La NOAA gagne 3 semaines par mois en automatisant le suivi des acquisitions, des contrats et des budgets à l’aide de Smartsheet Gov

L’Administration océanique et atmosphérique nationale (NOAA) est un organisme scientifique et de règlementation fédéral responsable de nombreuses activités, des prévisions des graves tempêtes au suivi du climat, en passant par la gestion des pêcheries. Basée au sein du ministère du Commerce des États-Unis, la NOAA gère six bureaux : le Service national d’observation par satellite, de documentation et d’information pour l’environnement, le Service national de la pêche maritime, le Service national des océans, le Service météorologique national, le Bureau des opérations maritimes et aériennes et le Bureau pour la recherche océanique et atmosphérique.  

Le bureau du directeur administratif de la NOAA (OCAO) fournit des services essentiels d’acquisition et de gestion des biens et de prévisions budgétaires à l’organisation et à ses bureaux. L’OCAO s’appuie sur Smartsheet Gov pour gérer les projets, les acquisitions d’installations et les contrats commerciaux et assurer la collaboration entre les différentes divisions.

« Nous avons recours aux tableaux de bord et flux de travail Smartsheet pour rationaliser nos processus et gérer nos projets plus efficacement », affirme Patrick Holt, directeur du programme Données et technologies du bureau du directeur général de l’Administration océanique et atmosphérique nationale (NOAA).

Auparavant, Patrick Holt et son équipe utilisaient un éventail d’outils logiciels pour gérer les projets, les budgets et les contrats. Patrick Holt l’affirme : « nous utilisions les calendriers, les e-mails, la messagerie instantanée et d’autres outils pour tenter de suivre tous les éléments des projets, et nous ne nous en sortions pas vraiment ». « Par exemple, nous perdions souvent de vue à quelle étape des processus budgétaires et d’acquisition nous étions. Nos divisions travaillaient de manière cloisonnée et appliquaient des processus disparates, ce qui créait des problèmes de transmission des projets d’une équipe à l’autre, car nous ne savions pas toujours qui travaillait sur quoi. Globalement, nous manquions cruellement d’efficacité en matière de gestion de projets ».

Collaboration avec M2 Strategy pour la gestion de tâches essentielles dans Smartsheet Gov

Patrick Holt a découvert Smartsheet Gov après avoir discuté avec un collègue des avantages du logiciel. « Smartsheet semblait proposer de nombreuses fonctionnalités auxquelles nous n’avions pas accès avec les solutions de gestion de projets que nous utilisions jusqu’alors. Basé sur le Web, il semblait également favoriser la collaboration », déclare-t-il. 

Peu de temps après avoir adopté Smartsheet Gov, l’OCAO a fait appel à M2 Strategy (M2), son partenaire technologique de longue date. M2, un cabinet de conseil de gestion et de technologie axé sur la modernisation de clients fédéraux, a travaillé avec l’équipe d’acquisition de l’OCAO pour proposer des formulaires et tableaux de bord Smartsheet Gov visant à rationaliser la gestion des acquisitions et des contrats par le bureau. L’OCAO utilise Smartsheet Gov pour suivre l’ensemble des acquisitions et contrats connexes et les équipes de budget fournissent des mises à jour tout au long du processus. Tous les projets d’acquisition et contrats sont intégrés au système de gestion des contrats du bureau.

L’OCAO s’appuie sur Smartsheet Control Center pour gérer le processus d’établissement du budget depuis le lancement jusqu’à l’approbation, et l’équipe de conformité environnementale et de sécurité du bureau utilise le même outil pour gérer des audits de sécurité de terrain sur plus de 400 sites. « Les audits de sécurité sont des processus manuels très répétitifs », affirme Patrick Holt. « Smartsheet Gov nous permet de reproduire les audits autant de fois que nécessaire en utilisant le même modèle ». 

L’OCAO s’appuie sur l’automatisation des flux de travail que propose Smartsheet Gov pour accomplir des tâches de gestion des parcs, par exemple la gestion du large parc de véhicules utilisé par tous les bureaux NOAA. En outre, l’OCAO a recours à l’outil Data Shuttle de Smartsheet pour télécharger toutes les deux semaines les données de contrat et d’acquisition figurant sur plus de 50 sources de données dans Smartsheet Gov. Ces données permettent à M2 de créer des tableaux de bord en vue de l’élaboration de rapports à l’attention des directeurs généraux de l’OCAO. Les tableaux de bord permettent aux responsables de consulter rapidement et en temps réel le statut des projets d’acquisition, des contrats et des budgets.

Vue en temps réel du statut des projets, des contrats et des budgets

Grâce à Smartsheet Gov, Patrick Holt et son équipe peuvent consulter en temps réel le statut de l’ensemble des acquisitions, contrats et budgets. « Il nous suffit de consulter Smartsheet Gov pour voir ce qui est proposé, approuvé ou refusé », dit-il. « S’agissant des budgets, je peux voir rapidement comment chaque dollar est dépensé dans n’importe quel bureau NOAA. Smartsheet Gov nous offre un niveau de visibilité et de transparence auquel nous n’avions pas accès auparavant ».

De même, les directeurs généraux peuvent consulter des informations de contrat et de budget à jour pour tous les projets d’acquisition en cours et futurs.

« Nos dirigeants n’ont pas toujours le temps de prendre contact avec un chef de projets pour lui demander des informations actualisées », fait remarquer Patrick Holt. « Les tableaux de bord Smartsheet leur offrent la possibilité de consulter rapidement l’avancement de n’importe quel projet.

En outre, cette transparence permet à l’OCAO de planifier plus efficacement pour l’avenir, car les dirigeants peuvent consulter les contrats importants et détecter activement les problèmes à régler. « Au lieu de rechercher toute une série de formulaires d’acquisition, les dirigeants ont accès à une vue globale des 25 principaux contrats dans chaque catégorie », déclare Patrick Holt.

Les processus rationalisés permettent de gagner 3 semaines par mois 

Smartsheet Gov a aidé l’OCAO à rationaliser ses processus d’acquisition, de gestion des contrats et d’administration des parcs, éliminant la nécessité de recueillir et d’analyser manuellement les informations issues de sources disparates. « Nous ne perdons plus de temps à recueillir les données, car Smartsheet Gov les met toutes à disposition en un seul endroit auquel tout le monde peut accéder », fait remarquer Patrick Holt. Par exemple, l’OCAO a rationalisé son processus de suivi des obligations non honorées, qui affiche le budget résiduel pour certains projets. « Ce processus prenait jusqu’à 12 jours car le collaborateur devait contacter plusieurs personnes pour déterminer comment l’argent était dépensé. À présent, ces données s’affichent automatiquement dans Smartsheet Gov », affirme Patrick Holt. « Cela nous permet d’économiser facilement trois semaines de travail par mois ». En outre, les équipes de gestion des parcs du bureau et d’audit de sécurité sur le terrain peuvent consulter et analyser les données de projet et de contrat en temps réel au lieu de passer des semaines à recueillir ces informations.

En économisant du temps et en éliminant les processus manuels, l’OCAO se concentre davantage sur l’analyse des données et est plus efficace globalement.

« Certaines de nos équipes ont perdu des collaborateurs au cours des dernières années, mais Smartsheet Gov nous a permis de ne pas les remplacer », se félicite Holt. « Smartsheet Gov brise les digues qui nous ralentissaient et rend notre organisation beaucoup plus efficace.