Künz accroît l’efficacité de la gestion globale de ses projets grâce à Smartsheet

Si vous pénétrez dans n’importe quel port maritime ou terminal à conteneurs, vous y trouverez inévitablement Künz. Fondée en 1932, cette entreprise familiale autrichienne est un chef de file mondial dans la conception de solutions de pointe pour la manutention de conteneurs. Des grues innovantes aux équipements portuaires spécialisés, l’entreprise offre efficacité et ingéniosité à tout moment.

« Künz est établi près du lac de Constance en Autriche, et dispose de filiales en Italie, en Suisse, en Slovaquie, aux Pays-Bas et en Pologne », explique Christian Hainzl, responsable de la mise en service des systèmes chez Künz. « Je gère le département de mise en service depuis le cœur de notre entreprise, en accompagnant les équipes réparties sur plusieurs sites dans le développement de logiciels d’automatisation pour les grues, la mise en service sur site et la remise des grues aux clients. »

Documentation instantanée des tâches

Christian Hainzl a cherché une solution centralisée pour gérer efficacement les équipes de Künz réparties sur différents sites. « Auparavant, nous utilisions une plateforme de collaboration bien connue pour enregistrer les étapes et les problèmes des projets, mais nous la trouvions inefficace », explique-t-il. Compte tenu du nombre important de personnes présentes sur le site, il est devenu difficile de tenir à jour et d’aligner les documents. À mesure que le travail administratif s’accumulait, les travailleurs sur site passaient davantage de temps sur la documentation. « Il est essentiel de documenter notre travail, mais il devrait être facile pour les équipes sur site de le faire en second plan », souligne M. Hainzl. 

Mécontente de ses outils de collaboration existants, la société s’est tournée vers Smartsheet, qu’un client lui a présenté. Puis Nanga Systems, un partenaire de Smartsheet, a lancé une démonstration de faisabilité. « Nous voulions simplifier les tâches comme le suivi des problèmes, les listes de vérification et les rapports quotidiens », explique M. Hainzl. 

« L’attrait de Smartsheet réside dans ses fonctionnalités de collaboration en temps réel et son suivi intégré des problèmes, qui nous permettent d’atteindre notre objectif principal. »

« Dans les projets d’ingénierie complexes critiques en termes de sécurité, le suivi et les rapports méticuleux des problèmes sont essentiels pour garantir une excellente qualité du projet et son exécution dans les délais », explique M. Hainzl. « Mon rôle consiste à recueillir des renseignements sur site et à préparer des rapports quotidiens pour les responsables de projet, tout en minimisant les perturbations pour le personnel du site. » Pour rationaliser l’accès aux projets et aux données, il s’appuie sur les tableaux de bord de Smartsheet. « Grâce à eux, je peux rapidement évaluer l’état d’avancement du projet et identifier les problèmes en suspens », fait-il remarquer. « À titre d’exemple, si un collègue autrichien me pose des questions sur l’état d’avancement des tâches en Italie, je peux consulter le tableau de bord et lui fournir des mises à jour instantanées. »

Résolution des problèmes en suspens

La production de rapports de Smartsheet simplifie le suivi et la communication des problèmes en suspens à l’équipe. « Je peux me rendre sur le site, prendre une photo avec mon smartphone pour documenter les points non résolus, les ajouter à une note Smartsheet et les partager avec l’équipe. » Cette approche collaborative en temps réel aide également Künz à simplifier la remise des grues aux clients. « Auparavant, environ 10 % des tâches de mise en service restaient non résolues et nécessitaient d’être revues avant la remise au client », reconnaît Christian Hainzl. 

« Maintenant, grâce aux listes de vérification automatisées de Smartsheet, nos employés savent exactement quel travail reste à faire avant de remettre une grue au client. »

Le transfert de la notification et de la résolution des problèmes en ligne a réduit le besoin de visites répétées sur site. « Une fois que nous avons résolu tous les problèmes, je peux rapidement mettre à jour la documentation et l’envoyer au chef de projet pour approbation finale sans qu’il ait à se déplacer sur site. Cela nous permet d’économiser beaucoup de temps et d’argent. »

« Au sein de l’ensemble de l’entreprise, 23 chefs de projet utilisent les tableaux de bord de Smartsheet pour se tenir informés de leurs projets », explique Christian Hainzl. Compte tenu des conditions météorologiques souvent difficiles sur site, il est essentiel d’accéder rapidement aux données clés sur leurs dispositifs mobiles. « De cette façon, ils peuvent rapidement identifier les problèmes, prendre des notes ou remplir des formulaires de base, ajoutant ensuite des informations plus détaillées via la version du navigateur Web au bureau. » Une fois les mises à jour apportées aux problèmes existants ou un nouveau problème créé, l’automatisation garantit que toutes les parties prenantes sont rapidement informées.

Un parcours rapide de l’apprenant au travailleur sur site

Smartsheet facilite non seulement la gestion de projet de Künz, mais joue également un rôle crucial dans la formation et l’intégration. « Une partie de mon travail consiste à veiller à ce que nos employés soient correctement formés. Une fois, en parcourant le centre de solutions pour obtenir des informations sur l’utilisation de Smartsheet, j’ai découvert des modèles d’intégration, que j’ai personnalisés pour répondre à nos besoins », se souvient M. Hainzl.

Grâce à Smartsheet, M. Hainzl met en évidence les sujets critiques et oriente les employés vers les manuels intranet de la société. « Compte tenu de notre documentation dispersée, cette approche centralisée est inestimable », note-t-il. Cela lui permet de gagner du temps en répondant aux demandes mineures et en guidant les membres de l’équipe vers les dossiers pertinents. Il ajoute : « Maintenant, ils apprennent surtout de manière indépendante. Je ne fais qu’organiser des réunions rapides pour garantir la clarté et aborder des questions complexes. »

Aujourd’hui, M. Hainzl peut suivre la durée de chaque étape de formation, ce qui l’aide, lui et les autres responsables, à appréhender l’échéancier d’intégration. « Je reçois fréquemment des demandes de renseignements sur la durée nécessaire à la formation d’une nouvelle recrue afin qu’elle puisse opérer de manière indépendante sur site, donc cet outil est inestimable pour notre direction », souligne-t-il.

Le service des RH utilise les capacités de Smartsheet pour améliorer le regroupement des candidats. « Nous organisons des réunions de recrutement dans les écoles pour attirer les futurs diplômés. Cependant, pour des raisons de protection de la vie privée, nous ne pouvons pas obtenir auprès des écoles les informations personnelles sur les participants », explique Christian Hainzl. « Nous créons donc un formulaire lié à un code QR pour les futurs candidats. Ils peuvent le scanner, partager leurs coordonnées et recevoir des e-mails des RH sur les postes vacants à la fin de l’année scolaire. Ce processus est entièrement conforme aux réglementations en matière de confidentialité des données. »

Une solution intuitive et évolutive 

Actuellement, plus de 230 utilisateurs profitent de Smartsheet dans différents services. « Outre la centralisation, l’un des plus grands avantages de Smartsheet réside dans sa convivialité », remarque M. Hainzl. 

« Contrairement aux autres plateformes de collaboration, qui nécessitent souvent une expertise en matière de personnalisation, Smartsheet propose des modèles intuitifs adaptés précisément à nos besoins. »

Satisfaite des résultats, la société envisage d’étendre l’utilisation de Smartsheet, notamment en développant des modèles pour les projets hydroélectriques de Künz. « L’aventure numérique avec Smartsheet s’est avérée enrichissante », résume Christian Hainzl. « Et nous avons l’intention de poursuivre sur cette voie. »