McCorvey automatise la gestion du travail de fabrication et de construction et élève la voix de ses experts grâce à WorkApps et Control Center de Smartsheet

Fondée en 1925, McCorvey Companies est devenue un fabricant majeur de canalisations, de tuyaux et d’éléments de plomberie personnalisés, dans tout le sud-est des États-Unis. Control Center et WorkApps de Smartsheet sont des éléments clés de la stratégie de McCorvey pour simplifier et rationaliser ses propres opérations, offrir une expérience utilisateur personnalisée et s’adapter à la croissance.

« McCorvey est une entreprise innovante, mais nous essayons également d’en faire bénéficier l’industrie dans son ensemble », déclare Chris Mondeau, directeur de la recherche et développement chez McCorvey Companies. « Nous travaillerons avec les autres corps de métier, les fournisseurs ou les clients pour essayer d’être tous plus efficaces. Cela améliore vraiment nos relations avec les intervenants, ainsi que l’efficacité et la rationalisation pour tous ceux avec qui nous travaillons. »

McCorvey Companies conçoit, construit et installe des canalisations et des tuyaux pour les hôpitaux, les hôtels et les grands centres d’événements. L’organisation d’envergure englobe plusieurs entreprises spécialisées : McCorvey Sheet Metal, Way Engineering, Way Mechanical, Duct Direct, McCorvey Industrial Fabrication et Kirlin-Way Mechanical. La croissance de McCorvey s’est accélérée au cours de la dernière décennie, ce qui a incité ses dirigeants à investir dans la technologie pour faciliter la transition du statut d’entreprise familiale à leader du secteur.

« [Avant Smartsheet] Beaucoup de nos services avaient leurs propres flux de travail cloisonnés, » explique M. Mondeau. « Quelqu’un utilisait un outil ou un processus formidable, mais il n’était utilisé par personne d’autre. Nous avons travaillé sur la conception de feuilles et de flux de travail avec des experts en la matière. Nous avons déclaré « Nous allons récupérer votre expertise, mais en supprimant toutes les redondances manuelles avec Smartsheet. Aujourd’hui, nos chefs de projets collaborent avec nous chaque semaine pour tester nos idées et les développer à grande échelle. Documenter le fonctionnement de l’entreprise nous permet d’être plus efficaces, d’acquérir ces connaissances et de les partager avec les équipes ».

Avant Smartsheet, il était difficile d’obtenir cette cohérence et cette visibilité. De nombreux processus d’entreprise et de conception étaient basés sur papier. Les outils technologiques variaient d’une équipe à l’autre, allant des e-mails et des PDF aux feuilles de calcul et bases de données autonomes. Chris Mondeau et ses collègues ont constaté la nécessité d’une plateforme unique qui intégrerait des sources de données disparates, prendrait en charge l’automatisation des flux de travail et permettrait d’accéder aux informations depuis n’importe quel endroit, tout en éliminant les risques inhérents aux processus papier.

Le premier projet que McCorvey a abordé avec Smartsheet était la planification et la coordination de projets pour l’atelier de fabrication. Il incluait la numérisation des dessins de production pour gagner des heures de travail et économiser des milliers de dollars par an. Comme d’autres équipes ont constaté la puissance de la plateforme, la mise en œuvre de Smartsheet à l’échelle de l’organisation a été rapide. McCorvey Companies se sert désormais de Smartsheet en tant que système unique d’enregistrement, pour les fonctions essentielles à toute l’entreprise, telles que l’estimation, les propositions de modification et les demandes d’informations, la comptabilité et la facturation, les achats, la planification de la fabrication, les opérations sur le terrain, et bien plus encore.

« La cohérence devient notre facteur clé, car nous nous développons très rapidement, » déclare M. Mondeau. « Nous essayons de prendre notre mentalité de commerce familial et de la développer avec toutes les autres entreprises avec lesquelles nous travaillons, que nous acquérons ou que nous créons, afin de pouvoir offrir la même expérience cohérente. Un grand mouvement dans l’industrie de la construction s’opère pour commencer à normaliser les processus de construction, et une demande accrue de visibilité de la part des fournisseurs, des distributeurs, et même des autres corps de métier pour que tout puisse se dérouler plus efficacement. »

L’accès en temps réel aux données qui permet de gagner du temps et de l’argent

Smartsheet permet à McCorvey de gagner du temps et économiser de l’argent en donnant aux personnes un accès en temps réel aux informations dont ils ont besoin, depuis n’importe quel endroit. Des processus tels que la gestion des actualisations des dessins de production sont complètement transformés. Avant Smartsheet, si les contremaîtres d’un chantier de construction ne disposaient pas d’un dessin récent, ils devaient appeler un dessinateur, qui vérifiait manuellement les versions, coordonnait l’impression d’un jeu de plusieurs dizaines de pages de dessins et s’arrangeait pour qu’il soit livré sur le chantier, qui pouvait être à plusieurs heures de route.

Désormais, un contremaître peut consulter les dessins les plus récents sur un appareil mobile et utiliser les commentaires dans Smartsheet pour résoudre des problèmes spécifiques avec le dessinateur. Un processus qui laissait auparavant les équipes professionnelles inactives pendant une demi-journée ou plus peut être résolu en 10 à 15 minutes. L’élimination de la nécessité d’imprimer et de livrer des paquets volumineux de dessins a permis à McCorvey d’économiser plus de 80 000 dollars par an.

Le partage d’informations en temps réel via Smartsheet simplifie également les demandes de matériel. Un chef de chantier peut consulter une feuille ou un tableau de bord pour savoir quand la livraison de certains matériaux est prévue. Il peut également vérifier les dépenses par rapport au budget et apporter des modifications immédiates pour éviter les dépassements de coûts. McCorvey utilise également Smartsheet pour réduire les coûts de location d’outils et d’équipements. Les équipes intègrent la planification des outils dans le plan de projet d’un travail. Ainsi, elles peuvent ne fournir que les outils nécessaires plutôt que d’en stocker un grand nombre en réserve « juste au cas où ». En achetant et en louant moins d’outils, mais aussi en évitant les frais de retard sur les locations, McCorvey a économisé entre 50 000 et 100 000 dollars.

« Certains de nos contremaîtres consultent l’application et se disent : « Oh, cet outil spécifique à la pose de parquet est attribué à ce travail, je vais appeler pour l’avoir », explique M. Mondeau. « Cela leur permet de résoudre des problèmes et de contourner d’autres personnes pour communiquer directement, car ils ont accès à ces informations. »

Mise à l’échelle des efforts et gain de temps avec Control Center

Smartsheet Control Center aide McCorvey à normaliser la manière dont les informations sur les projets sont recueillies et relayées dans toute l’organisation, permettant ainsi une vision descendante et une planification efficace. Avec des centaines de projets actifs en cours à un moment donné, la supervision de travaux pouvant aller de quelques semaines à près de deux ans, la mise à l’échelle et l’automatisation des changements sont essentielles.

« Nous avions l’habitude de copier des dossiers pour les utiliser comme jeux de modèles », explique Chris Mondeau. « Mais comme nos feuilles sont devenues plus évoluées, nous avons voulu rendre ce processus disponible en libre-service. Le service informatique peut utiliser Control Center pour appliquer les changements demandés par les propriétaires de produits, sans que nous n’ayons à faire d’actualisation à chaque fois. »

En recueillant une multitude de détails de chaque projet, McCorvey a créé une ressource de données utilisable pour identifier des questions plus larges et résoudre des problèmes. Par exemple, une analyse du processus des demandes de matériel a révélé qu’une grande partie de celles-ci concernait une livraison le jour même ou le lendemain. Les responsables ont pu découvrir si ces délais courts résultaient d’un manque de planification, de retards dans la réception des estimations ou des spécifications, ou d’autres facteurs qui pourraient être améliorés. Chris Mondeau estime que l’utilisation de Smartsheet a créé une augmentation de 60 à 70 % de l’efficacité des flux de travail et de l’accès à l’information. Et dans le seul domaine des communications, une augmentation de 400 % de l’efficacité, les équipes éliminant les retards et la confusion des processus collaboratifs.

Des espaces de travail personnalisés par fonction avec WorkApps

L’une des façons dont Chris Mondeau et ses collègues ont pu rationaliser la communication consiste à tirer parti de Smartsheet WorkApps. Avec WorkApps, M. Mondeau et son équipe peuvent facilement créer des applications Web et mobiles intuitives, lesquelles peuvent intégrer des ressources aussi bien Smartsheet qu’externes, comme des tableaux de bord Tableau ou Google Docs, sans avoir à écrire une seule ligne de code. McCorvey a mis en œuvre WorkApps pour créer des espaces de travail définis par fonctions, conçus pour rationaliser l’accès aux informations spécifiques dont les fabricants, les entrepreneurs ou même les clients ont besoin pour accomplir leur travail.

« Au fur et à mesure que notre utilisation de Smartsheet s’est développée de manière exponentielle, nous avons eu des commentaires de la part des employés, qui trouvaient la navigation compliquée », explique M. Mondeau. « Avec WorkApps, nous voulions voir si nous pouvions modifier l’interface de l’expérience, pour adopter une approche plus simple basée sur les applications et en intégrant des éléments des opérations de notre entreprise qui sont actuellement en dehors de Smartsheet. »

Selon M. Mondeau, l’outil de création d’applications de WorkApps est « extrêmement facile à utiliser » et sa flexibilité en matière de partage et de présentation des informations est aussi performante que Dynamic View. Il a conçu des applications pour des fonctions professionnelles telles que la planification des voyages et la fabrication d’ateliers. Grâce aux autorisations définies par fonctions, l’application pour les voyages permet aux collaborateurs de voir leurs propres voyages et itinéraires à venir, alors que les responsables peuvent voir les horaires de leurs subordonnés directs, mais pas les informations personnelles comme l’adresse du domicile ou le numéro d’identification du voyageur. Les membres de l’équipe des ateliers peuvent voir les détails des pièces sur lesquelles ils travaillent, sans avoir à faire défiler les colonnes historiques pour voir les informations d’expédition ou d’autres détails utilisés par les équipes d’achat ou de vente.

L’interface simple aide les nouveaux embauchés, entrepreneurs ou partenaires à trouver rapidement ce dont ils ont besoin, sans aucune expérience de Smartsheet nécessaire. Comme McCorvey peut incorporer sa propre marque et ses propres couleurs dans WorkApps, les applications constituent une expérience personnalisée de bout en bout.

« Il s’agit d’une interface agréable et propre, qui permet aux utilisateurs de venir faire leur travail principal sans avoir à ouvrir de nouveaux onglets de navigateur ou d’autres applications, » explique Chris Mondeau. « C’est aussi simple que cela : Voici votre espace de travail. Vous ne naviguez pas dans une centaine de dossiers de projets pour trouver les informations dont vous avez besoin. Les affichages pertinents à votre fonction vous sont fournis explicitement ».

Trouver et apprendre des experts de l’entreprise

Non seulement McCorvey a gagné du temps et économisé de l’argent en mettant en œuvre Smartsheet, mais il a donné plus de voix aux personnes qui ont des années d’expérience dans toute l’organisation. La pression pour récupérer et normaliser les meilleures pratiques a conduit les responsables vers les personnes qui ont le plus d’expertise et de connaissances à offrir.

« Depuis que nous concevons et formons ces outils, nous avons identifié des employés qui ont une expérience dont personne n’a jamais entendu parler, » déclare M. Mondeau. « Cela nous a vraiment permis de trouver de nouveaux experts pour évaluer et mettre en œuvre de nouvelles idées. Nous disposons de collaborateurs travaillant dans la construction depuis 50 ans et qui disent : « J’aimerais tester ça, aidez-moi à coucher mes mots sur le papier, dans une feuille ou une base de données, et à créer cela ». Ceci a stimulé cette innovation et a exposé des personnes qui sont vraiment passionnées par ce qu’elles font et qui veulent s’investir dans l’entreprise. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.