CARBOGEN AMCIS connecte Smartsheet et Velocity pour optimiser la gestion de projet

CARBOGEN AMCIS propose des services de développement et de commercialisation des médicaments à tous les stades de leur mise au point. L’entreprise est constamment en quête de solutions pour optimiser l’efficacité des entreprises pharmaceutiques, afin de les aider à développer de manière rapide et rentable des traitements susceptibles de sauver des vies. 

« Au cours de nos 40 années d’existence, nous nous sommes implantés dans plusieurs pays d’Europe et d’Asie. Nous proposons également nos services dans la région Asie-Pacifique et en Amérique du Nord, explique Aurore Wicht-Riedel, spécialiste en affaires pour CARBOGEN AMCIS. Cette présence internationale permet à nos équipes de contribuer au bien-être de la population à grande échelle. Cela pose néanmoins certains défis en matière d’intégrité et de transparence des données. »

Des applications reliées pour des feuilles de route réussies

Toutes les équipes suisses de CARBOGEN AMCIS utilisent l’application Velocity, un outil de planification des ressources et des projets basé sur le cloud, pour gérer leur pipeline de projets et accorder la priorité aux tâches ayant un impact global. Le service Contrôle qualité et analytique a quant à lui fait le choix de travailler avec Smartsheet au quotidien, pour diviser les processus complexes en tâches plus faciles à gérer. 

L’utilisation séparée de ces deux outils rendait difficiles la transparence et la traçabilité des projets.

« Le fait d’avoir des données incomplètes, fractionnées et incohérentes entraînait de mauvaises décisions et des retards dans l’exécution des projets. Cette situation frustrait nos équipes, qui avaient du mal à réaliser leur travail dans les délais impartis et à la hauteur des attentes », poursuit Aurore Wicht-Riedel.

L’entreprise a finalement fait appel à NANGA SYSTEMS, partenaire Platinum de Smartsheet, pour synchroniser les données de l’ensemble de ses sites et gérer les processus quotidiens avec efficacité. « CARBOGEN AMCIS nous a demandé de concevoir une interface personnalisée reliant les deux applications », explique Tobias Lauer, consultant principal chez NANGA SYSTEMS.

« L’idée était de conserver les points forts de chaque application tout en favorisant la cohérence, la transparence et l’accessibilité des données pour tous les utilisateurs de l’entreprise. » 

Des aperçus de projets de haut niveau aux détails des opérations internes quotidiennes, le connecteur personnalisé développé par NANGA SYSTEMS regroupe toutes les informations en un seul point. L’objectif est de modéliser les projets dans Velocity pour ensuite transmettre la structure à Smartsheet, qui la décompose en objectifs types. Smartsheet rend ensuite compte de l’avancée du projet, puis reçoit des données de contrôle et de hiérarchisation. « Notre objectif était de permettre à chacun d’accorder la priorité aux travaux affectant l’ensemble du projet sur Velocity, tout en accélérant l’exécution des tâches dans Smartsheet », résume Tobias Lauer.

Gagner du temps pour sauver des vies

À la suite de cette intégration, le connecteur transfère automatiquement et une fois par jour toutes les données de projet de Velocity à Smartsheet afin d’alimenter des feuilles de tâches. Les responsables de projet peuvent sous-diviser manuellement les tâches dans Smartsheet. Ces sous-tâches sont ensuite transférées sur la feuille de répartition du travail du laboratoire, affectées aux personnes désignées et prêtes à être réalisées. 

Lorsqu’une sous-tâche est terminée dans Smartsheet, la personne responsable des tâches principales rend compte de l’avancée dans Velocity. La plateforme indique ensuite aux utilisateurs Smartsheet quelles sont les priorités suivantes. « L’utilisation du connecteur nous permet de définir rapidement les priorités et de réagir immédiatement aux tâches qui nécessitent d’être traitées au plus vite », explique Aurore Wicht-Riedel. « Il s’agit d’une fonctionnalité cruciale pour gérer des projets pharmaceutiques très complexes et aux facettes multiples, dont la bonne exécution peut permettre de sauver des vies. »

La liaison des données, gage d’autonomie des équipes

En combinant les fonctionnalités de Smartsheet et Velocity, les équipes du service Contrôle qualité et analytique de CARBOGEN AMCIS sont en mesure d’accorder la priorité aux tâches les plus importantes d’un point de vue global. La coopération fluide entre les deux systèmes profite également à chaque membre du personnel, qui gagne en efficacité et en efficience. 

La décomposition de chaque projet en tâches, en jalons et en chemins critiques simplifie la gestion du travail et permet à l’équipe de progresser plus rapidement. « 68 % de nos collaborateurs ont mentionné l’impact positif de cette intégration sur leur travail quotidien », relate Aurore Wicht-Riedel.

Le fait de disposer d’un référentiel de données central regroupant toutes les informations, des projets globaux aux tâches internes, aide également les chefs de projet à gérer efficacement les ressources. Avec cette intégration, ils disposent d’une boîte à outils flexible qui leur offre une vue d’ensemble sur tout le portefeuille de projets. Ils peuvent également approfondir librement chaque aspect d’un projet pour accomplir un travail de qualité. 

« Nos chefs de projet peuvent à présent affecter les ressources avec précision et avoir une vision plus claire de l’avancée, des étapes et des retards potentiels d’un projet », conclut Aurore Wicht-Riedel. « Ils ont la main sur toutes les priorités et les dépendances, ce qui est essentiel pour la planification stratégique et la gestion des ressources. »