MedPOINT bénéficie d’une vue d’ensemble sur son équipe grâce à une solution primée

MedPOINT Management aide les associations de médecins indépendants (IPA) et les hôpitaux à réduire les coûts médicaux et à améliorer la qualité des soins de santé grâce à son expertise en matière de gestion des soins. L’organisation familiale fournit des services administratifs pour décharger les médecins, avec pour objectif de fournir un service client exceptionnel et de stimuler l’innovation dans le secteur des soins de santé. 

Pour une entreprise qui traite avec de grandes équipes complexes et des projets soumis à des contraintes de temps, une collaboration sans faille et de la transparence sont primordiales. « Notre service compte 12 sous-équipes différentes. Le suivi de la disponibilité des employés représente donc un défi important », explique Melanie Corbin, superviseure en chef des opérations commerciales chez MedPOINT Management. « Nous suivions les jours de congés payés dans un calendrier commun et cela devenait un peu désordonné. Nous avons donc commencé à chercher un espace unique où nous pourrions rapidement voir quel membre de l’équipe était disponible pour des projets spécifiques. »

En quête d’inspiration

Melanie Corbin s’était auparavant servie de Smartsheet pour automatiser les flux de travail, mettre en place des alertes et des rappels pour réduire les tâches répétitives et obtenir une visibilité totale sur chaque projet grâce à des tableaux de bord. En tant que « Surdouée » Smartsheet à deux reprises (une désignation de Smartsheet pour les innovateurs), Melanie Corbin croit beaucoup aux modèles Smartsheet.

« Les modèles sont un excellent point de départ lorsque vous créez une solution », affirme-t-elle. « Pourquoi réinventer la roue ? J’utilise très souvent la Galerie de modèles pour m’inspirer, observer comment d’autres équipes traitent des problèmes communs et apprendre d’elles. » 

Pour créer un flux de travail rationalisé à MedPOINT, Melanie Corbin a décidé de créer une solution pour le suivi des jours de congé payé et de la disponibilité de l’équipe.

Les membres de l’équipe peuvent désormais renseigner et catégoriser rapidement leurs jours de congé grâce à la nouvelle solution. Les gestionnaires de MedPOINT peuvent désormais consulter les tendances passées et les disponibilités futures de chaque sous-équipe et de chaque employé grâce à des affichages par gestionnaire et par service, un calendrier et des équipes codées par couleur.

« La solution est très simple à utiliser et a donc été assez facilement acceptée par l’ensemble du personnel », déclare Melanie Corbin. 

Plus de clarté dans la prise de décision

La solution a été rapidement adoptée par l’ensemble du service informatique de MedPOINT, donnant aux employés des informations actualisées sur la disponibilité de leurs rapports et de leurs collègues. « Nous pouvons voir si les gens sont absents et pourquoi (s’ils sont en congé ou chez le médecin, par exemple). C’est utile de le savoir quand on essaie de les contacter au bureau et qu’ils ne répondent pas », explique Melanie Corbin.

« C’est devenu une ressource unique pour l’ensemble de notre service afin de voir ce qui se passe en interne. Nous pouvons également repérer les pénuries d’équipe dans des projets particuliers et l’utiliser pour justifier les besoins en personnel. »

En outre, les employés utilisent des applications Smartsheet comme Pivot pour synthétiser de grands ensembles de données et faire des comparaisons pertinentes entre les tendances de travail de chaque employé. 

Un modèle primé

Preuve de son succès, la solution conçue par l’équipe de Melanie Corbin a remporté le concours de modèles Smartsheet ENGAGE’22, qui récompense quatre solutions ayant permis d’autonomiser le lieu de travail de manière simple et efficace. Afin d’aider d’autres utilisateurs à autonomiser leur lieu de travail et à améliorer la façon dont le travail est planifié, géré et visualisé, Corbin a transformé sa solution en un modèle que les utilisateurs peuvent désormais télécharger dans la Galerie de modèles Smartsheet. 

Promouvoir l’innovation

À l’avenir, MedPOINT continuera à renforcer la visibilité de son équipe. « Nous cherchons sans cesse à améliorer nos processus », déclare Melanie Corbin. « En ce moment, nous créons de nouveaux modèles de recrutement qui présenteront des données globales, par exemple, le nombre d’heures que nous perdons en raison des pannes de courant et de l’absence des employés. Avec ses fonctionnalités d’automatisation, les possibilités offertes par Smartsheet pour améliorer la productivité et les rapports sont innombrables. C’est pourquoi j’incite toujours les autres équipes à creuser et à découvrir ce qu’elles peuvent obtenir avec cette solution. »

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