad Health regroupe ses équipes hétérogènes pour pouvoir gérer de manière centralisée les projets et faire ressortir les données critiques sur des tableaux de bord pour les dirigeants. 

« Smartsheet nous permet de nous réunir et de travailler en tant qu’équipe unifiée pour accomplir notre mission et servir honorablement les personnes que nous aidons en leur fournissant les meilleurs soins possibles », explique Isaac Mitchell.

Avant d’adopter le PPM moderne de Smartsheet pour l’ensemble de l’organisation, le bureau de gestion des programmes d’entreprise (EPMO) de Ballad Health s’appuyait sur un mélange d’e-mails, d’outils de gestion de projets et de tableurs pour suivre les éléments d’action, la mobilisation de l’équipe, la capacité du projet et le retour sur investissement. « Nous n’avions pas d’endroit commun où tout le monde pouvait trouver des informations centralisées, explique Isaac Mitchell. Nous stockions les procès-verbaux des réunions à un endroit et les plans de projet à un autre. Nous devions aussi souvent convertir les données en format PDF et les envoyer manuellement aux autres personnes. Je passais parfois 25 % de ma semaine à préparer des données pour un diaporama devant être présenté lors d’une réunion du comité directeur. »

Sans outil unifié, l’EPMO de Ballad Health pouvait devenir un goulet d’étranglement en matière de partage d’informations. « Mon équipe était la seule source pouvant fournir le statut d’un projet ou les informations nécessaires à la création d’un rapport, explique Isaac Mitchell. Par conséquent, nous envoyions des documents et mises à jour “statiques” par e-mail. Nous voulions trouver une façon plus dynamique de gérer les projets, qui remplacerait l’utilisation de fichiers de statuts déjà devenus obsolètes au moment de leur envoi. En fin de compte, nous voulions automatiser le travail manuel afin de pouvoir nous concentrer davantage sur des initiatives plus importantes qui nous permettraient de mieux servir nos clients. »

Rationaliser la gestion de projets et la création de rapports avec le PPM moderne de Smartsheet

Après avoir étudié plusieurs solutions logicielles, Ballad Health a choisi le PPM moderne de Smartsheet comme outil de gestion de projets. « Nous voulions un outil que nous pourrions partager de manière rentable avec l’ensemble de notre organisation et Smartsheet correspondait parfaitement à cette attente, explique Isaac Mitchell. Smartsheet est en outre flexible. Nous ne voulions pas d’une solution prédéfinie : nous avions besoin de quelque chose que nous pourrions utiliser pour répondre à nos besoins spécifiques, et c’est ce que fait Smartsheet. »

L’EPMO de Ballad Health utilise le PPM moderne de Smartsheet pour pouvoir gérer plus de 150 projets à tout moment. À mesure que l’outil était de plus en plus adopté, d’autres équipes, notamment celles chargées de l’excellence opérationnelle, des finances et du marketing, ont commencé à l’utiliser pour suivre les projets. « Le PPM moderne de Smartsheet est très intuitif et facile à utiliser, c’est pourquoi son adoption au sein de nos équipes continue d’augmenter rapidement », explique Isaac Mitchell.

Grâce aux flux de travail automatisés dans Smartsheet, Ballad Health peut envoyer automatiquement des échéances de projet et des rappels aux chefs de projet et autres parties prenantes au sein de l’organisation. L’entreprise utilise également le PPM moderne de Smartsheet pour créer des rapports et des tableaux de bord contenant des vues d’ensemble générales de chaque projet. Les équipes dirigeantes de l’organisation peuvent accéder aux tableaux de bord pour consulter rapidement le dernier statut d’un projet. « Grâce aux flux de travail automatisés, nous avons relié nos feuilles, nos rapports et nos tableaux de bord en un seul endroit », explique Isaac Mitchell. L’organisation s’appuie sur des fonctionnalités Premium telles que Smartsheet Dynamic View pour permettre aux chefs de projet d’accéder aux données spécifiques dont ils ont besoin, et Data Shuttle pour charger des données financières provenant de plusieurs sources externes vers Smartsheet.  

Une gestion de projets plus efficace et une meilleure communication entre les 20 hôpitaux

En utilisant le PPM moderne de Smartsheet, Ballad Health peut suivre automatiquement les projets du début à la fin sans avoir besoin de saisir manuellement les données ou de recourir à plusieurs tableurs et à l’envoi d’e-mails. « Auparavant, lorsque je devais fournir les statuts actualisés des projets à nos dirigeants, je passais plusieurs jours à préparer un rapport. Désormais, je peux leur fournir toutes les données du projet en cliquant simplement sur un bouton dans un tableau de bord, les données étant automatiquement actualisées à chaque fois qu’un chef de projet saisit une mise à jour. » L’EPMO de Ballad Health, qui n’a plus besoin de créer de diaporamas pour les réunions du comité directeur et de la direction, économise plus de 60 heures de tâches administratives par semaine, soit plus de 3 000 heures par an. « La pénurie de main-d’œuvre est réelle et nos ressources sont limitées, comme c’est le cas de nombreux autres organismes de santé, déclare Isaac Mitchell. Le PPM moderne de Smartsheet augmente notre efficacité et notre productivité, de sorte que tous les membres de notre équipe concentrent tout leur potentiel sur nos projets. Au lieu de tout calculer manuellement, nous laissons tranquillement le PPM moderne de Smartsheet le faire à notre place. »

Le PPM moderne de Smartsheet a également augmenté la communication interne en centralisant les données des projets grâce à des feuilles, rapports et tableaux de bord intégrés. 

« Grâce au PPM moderne de Smartsheet, nous pouvons mieux communiquer, depuis un hôpital rural du sud-ouest de la Virginie jusqu’à notre siège social dans le nord-est du Tennessee, explique Isaac Mitchell. L’un de mes objectifs personnels pour cette année est de promouvoir la collaboration avec le système et de partager les bonnes pratiques avec les 20 hôpitaux. Le PPM moderne de Smartsheet soutient cet objectif en améliorant efficacement la communication et la collaboration. »

Fournir de meilleurs soins aux citoyens 

En automatisant les processus manuels et en gagnant du temps dans la création des rapports et la préparation des réunions, l’EPMO peut prendre en charge davantage de projets et se concentrer sur des initiatives stratégiques. « Le PPM moderne de Smartsheet nous libère du temps pour réfléchir à des projets plus importants, comme nos tableaux de bord sur la qualité et la sécurité qui nous aideront à améliorer le service à la communauté et à fournir les meilleurs soins possibles », explique Isaac Mitchell.

Les chefs de projet de l’organisation consacrent également plus de temps à l’analyse des données de santé de la population dans le but de trouver des moyens de réduire le risque potentiel de pertes humaines dues à des problèmes de santé. 

« Le PPM moderne de Smartsheet nous aide à identifier des données qui étaient auparavant cachées dans des tableurs et des rapports statiques. Désormais, nous pouvons discerner les données spécifiques que nous devons suivre, telles que des métriques sur les résultats en matière de santé, et ainsi déterminer comment nous pouvons améliorer ces résultats à travers toute la région dans laquelle nous opérons », explique Isaac Mitchell.

Accélérer l’avancement des projets grâce à la transparence

Ballad Health bénéficie d’une meilleure visibilité sur les projets et les données grâce au PPM moderne de Smartsheet et offre ainsi plus de transparence à l’ensemble de l’organisation. Par exemple, un nouveau tableau de bord et calendrier à l’échelle du système, qui contient des informations actualisées sur les initiatives stratégiques, est mis à la disposition de tous les collaborateurs de Ballad Health, y compris de tous les groupes de PMO, des équipes cliniques de première ligne et de la direction de l’entreprise. Un autre tableau de bord présente l’excellence opérationnelle et le retour sur investissement (RSI) des améliorations de processus. « Nous travaillons en étroite collaboration avec notre équipe financière pour calculer le retour sur investissement des projets dans le tableau de bord et valider ces métriques, explique Isaac Mitchell. Cela crée de la transparence et permet à tout le monde de voir nos succès. » Au cours du dernier exercice fiscal, Ballad Health a enregistré un RSI de plus de 30 millions USD, avec un retour par membre d’équipe 16 fois supérieur à l’investissement.

En outre, Ballad Health a créé un tableau de bord où les partenaires du cabinet médical intégré peuvent visualiser l’avancement actualisé des projets. « Il fournit à nos partenaires la transparence nécessaire pour voir, grâce à des données en temps réel, si nous gagnons ou perdons de l’argent sur un projet donné, explique Isaac Mitchell. En fin de compte, cela nous a permis de progresser plus rapidement. Nous constatons aujourd’hui des gains importants concernant les métriques de retour sur investissement de ces projets. De plus, nos chefs de projet sont en mesure de prendre en charge 30 % de projets supplémentaires. » Ballad Health utilise également le PPM moderne de Smartsheet pour garantir une utilisation des ressources transparente, ce qui aide les chefs de projet à mieux planifier les projets. « Grâce à ces informations, nous pouvons voir si nous avons besoin de plus de collaborateurs sur un projet et entamer des discussions plus constructives sur les priorités organisationnelles », explique Isaac Mitchell.

Ballad Health cherche actuellement à étendre l’adoption du PPM moderne de Smartsheet dans des domaines tels que l’innovation, le marketing, les communications, la santé de la population, la planification stratégique et la santé comportementale. Isaac Mitchell déclare : « Nous continuerons à développer des tableaux de bord et des rapports dans le PPM moderne de Smartsheet afin de mieux suivre nos performances et de rester concentrés sur ce qui compte vraiment : répondre aux besoins de santé de notre communauté. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.