WOG Technologies rassemble les différents services, favorisant leur collaboration et leur efficacité

WOG Technologies occupe une position de leader dans la gestion de l’eau et des énergies renouvelables et le traitement des eaux usées. L’entreprise exerce ses activités dans le monde entier, fournissant des solutions technologiques et construisant des installations pour des clients industriels et municipaux. « Nous disposons des outils et de l’expertise appropriés pour résoudre les problèmes les plus complexes liés aux eaux usées industrielles, et nous sommes fiers de contribuer à la protection de l’environnement », explique Sunil Rajan, directeur général de WOG Technologies. 

WOG Technologies dispose de plusieurs équipes et services qui gèrent divers projets complexes, ce qui complique la gestion globale. « La solution de gestion de projets existante manquait de fonctionnalités en temps réel, ce qui affectait la collaboration entre nos services », souligne Sunil Rajan. « Il me fallait un tableau de bord centralisé pour prendre rapidement des décisions orientées données et stimuler la croissance de l’entreprise. »

Créer des solutions de façon méthodique

L’entreprise a contacté BlueTide Analytics, partenaire de solutions Gold de Smartsheet Aligned, pour créer une suite de solutions Smartsheet. BlueTide Analytics a organisé des ateliers avec WOG Technologies pour comprendre ses flux de travail, ses difficultés et ses besoins. « Notre priorité était de créer des interfaces conviviales et d’intégrer les modules interservices de façon fluide », explique Sunil Rajan. 

À la suite d’un audit approfondi des processus existants, l’équipe a créé des solutions basées sur Smartsheet pour donner à Sunil Rajan la visibilité dont il avait besoin.

« Les puissantes fonctionnalités et le développement personnalisé de Smartsheet répondent à nos besoins et s’intègrent parfaitement à nos systèmes existants. » 

Réunir et optimiser les ressources

L’équipe de BlueTide a d’abord éliminé les cloisonnements existants à l’aide de modules interservices. « Ces modules intégraient de manière transparente les données de divers services, me donnant des informations en temps réel sur l’ensemble des activités et des coûts de l’entreprise », décrit Sunil Rajan. « Je peux ainsi prendre rapidement des décisions éclairées, contribuant à l’efficacité et l’agilité de nos opérations. Lorsque je voyage, je commence chaque journée en ouvrant un tableau de bord pour faire le point. »

Après avoir offert une visibilité globale de chaque service, l’équipe de BlueTide s’est attachée à comprendre le rôle de chaque membre du personnel. « L’allocation optimale des ressources est essentielle pour nous. L’équipe a ainsi créé un outil de planification des ressources humaines (RH) basé sur des rapports Power BI intégrés », précise Sunil Rajan. « Les tableaux de bord Smartsheet nous ont aidés à comprendre les capacités des équipes à travers les projets. Cela nous a permis d’allouer des ressources plus efficacement afin d’obtenir de meilleurs résultats dans le cadre des projets et de réduire les engorgements au niveau des ressources. »

Exécuter des projets comme une machine bien huilée

L’étape suivante a consisté à créer une solution de gestion de projets basée sur Smartsheet. Pour chaque projet, l’équipe avait désormais accès à des informations telles que le statut, le niveau de risque, les coûts, les employés responsables et les dates d’achèvement.

« Les responsables bénéficient désormais d’une meilleure visibilité et les membres de notre équipe disposent désormais de tout ce dont ils ont besoin pour gérer et finaliser les projets en toute fluidité », analyse Sunil Rajan. « Il nous faut deux fois moins de temps aujourd’hui pour lancer un projet. Cette solution a également favorisé la collaboration parmi notre personnel ainsi qu’avec les fournisseurs et les clients. Il nous fallait auparavant 7 à 10 jours pour rendre compte d’un projet terminé à notre DG. Désormais, le statut et les risques sont consultables en temps réel, réduisant le délai de reporting de 90 %. »

Pour renforcer davantage l’efficacité de la gestion de projets, WOG Technologies a mis en œuvre l’analyse du chemin critique (CPA) dans Smartsheet, cartographiant chaque tâche nécessaire à la réalisation d’un projet et identifiant les interdépendances et le temps nécessaire pour effectuer chacune d’elles. « Les capacités de Smartsheet nous permettent de facilement identifier et résoudre de manière proactive les potentiels engorgements des projets », ajoute Sunil Rajan.

Assurer une croissance régulière

Enfin, WOG Technologies a rationalisé son pipeline commercial en mettant en œuvre un module de gestion de la relation client (CRM) et de suivi des propositions au sein de Smartsheet. « Grâce à cette solution, nous pouvons suivre chaque opportunité commerciale ou interaction avec nos clients », explique Sunil Rajan.

« De cette façon, rien ne peut passer à travers les mailles du filet. Nous avons réduit le nombre d’opportunités commerciales manquées et rationalisé le processus de préparation des propositions, permettant de les soumettre plus rapidement aux clients. »

Avant le lancement, BlueTide Analytics a réalisé des tests rigoureux pour s’assurer que les solutions fonctionnaient comme prévu. L’équipe a également formé le personnel de WOG Technologies afin que chaque employé puisse tirer le meilleur parti du système. 

Forte d’un solide système de gestion de projets, d’une visibilité interservices et d’une utilisation efficace des ressources, WOG Technologies est désormais prête à répondre aux besoins des clients de matière plus rapide, agile et efficace. « Sa mise en œuvre très fluide et simple nous a permis de tirer parti des capacités de Smartsheet pour répondre à nos besoins spécifiques. Nos équipes bénéficient d’informations essentielles en temps réel, ce qui favorise la prise de décisions stratégiques et la rationalisation des opérations. J’ai hâte de voir comment nous continuerons à relever la barre de la productivité grâce à la technologie. »