IEA utilise Smartsheet pour automatiser l’allocation des ressources et donner aux techniciens sur le terrain plus de temps avec les clients

Infrastructure and Energy Alternatives, Inc. (IEA) Infrastructure Services est une solution leader qui fournit un large éventail de services pour les infrastructures, de la conception au génie civil, en passant par le développement de site, la construction et la maintenance corrective dans le secteur de l’énergie. L’entreprise propose un accompagnement en ingénierie, approvisionnement et gestion de construction (IAGC) à ses clients, gérant plus de 150 projets de services liés aux énergies renouvelables chaque année.

Pour atteindre son objectif de fournir des produits et services cohérents et de haute valeur à ses clients, IEA s’efforce d’équiper ses plus de 200 employés de la meilleure technologie. « Nous avons plus de 175 techniciens sur le terrain pour procéder aux installations et aux réparations : ce sont eux qui font la réussite de notre entreprise. Nous devons leur donner les bons outils pour les aider à suivre les projets et à faire leur travail efficacement », explique Chad Niemeyer, directeur des services Opérations et qualité d’IEA. « De même, nous devons donner à nos responsables les meilleurs outils pour la gestion de projets et la création de rapports. » Au cours des dernières années, IEA a utilisé Smartsheet pour aider les techniciens de terrain et les responsables à suivre les projets et à donner aux cadres dirigeants des informations plus détaillées sur les affaires. 

« Smartsheet nous fournit un ensemble intégré d’outils pour mieux comprendre le mode de fonctionnement de l’entreprise », explique Niemeyer.

Avant d’adopter Smartsheet, IEA utilisait les feuilles de calcul, les e-mails et les conférences téléphoniques pour gérer les projets. Ces méthodes manuelles n’ont fonctionné que jusqu’à ce que l’entreprise commence à se développer rapidement. « À mesure que le nombre d’équipes sur le terrain augmentait, il était devenu de plus en plus difficile pour tout le monde de rester informé du statut des projets », déclare Niemeyer. « La gestion des ressources était également impossible. Il était très difficile pour nous de voir où les techniciens étaient affectés ou lesquels étaient disponibles, sans parler de savoir quels projets étaient affectés à une ressource spécifique. Les responsables attribuaient les ressources en suivant leur instinct au lieu de s’appuyer sur des données réelles. Nous n’avions pratiquement aucune visibilité sur la disponibilité, ce qui ralentissait les communications avec les clients et les projets dans leur ensemble. »

DDB Consultants crée des outils de gestion des ressources et des projets dans Smartsheet

Après avoir été présenté à DDB Consultants, un cabinet de conseil et développeur de solutions, IEA a choisi d’adopter Smartsheet comme principal outil de gestion de projets. « Nous avons développé un véritable partenariat avec DDB », indique Niemeyer. « En interne, nous avions la même idée quant à ce que nous voulions faire avec Smartsheet, et les experts de DDB nous ont permis de concrétiser cette idée. Ils ont connu beaucoup de succès dans le secteur des énergies renouvelables, et ils savent comment provoquer le succès. Ils nous ont vraiment aidés à comprendre comment la technologie que nous utilisions auparavant nous avait freinés. »

DDB a initialement aidé IEA à créer un outil de gestion des ressources dans Smartsheet. Cet outil fournit des données sur les plannings et les disponibilités en temps réel à tous les employés de l’entreprise. Il s’appuie sur Smartsheet Control Center pour standardiser la gestion des ressources en regroupant les projets dans un seul emplacement. « Nous avons également beaucoup utilisé les flux de travail automatisés dans Smartsheet », explique Gurmeet Mangat, fondateur de DDB Consultants. « Ces flux permettent de tenir informés les responsables d’IEA lorsqu’un technicien sur le terrain est disponible ou indisponible, et donnent un aperçu des tâches en cours et à venir en un clin d’œil. »

DDB a également utilisé Smartsheet pour créer une solution de gestion de projets afin de résoudre le problème de visibilité d’IEA. L’application donne aux responsables des estimations d’achèvement en temps réel. Ces estimations s’appuient sur les données de planning existantes. Grâce à ces informations, les chefs de projets peuvent estimer avec précision les échéanciers et les coûts du projet en interne et avec les clients.

Les techniciens de terrain d’IEA utilisent l’application mobile Smartsheet pour accéder rapidement aux données des projets de Smartsheet, et ce, où qu’ils se trouvent. Les techniciens peuvent également recueillir des données Smartsheet hors ligne : c’est essentiel pour les travailleurs sur des sites éloignés avec une mauvaise connectivité Internet ou une mauvaise couverture cellulaire. 

« Nous voulons que les chefs de projets puissent gérer leurs affaires depuis leur smartphone lors d’excursions à la pêche, par exemple », explique Niemeyer. « Tout est une question d’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle. Trouver cet équilibre contribue à maximiser l’efficacité de notre entreprise. »

Accès rapide et en temps réel aux informations de l’entreprise

En travaillant avec DDB, IEA a pu créer rapidement des solutions dans Smartsheet et accéder immédiatement à des informations opérationnelles. « Grâce aux outils que nous avons créés dans Smartsheet, nous disposons désormais d’une connexion entre toutes nos données, qu’elles proviennent de bases de données, de tableaux ou de feuilles. Et nous pouvons en tirer parti sans programmation complexe ni développement onéreux », explique Niemeyer. « Par exemple, nous voulions savoir exactement où nos grues étaient déployées sur le site d’un client, et à quelle heure elles arriveraient sur site afin de pouvoir coordonner les inspections. En 90 minutes, nous avons créé un portail pour saisir les informations sur les tâches et établir un processus de notification d’inspection. Dans l’ensemble, nous pouvons désormais obtenir des informations plus approfondies sur le statut des projets et identifier les retards qui pourraient retarder les plannings. Cela nous aide à être plus proactifs dans notre travail. »

Meilleure visibilité sur la disponibilité et l’allocation des ressources

Grâce aux informations actualisées du projet affichées dans les tableaux de bord Smartsheet, les chefs de projet d’IEA reçoivent des mises à jour quotidiennes automatisées sur les ressources du projet. « Smartsheet nous donne une visibilité sur la disponibilité. », dit Niemeyer. « Nous pouvons voir les tâches disponibles, et facilement savoir où se trouvent et ce que font les techniciens afin de déterminer comment utiliser au mieux ces ressources. Cela nous permet d’utiliser efficacement le temps de nos techniciens, d’éviter les périodes d’inaction et de mieux gérer les projets. Nous avons pu surmonter un grand nombre des problèmes complexes de coordination de projet que nous rencontrions, car nous connaissons l’état de notre pool de ressources à tout moment. »

Une meilleure visibilité sur les ressources aide également IEA à communiquer plus efficacement avec les clients. « Nos clients obtiennent désormais des données de projet de meilleure qualité et ce, de manière plus cohérente », indique Niemeyer. « Ils peuvent voir où en est leur projet. Si nous subissons des retards en raison de conditions météorologiques ou de pannes d’équipement, nous pouvons réagir rapidement et informer nos clients que le planning pourrait être légèrement modifié. »

Plus de temps pour les techniciens de terrain pour interagir avec les clients 

Parce qu’ils peuvent facilement accéder aux données du projet via l’application mobile Smartsheet, les techniciens de terrain d’IEA passent moins de temps à recueillir des données et à rendre compte des projets. « Smartsheet nous aide à atteindre l’un de nos principaux objectifs : collecter des données en temps opportun », explique Niemeyer. « Auparavant, s’ils n’avaient pas accès aux ressources du réseau, les techniciens sur le terrain attendaient la fin de la semaine et passaient au moins deux heures à mettre à jour les feuilles de calcul. Avec Smartsheet, nos techniciens gagnent environ 50 heures grâce à l’automatisation des processus de collecte de données. Nos techniciens sur le terrain sont la pierre angulaire de notre entreprise, et Smartsheet réduit considérablement leur frustration. »

Les employés de terrain d’IEA économisent du temps sur les rapports et n’ont pas à se soucier de recueillir des données sur les projets, les finances ou les performances. 

« Grâce à Smartsheet, les techniciens passent plus de temps à interagir avec les clients. Ils ont également des discussions plus opportunes et de meilleure qualité sur ce qui se passe réellement dans l’entreprise », explique Niemeyer.

IEA s’efforce désormais d’étendre ses capacités de génération de rapports dans Smartsheet en ajoutant de nouvelles fonctionnalités et en déployant des tableaux de bord pour plus de personnes. « Nous prévoyons d’utiliser Smartsheet pour obtenir plus d’informations sur l’analyse de la durée des cycles, afin de savoir où nous obtenons de bons résultats et où nous devons nous améliorer afin de pouvoir agir en conséquence », déclare Niemeyer. « Nous sommes convaincus que Smartsheet continuera de nous donner rapidement des informations sur l’entreprise. ».

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.