Johnson & Johnson accélère considérablement la revue de contenu grâce à Smartsheet

Depuis 130 ans, Johnson & Johnson met des idées, des produits et des services innovants au service de la santé et du bien-être des individus. En tant que société pharmaceutique aux activités diversifiées, elle se spécialise dans tous les domaines, des dispositifs médicaux aux produits pharmaceutiques, en passant par les médicaments en vente libre. Comptant plus de 134 000 employés répartis dans 265 entreprises à travers 60 pays, Johnson & Johnson s’est donné pour objectif d’avoir un impact positif sur la santé humaine grâce à l’innovation. 

Chaque contenu pédagogique créé par Johnson & Johnson pour les consommateurs ou les médecins est soumis à un processus strict de vérification juridique, réglementaire et médicale régi par la Food and Drug Administration des États-Unis. Colleen Hulshof, Spécialiste de la conformité des contenus, Apprentissage et développement mondiaux chez Johnson & Johnson Surgical Vision, est à la tête de la gestion du processus de vérification. 

Lorsque Colleen Hulshof a pris ses fonctions, elle a été chargée d’identifier et de gérer les obstacles au processus de vérification et de respecter les échéances de l’entreprise.

« Il me fallait un mécanisme de suivi », explique Colleen Hulshof. « Je voulais analyser facilement le temps nécessaire à chaque étape du processus de vérification et identifier l’origine de chaque retard. » 

Mise en place d’un guichet unique

Il y a six mois, Colleen Hulshof a décidé de se tourner vers Smartsheet pour suivre le processus de revue de contenu. « J’ai découvert Smartsheet par l’intermédiaire d’un autre collègue qui l’utilisait dans le cadre de la gestion de projets », explique-t-elle. « J’ai trouvé cette plateforme très intéressante. Je lui ai même donné le surnom de « tableur sous stéroïdes », du fait de ses nombreuses fonctionnalités. Tout y est : informations, commentaires, pièces jointes… Je me suis rapidement inscrite à la conférence ENGAGE 2022, au cours de laquelle j’ai appris à utiliser Smartsheet de façon à être plus efficace. » 

Colleen Hulshof a commencé par récupérer des informations sur les contenus pédagogiques auprès des auteurs, du public cible jusqu’aux produits identifiés et leur histoire, et les a chargées dans Smartsheet. À partir de là, Colleen Hulshof pouvait facilement suivre les dates d’échéance de chaque section du processus de vérification et envoyer des notes aux vérificateurs médicaux, juridiques et réglementaires en cas de retard. Afin de garantir que l’ensemble des experts disposent de toutes les informations, chacun d’eux a reçu des notifications automatisées pour chaque étape du processus de vérification. 

Visibilité et contrôle

Colleen Hulshof a ensuite créé une feuille synthétique clarifiant le déroulement de chaque étape du processus de vérification et permettant d’accélérer les choses si nécessaire.

« L’un des principaux avantages de Smartsheet est que vous savez qui fait quoi et pouvez travailler à élaborer une solution », explique-t-elle. « J’aime son statut de guichet unique, de source unique de vérité. Sans compter que l’automatisation me permet de gagner un temps considérable. »

Forte d’une clarté accrue et d’un meilleur contrôle du processus de vérification, Johnson & Johnson a pu éliminer le risque de retard.

« Smartsheet m’aide à éviter les crises et à accélérer le processus de vérification des contenus », souligne Colleen Hulshof. « Là où nous mettions 72 jours pour tout finir, il ne nous faut plus que 32 jours en moyenne. »

Par exemple, la vérification initiale prend désormais 4 jours de moins, tandis que le délai de révision et de nouvelle soumission des supports est réduit de 30 jours. 

Un exemple à suivre

L’efficacité accrue de l’équipe de Colleen Hulshof lui a également permis de gagner la confiance et le respect des autres services. « J’ai reçu de nombreuses récompenses internes, quatre ou cinq rien qu’au cours des six derniers mois », confie Colleen Hulshof. « Tous les membres de notre organisation sont ravis que les contenus soient vérifiés plus efficacement. » 

À l’avenir, Johnson & Johnson compte partager les informations tirées de la solution avec l’ensemble de l’organisation. « Smartsheet me permet de suivre plus efficacement les obstacles et les défis », conclut Colleen Hulshof. « Nous souhaitons communiquer nos conclusions à d’autres parties prenantes, comme les fournisseurs et les coordinateurs. Tout le monde est concerné par ce processus de vérification complexe et doit savoir clairement ce qui fonctionne ou non. Je fais toujours l’éloge de Smartsheet et j’encourage tout le monde à l’adopter, car cela leur servira au quotidien. »