Banco Rioja adopte la transformation numérique pour accélérer l’innovation

Comme de nombreuses institutions financières dans le monde, Banco Rioja devait moderniser ses opérations pour adapter ses pratiques bancaires traditionnelles aux exigences du XXIe siècle. Les dirigeants de l’entreprise savaient que la création de nouveaux services et produits exploitant le big data, l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique pourrait probablement propulser Banco Rioja au-dessus de ses concurrents. Cependant, cet effort nécessite un processus de gestion de projet plus rationalisé et normalisé que celui que la banque avait développé au fil des années.

En collaboration avec Systec, un partenaire de solution platine de Smartsheet, Banco Rioja a adopté Smartsheet Control Center pour transformer ses opérations et établir les bases d’une croissance et d’une innovation accélérées.

« Nous faisons partie des grands changements qui ont lieu dans l’industrie financière et dans le modèle économique bancaire en général », affirme Pablo Noriega, responsable du PMO chez Banco Rioja. « Si nous ne progressons pas plus vite, nous pouvons perdre du terrain face à nos concurrents, pas seulement les autres banques, mais aussi les nouveaux entrants comme les entreprises de fintech ou, plus grave encore, face à nos clients. Les grandes banques traditionnelles ont parfois du mal à être flexibles. Toutefois, nous jouissons également d’une bonne position, car nous disposons de ressources, notamment de la puissance du big data, que les petits concurrents n’ont pas forcément. »

Un PMO normalisé pour un changement constructif

Banco Rioja, dont le siège social se trouve dans la capitale de la province de La Rioja, dans le nord-ouest de l’Argentine, possède des succursales à La Rioja, dans cinq petites communautés provinciales et à Buenos Aires au sein du principal district financier du pays. L’entreprise est entièrement détenue par le gouvernement provincial. Elle répond aux demandes croissantes des clients en matière de services bancaires numériques et fait face à la concurrence croissante des entreprises de technologie financière (fintech). Banco Rioja s’engage à contribuer au développement social et économique de la région.

Pour poursuivre ses objectifs ambitieux, Banco Rioja avait besoin d’uniformiser son organisation de gestion de projet (PMO) et d’améliorer la collaboration entre les équipes. Les équipes créaient des projets innovants, mais ne disposaient pas d’une source unique et centralisée pour en assurer le suivi et en rendre compte ni d’un processus cohérent de mise en place et d’évaluation comparative. En conséquence, les efforts et l’attention des membres de l’équipe n’étaient pas toujours totalement alignés sur les stratégies de l’entreprise.

« Un des principaux problèmes était que l’organisation n’avait pas de méthodologies normalisées », explique Pablo Noriega. « La façon dont nous gérions les projets était plus informelle. Nous menions beaucoup d’initiatives, mais nous n’avions pas de plans ni d’objectifs. Avec l’augmentation du nombre de projets que nous gérions, nous avions besoin d’une solution qui nous aiderait à travailler plus efficacement à plus grande échelle. »

Banco Rioja a travaillé avec Systec, un consultant en solutions tierces basé au Mexique et couvrant le marché de l’Amérique latine, pour développer et mettre en œuvre une solution Smartsheet. Systec a créé et installé l’outil logiciel, mais a également fourni des conseils sur la façon de remanier les structures de processus et d’automatiser les étapes clés, y compris l’adoption de Smartsheet Control Center pour simplifier la surveillance et la gestion des travaux en cours par la direction.

Aujourd’hui, la solution Smartsheet de Banco Rioja établit une méthodologie cohérente pour la création, la planification et l’exécution de projets commerciaux au sein de plusieurs équipes. La solution a d’abord été mise en œuvre au sein de l’équipe informatique. Elle a ensuite été étendue aux processus de conformité réglementaire, notamment aux audits et aux examens de la Banque centrale de la République argentine (BCRA), ainsi qu’au programme de modernisation des succursales. Pablo Noriega prévoit de déployer Smartsheet pour des projets dans les domaines des ressources humaines, de la sécurité informatique, de l’analyse des risques opérationnels et de la continuité des activités, ainsi que d’autres domaines clés.

« Travailler avec Systec a été une excellente expérience, car l’entreprise nous a aidés à automatiser et à améliorer nos processus », explique Pablo Noriega. « Elle sera un élément important de notre parcours à mesure que nous appliquerons de nouvelles améliorations et que nous mettrons en œuvre des solutions supplémentaires et d’autres applications premium. »

Des réunions plus efficaces grâce aux tableaux de bord 

Avec Smartsheet Control Center, Banco Rioja a créé des tableaux de bord qui donnent aux propriétaires du projet et à la direction de la banque une vue en temps réel sur le statut et les problèmes du projet. Les réunions avec les régulateurs et les dirigeants sont plus dynamiques, car les participants peuvent évaluer et prendre des décisions sur la base des informations les plus récentes, sans attendre des rapports de suivi ou des clarifications. 

Les équipes du PMO peuvent également collaborer plus efficacement avec les propriétaires de projet à travers les sites et les services, en particulier avec les travailleurs à distance. Enfin, Smartsheet facilite le partage des informations sur les projets avec les fournisseurs tiers, améliorant ainsi la communication et l’intégration des initiatives clés.

Gérer 10 fois plus de projets

Smartsheet a permis à Pablo Noriega et à ses collègues d’augmenter considérablement le nombre de projets qu’ils gèrent à tout moment. Lorsque Pablo Noriega a rejoint Banco Rioja, il y a un peu plus de deux ans, l’équipe informatique gérait environ 10 projets importants. En simplifiant l’administration et en automatisant des étapes clés du processus, Smartsheet a permis à l’équipe de gérer un portefeuille actuel de 70 à 80 projets. Pablo Noriega s’attend à ce que ce nombre atteigne 100 d’ici le milieu de l’année 2020.

L’un des plus grands défis pour Banco Rioja était d’améliorer sa notation réglementaire, tombée au niveau le plus bas pendant une période de crise économique nationale qui avait particulièrement touché la province de La Rioja. Utiliser Smartsheet pour gérer les initiatives numériques et réglementaires a permis à la banque d’apporter des améliorations durables à ses pratiques et à ses performances commerciales. Cela s’est traduit par une nouvelle notation dans le cadre de l’audit des systèmes par la BCRA qui a repositionné la banque, laquelle jouit désormais d’une excellente réputation.

L’amélioration des performances réglementaires de Banco Rioja est le résultat de son travail acharné pour transformer les processus commerciaux et la gestion. Smartsheet Control Center a largement contribué à ce changement. La solution elle-même est rapide à prendre en main, ce qui a permis aux employés de Banco Rioja de s’adapter plus facilement aux nouveaux processus et normes nécessaires à la transformation numérique de l’entreprise.

« Smartsheet nous a fourni un grand nombre de fonctionnalités et d’outils très faciles à utiliser », indique Pablo Noriega. « Si nous avions choisi une autre solution, il aurait peut-être été difficile de mettre en œuvre nos méthodologies commerciales, car l’outil lui-même aurait été difficile à maîtriser. L’adoption de Smartsheet a rendu les choses très simples, car les gens ont accepté la solution et se sont rapidement familiarisés avec elle. »