Bavitech apporte de la clarté à chaque vente et projet, garantissant continuité et efficacité

Basée au Vietnam, Bavitech Corporation propose des services de conception et d’ingénierie pour des secteurs tels que la fabrication d’acier, les produits alimentaires et les boissons, ainsi que le traitement des eaux. « Notre principal objectif est de fournir des solutions d’automatisation industrielle adaptées à ces secteurs », explique Hoang Hai, directeur général de Bavitech. « Par exemple, nous fournissons des logiciels pour surveiller le secteur de l’eau ou des systèmes pour les stations d’épuration. »

Une quête de clarté et d’agilité

Forte d’un portefeuille très diversifié, Bavitech avait besoin d’une solution robuste et polyvalente pour gérer ses opérations métier. Pendant la pandémie de COVID-19, l’entreprise a également dû s’adapter aux employés travaillant à domicile, amplifiant la nécessité de disposer d’un produit numérique flexible.

« Nous avions déjà créé des logiciels dédiés aux approbations, mais nos développeurs mettaient du temps à intégrer nos exigences, et l’ajout de nouvelles fonctionnalités générait souvent son lot de dépenses », se souvient Hoang Hai. « Nous avons également compris que nous avions besoin d’une fonctionnalité de gestion de la relation client (CRM) pour contrôler les données des clients au sein de notre système. »

L’équipe de Bavitech a fait appel à Gia Thinh Technology pour créer une solution basée sur Smartsheet. « Ayant déjà utilisé un logiciel similaire, nous en comprenions les procédures et les règles, ce qui nous a permis de rapidement adapter Smartsheet à nos exigences », confie Hoang Hai. « Notre équipe informatique n’était même pas directement impliquée dans le développement et a donc pu se consacrer à son travail au contact des clients. Nous avons simplement défini la structure et les procédures requises pour chaque service et les avons mises en œuvre dans Smartsheet. »

Portée par une vision claire de ses besoins, Bavitech a commencé à exploiter les capacités de Smartsheet pour gérer ses processus de vente. « Dès qu’une piste génère une vente, les équipes utilisent la solution pour suivre les opportunités et les devis envoyés et consigner la conclusion d’un contrat », détaille Thinh Huynh, PDG de Gia Thinh Technology. « Ces informations sont ensuite associées au commercial concerné, ce qui lui permet de suivre la progression de ses ventes chaque mois ou trimestre. » 

Amélioration de la visibilité et de la continuité des activités 

Outre le suivi des ventes, Smartsheet fait également office de guichet unique pour stocker les informations relatives aux clients. « La plateforme suit les informations des commerciaux ainsi que tous les documents liés à chaque client : Tout y est : des informations sur les clients aux devis générés dans Smartsheet, en passant par les détails des contrat et les documents utiles tels que les informations de livraison, les manuels, les approbations des clients et les justificatifs de livraison. Le tout est stocké dans un flux de travail consolidé dans Smartsheet, de sorte que nous pouvons facilement localiser toutes les informations liées à une vente », ajoute Hoang Hai.

« Nos projets peuvent durer entre plusieurs mois et un an. Pendant ce temps, différents ingénieurs y contribuent et doivent comprendre ce qu’ont fait leurs prédécesseurs », clarifie Hoang Hai.

« Il est d’autant plus important de tout centraliser pour que nos collègues puissent reprendre là où d’autres se sont arrêtés sans affecter les clients. La plateforme Smartsheet est parfaite à cet égard. »

Une équipe plus efficace et axée sur les données

Une fois toutes les informations stockées, Bavitech crée des tableaux de bord pour suivre ses processus, permettant à l’équipe de prendre des décisions éclairées et d’apporter des améliorations à ses flux de travail. « Nous synthétisons les données en fonction de nos exigences, en suivant des éléments tels que les ventes, le nombre de devis envoyés, les conversions en ventes réussies et les performances commerciales trimestrielles et annuelles », note Hoang Hai.  

Grâce à ces efforts d’automatisation et à cette flexibilité, l’équipe de Bavitech a constaté une amélioration de son efficacité et de son agilité, accompagnée de gains de temps. « Auparavant, il nous fallait environ trois mois pour préparer les rapports manuels. Grâce à Smartsheet, nous pouvons générer des tableaux de bord à la volée », analyse Hoang Hai. « Notre équipe dispose également d’un meilleur contrôle de son travail, 70 % des approbations étant effectuées par téléphone. L’utilisation de Smartsheet permettra sans doute de réaliser des économies monétaires, bien que difficiles à calculer. »

Après avoir regroupé ses processus rationalisés et ses communications avec les clients en un seul endroit, Bavitech se sent prête à franchir un nouveau cap. « Nous disposons à présent d’un système clair et organisé, et j’espère que nous pourrons apporter une plus grande contribution au monde de la fabrication de machines d’automatisation », conclut Hoang Hai.