Balt utilise Smartsheet pour rationaliser les processus internes dans le cadre de son engagement dans le traitement des maladies neurovasculaires

Peu après sa fondation en France en 1977, Balt a présenté l’un des premiers dispositifs d’intervention neurovasculaire au monde. Quarante-six ans plus tard, Balt est désormais un fabricant mondial de dispositifs médicaux comptant 700 employés à travers 10 pays. L’entreprise collabore étroitement avec des médecins et des établissements de santé pour concevoir des dispositifs médicaux destinés à traiter les AVC et d’autres maladies neurovasculaires. 

Face au développement de l’entreprise, l’équipe informatique devait élaborer et déployer plus rapidement des solutions pour soutenir cette croissance. « Nous devons livrer nos produits en temps opportun pour aider les patients à se soigner. Il est donc très important que nous mettions en place des solutions internes à cette fin. C’est ce qui nous permet de maintenir notre position de leader de l’innovation », explique Kheng Ang, directeur informatique pour les opérations mondiales chez Balt. Les systèmes d’entreprise mis en place au sein de Balt, notamment une solution de planification des ressources d’entreprise (ERP), n’offraient pas l’agilité requise par le service informatique. « Cela nous prenait un temps fou pour apporter des modifications au système ERP, sans compter qu’il n’était pas très convivial », se souvient Kheng Ang. 

De plus, les systèmes internes de Balt ne favorisaient pas la collaboration. « Nous comptons divers sites de fabrication, de distribution et de vente dans le monde entier, et l’ensemble du personnel utilisait des tableurs et des e-mails pour communiquer sur les projets. Il nous fallait plus de cohérence au niveau des processus », analyse Kheng Ang.

Création d’applications pour approuver les demandes et gérer les tickets dans Smartsheet

Kheng Ang et son équipe ont commencé à utiliser Smartsheet en 2021 dans le cadre de la gestion de projets. « Nous avons commencé à utiliser Smartsheet pour rationaliser les projets et améliorer la collaboration », confie-t-il. « Puis, nous avons commencé à créer des solutions dans Smartsheet, et nous avons déployé un programme pour les utilisateurs expérimentés. » L’équipe informatique a ensuite créé son propre centre d’excellence Smartsheet interne, concevant des solutions pour différents services et intégrant Smartsheet au portefeuille de systèmes d’entreprise de Balt. « Nous sommes presque devenus le fournisseur de logiciels de l’entreprise, et Smartsheet est notre principal outil », décrit Kheng Ang.

L’une des premières solutions d’entreprise créées par Balt dans Smartsheet fut un système de gestion des demandes d’achat internes de tout type, des matériaux de fabrication aux ordinateurs portables des employés. « Auparavant, les demandes d’achat étaient approuvées via des e-mails ou des tableurs. Le processus ne prenait en charge que deux approbateurs, indépendamment de l’augmentation du nombre de demandes et de services qui l’utilisaient », raconte Kheng Ang. 

Balt a créé un nouveau système de demande via des flux de travail automatisés dans Smartsheet. Le système prend en charge jusqu’à huit approbateurs et détermine automatiquement à quel approbateur envoyer un formulaire de demande d’achat. « Désormais, le processus est vérifié et approuvé par les bonnes équipes, et il est également intégré à notre système ERP afin que le service financier puisse le suivre et s’assurer que tout est payé à temps », précise Kheng Ang. « Nous avons commencé à utiliser le nouveau système aux États-Unis et nous l’avons déployé à l’échelle globale après avoir reçu les commentaires d’autres équipes. » La solution de gestion des demandes d’achat tire parti du générateur de documents Smartsheet pour produire automatiquement des PDF à partir des demandes d’achat approuvées, y compris les signatures numériques des approbateurs, qui se transforment ensuite en bons de commande.

Balt a également utilisé Smartsheet WorkApps pour intégrer rapidement une application de gestion des tickets à Smartsheet, permettant au personnel informatique de gérer les tickets ou de rechercher des informations dans la base de connaissances de l’entreprise en un seul endroit.

« Nous manquions cruellement d’une plateforme de gestion des tickets efficace et conviviale. Smartsheet a changé la donne », se réjouit Kheng Ang.

Kheng Ang a également créé un tableau de bord ERP qui affiche le temps d’attente estimé pour les tickets, afin que les utilisateurs internes sachent à quel moment leur ticket sera traité. Actuellement, l’équipe informatique reçoit 170 tickets par mois via l’application. 

Plus récemment, l’équipe informatique de Balt a utilisé Smartsheet pour créer une solution RH qui rationalise le processus d’intégration et de départ des employés.

Une façon simplifiée de créer des solutions pour les entreprises

Balt a tiré profit de la simplicité d’utilisation de Smartsheet pour créer et déployer son système de gestion des demandes et des tickets. « Smartsheet est une plateforme très conviviale qui nous permet de développer rapidement des solutions pour notre entreprise », avoue Kheng Ang. « Cet outil low-code simplifie le processus de création, même si vous n’êtes pas ingénieur logiciel. Par exemple, un analyste junior de mon équipe qui n’a quasiment aucune expérience en développement a créé facilement pour moi un projet en un mois. »

Smartsheet est également facile à utiliser pour les responsables de secteurs d’activité de Balt, les tableaux de bord Smartsheet leur permettant de vérifier et d’approuver rapidement les demandes d’achat. « L’outil de demande d’achat devait être suffisamment convivial pour que nos cadres dirigeants puissent l’utiliser efficacement. Il est même accessible depuis leur appareil mobile », explique Kheng Ang.

Approbation de 45 % des demandes en une journée

Grâce à sa nouvelle solution de gestion des demandes d’achat Smartsheet, Balt peut approuver 45 % de ses demandes en un jour ouvré et près de 100 % en cinq jours ouvrés. « En approuvant les demandes plus rapidement dans Smartsheet, les activités s’exécutent plus rapidement et nous pouvons terminer nos produits et les livrer aux clients dans les temps », analyse Kheng Ang.

« Auparavant, nous utilisions des documents papier et des e-mails et ne disposions d’aucune métrique pour suivre l’efficacité de ce processus. Aujourd’hui, nous sommes beaucoup plus efficaces, malgré le fait que nous comptons désormais jusqu’à huit approbateurs au lieu de deux. Cela signifie également que notre équipe en charge des achats n’a plus besoin de partir à la chasse aux approbations. »

Les flux de travail automatisés dans Smartsheet ont également amélioré la collaboration entre les équipes de Balt géographiquement dispersées. « Smartsheet est un formidable outil de collaboration qui nous permet d’automatiser les processus dans le monde entier », se réjouit Kheng Ang. « Les membres de diverses équipes devaient auparavant travailler ensemble via des applications de messagerie ou de chat. Désormais, ils peuvent travailler dans nos solutions Smartsheet et effectuer facilement certaines tâches, tandis que des alertes les informent automatiquement si l’une de ces tâches n’est pas terminée à une date donnée. »

Évolutivité face à la croissance

Balt se développe actuellement à l’échelle mondiale et cherche des moyens rapides et innovants d’améliorer les processus internes. L’entreprise est convaincue que Smartsheet peut l’aider à atteindre cet objectif.

« Je n’ai plus besoin de me soucier des solutions que nous créons dans Smartsheet. Qu’elles soient utilisées par un seul utilisateur ou des centaines, je sais qu’elles peuvent évoluer et grandir avec nous », conclut Kheng Ang.

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.