Le Département des services humains de l’Oregon utilise Smartsheet pour administrer les programmes critiques grâce à un suivi centralisé et à des rapports précis

Le département des services humains de l’Oregon (ODHS) est la principale agence de l’Oregon chargée d’aider les habitants de l’État à atteindre le bien-être et l’autonomie. En tant que plus grande agence de l’État, l’ODHS détermine l’admissibilité des personnes qui sollicitent et reçoivent une aide. L’ODHS offre ses services à plus d’un million de personnes par le biais de programmes dédiés aux personnes âgées et en situation de handicap, aux enfants et aux personnes ayant une déficience intellectuelle, ainsi que des programmes d’autosuffisance et de réadaptation professionnelle et un partenariat d’éligibilité.

La technologie joue un rôle clé dans le travail quotidien de l’agence, et l’ODHS souhaitait trouver une solution rentable et sécurisée pour gérer ses programmes et simplifier la création de rapports. « Le coût est important pour toute agence gouvernementale, car les flux de financement peuvent être limités et l’argent n’est pas toujours garanti », explique Joey Razzano, administrateur du système de performance, ODHS. « De plus, nous devons protéger les informations personnellement identifiables, qui sont des données confidentielles et sensibles sur les individus. »

Razzano avait utilisé Smartsheet dans ses fonctions précédentes à l’Oregon Health Authority et elle a contribué à l’adoption de la plateforme à l’ODHS. « Je savais que Smartsheet était non seulement facile à utiliser, mais aussi évolutif et flexible », explique-t-elle. Razzano est rapidement devenue l’experte en Smartsheet de l’agence, et différentes équipes de l’ODHS l’ont contactée pour l’aider à créer des solutions de Smartsheet. Parmi ces équipes se trouvait celle en charge du programme de réadaptation professionnelle, financé par le gouvernement fédéral et qui aide les personnes en situation de handicap à trouver un emploi. L’équipe avait besoin d’une solution lui permettant de mieux suivre et coordonner les services avec tous les districts scolaires et les prestataires afin de pouvoir rendre compte avec précision de ses activités au gouvernement fédéral.  « Le programme risquait de perdre des fonds fédéraux parce que nous ne communiquions pas correctement les informations », explique M. Razzano.

Gérer les processus de réadaptation professionnelle dans Smartsheet

L’équipe en charge de la réadaptation professionnelle ne disposait pas de capacités centralisées de création de rapports et souhaitait renforcer la collaboration parmi le personnel. « Nous sommes tenus de rendre compte de nos activités à nos entités de gestion des cas aux administrations étatiques et fédérales, mais cela a été difficile parce que nous ne pouvions pas faire en sorte que nos différents systèmes communiquent », explique M. Razzano. L’organisation devait également simplifier la gestion de projets. « Nos collaborateurs utilisent différents logiciels et outils de suivi, et ils n’ont pas pu collaborer efficacement parce qu’ils travaillaient en silos », explique M. Razzano.

Lorsqu’un prestataire a manqué à ses obligations, Joey Razzano a aidé l’équipe à rapidement créer une solution pour mieux gérer le programme de réadaptation professionnelle dans Smartsheet. « Lorsque mon responsable a décrit les fonctionnalités dont il avait besoin, je savais que Smartsheet pouvait le faire », explique-t-elle. Grâce à Smartsheet, l’équipe peut plus facilement suivre les étapes d’approbation avec des dizaines de districts scolaires à travers l’État, fournir des rapports en temps réel chaque mois pour la facturation et fournir des rapports précis aux agences fédérales chaque trimestre. « Nous suivons chaque étape et montrons clairement qui a besoin de services, leurs informations et s’ils répondent aux exigences », explique M. Razzano. Smartsheet exporte des données, y compris les numéros d’identification principaux, chaque jour à partir d’un système différent afin d’assurer un suivi cohérent des recommandations et d’éliminer la saisie manuelle des données. Afin d’offrir de la visibilité aux coordinateurs régionaux et aux districts scolaires, l’ODHS a également créé divers tableaux de bord présentant une vue d’ensemble des écoles, des prestataires et des statistiques synthétiques par dossier, en utilisant Dynamic View pour n’afficher que les informations de facturation pertinentes.

Une solution intuitive et facile à utiliser pour la gestion des cas 

L’ODHS a rapidement créé un système complet de suivi et de génération de rapports pour le programme de réadaptation professionnelle. « J’ai construit la solution de suivi des approbations du programme de réadaptation professionnelle en deux semaines grâce à l’intuitivité et à la facilité d’utilisation offertes par Smartsheet », dit Razzano. Une fois la solution de suivi et de rapport mise en place, Razzano a appris qu’elle répondait aux exigences fédérales en matière de rapports, garantissant que le programme continuerait à recevoir le financement nécessaire. « En fait, une agence fédérale a mentionné qu’elle a suggéré à un autre État d’examiner notre solution en raison de son bon fonctionnement », explique M. Razzano.

L’ODHS a également bénéficié de la flexibilité de Smartsheet. « Les exigences ont continué à changer au fur et à mesure que nous construisions la solution, et nous avons pu apporter des ajustements au fur et à mesure, car Smartsheet est tellement flexible et évolutif », explique M. Razzano. De leur côté, les tableaux de bord Smartsheet aident l’ODHS à centraliser les processus de gestion des cas pour chaque district. 

« Nous avons créé un guichet unique pour chaque district, de sorte qu’il existe désormais un endroit unique où les coordinateurs peuvent consulter les recommandations, les remboursements et d’autres formulaires », explique M. Razzano. « Souvent, il y a plusieurs endroits où vous devez aller pour trouver des formulaires gouvernementaux et d’autres informations. Grâce à Smartsheet, nous avons pu intégrer tous les formulaires directement dans le tableau de bord, ce qui rend tout plus facile à trouver et plus efficace pour les districts . »

Donner aux employés les moyens d’être plus efficaces

D’autres membres du personnel de l’ODHS disposent de l’autonomie nécessaire pour créer leurs propres solutions dans Smartsheet, au lieu de compter sur le service informatique de l’organisme. « Auparavant, nous devions attendre des mois, voire plus, avant que les services d’information ne créent quelque chose pour nous », explique M. Razzano. « Il est facile de créer quelque chose qui fonctionne en Smartsheet, et il est également simple pour nos équipes d’apprendre. Au lieu d’utiliser quatre ou cinq programmes différents pour faire quelque chose, nous pouvons faire tout ce dont nous avons besoin en un seul endroit et en Smartsheet . »

De plus, Smartsheet fournit une plateforme sécurisée pour aider l’ODHS à mieux protéger les informations personnellement identifiables des personnes bénéficiant de chacun de ses programmes. « Je ne saurais trop insister sur l’importance de la sécurité pour nous en tant qu’agence gouvernementale », déclare J. Razzano. 

« Nous sommes très préoccupés par les dossiers publics, et le ministère de la Justice doit approuver tout service basé sur le cloud qui dispose d’un accord d’utilisation par clic. Nous savons que nous pouvons répondre à ces exigences avec Smartsheet. Smartsheet nous rassure constamment sur la sécurité de la plateforme, de sorte que nous pouvons mieux gérer les risques. Cela renforce notre confiance à mesure que nous poursuivons le déploiement de cette technologie au sein de l’ODHS. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.