ArborMetrics optimise la fourniture d’électricité à des millions de personnes grâce à des formulaires

Il n’y a aucune marge d’erreur lorsque 100 millions de personnes dépendent de vous pour s’alimenter en électricité. C’est pourquoi, pour la société nord-américaine de gestion de la végétation ArborMetrics, l’efficacité de la gestion des tâches et de la collecte de données est prioritaire. « Tout le monde sait à quoi ressemble un poteau électrique », explique Amy McMillion, responsable des opérations chez ArborMetrics. « Mais ce que la plupart des gens ignorent, c’est que chaque poteau peut cumuler jusqu’à cent erreurs qui le rendent dangereux pour vous, votre enfant, vos proches ou tous ceux qui passent à proximité. Nos agents sur le terrain sont chargés de vérifier ces erreurs potentielles. »

L’organisation emploie plus de 400 employés de bureau et sur le terrain, au Canada et dans 17 États américains. Chaque jour, ils évaluent, surveillent et gèrent la végétation qui menace les lignes électriques environnantes afin de garantir l’accès à l’électricité des usagers. « Nous faisons appel à des arboriculteurs et à des monteurs de lignes pour superviser la construction de nouvelles lignes électriques et l’acquisition de droits de passage pour les réseaux de gaz ou autres », explique Amy McMillion. « Nous sommes essentiels à l’alimentation électrique de votre maison ou de votre entreprise. »

Des ramifications homogènes

Auparavant, lorsque l’équipe d’ArborMetrics était composée de 70 personnes environ, elle utilisait des tableurs Excel et des communications par e-mail pour préserver l’alimentation en électricité des communautés. « Nous envoyions e-mail sur e-mail avec des fichiers mis à jour, car nous ne pouvions pas tous collaborer au même endroit », révèle Amy McMillion.

À mesure que l’équipe s’est développée, la gestion de milliers de fichiers Excel pour suivre l’évolution de l’infrastructure s’est transformée en tâche insurmontable. « La répartition géographique représente notre principal défi », confie Amy McMillion. « Nous devions établir des processus uniformes pour l’ensemble de notre équipe de gestion, tout en étant adaptables à chacun de nos contrats individuels. »

ArborMetrics s’est donc tournée vers Smartsheet, qu’elle utilise désormais à grande échelle pour coordonner ses politiques et processus à travers tous les sites grâce à des portails de tableaux de bord centralisés. Les équipes sur le terrain utilisent les portails pour demander les éléments dont elles ont besoin, créer des rapports d’incident ou résoudre d’autres problèmes spécifiques à leurs contrats. « Lorsque vous êtes sur le terrain, vous n’avez pas forcément de réseau », analyse Amy McMillion.

« Auparavant, nos employés sur le terrain rédigeaient leurs notes dans un carnet, puis les saisissaient sur un ordinateur. Désormais, la fonction de formulaires hors ligne sur l’application mobile permet d’enregistrer les données et de les intégrer au processus une fois la connectivité retrouvée. »

Élimination des flux de travail inefficaces

La prise de notes, la collecte de données et la validation manuelles ralentissaient également la préparation des audits de l’OSHA (Occupational Safety and Health Administration). « L’OSHA exige une inspection complète des équipements de protection individuelle (EPI) de toutes nos équipes. Cela impliquait d’envoyer à toutes les équipes sur le terrain une feuille Excel comportant toutes les questions requises et de les harceler pour qu’elles la remplissent », se souvient Amy McMillion.

Une fois toutes les feuilles collectées, trois personnes passaient trois semaines à en lire chaque ligne pour s’assurer que tout le monde travaillait en toute sécurité. « La sécurité n’attend pas. En cas de matériel de sécurité défectueux, il est inconcevable de devoir attendre 30 jours pour qu’il soit remplacé », martèle Amy McMillion. 
La mise en œuvre des formulaires Smartsheet a permis à ArborMetrics d’accélérer le processus. « Désormais, pour chaque audit, nous configurons une feuille intelligente et l’associons à un formulaire intelligent », explique Amy McMillion. « Une fois la feuille remplie, la personne chargée de la vérifier peut utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les points qui méritent notre attention. »

Outre la simplification de la collecte de données, l’automatisation améliore la précision des données. « La personne sur le terrain qui a envoyé le formulaire reçoit un e-mail automatique lui demandant de vérifier ses réponses », décrit Amy McMillion.

« Cela permet d’éliminer les erreurs. Désormais, la vérification manuelle des données prend 15 minutes et est effectuée par une seule personne. »

Les formulaires Smartsheet permettent également de gagner du temps en compilant des documents personnalisés en fonction de données de feuilles sélectionnées. « Vous pouvez créer un formulaire PDF à remplir et mettre en correspondance les champs ou les colonnes de votre choix », détaille Amy McMillion. « À chaque nouvel envoi de formulaire, Smartsheet les met automatiquement en correspondance dans le document. »

Le processus de validation des données avant leur envoi permet de réduire le temps consacré à leur vérification. « L’utilisation d’autres outils ne me permettait pas de garantir que l’utilisateur ne s’était pas trompé de chiffre et n’avait pas saisi un format de données incorrect », avoue Amy McMillion.

« Smartsheet procède à une validation des données, ce qui nous permet de consacrer quelque 16 heures par semaine en moins à la vérification des données contenues dans les documents générés. »

Une évolution constante

ArborMetrics continue de trouver de nouvelles façons d’appliquer les nombreuses fonctionnalités des formulaires, notamment la validation des données, la logique conditionnelle et les intégrations d’API, pour collaborer virtuellement, gérer les documents à l’échelle et gagner du temps.

« Smartsheet contribue à notre efficacité. La plateforme a permis de considérablement réduire le nombre d’e-mails et de tableurs Excel impliqués dans nos processus », résume Amy McMillion. « Malgré notre croissance et notre taille, les formulaires me permettent de dormir la nuit. »