AdventHealth centralise les données des prestataires de soins de santé régionaux et accélère les délais de gestion des projets avec Smartsheet

En tant que système de santé basé sur la foi, AdventHealth est guidé par une mission holistique qui vise à soigner à la fois le corps et l’esprit. L’organisation prodigue des soins à 7,1 millions de patients chaque année, par l’intermédiaire de 53 hôpitaux et d’un réseau de cliniques ambulatoires et d’établissements de soins de suite et de réadaptation.

Avec des établissements répartis dans neuf États, AdventHealth s’appuie fortement sur son service de gestion de projets, qui utilise Smartsheet pour faire le suivi de chaque étape, des projets de construction à l’amélioration des processus et à l’intégration des médecins. « Smartsheet améliore l’efficacité de notre service », explique Maria Boyd, vice-présidente adjointe de la gestion de projets chez AdventHealth. « Nous pouvons suivre nos projets en toute transparence, de leur lancement à leur conclusion. »

Avant d’utiliser Smartsheet, les équipes d’AdventHealth West Florida ne disposaient pas d’une méthode de suivi des projets. Une situation devenue problématique, car de plus en plus de services au sein de l’organisation avaient besoin d’aide pour gérer leurs projets. 

« Nous n’avions pas les outils adéquats. Les membres de l’équipe d’AdventHealth utilisaient principalement des e-mails ou des feuilles de calcul, et la visibilité des projets ou des informations sur les prestataires était limitée », explique Natalia Lara, chef de projets chez AdventHealth. 

Les services passaient donc beaucoup de temps à exécuter deux fois les mêmes tâches et à suivre manuellement l’avancement des projets. « Nos équipes géraient parfois des centaines de tâches différentes avec plusieurs parties prenantes, ce qui nécessitait de nombreux échanges d’e-mails », explique Mme Boyd. « Je passais le plus clair de mon temps à essayer de trouver le bon interlocuteur et les informations les plus récentes sur un projet. Et quand je recevais enfin une réponse à ma question, il était déjà temps d’envoyer un rappel d’échéance sous forme d’un e-mail de suivi. Notre objectif stratégique était d’alléger les opérations au sein de notre service, et nous savions que nous devions accroître notre efficacité pour y parvenir. »

Simplifier les projets et les processus avec Smartsheet 

L’équipe de gestion de projets d’AdventHealth a adopté Smartsheet en raison des fonctionnalités de la solution et de sa simplicité. « Smartsheet est très conviviale. Nous n’avons, pour la plupart, que peu d’expérience en programmation. Et cet outil low-code nous permet de créer facilement une solution de gestion de projets personnalisée », précise Natalia Lara.

AdventHealth utilise Smartsheet tous les jours pour suivre et gérer de manière centralisée l’intégration et l’exclusion des prestataires, le recrutement des médecins, la construction et les initiatives du service. Les chefs de projets peuvent saisir de nouvelles informations concernant un projet, mettre à jour le statut d’un projet et suivre son avancement dans un seul et même endroit au sein de Smartsheet. Grâce aux flux de travail automatisés de Smartsheet, des rappels d’échéance et d’autres notifications de jalons sont envoyés aux parties prenantes dans tout l’ouest de la Floride. 

« Plusieurs parties prenantes interviennent dans l’ensemble du système AdventHealth. Et grâce à des centaines de notifications intégrées à Smartsheet, chaque partie prenante reçoit des rappels et des mises à jour opportunes sur les projets », explique Mme Boyd. 

Lors du lancement d’un nouveau projet dans Smartsheet, nous créons des solutions avec des messages automatiques qui informent des parties prenantes spécifiques de l’étape suivante requise dans le flux de travail afin que les projets continuent de se dérouler sans heurt.

AdventHealth utilise également Smartsheet pour créer des rapports et des tableaux de bord sur les projets destinés aux équipes, aux parties prenantes et aux dirigeants concernés. Chaque tableau de bord contient des vues d’ensemble des projets, et fournit des métriques actualisées et des mises à jour de statut. Les services peuvent accéder à des tableaux de bord personnalisés pour voir les dates de début et d’autres informations clés sur l’intégration. La direction, quant à elle, peut obtenir un aperçu de chaque phase d’un projet ou des données du prestataire. Les dirigeants d’AdventHealth utilisent également des tableaux de bord pour suivre les documents relatifs aux initiatives des prestataires chargés dans Smartsheet par les équipes responsables du développement commercial et de la stratégie.

Par ailleurs, AdventHealth utilise Smartsheet pour recueillir et stocker les données d’acquisition partagées par des parties externes. « Nous collaborons avec des parties externes lors des acquisitions, et il nous suffit de leur envoyer un lien unique dans Smartsheet pour qu’elles puissent facilement charger des documents financiers », déclare Mme Boyd.

Une source unique de vérité pour les données relatives aux prestataires, au recrutement et aux sites

AdventHealth utilise Smartsheet pour centraliser toutes les données des projets et simplifier le suivi de centaines de projets, à tout moment. Désormais, au lieu d’envoyer plusieurs e-mails aux parties prenantes et de rechercher des informations actualisées dans différentes feuilles de calcul, les parties prenantes du projet peuvent tout consulter au même endroit. « Smartsheet nous a aidés à simplifier et à centraliser nos processus d’intégration et de recrutement des médecins, offrant ainsi une meilleure communication au sein de nos services », se félicite Mme Boyd. 

« Nous avons une petite équipe. Smartsheet est devenue notre source unique de vérité pour toutes les données relatives aux prestataires, au recrutement de médecins et aux nouveaux sites. Nous pouvons ainsi agir quasiment en tant que bureau de gestion de projets dans tout l’ouest de la Floride. »

Auparavant, AdventHealth devait gérer des plans de travail distincts pour chaque type de transition d’intégration, notamment les arrivées et les départs des prestataires, ainsi que les mutations. « Chaque transition comportait des tâches différentes et jusqu’à 300 éléments à suivre au total », explique Mme Lara. « En migrant toutes ces données vers Smartsheet, nous avons créé des modèles capables de rassembler toutes ces informations. Tout devient plus efficace et encore plus accessible. »

Un processus d’intégration plus précis grâce à une meilleure visibilité 

Grâce aux notifications, aux rapports et aux tableaux de bord automatiques de Smartsheet, les dirigeants d’AdventHealth bénéficient d’une meilleure visibilité sur le processus d’intégration, car ils peuvent accéder à des données détaillées en temps réel dans les tableaux de bord Smartsheet. 

« Les parties prenantes ne perdent plus de temps à chercher les données d’un projet : elles accèdent d’un simple clic à toutes les informations », explique Mme Boyd. « Elles trouvent rapidement les documents dont elles ont besoin. » 

Grâce à un accès simplifié aux informations, les dirigeants peuvent obtenir un aperçu en temps réel du nombre précis de prestataires de soins de santé qui rejoignent ou quittent l’organisation. « Nous disposons désormais d’une liste précise des prestataires et pouvons suivre les tendances de croissance d’AdventHealth dans Smartsheet », confie Mme Lara. « Nous pouvons voir combien de prestataires quittent l’organisation ou changent de site, ainsi que le temps nécessaire à l’intégration de nouveaux éléments. Notre équipe d’intégration a indiqué que la visibilité et la transparence des données sur les prestataires se sont considérablement améliorées depuis la mise en œuvre de Smartsheet. Nos équipes de recrutement ont déclaré qu’elles économisaient plusieurs heures de travail grâce aux métriques et aux flux de travail automatisés. Nous pouvons maintenant déterminer de façon précise pourquoi 30, 90 voire 120 jours étaient nécessaires au recrutement ou à l’intégration, et prendre des mesures pour réduire ce délai. »

Grâce à Smartsheet, les parties prenantes bénéficient également d’une meilleure visibilité et peuvent s’assurer que les projets atteignent les jalons critiques tout au long du processus. « Nos processus d’approbation gagnent en fluidité, car nous sommes en mesure de suivre les échéances et de surveiller étroitement les retards dans nos processus », explique Natalia Lara. « Les tableaux de bord permettent également de maintenir le niveau d’implication de nos services. Personne ne souhaite voir son projet signalé comme étant en retard sur un tableau de bord : ce type de visibilité renforce la responsabilité et la transparence. Les tableaux de bord nous indiquent également le nombre d’initiatives actives que nous menons sur différents marchés, ou le nombre de spécialités pour lesquelles d’autres marchés envisagent de recruter, car toutes ces informations sont centralisées et visibles par chaque partie prenante. »

Réduction du délai d’exécution des projets 

Grâce aux gains d’efficacité obtenus avec Smartsheet, AdventHealth peut réduire le délai d’exécution des nouvelles initiatives. « Smartsheet accélère les processus, et si nous constatons que certains de nos projets stagnent sur une longue période, nous pouvons en réduire le délai d’exécution de bout en bout », précise Mme Boyd. Le service de gestion de projets d’AdventHealth économise également du temps et de l’argent en automatisant les tâches de gestion, en évitant la saisie manuelle de données et en réduisant les envois d’e-mails. 

« J’aurais besoin d’au moins deux collaborateurs supplémentaires pour effectuer toutes les tâches administratives que Smartsheet réalise automatiquement pour nous, notamment l’envoi de rappels et le suivi des projets », déclare Mme Boyd.

L’étape suivante pour AdventHealth sera d’étudier l’adoption d’autres fonctionnalités Smartsheet. « Smartsheet commence vraiment à porter ses fruits et à s’implanter dans d’autres services », constate Mme Boyd. « Je ne m’attendais pas à ce que cette solution améliore autant nos processus quotidiens et la visibilité dans toute l’entreprise. Elle a vraiment transformé nos méthodes de travail. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.