Smartsheet a permis à Eurus Energy de visualiser et de partager ses données, rationalisant considérablement la gestion de projet

Eurus Energy Holdings Corporation (Eurus Energy) développe ses activités internationales de production d’énergie éolienne et solaire tout en renforçant ses relations avec les communautés locales. La société promeut et développe activement les énergies renouvelables. Le groupe Eurus Energy gère diverses centrales électriques, actuellement en service dans 15 pays et régions du monde. Eurus Energy possède la plus grande capacité de développement parmi les entreprises japonaises de production d’énergie éolienne, avec des centrales éoliennes et solaires construites dans 16 préfectures à travers le pays, en commençant par Hokkaido.

La société a commencé à utiliser Smartsheet pour ses projets de construction au Japon vers février 2023. Atsushi Kitami, du service d’ingénierie, explique le contexte de l’adoption :

« Notre service est responsable de la gestion de projets de construction de centrales éoliennes à Hokkaido. Chaque projet implique une variété d’entreprises de construction nationales, de partenaires commerciaux et de fabricants d’éoliennes étrangers. Auparavant, nous utilisions des feuilles de calcul pour gérer les données et partagions les fichiers par e-mail ou via des serveurs cloud, ce qui se traduisait souvent par des informations mal agrégées et dispersées. En outre, il arrivait que le personnel de chaque entreprise modifie à sa guise les noms ou dates de version des fichiers ou crée de nouveaux fichiers. Par conséquent, il y avait des fichiers similaires partout et les fichiers les plus récents n’étaient pas toujours partagés avec toutes les parties prenantes. C’est pour pallier ces problématiques que nous avons adopté Smartsheet. » 

Atsushi Kitami a décidé d’adopter Smartsheet après un événement bien précis :

« Personnellement, j’ai découvert Smartsheet par l’intermédiaire d’un fabricant d’éoliennes étranger avec lequel je travaillais. Cet outil m’a semblé très convivial. Après quelques recherches, j’ai rapidement compris à quel point il pouvait être utile pour la gestion de projet. C’est pourquoi j’ai décidé de l’adopter pour un projet de construction de centrale éolienne à Hokkaido, qui a commencé en 2022. Notre objectif premier était de visualiser et de gérer de manière centralisée les informations à l’aide de la fonction de tableau de bord de Smartsheet, et de faire en sorte que toutes les parties prenantes puissent facilement partager les dernières informations. À ce jour, près de 50 employés d’entreprises de construction, de partenaires commerciaux et de fabricants d’éoliennes, entre autres, utilisent Smartsheet. Nous obtenons exactement les résultats escomptés. »

Grâce à la consolidation des informations, la durée des réunions classiques a été réduite d’un tiers

Dans le cadre de ses tâches quotidiennes, Atsushi Kitami a pu faire l’expérience de la convivialité unique de Smartsheet.

« Outre la centralisation et la visualisation des informations, Smartsheet disposait d’autres fonctionnalités attrayantes qui faisaient défaut aux tableurs traditionnels. L’une des fonctionnalités notables était la possibilité de joindre directement des photos à la feuille. Sur les chantiers de construction sur lesquels nous intervenons, il est souvent nécessaire de consigner l’avancement des travaux, les problèmes sur place et les photos avant/après. Smartsheet permet ainsi de charger facilement des photos du site prises avec des smartphones ou des appareils photo et de les partager avec tout le monde. Des PDF, des rapports et des documents peuvent également être joints, ce qui vous permet de voir le récapitulatif des informations liées au projet et de créer des procès-verbaux de réunion si nécessaire. Cela a également considérablement amélioré l’efficacité de nos opérations. »

Selon Momoka Inoue, également membre du service d’ingénierie d’Eurus Energy, les fonctionnalités avancées de Smartsheet ont permis d’améliorer considérablement l’efficacité, même pour les tâches de bureau, en dehors des chantiers de construction.

« Grâce à Smartsheet, nos réunions hebdomadaires régulières ont été considérablement simplifiées. Lors de nos réunions classiques, nous passons généralement beaucoup de temps à préparer et à passer en revue des documents détaillés pour vérifier l’avancement de chaque projet. Auparavant, une réunion durait environ une heure et demie. Cependant, avec Smartsheet, nous pouvons obtenir toutes les informations en un coup d’œil et actualiser le statut du projet sur place. En conséquence, la durée des réunions a été réduite de moitié. Nous avons également pu limiter le temps de préparation des documents, réduisant ainsi le temps total des réunions d’environ un tiers. Nous avons donc aussi dépassé nos attentes en termes d’efficacité. »

Les fonctionnalités de notification automatique ont amélioré la communication

Les avantages de Smartsheet ne se limitent pas à l’amélioration de l’efficacité du flux de travail.

Par exemple, la société utilise la fonctionnalité de formulaire de Smartsheet pour configurer les champs de questions. Lorsqu’un commentaire est ajouté au champ de réponse, il est immédiatement transmis aux parties prenantes par e-mail, ce qui les incite à en vérifier le contenu et à échanger davantage d’informations. Atsushi Kitami explique qu’une telle approche a également permis d’harmoniser la communication tout au long du projet.

« Nous construisons constamment des centrales électriques en collaboration avec plusieurs entreprises, mais la communication entre ces entreprises a posé de véritables défis. Il y avait systématiquement une certaine hésitation à poser des questions ou à envoyer des e-mails, peut-être par peur d’alourdir la charge de travail de l’interlocuteur. Nous en sommes même venus à organiser des réunions en face-à-face afin d’assurer une communication efficace. Mais, avec la création de listes de questions et de sections de réponse dans Smartsheet, tout le monde peut échanger librement et sans hésitation, ce qui permet une communication plus fluide et plus naturelle. »

« La fonctionnalité de correction des formats de Smartsheet est incroyablement utile. Lorsque nous utilisions un tableur traditionnel, le format devait souvent être corrigé, car des personnes ajoutaient des lignes, des colonnes ou des éléments sans autorisation. Grâce à Smartsheet, les administrateurs peuvent contrôler le format afin que nous puissions assurer la lisibilité des données tout en facilitant la communication. »

Atsushi Kitami envisage également d’utiliser Smartsheet pour la gestion des plannings et des tâches à l’occasion de nouveaux projets. Il a conclu en exprimant sa volonté de promouvoir la mise en œuvre de Smartsheet parmi les sociétés du groupe à l’avenir.

« Nous sommes responsables de la construction des centrales éoliennes, mais ce sont les sociétés de notre groupe qui les exploitent une fois achevées. Les sociétés de notre groupe ont également l’intention de réduire l’utilisation du papier et de rationaliser leurs processus de travail avec Smartsheet. Nous avons récemment été consultés à ce sujet. Smartsheet offre un large éventail de fonctionnalités pratiques, de sorte que si certains l’utilisent pour la gestion de projets, d’autres la considèrent comme une feuille de travail permettant de visualiser, de centraliser et de partager des données. Quelle que soit la façon dont Smartsheet est utilisée, je pense que c’est l’outil idéal pour les entreprises du bâtiment ou les sociétés de gestion de construction comme la nôtre. »