Infosys utilise Smartsheet pour améliorer l’efficacité et accélérer les taux de réussite des projets mondiaux de conseil et de mise en œuvre

Infosys, un leader mondial des services et du conseil en technologies de l’information, a bâti sa réputation sur la livraison de programmes de transformation complexes à grande échelle pour des clients de plusieurs secteurs. L’entreprise emploie plus de 350 000 employés dans plus de 60 pays et travaille sur des projets d’une valeur allant de 500 000 $ à plus d’un milliard de dollars.

Les offres de l’entreprise couvrent la transformation numérique, les mises en œuvre d’ERP, la migration vers le cloud et les services gérés, impliquant souvent des centaines de ressources à travers plusieurs zones géographiques. La livraison de ces programmes de manière cohérente et efficace est naturellement difficile compte tenu de la complexité et des architectures d’outils variées utilisées par les différents clients. Le manque de cohérence et d’intégration créait souvent des cloisonnements et des inefficacités. Jeff Keller, responsable mondial du centre d’excellence en gestion de programme chez Infosys, explique : « Nous avons constaté qu’une pléthore d’outils était utilisée, mais nous n’avions pas une vue cohérente et unique des projets à travers ces outils. Le programme était fragmenté entre divers outils, et nous essayions constamment de les assembler. »

Cet environnement fragmenté entraînait des méthodologies incohérentes, les consultants appliquant leurs propres approches à partir de leurs propres expériences. De plus, les temps de démarrage des projets étaient lents, les chefs de projets s’efforçant souvent de mettre en place des processus alors que les projets étaient déjà en cours. Les chefs de projet avaient également une visibilité limitée sur les projets, et les clients ne disposaient pas d’une source unique de vérité pour le statut du programme, les risques et les livrables.

Pour mieux servir ses clients, Infosys a reconnu la nécessité d’une plateforme de gestion intelligente du travail unifiée et évolutive, offrant cohérence, sécurité et visibilité.

Travailler avec Prodactive pour créer une solution de gestion de programme basée sur Smartsheet 

Pour accélérer le développement de la solution, Infosys a fait appel à Prodactive, un partenaire de Smartsheet, afin de concevoir et déployer un centre de contrôle de gestion de programme (PMCC) basé sur Smartsheet. Smartsheet est la plateforme de gestion intelligente du travail qui unit les personnes, les données et l’IA pour accélérer l’exécution au sein des entreprises, à l’échelle du Fortune 500.

La solution a été conçue pour standardiser les processus de gestion de programme au sein de la main-d’œuvre mondiale d’Infosys, intégrer les données provenant de plusieurs outils dans une seule plateforme, permettre le déploiement rapide des espaces de travail de projet et fournir des tableaux de bord et des outils de gouvernance. Prodactive a été un partenaire clé dans le parcours d’Infosys avec Smartsheet, en fournissant son expertise, des modèles et une assistance continue.

Infosys utilise sa solution PMCC pour la gestion de portefeuille, en utilisant une approche de modèle pour suivre les projets actifs et gérer le pipeline dans Smartsheet. Infosys a utilisé le modèle de PPM de Prodactive pour obtenir une visibilité au niveau du portefeuille. Les projets gérés dans la solution comprennent des mises en œuvre ERP à grande échelle impliquant des centaines de ressources offshore et onshore, ainsi que des clients et d’autres partenaires de mise en œuvre tiers. 

« Smartsheet fournit la plateforme globale qui nous permet de déployer toutes nos capacités de gestion de projet et de soutenir nos professionnels », explique Jeff Keller. « Nous imposons l’utilisation de la solution dans le cadre de notre processus de vérification des contrats et conservons une vue globale du portefeuille PPM de chaque projet dans un espace de travail distinct. »

L’entreprise s’appuie sur des flux de travail automatisés dans Smartsheet pour rationaliser les approbations et les notifications de projets. « Nous avons développé un outil de suivi pour l’approbation des livrables. Lorsqu’un livrable est terminé, il est copié sur une autre feuille où plusieurs niveaux d’approbation sont disponibles. Chaque étape d’approbation est envoyée par e-mail à l’approbateur réel, qui peut l’accepter ou la rejeter, ajouter des commentaires, puis la soumettre. Les clients adorent cette fonctionnalité », explique Charles Prudente, responsable du PMCC mondial, Centre d’excellence en gestion de projets, Infosys. « Elle illustre la puissance des automatisations et des flux de travail dans Smartsheet. »

De plus, Infosys utilise les tableaux de bord Smartsheet pour consolider les jalons, les livrables et les risques dans une vue unique en interne et pour les clients. 

« Les tableaux de bord impressionnent vraiment les clients. En 10 minutes, nous pouvons leur montrer que tout est accessible en temps réel. Cela renforce et insuffle la confiance dans notre modèle et nos outils de livraison de programme », explique C. Prudente. 

Le PMCC d’Infosys tire également parti des fonctionnalités Premium de Smartsheet, notamment Data Shuttle, Bridge, Dynamic View et Calendar pour fournir un écosystème complet de gestion de programme.

Des projets prêts à être lancés dès le premier jour

Grâce à l’approche préconfigurée rendue possible par sa solution PMCC, Infosys favorise la vélocité du travail en lançant plus rapidement les projets majeurs, en réduisant les retards et en améliorant la confiance des clients. « L’approche que nous adoptons avec cet outil est la suivante : si nous le faisons correctement, nous le préparons pour qu’il soit prêt à fonctionner dès le premier jour du projet. Les consultants ont leurs journaux RAID, leur plan de projet de haut niveau, un outil de suivi des demandes de changement, tous prêts à l’emploi », explique C. Prudente. « Si le client n’a pas beaucoup d’exigences propres et s’il est prêt à accepter nos processus définis, nous sommes très rapidement opérationnels. Le projet se déroule dès le premier jour de manière beaucoup plus efficace que si nous essayions de mettre les choses en place et de décider quel outil utiliser. »

Favoriser la cohérence entre les programmes et augmenter les taux de réussite

Avec le PMCC, Infosys dispose d’une solution de plateforme unifiée et standardisée qui offre aux employés plus de cohérence entre les différents programmes afin qu’ils puissent se concentrer sur la gestion du travail et la livraison des projets au lieu d’essayer de trouver les données dont ils ont besoin dans plusieurs outils. Grâce à cette source unique de vérité pour les projets, les consultants d’Infosys sont plus productifs et efficaces. « Lorsque j’ai rejoint Infosys, il y avait moins de standardisation. Je devais aller dans mon disque dur, trouver une ou deux options, en parler à un collègue et trouver une solution dès le début du projet, », explique C. Prudente. 

« Grâce à l’approche de Smartsheet, le processus est standardisé. Nos équipes ont accès à notre portail PM CoE où elles disposent d’un guichet unique pour toutes les méthodes de gestion de programme. Si elles ont travaillé avec notre outil sur un projet précédent, elles sauront comment l’utiliser sur le prochain. Cela améliore vraiment l’efficacité du travail de nos équipes. »

En intégrant ses outils de gestion de projets dans une solution unique, l’entreprise a également gagné en visibilité. « Le PMCC nous fournit non seulement un écosystème de gestion de programme, mais aussi une vue du cycle de développement de nos systèmes où nous pouvons voir les tests et le développement, la gestion de la qualité, la gestion des exigences et la traçabilité », explique J. Keller. « Grâce à Smartsheet, nous avons plus de visibilité et nous pouvons partager ce qui se passe en temps réel avec les principales parties prenantes de nos clients, y compris les cadres supérieurs, dans un format facilement consommable. »

En conséquence, Infosys gagne un avantage concurrentiel. « Nous constatons une amélioration des taux de réussite et de l’exécution des projets grâce à la solution Smartsheet. Les clients choisissent notre outil plutôt que ceux de nos concurrents, ce qui nous aide à créer de l’élan et à renforcer notre crédibilité sur le marché », explique Andrew Brader, associé directeur et responsable de l’excellence de la livraison mondiale pour la pratique des plateformes numériques chez Infosys Consulting. De plus, la flexibilité de Smartsheet aide Infosys à mieux répondre aux besoins de ses clients. 

« Smartsheet est très flexible et facile à personnaliser et à mettre à jour, et cette flexibilité trouve un écho auprès de nos clients et de nos équipes, car vous pouvez faire à peu près tout ce que vous devez faire », explique Charles Prudente. « Cela signifie que nos équipes sont très réactives aux exigences des clients et que nous pouvons répondre rapidement à leurs besoins. »

Innover avec l’IA 

Tout en poursuivant son parcours avec Smartsheet, Infosys expérimente l’IA pour créer de nouvelles fonctionnalités innovantes. « Nous avons créé un groupe de discussion pour explorer l’IA. C’est incroyable ce que ce groupe a fait : développer des widgets et des invites pilotés par l’IA qui étendent les capacités de Smartsheet », explique C. Prudente. « Nous tirons parti de ce travail pour intégrer ces fonctionnalités à nos projets. »

Infosys prévoit de poursuivre sa relation étroite avec Prodactive à l’avenir. « Ce qui est fantastique avec l’équipe d’Infosys, c’est son niveau d’innovation. Elle a vraiment adopté l’outil et se demande constamment comment s’améliorer et repousser les limites du possible », explique Rich Coles, directeur général et fondateur de Prodactive. A. Brader ajoute : « Smartsheet est une plateforme de pointe qui nous donne la possibilité de capitaliser plutôt que de créer à partir de zéro. Bien que nous soyons dans le secteur des logiciels, nous ne sommes pas spécialisés dans les plateformes de gestion du travail. Nous sommes spécialisés dans la création de valeur pour nos clients. Smartsheet nous permet de le faire de façon évolutive. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.