Boomi augmente sa productivité de 70 % et s'adapte à la croissance avec Smartsheet

Boomi, une entreprise de Dell Technologies, aide les entreprises à intégrer leurs systèmes et leurs processus depuis 20 ans. Lorsque Boomi est passé de quelques centaines à plus de 13 000 clients, les dirigeants de l’entreprise ont réalisé que leurs outils et leurs méthodes de gestion des processus et du travail devaient évoluer au même rythme. Smartsheet a aidé Boomi à automatiser ses processus, à améliorer son efficacité et sa transparence et à permettre l’affichage des données, tout en fournissant un apprentissage facile et une accessibilité de n’importe où via le cloud.

« Smartsheet a été un catalyseur et un accélérateur pour notre culture d’innovation et d’entrepreneuriat », déclare Christopher Port, directeur des opérations chez Boomi. « Nous nous remettons constamment en question : avec plus de 13 000 clients, comment pouvons-nous stimuler l’innovation dans leurs organisations ? Comment stimuler l’innovation de notre produit et maintenir notre leadership ? Smartsheet a été un facilitateur pour vraiment permettre aux gens d’innover, de continuer à être des entrepreneurs au sein de Boomi et de réellement créer des solutions, applications, tableaux de bord et projets uniques. »

L’un des plus grands défis auxquels sont confrontées la majorité des entreprises d’aujourd’hui est la fragmentation des systèmes d’entreprise, qu’il s’agisse de données cloisonnées, de plateformes multiples pour une même fonction, comme en finances ou en logistique, ou de canaux de communication disparates. Boomi offre une gamme de solutions de plateforme d’intégration en tant que service (iPaaS) qui connectent tout dans l’écosystème numérique d’une entreprise.

L’entreprise a connu une croissance dynamique au cours des dernières années, mettant à rude épreuve les limites de ses systèmes de gestion de projets, de processus opérationnels et de communication. Boomi a commencé à chercher une plateforme qui puisse évoluer facilement, fournir des informations en temps réel, permettre l’affichage des données et être accessible de partout via le cloud. Smartsheet remplit toutes ces conditions.

L’automatisation accroît l’efficacité et la visibilité

Aujourd’hui, Boomi utilise Smartsheet pour recueillir ses données et obtenir une visibilité en temps réel sur celles provenant de diverses fonctions de l’entreprise, notamment l’assistance à la clientèle, les achats, la planification stratégique, etc. L’entreprise utilise des tableaux de bord pour visualiser les priorités quotidiennes, suivre les opérations financières et les dépenses, et contrôler le statut des sites mis en place dans le monde entier. Un tableau de bord spécial dédié à la pandémie de COVID-19 permet de suivre non seulement la santé et le bien-être des employés, mais aussi les besoins des clients, les prévisions et les adaptations de l’entreprise au fur et à mesure que cette crise sanitaire imprévisible évolue.

Les principaux arguments de vente de Smartsheet étaient sa facilité d’adoption, ses fonctionnalités dynamiques, ainsi que l’automatisation et les flux de travail, lesquels permettent d’accroître l’efficacité dans toute l’organisation.

« Je me souviens très bien avoir examiné les caractéristiques et les fonctionnalités spécifiques », déclare DJ Krebsbach, directeur de cabinet du PDG de Dell Boomi, Chris McNabb. « Flux de travail inter-fonctionnel, la possibilité de disposer instantanément de données en temps réel et d’avoir des modes d’affichage différents. Un PDG n’a pas besoin de voir la même chose que notre directeur financier ou qu’un ingénieur, mais ils ont tous besoin de voir la même synthèse des projets. La possibilité de flux de travail inter-fonctionnel était la première chose que je recherchais dans un produit, puis les autres éléments ont suivi. »

L’automatisation est une autre fonctionnalité importante qui a permis à Boomi de gagner beaucoup de temps quant à une multitude de processus. Mme Krebsbach surnomme son ensemble de rappels automatisés « Nag-Bot 2000 », car ils lui permettent de renforcer la responsabilisation dans les projets qu’elle gère, sans avoir à assurer un suivi manuel auprès de chacun y jouant un rôle. Chaque élément du projet a le potentiel d’affecter le résultat de l’entreprise, l’automatisation permet de s’assurer que les pièces s’emboîtent sans demander trop de temps et d’efforts au propriétaire du projet. Tout le monde peut intégrer l’automatisation dans ses propres solutions.

« L’une des fonctionnalités les plus puissantes de Smartsheet est la possibilité offerte aux utilisateurs individuels, ou même à une équipe, d’automatiser eux-mêmes certaines fonctions », explique M. Port. « Tous les employés de Boomi en profitent. Notre fonction d’achat en est un bon exemple. Avec la COVID, nous avons baissé le seuil des dépenses des dirigeants, autorisées sans autre approbation. Au-delà de ce seuil, cela déclenche un flux de travail automatisé vers moi. Je peux poser des questions à des personnes spécifiques avant de donner mon accord ou mon refus, mais je peux aussi approuver directement dans l’outil. C’est un autre niveau de rigueur que nous avons pu mettre en place pour être attentifs aux montants que nous dépensons, le tout entièrement automatisé. »

Intégration des technologies à un niveau inédit

Smartsheet permet à Boomi d’intégrer facilement des données provenant de technologies disparates dans ses solutions dans le but de créer une vue unique de l’entreprise, un peu comme Boomi intègre la technologie de ses propres clients dans la couche intermédiaire pour améliorer son efficacité.

« Avec Smartsheet, vous pouvez tout avoir », déclare Mme Krebsbach. « Vous pouvez récupérer des éléments de Power BI ou de Google Sheets et les connecter à JIRA, ainsi qu’à tous ces systèmes et applications. Cela permet de faire le lien entre tout ce que vous devez faire. Toutefois, nous sommes en mesure d’aller plus loin et d’utiliser Smartsheet avec notre propre technologie et de la rendre plus efficace pour nos utilisateurs. C’est la plateforme unique pour la collaboration, les livrables et même les flux de travail. »

Christine Lindgren, conseillère en achats, gagne du temps pour elle-même et ses collègues en utilisant la Navette de données Smartsheet et Smartsheet pour connecteur Salesforce afin d’extraire des informations dans Smartsheet sans avoir à ressaisir manuellement les données. Elle peut rapidement mettre à jour les dossiers des clients et des ventes pour obtenir une vue en temps réel de l’activité.

La numérisation du processus d’achat transforme la façon dont les équipes travaillent

Mme Lindgren utilise Smartsheet pour faire passer les processus d’achat sur papier de Boomi dans le monde numérique. Elle a commencé par un simple formulaire pour recueillir et transmettre les approbations de crédit. Elle dispose désormais d’un système automatisé qui recueille les informations relatives aux achats et au crédit en un seul emplacement et alerte les parties prenantes pour qu’elles fournissent leurs informations et voient quelles actions sont requises de leur part. 

« Smartsheet donne à l’entreprise une plus grande visibilité sur toutes les demandes, et chaque partie prenante a une visibilité sur ses propres demandes », explique Mme Lindgren. « Cela nous fait gagner beaucoup de temps. Au lieu de payer quelqu’un pour effectuer ces tâches, Smartsheet s’en charge simplement pour nous. La plateforme permet vraiment à notre équipe de faire des choses moins fastidieuses afin que nous puissions nous concentrer sur un travail de plus haut niveau, plus intéressant que la saisie de données. »

Mme Lindgren dit qu’il est facile de résoudre les problèmes à l’aide de Smartsheet. Par exemple, lorsque l’un des processus de l’entreprise était trop lent, elle a mis en place une solution avec des alertes et un instantané quotidien qui aide l’équipe à hiérarchiser les problèmes. Par ailleurs, lorsque la pandémie de COVID-19 a obligé les équipes à télétravailler, le fait que le système d’achat soit déjà accessible via le cloud a permis à chacun de continuer à travailler sans perturbation supplémentaire.

D’utilisateur débutant à utilisateur primé, en quelques années seulement

Les principales raisons pour lesquelles Boomi a pu accomplir tant de choses avec Smartsheet sont l’apprentissage et l’utilisation simple de la plateforme. Selon M. Port, bien qu’il y ait beaucoup d’utilisateurs expérimentés dans l’entreprise, n’importe qui peut se lancer à partir d’une simple invitation sur une feuille. Mme Lindgren ajoute qu’il est aisé d’en apprendre davantage grâce à la documentation et aux tutoriels en ligne de Smartsheet dans le Centre d’aide et d’apprentissage, la Communauté Smartsheet et la conférence annuelle des clients Smartsheet ENGAGE. Mme Lindgren a obtenu la certification Smartsheet et a récemment remporté un prix du directeur financier Dell pour les solutions d’achat qu’elle a élaborées, une reconnaissance importante de l’impact de son travail chez Boomi.

« Smartsheet a rendu ma vie incroyablement plus efficace et plus facile » a-t-elle déclaré. « La quantité de travail que j’ai pu accomplir grâce à ces automatisations est tout simplement stupéfiante. Le fait de pouvoir être aussi efficace a beaucoup bénéficié à ma carrière. Je peux faire beaucoup de choses parce que Smartsheet assure mes arrières. »

Mme Krebsbach attribue à Smartsheet sa capacité à accomplir davantage. S’autoproclamant « adepte du tableau blanc », elle a pu remplacer ses marqueurs et ses notes autocollantes par une solution collaborative accessible à tous. Ses collègues ont vu à quel point elle est devenue efficace et veulent suivre son exemple.

« J’apprécie vraiment de participer à une réunion en tant que spectatrice et que le cadre demande : « Où est le lien Smartsheet pour cela ? » révèle Mme. Krebsbach. « C’est un moment de fierté, parce qu’il sait où regarder et ce qu’il faut chercher plutôt que de demander où en sont les délais. Le respect des délais est important, mais qui est le propriétaire de l’élément ? Quelles sont les prochaines étapes ? Comment créer ce livrable tel que l’équipe de direction le souhaite ? Je suis vraiment satisfaite lorsqu’ils me disent : « Merci pour la mise à jour, mais je ne veux pas de PowerPoint, où est le lien Smartsheet ? »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.