Colliers Wisconsin réhausse ses services immobiliers commerciaux grâce à l’automatisation et aux tableaux de bord dans Smartsheet

Le bureau du Wisconsin de Colliers International a un objectif principal : fournir une expertise complète en matière d’immobilier commercial à ses clients, du courtage et de la gestion immobilière aux services aux investisseurs. L’offre de services intégrés de l’entreprise dépend non seulement de la réponse, mais également de la compréhension et de l’anticipation des besoins de la clientèle. Smartsheet aide Colliers Wisconsin à proposer un service de pointe, même face à des défis inattendus.

« Dans la mesure où nous proposons une expertise complète, l’un de nos objectifs est de faire circuler les informations entre les différents services, afin que tout le monde soit informé. », explique Maggie Blair, directrice du marketing et de la recherche chez Colliers Wisconsin. « Je pense que cela devient de plus en plus important, car nous ne sommes pas tous réunis dans un même bureau durant une semaine entière. Les employés se déplacent rapidement ; tout évolue à grande vitesse. La question est donc de savoir comment nous pouvons nous assurer que ces informations sont exactes, transparentes et identiques, indépendamment des individus qui les consultent, du lieu de consultation et de la façon dont ils les utilisent. »

Selon Maggie Blair, l’immobilier commercial n’a pas toujours été un leader en matière d’adoption et de mise en œuvre de technologies. Colliers Wisconsin utilise Smartsheet depuis 2012 pour simplifier, automatiser et accélérer un large éventail d’activités commerciales, afin que ses experts soient libres de se concentrer sur les besoins en constante évolution des clients.

« Smartsheet nous aide à constituer un portefeuille immobilier et à le présenter de manière convaincante, pour que les informations soient justes et plus faciles à visualiser », explique Blair. « D’un point de vue du marketing, nous disposons de tableaux de bord back-end pour gérer toutes nos inscriptions, nos campagnes d’e-mailing et les sites Web sur lesquels une certaine propriété est répertoriée. Nous pouvons avoir des mises à jour de statuts, des ordres du jour de réunions, autant d’informations que possible à un emplacement unique, pour que notre équipe puisse obtenir tout ce dont elle a besoin sur cette propriété à un seul endroit. »

Un processus de projet rationalisé capable d’évoluer à mesure que les équipes s’agrandissent

Colliers Wisconsin utilise Smartsheet pour automatiser et rationaliser une grande variété de processus, garantissant une source unique d’informations exactes et à jour à travers les équipes, accessibles en toute sécurité de n’importe où. Avant de rejoindre Colliers, Maggie Blair n’avait jamais utilisé la plate-forme, mais a rapidement acquis la capacité de créer de nouvelles solutions pour soutenir la recherche et le marketing ; aujourd’hui, l’une de ses tâches consiste à superviser les processus Smartsheet de l’organisation. L’une des solutions les plus importantes mises en place est un formulaire de demande qui concentre tous les projets entrants dans une feuille unique que Maggie Blair peut trier et déléguer.

« Nous disposons d’un formulaire de prise en charge que quiconque en interne peut remplir pour demander différents types de projets », explique Blair. « Nous avons des campagnes d’e-mailing, des brochures sur les propriétés, ou des sites Web personnalisés ; réellement, tout depuis une simple demande de recherche ou d’analyse à une documentation marketing complète. Tout passe par un seul formulaire, ce qui facilite grandement le suivi. Le processus était autrefois relativement simple, les personnes savaient exactement à qui s’adresser, car nous étions peu nombreux. Maintenant que l’entreprise s’est agrandie, c’est un point central où elles peuvent demander ce dont elles ont besoin, et n’ont pas à s’inquiéter de savoir si leurs e-mails sont envoyés à la bonne personne. Je m’en charge côté back-end. »

Comme Smartsheet s’intègre à Adobe Creative Suite, Maggie Blair et son équipe peuvent gérer la vérification et les corrections de contenus marketing au sein de la solution, ce qui permet de gagner du temps sur les commentaires et les mises à jour, et de conserver les fichiers volumineux hors des boîtes de réception d’e-mails de l’équipe. La solution permet non seulement de réduire le temps et les efforts consacrés à la création de contenus, mais également d’accélérer l’intégration des nouvelles recrues.

« Notre processus de prise en charge et notre suivi des projets au sein de mon équipe sont devenus un excellent outil de formation, ce à quoi je ne m’attendais pas. », déclare Maggie Blair. « Lorsque j’intégrais de nouveaux membres dans l’équipe, il m’était facile de voir sur quoi ils travaillaient et ce qui les empêchaient d’avancer. Je n’avais pas besoin de leur envoyer d’e-mail pour leur demander s’ils avaient suffisamment de travail. Il me suffisait d’accéder à leur outil de suivi de projet pour connaître leur progression. S’ils avaient un projet prêt à être lancé, j’en étais immédiatement informé ; Je pouvais ajouter mes trois ou quatre commentaires et ils étaient en mesure de les traiter. C’était un moyen très facile de collaborer et d’enseigner pendant cette tâche. »

Outre le marketing, Colliers Wisconsin utilise Smartsheet pour la gestion de projets, la construction, le service client, les évaluations des employés, les remboursements, la planification des activités, les ordres du jour de réunions, etc. Le système de fixation d’objectifs trimestriels est une solution qui utilise l’automatisation pour réduire les efforts et les frustrations liés à un processus. Auparavant, les responsables devaient contacter leurs subordonnés pour leur rappeler la prochaine échéance de fixation des objectifs et leur demander si ces derniers avaient été atteints. Désormais, une feuille centrale invite les employés à définir leur objectif, puis envoie des rappels à 60 jours, 30 jours et immédiatement avant l’échéance trimestrielle, avec un lien vers un formulaire, permettant ainsi de vérifier facilement la progression accomplie en quelques clics.

Des visualisations plus significatives d’une source unique de données

Selon Maggie Blair, les tableaux de bord ont rendu les réunions avec les clients plus convaincantes en permettant de visualiser les données de manière plus significative que dans un format de feuille de calcul. Ils aident également à organiser les ressources internes, comme par exemple avec des liens vers les formulaires du projet ou des directives sur les processus. En rassemblant les ressources connexes en un seul endroit, les tableaux de bord éliminent les problèmes de versions multiples ou les questions sur la mise à jour d’un élément.

« Nous avons une mine d’informations ; c’est notre atout le plus puissant », dit Maggie Blair. « Les tableaux de bord nous aident à exploiter ces informations, que ce soit pour que nous puissions les utiliser pour nos propres connaissances ou avec nos clients. Ils nous permettent de visualiser les données sous un autre angle et de partager ces informations avec nos clients de manière convaincante. Le type de tableau de bord change en fonction de l’audience, mais en le mettant à disposition sur le Web et en l’actualisant automatiquement, nous gagnons du temps et pouvons le faire à plus grande échelle. »

Selon Maggie Blair, la flexibilité et le recueil centralisé des données clés et des indicateurs clés de performance (KPI) font de Smartsheet un puissant outil pour accélérer la croissance et l’efficacité d’une entreprise. Même pour les petites tâches, dit-elle, les fonctionnalités d’automatisation permettent de gagner un temps considérable ; chaque processus rationalisé se traduit par une plus grande productivité pour toute une équipe ou toute une organisation. Et parce que la plate-forme peut s’adapter à la croissance et permettre une délégation transparente, les solutions développées pour une petite équipe continueront à apporter des gains de temps et une simplification à un groupe plus important avec une liste de tâches plus longue et plus complexe.

« J’ai plusieurs casquettes », confie Maggie Blair. « Si nous n’avions pas réussi à trouver un moyen de mettre ces informations sur une plate-forme pouvant être tenue à jour par plusieurs personnes et en garantir l’exactitude, je ne pourrais pas exercer autant de fonctions simultanément, car je devrais me concentrer sur une seule activité à la fois. Je n’aurais pas non plus été en mesure de développer efficacement l’équipe, car il y aurait eu trop de doublons et cela n’aurait pas été efficace. Smartsheet nous a permis de croître de manière organique, tant au niveau de notre efficacité que de notre capacité à redresser la productivité. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.