Big Printing T-Shirt Company rationalise son processus de commande des clients, augmente son chiffre d’affaires pour atteindre 2 millions de dollars par an et accroît son efficacité de 150 % grâce à Smartsheet

Big Printing T-Shirt Company est une entreprise californienne de streetwear qui conçoit et fabrique des vêtements de sport colorés et tendance, des sweatshirts zippés et des tee-shirts biologiques pour des clients du monde entier. L’entreprise est spécialisée dans la personnalisation de vêtements grâce à des techniques telles que la sérigraphie, la broderie, le transfert thermique et l’impression numérique. Fondée en 2002, Big Printing a pour objectif de proposer des designs dynamiques, audacieux et novateurs aux consommateurs et aux entreprises du quotidien.

Big Printing utilise le logiciel Smartsheet pour l’ensemble de sa gestion, des projets internes aux commandes des clients en passant par les initiatives liées au marketing et aux réseaux sociaux.  « Smartsheet nous aide à gérer le flux de nos projets dans l’ensemble de notre entreprise, ainsi que notre chaîne de production dans son intégralité », explique Kesney Muhammad, cofondatrice et directrice financière de Big Printing T-Shirt Company. « La plupart de nos conceptions de produits et de nos commandes sont réalisées en interne par différents services, et Smartsheet gère tout cela pour nous. » 

Au cours des 20 dernières années, Big Printing a vu son activité augmenter de façon régulière, avec une croissance moyenne de 10 à 15 % par an depuis le début de la pandémie en 2020. Au fur et à mesure de sa croissance, l’entreprise a éprouvé des difficultés à gérer les projets avec sa solution existante, une combinaison de logiciels tableurs et d’e-mails. « Tout notre programme de production reposait sur une feuille de calcul, avec une colonne pour le numéro de commande du client, le nombre d’articles commandés et le service chargé de l’impression. C’était une façon très complexe de tout organiser », explique Dawaud Muhammad, cofondateur et responsable des opérations de Big Printing T-Shirt Company. « Chaque service disposait de sa propre feuille de calcul et devait saisir manuellement toutes les données et cocher chaque projet lorsqu’il était terminé. Il n’y avait pas vraiment de moyen d’obtenir des données à jour ou une visibilité sur le processus, si ce n’est en envoyant des e-mails à chaque département. »

Utilisation de Smartsheet pour gérer les commandes des clients, les stocks et les réseaux sociaux 

Après avoir recherché différents outils logiciels de gestion de projet susceptibles d’améliorer la visibilité et l’efficacité, Big Printing a découvert Smartsheet. « Lorsque Smartsheet est apparu au cours de nos recherches, j’ai été très surpris par toutes les fonctionnalités qu’offrait cette solution, de l’intégration avec nos outils existants à la personnalisation en passant par les tableaux de bord », déclare Dawaud Muhammad. « Smartsheet a été une véritable découverte pour nous et nous étions impatients de l’adopter. »

Big Printing utilise désormais Smartsheet pour gérer de manière centralisée toutes les commandes de ses clients. Par exemple, lorsqu’un client demande une estimation pour un lot de tee-shirts via le compte Instagram de Big Printing, l’entreprise lui envoie un lien vers un formulaire Smartsheet lui permettant de renseigner les détails de la commande. Une fois le formulaire envoyé, les données sont transmises au service des ventes de Big Printing, qui crée un compte client et soumet une proposition au client. Si ce dernier accepte la proposition et effectue un paiement, la commande est exportée dans Smartsheet. À ce stade, les services de Big Printing, y compris ceux chargés des aspects artistiques et de la production, peuvent commencer à travailler sur la commande, l’ensemble du processus étant suivi dans Smartsheet et mis à jour en temps réel au fur et à mesure que chaque service termine son travail en lien avec la commande.

Big Printing a également intégré son système de facturation tiers à Smartsheet. « Ce système a du mal à communiquer avec les autres technologies, mais Smartsheet est une solution que je qualifierais d’extravertie qui parle à tout le monde », explique Dawaud Muhammad. 

En plus d’utiliser Smartsheet pour la gestion des commandes et le traitement des factures, Big Printing a recours à cette solution pour gérer ses projets marketing sur les réseaux sociaux, tels que des séquences prises sur le vif montrant la production d’une commande de vêtements d’un client. Big Printing s’appuie également sur les rapports Smartsheet pour saisir les données de projet en temps réel provenant de différents services et les présenter dans une vue unique pour tous les utilisateurs.

« Tous nos services peuvent obtenir une vue de niveau supérieur des projets et des tâches spécifiques pour chaque jour », explique Dawaud Muhammad. « Cela nous permet également de voir s’il manque un élément dans la commande d’un client, par exemple un vêtement, et de consulter le statut actuel de cette commande. » 

En outre, l’entreprise utilise des formulaires Smartsheet pour recueillir des informations auprès de ses clients via les réseaux sociaux. « Une grande partie de nos clients utilisent les réseaux sociaux pour nous poser des questions sur nos produits en général, ou pour demander des propositions. Nous utilisons donc les formulaires Smartsheet pour rassembler leurs coordonnées au même endroit », explique Kesney Muhammad.

Enfin, Big Printing utilise l’application mobile Smartsheet pour accéder immédiatement aux données de projet Smartsheet lors des déplacements. « Je me promène toute la journée avec ma tablette, allant d’un service à l’autre, et j’ai accès à l’application mobile qui me permet de voir tout ce dont j’ai besoin à propos de nos commandes et de nos projets », déclare Dawaud Muhammad.

Une meilleure visibilité sur les commandes et une communication renforcée

Tous les services de Big Printing bénéficient d’une meilleure visibilité sur les projets de conception et d’impression grâce à la gestion de l’intégralité du flux de travail dans Smartsheet. Auparavant, nous ne pouvions pas tout synchroniser et nous devions envoyer plusieurs e-mails et procéder à des révisions constantes en cas de modification d’une commande », explique Dawaud Muhammad. « Grâce à Smartsheet, toutes les informations dont nous avons besoin sont réunies dans une vue unique, de sorte que nous n’avons plus besoin d’envoyer des e-mails pour faire le point. Tout ce dont nous avons besoin est à portée de main. »

Grâce à une meilleure visibilité sur les projets, Big Printing a amélioré la communication interne et externe. L’entreprise communique plus efficacement en interne sur les commandes et les responsabilités des services, par exemple, mais aussi plus régulièrement avec les clients. « Les formulaires Smartsheet nous aident à recevoir rapidement les demandes des clients ou les modifications de commande. Ils permettent également aux clients de suivre clairement la progression de leur commande, de sorte qu’ils ont moins de questions sur l’étape de l’approbation ou le statut global de leur commande », remarque Kesney Muhammad.

Une nouvelle façon de séduire des clients et d’augmenter le chiffre d’affaires annuel

Big Printing peut s’adapter à la croissance annuelle rapide des affaires en utilisant Smartsheet pour accélérer les activités via les réseaux sociaux. Par exemple, lorsque l’entreprise publie un nouveau contenu sur Instagram, les clients peuvent rapidement cliquer sur un lien dans la publication. Ils accèdent ainsi immédiatement à un formulaire Smartsheet pour en savoir plus sur les coûts ou sur la manière de commander un lot d’impression de tee-shirts. Une fois la commande passée, les clients peuvent charger leur visuel et consulter une liste déroulante détaillant les étapes du processus de commande. « En 2022, notre entreprise a réalisé un peu plus de 2 millions de dollars de chiffre d’affaires, et Smartsheet a joué un rôle déterminant dans notre réussite », remarque Kesney Muhammad. « C’est une chose d’avoir une forte présence sur les réseaux sociaux, mais c’en est une autre de la rentabiliser et d’assurer son suivi. C’est ce que Smartsheet fait pour nous. »

En 2021, grâce aux formulaires Smartsheet, Big Printing a obtenu 3 600 contacts clients qu’elle n’aurait pas eus autrement. L’entreprise a converti près de 32 % d’entre eux en commandes. En 2022, Big Printing a gagné 1 400 nouveaux contacts clients grâce aux formulaires Smartsheet sur les réseaux sociaux et converti près de 47 % d’entre eux en nouvelles ventes avec une commande moyenne d’un montant de 1 150 dollars.

« L’idée que nous passions à côté de telles recettes potentielles est tout simplement ahurissante. Cela nous a permis de réaliser de nouvelles ventes considérables et de nous appuyer sur un réseau lorsque nous lançons de nouvelles campagnes de marketing », déclare Kesney Muhammad. « Certaines personnes nous suivaient sur les réseaux sociaux depuis 10 ans et, cette année, elles ont passé une commande pour la première fois. »

150 % de gain en efficacité

Grâce à Smartsheet, Big Printing gère ses activités de manière beaucoup plus efficace. « Nous sommes entrés dans une autre dimension grâce à Smartsheet », remarque Dawaud Muhammad. « Nous sommes 150 % plus efficaces, car nous sommes passés de l’attribution de tâches à l’aide de notes adhésives et de feuilles de calcul à une véritable plateforme qui nous permet de tout organiser et de tout regrouper au même endroit pour tous les services. » Désormais, le processus de commande des clients est fluide. Un client peut passer une commande, soumettre un visuel, payer et recevoir ses achats sans que Dawaud ou Kesney Muhammad n’aient besoin de les voir. « C’est une première », déclare Kesney Muhammad. « Smartsheet nous a fait passer du statut de magasin familial à celui de petite entreprise, et nous aide désormais à devenir une entreprise de taille moyenne. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.