Le Connecticut Children’s rationalise les processus de soins de santé pédiatriques grâce à l’automatisation

Considéré comme l’un des meilleurs hôpitaux pour enfants des États-Unis, le Connecticut Children’s est un établissement de soins pédiatriques indépendant et à but non lucratif. L’un des services, appelé Office for Community Child Health, s’occupe des soins préventifs et se consacre aux interventions communautaires qui favorisent le développement optimal et le bien-être des enfants à l’extérieur de l’hôpital. « Notre service dispose de 17 programmes communautaires qui travaillent avec les familles et les enfants », explique Lauren Dominique, adjointe au vice-président exécutif, Office for Community Child Health, Connecticut Children’s.

Aujourd’hui, Lauren Dominique se porte en ambassadrice du programme Smartsheet Mobilizer et organise des formations accélérées et des déjeuners pour sensibiliser aux capacités de la solution. Tout a commencé lorsque son responsable lui a demandé de tester Smartsheet. « Mon organisation venait de déployer la plateforme et il m’a dit le plus grand bien de cet outil », explique-t-elle. « En quelques mois, je suis devenue spécialiste de Smartsheet ». Intriguée par les possibilités offertes par Smartsheet, Lauren Dominique a suivi les formations de base sur les produits proposées par Smartsheet University. Elle a obtenu les certifications Core Product (formation de base sur les produits) et Project Management (gestion de projets) et a glané des idées sur les outils utilisables pour créer ou améliorer des solutions.

« Un réseau complexe » de partenaires

L’une des solutions les plus récentes développées par Lauren Dominique a permis à son équipe de suivre et transmettre des factures représentant des millions de dollars de subventions. En jetant un coup d’œil aux flux de travail existants, elle et son équipe ne doutaient pas qu’ils pouvaient être améliorés grâce à Smartsheet.

Le Connecticut Children’s a été chargé de diriger une initiative multipartenaires et intersectorielle sur 5 ans visant à améliorer la vie des enfants locaux. Pour financer cette initiative, l’hôpital a reçu une subvention de 30 millions de dollars de la part du ministère américain de l’Éducation. Divers partenaires communautaires se sont également engagés à verser 36 millions de dollars en contrepartie sur cette période de 5 ans. « Cela représente environ 66 millions de dollars d’investissement qui doivent être comptabilisés », analyse Lauren Dominique.

Afin de respecter les exigences fédérales en matière de rapports, le Connecticut Children’s collecte les factures trimestrielles de 17 organisations partenaires sous-traitantes dans le cadre de la subvention. Ces factures doivent ensuite être transmises aux responsables appropriés à des fins d’approbation et de traitement. 

« Comme vous pouvez vous en douter, le processus de suivi de ces factures par e-mail était tout sauf fluide. Nous avions besoin d’un outil pour gérer et surveiller ce réseau complexe », ajoute-t-elle. « Je savais que Smartsheet était la solution idéale pour relever ce défi. »

Un modèle de facturation primé

Pour lancer le processus, Lauren Dominique a conçu un formulaire Smartsheet permettant de saisir les détails des factures de ses partenaires communautaires, déclenchant dans Smartsheet un flux de travail de transmission automatisé grâce à l’intégration avec DocuSign. Les parties prenantes clés reçoivent une notification automatique leur demandant de vérifier et de signer une facture lorsque leur tour est venu dans la file d’attente. Une fois que toutes les parties requises ont signé la facture, DocuSign la transmet au service de comptabilité fournisseurs pour traitement et une copie finale du fichier PDF est jointe à la ligne correspondante dans Smartsheet.

Lauren Dominique était consciente que cet outil pouvait être utile pour d’autres organisations qui collectent de nombreuses factures ou qui présentent plusieurs niveaux d’approbation des factures. Consciente que toutes les organisations ne disposent pas d’un abonnement DocuSign, elle a décidé d’utiliser la fonctionnalité de demande d’approbation de Smartsheet pour créer un modèle utilisable par l’ensemble de la communauté Smartsheet. Ce modèle de gestion de la réception et de la transmission des factures a permis à Lauren Dominique de remporter le prix Community Created Template Showcase de Smartsheet.

« Le nouveau modèle de facturation s’accompagne d’un tableau de bord qui indique l’étape à laquelle se trouve chaque facture, ce qui garantit un traitement rapide », ajoute Lauren Dominique. « Un graphique affiche les paiements trimestriels, vous permettant de suivre les dépenses par rapport aux budgets. Les métriques en haut du tableau de bord donnent un aperçu de la vitesse de traitement, ce qui favorise la responsabilisation interne. »

Simplification des processus

Grâce à un processus automatisé, l’équipe de Lauren Dominique au sein du Connecticut Children’s peut désormais gagner un nombre incalculable d’heures. 

« Cela nous prenait trop de temps de chercher la dernière facture d’un sous-traitant. Certaines personnes mettaient jusqu’à 30 minutes à éplucher leur boîte de réception pour la trouver. Aujourd’hui, grâce à Smartsheet, ce processus est réduit à quelques secondes », confie Lauren Dominique. « Smartsheet nous facilite la tâche. Lorsque quelqu’un a une question, nous n’avons plus besoin de fouiller parmi les e-mails pour trouver la réponse. Il nous suffit d’ouvrir Smartsheet. »

Le modèle sert également de base solide adaptable aux besoins d’autres services du Connecticut Children’s. « La possibilité de personnaliser le modèle tout en maintenant une structure de base à travers l’organisation est inestimable », convient Lauren Dominique.

Simplification de la collecte de données et du suivi des objectifs

Lauren Dominique a également rationalisé le flux de travail lié au programme Healthy Homes du Connecticut Children’s, dans le cadre duquel des propriétaires de biens immobiliers de tout le Connecticut cherchent à rendre leurs maisons plus sûres pour les enfants. « Tout se faisait sur papier. Les membres de l’équipe devaient se rendre au bureau, récupérer les demandes parmi le courrier reçu et saisir manuellement les informations dans la base de données », se souvient Lauren Dominique. Désormais, l’équipe recueille les demandes des propriétaires de biens immobiliers à l’aide de formulaires Smartsheet, de sorte que les informations sur leurs biens sont directement saisies dans la base de données.

Par la suite, Lauren Dominique a entrepris d’aider ses collègues à suivre leurs objectifs dans Smartsheet. « Nous créons une Dynamic View dans Smartsheet dont nous partageons le lien et les utilisateurs peuvent ajouter de nouvelles lignes pour saisir leurs objectifs. Au fil de l’année, nous faisons le point chaque trimestre sur le statut des objectifs », déclare-t-elle. « Cette configuration permet aux membres de l’équipe d’accéder facilement à leurs informations et de les mettre à jour. »

Plus d’automatisation pour des processus rationalisés

Lauren Dominique travaille actuellement sur un projet visant à simplifier les rapports mensuels fédéraux, notamment la façon dont les membres de l’équipe (et en particulier ceux qui s’occupent des subventions) allouent leur temps. Auparavant, le processus nécessitait que l’Office for Sponsored Programs du Connecticut Children’s saisisse manuellement les données d’une feuille de calcul dans un document, enregistre le document au format PDF, puis l’envoie par e-mail à chaque membre de l’équipe pour vérification et approbation. Chacun téléchargeait, imprimait, signait, scannait et renvoyait le document par e-mail. « Ce processus mensuel implique des centaines de collaborateurs. L’administrateur devait suivre le statut de chaque rapport mensuel et assurer le suivi avec les membres de l’équipe, le tout par e-mail », complète Lauren Dominique. L’Office for Sponsored Programs a contacté Lauren Dominique pour l’aider à automatiser ce processus manuel. « Maintenant que la solution Smartsheet est en place, l’administrateur n’a plus qu’à charger sa feuille de calcul dans Smartsheet et à laisser la plateforme faire le reste. Smartsheet envoie automatiquement des demandes d’approbation et des rappels aux membres de l’équipe et génère des fichiers PDF au fil des approbations reçues. »

Ces solutions ont permis au Connecticut Children’s de bénéficier d’une visibilité et d’un précieux gain de temps. « Nous disposons désormais d’une source de vérité fiable. Au lieu de documenter le travail par e-mail, nous utilisons Smartsheet », confie Lauren Dominique. « Je ne m’imagine plus suivre les tâches à travers des e-mails. Smartsheet est tellement plus pratique. »

Victoires personnelles d’une spécialiste Smartsheet

En tant que spécialiste Smartsheet au sein de son organisation, Lauren Dominique a également trouvé un épanouissement personnel et une certaine satisfaction. « J’ai reçu un Spot Award, une reconnaissance pécuniaire accordée par mon organisation aux collaborateurs qui apportent une contribution inestimable au-delà de leurs responsabilités standard », conclut-elle. 

« Smartsheet a eu un impact profond sur mon développement professionnel et ma réputation. Je ne connaissais pas cette plateforme lorsque j’ai pris mes fonctions et j’ai l’impression d’avoir trouvé ma voie. Cela a renforcé ma confiance en moi. Je me sens libre d’exprimer mes idées. Je suis considérée comme une experte crédible en la matière et cela a considérablement amélioré mon statut et mon image parmi mes pairs. De nombreux collègues me surnomment "Miss Smartsheet". La visibilité que j’ai acquise en maîtrisant Smartsheet est vraiment gratifiante. »