American Roofing accélère ses achats et réduit ses coûts grâce au générateur de documents Smartsheet.

En plus de 100 ans, American Roofing & Metal est passée d’une petite entreprise locale à une importante société régionale de construction de toitures. L’entreprise est devenue trop grande pour stocker ses informations sur des documents papier et utiliser des processus manuels pour les achats, la planification et d’autres processus métier. Grâce aux nouvelles fonctionnalités de Smartsheet, notamment l’outil de création de documents et de création de formulaires avec logique conditionnelle, American Roofing a professionnalisé et accéléré ses achats, le recrutement, et d’autres tâches administratives, économisant ainsi du temps et de l’argent tout en renforçant son image professionnelle.

« L’entreprise a presque quintuplé en l’espace de trois ans », explique Rob Waite, vice-président exécutif d’American Roofing. « Nous avions vraiment du mal à faire évoluer notre infrastructure informatique, et ne pouvions pas continuer simplement à recruter pour résoudre le problème ; il s’agissait plutôt d’un problème plus profond de processus, qui nécessitait une technologie d’automatisation et de collaboration pour combler les lacunes. »

La clientèle d’American Roofing se compose de particuliers, de commerces et de clients industriels situés à Louisville, à Lexington, à Cincinnati et dans une vaste région environnante. Rob Waite décrit la toiture comme une partie « très rapide » du processus de construction, c’est-à-dire la dernière étape d’un projet de construction qui est souvent accélérée pour respecter un délai serré. Les contrats peuvent être conclus un jeudi pour un début des travaux le lundi. Cela laisse peu de temps pour trouver des matériaux de construction, affecter et planifier les ouvriers, et s’assurer que toutes les certifications requises sont en place. En outre, les processus métier manuels d’American Roofing ne permettaient pas d’agir aussi rapidement que les clients l’auraient souhaité.

« Dans le passé, nous dépendions principalement de deux facteurs : le savoir-faire "traditionnel", comme nous l’appelons, et l’utilisation de feuilles de calcul dans tous les domaines », explique Rob Waite. « Il n’existait pas vraiment d’endroit unique pour consulter les informations, et sa création a été lourde sur le plan administratif. Nous avions besoin que les informations soient stockées dans un emplacement centralisé et qu’elles soient facilement accessibles depuis n’importe quel appareil, n’importe où et n’importe quand. De plus, il fallait que cet emplacement soit aussi automatisé que possible. »

Rob Waite avait déployé Smartsheet chez American Roofing environ trois ans plus tôt, pour faciliter un changement de direction et relier certaines fonctions disparates de l’activité. Il s’est rendu compte que les principaux problèmes de l’entreprise liés, que constituent la génération de documents et la saisie de données en double, pouvaient être résolus grâce à deux nouvelles fonctionnalités de la plateforme : l’outil de création de documents et la logique conditionnelle dans les formulaires.

L’outil de création de documents transforme les achats

La plupart des clients et des fournisseurs d’American Roofing ont besoin de documents de commande imprimés pour satisfaire les exigences d’audit et de surveillance. Leur création était un processus laborieux qui demandait de copier les données du dossier de projet Smartsheet dans un modèle PDF modifiable. Rob Waite était à la recherche de solutions pour automatiser le processus de transfert de données lorsque Smartsheet a annoncé la version bêta de l’outil de création de documents. 

« La création d’un document était encore une tâche fastidieuse qui nécessitait beaucoup de saisie manuelle et une longue relecture », explique Rob Waite. « Quand l’outil de création de documents est arrivé, j’ai participé à la première version bêta. En 24 heures, nous avions mis en place un tout nouveau système d’achat. »

Avec l’ancien processus, les bons de commande étaient faxés aux fournisseurs, et il fallait ensuite téléphoner pour confirmer la commande et fixer une date de livraison. Cela prenait parfois plusieurs jours. Avec l’outil de création de documents, une fois qu’un achat est approuvé, l’administrateur clique sur un bouton pour envoyer automatiquement au vendeur un bon de commande avec un lien pour confirmer la réception et un sélecteur de dates de calendrier pour la date de livraison. Cette réponse est automatiquement renvoyée au système d’American Roofing et donne à l’équipe de projet les informations dont elle a besoin pour commencer à programmer les ouvriers pour le travail.

« Pour environ trois quarts des commandes que nous passons, l’ensemble du processus prend tout au plus en une heure », précise Rob Waite. « Depuis l’approbation du projet jusqu’à son envoi au fournisseur, en passant par la date de livraison que ce dernier nous a communiquée, le chef de projet sait exactement quand les matériaux vont arriver. Et il suffit d’une seule personne pour orchestrer le tout, en cliquant simplement sur "créer un document". C’est un gain de temps considérable, qui libère des personnes pour qu’elles puissent se consacrer à des tâches à valeur ajoutée plutôt qu’à la paperasserie administrative. »

La rationalisation du processus permet également à l’entreprise de réaliser des économies. Au lieu de stocker des matériaux de construction pour pallier l’éventualité d’une commande spécifique qui ne pourrait pas être satisfaite rapidement, l’entreprise peut passer des commandes de projets groupées auprès des fabricants afin de bénéficier de prix plus bas.

Création rapide de lettres d’offre d’emploi

American Roofing utilise également l’outil de création de documents pour générer des lettres d’offre d’emploi dans l’entreprise. Lorsque le responsable du recrutement veut proposer une offre d’emploi, il lui suffit d’un clic pour créer une lettre personnalisée contenant la rémunération et les autres détails du poste, qui est prête à être signée par le responsable et le candidat à la fin du dernier entretien d’embauche. Les processus de pré-embauche, tels que le dépistage de drogues, la vérification des antécédents et la formation OSHA, peuvent être lancés immédiatement.

« Les candidats ont été impressionnés par cette rapidité », se félicite Rob Waite. « Ils ont peut-être passé des entretiens d’embauche dans d’autres entreprises et n’ont pas connu de tels délais. Cela permet de réduire considérablement le délai entre l’embauche et le moment où ils peuvent effectivement commencer à travailler. Chaque fois que nous pouvons raccourcir le processus, cela aide énormément, et la première étape est toujours la lettre d’offre d’emploi initiale. »

Rob Waite et ses collègues prévoient d’utiliser l’outil de création de documents pour d’autres processus basés sur des documents, tels que les offres commerciales, les soumissions de projets et les ordres de modification. En automatisant les points clés du processus de terrain et de construction, American Roofing peut répondre plus rapidement aux opportunités et documenter les changements susceptibles d’affecter les coûts, ce qui évite les surprises lors de l’envoi de la facture finale. Par ailleurs, Rob Waite explique que sa plateforme est agréée par les vérificateurs ; le processus intégré d’approbation des documents protège les données, et son expert en RH explique qu’il n’est pas nécessaire d’investir dans un système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH) coûteux pour accomplir ce que Smartsheet fait déjà.

Saisie des informations et élimination des doublons à l’aide de formulaires.

Les équipes de couvreurs doivent mettre à jour les détails des projets sur le chantier. Rob Waite a donc créé des formulaires dans Smartsheet pour que les équipes puissent facilement saisir les informations sur les appareils mobiles. Ses formulaires originaux étaient longs et comportaient tous les détails imaginables du projet. Puis Smartsheet a introduit la logique conditionnelle pour les formulaires, et Rob Waite a pu rationaliser le processus de saisie des données pour accélérer le travail et éviter les erreurs.

« Une feuille de tableur traditionnelle fonctionne horizontalement », explique Rob Waite. « Mais lorsque vous avez plusieurs centaines de personnes qui travaillent sur leurs smartphones, l’organisation horizontale ou verticale des données peut avoir un impact considérable sur la vitesse à laquelle elles peuvent les parcourir. Je commençais à chercher des alternatives à nos grands formulaires complexes lorsque Smartsheet a introduit la logique conditionnelle. Le formulaire n’affiche que le minimum, mais, lorsque vous saisissez des données qui répondent à certaines conditions, des cellules supplémentaires apparaissent. Cela augmente la précision, car les utilisateurs ne peuvent pas se tromper de chemin par accident. »

Amélioration de la visibilité et du professionnalisme grâce aux tableaux de bord et aux rapports

Tout comme les formulaires simplifient la saisie de données essentielles, les tableaux de bord Smartsheet permettent à Rob Waite d’adapter le reporting aux parties prenantes qui en ont besoin. Ce dernier peut donner à la haute direction une vision claire de l’état d’avancement du projet, en signalant rapidement les problèmes potentiels qui pourront ainsi être traités avant de venir perturber le calendrier des travaux ou entraîner un dépassement des coûts.

Il a également créé des tableaux de bord de tâches personnalisés pour les employés administratifs, qui permettent d’établir un flux de travail logique pour la journée, en hiérarchisant les tâches pour qu’ils puissent se concentrer plus facilement sur les plus importantes d’entre elles. En cochant les tâches terminées les plus importantes, les administrateurs ont une vision plus claire des efforts qu’ils font pour l’ensemble de l’entreprise. Ce processus génère même une certaine compétition entre les membres du personnel pour voir qui peut effectivement accomplir le plus de choses en une journée.

Pour les plus grands prestataires généraux de la société, Rob Waite a créé des rapports hebdomadaires sur l’avancement des travaux qui comprennent des taux de production, des photos et d’autres détails clés pour tenir informées toutes les parties intéressées. Non seulement ils aident les clients à garder la maîtrise de leurs projets essentiels, mais ils permettent à American Roofing de présenter une image plus professionnelle et plus soignée.

« Comme la toiture se fait à la dernière minute, il est difficile de trouver le temps de paraître aussi professionnel que possible », précise Rob Waite. « Smartsheet nous a aidés non seulement à répondre plus rapidement aux besoins des clients, notamment pour les documents écrits, mais aussi à améliorer la qualité de nos prestations. Cela nous donne vraiment l’impression d’avoir plus d’envergure, en particulier auprès de nos fournisseurs, qui voient maintenant que nous sommes beaucoup plus stratégiques et analytiques qu’ils ne le pensaient au départ. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.