Salt Lake City utilise Smartsheet pour améliorer l’engagement communautaire et le soutien à la communauté des sans-abri

À l’instar de nombreuses villes américaines, Salt Lake City, dans l’Utah, s’efforce de venir en aide à une population croissante de sans-abris. L’équipe de mobilisation et d’intervention auprès des sans-abris de la ville s’est donné pour mission de fournir à ces populations un refuge, une éducation et d’autres ressources. « Notre équipe cherche à répondre aux préoccupations de la population logée et non logée en organisant des salons de ressources, en soutenant une communauté de microabris et en collaborant avec des prestataires de services aux sans-abris présents dans toute la ville », explique Stephen Fanale, coordinateur de l’engagement communautaire à Salt Lake City.

Lorsque des membres de la communauté signalent des campements ou d’autres problèmes liés à ces populations dans la ville, Stephen Fanale et son équipe effectuent un suivi de ces problèmes et collaborent avec d’autres services et organisations de la ville afin de les résoudre. 

« Nous avons reçu 7 000 signalements environ au cours de l’année écoulée et Smartsheet nous a aidés à facilement suivre et traiter ces signalements afin de pouvoir résoudre chaque problème », explique Stephen Fanale.

Avant d’adopter Smartsheet, Salt Lake City éprouvait des difficultés à gérer les problèmes signalés et à communiquer efficacement avec la communauté, ainsi qu’avec les partenaires internes et externes. « Nous utilisions des feuilles de calcul, des e-mails et des logiciels de cartographie, mais nos processus n’étaient pas centralisés et la production de rapports prenait beaucoup de temps », se souvient Stephen Fanale. Le manque de données en temps réel posait également problème. « Nous devions accéder à notre logiciel de cartographie et identifier certains endroits où des problèmes avaient été signalés, mais le temps que nous produisions nos propres rapports, les informations étaient déjà obsolètes », précise Stephen Fanale.

Suivi des campements de sans-abris, nettoyage des déchets et recommandations d’abris dans Smartsheet 

Après que le service informatique de la ville a présenté Smartsheet à Stephen Fanale et aidé son équipe à en comprendre les bases, ce dernier a voulu en savoir plus sur cet outil. « Nous avons rapidement compris comment la plateforme pouvait automatiser et standardiser nos processus », confie-t-il.

Après l’adoption de Smartsheet, l’équipe de mobilisation et d’intervention auprès des sans-abris a commencé à l’utiliser pour suivre les campements de sans-abris signalés et ainsi gérer le processus de nettoyage des déchets dans toute la ville de Salt Lake City. Celle-ci saisit les données des signalements de la communauté soumis via une application mobile, se coordonne avec les organisations et suit le temps nécessaire à la résolution des problèmes dans Smartsheet. L’équipe utilise des flux de travail automatisés pour envoyer des notifications à l’organisation appropriée. « Nous faisons appel à des organisations pour nettoyer les biodéchets, et ces organisations utilisent Smartsheet pour indiquent l’endroit et le moment où elles interviennent pour nettoyer », détaille Stephen Fanale. « Nous utilisons Smartsheet pour suivre les personnes affectées à un nettoyage et le temps nécessaire à la tâche. »

L’équipe de mobilisation et d’intervention auprès des sans-abri compte également sur Smartsheet pour gérer les demandes auprès de la communauté des microrefuges et les dossiers actifs. Lorsqu’un appel est adressé à la mairie ou au service des parcs, ces informations sont ajoutées à Smartsheet et une notification automatique est envoyée par e-mail à l’intervenant désigné. « Par exemple, si un membre de la communauté utilise l’application mobile pour signaler un problème près d’une école, un agent de liaison communautaire ou un bien agent de police du quartier en question en est automatiquement informé. » De même, si une personne signale des déchets biologiques, l’organisation responsable du nettoyage reçoit une notification », décrit Stephen Fanale.

Meilleure visibilité des données en temps réel   

Grâce à Smartsheet, l’équipe de mobilisation et d’intervention auprès des sans-abris de Salt Lake City bénéficie d’un accès simple et rapide à des données à jour sur toutes les informations nécessaires, des recommandations de microabris à la progression du ramassage des déchets et des biodéchets. « Nous pouvons désormais prendre des décisions plus rapides et éclairées en un clic grâce aux formulaires, rapports et tableaux de bord Smartsheet, ce qui nous permet d’aider les personnes qui en ont besoin en envoyant des équipes d’intervention au bon endroit et au bon moment », analyse Stephen Fanale.

Grâce à Smartsheet, Stephen Fanale et son équipe peuvent également consulter les données cartographiques afin de déterminer rapidement où envoyer des personnes pour nettoyer certaines zones selon les signalements. « Il est bien plus facile pour nous de visualiser les secteurs communautaires et d’assurer un nettoyage efficace », se réjouit Stephen Fanale.

Grâce aux tableaux de bord Smartsheet, l’équipe peut facilement fournir des mises à jour en temps réel sur la progression de l’activité communautaire aux membres du conseil municipal, aux centres de ressources locaux pour les sans-abri et à d’autres partenaires. « Notre tableau de bord principal montre le nombre de campements de sans-abris actifs par secteur, ainsi que le temps moyen nécessaire pour nettoyer les déchets », poursuit Stephen Fanale.

Temps de réponse plus rapides  

Forte d’un meilleur accès à des informations précises dans Smartsheet, l’équipe de mobilisation et d’intervention auprès des sans-abris peut répondre plus rapidement aux besoins de la communauté. 

« Il nous faut deux fois moins de temps pour répondre aux signalements de la communauté », indique Stephen Fanale. « Ce processus nous permet d’économiser 450 heures par an. » 

La solution Smartsheet aide également les partenaires locaux à nettoyer chaque secteur plus rapidement, car ils reçoivent des notifications automatisées dès lors que des signalements sont envoyés. « Les organisations de gestion des déchets et des biodéchets avec lesquelles nous travaillons peuvent nettoyer une zone dans les deux jours suivant un signalement », déclare Stephen Fanale. « Auparavant, cela prenait une semaine complète. »

Grâce aux gains de temps permis par Smartsheet, Stephen Fanale et son équipe peuvent se concentrer davantage sur de nouveaux projets et initiatives. 

« L’une de mes collègues élabore un nouveau programme de formation et a beaucoup plus de temps pour y travailler grâce à Smartsheet », explique-t-il. « Nous collaborons également avec le comté pour mettre en place un groupe de travail chargé de lutter contre le problème de logement des sans-abri, et nous avons pu jouer un grand rôle dans l’élaboration du plan grâce au temps supplémentaire dont nous disposons. »

Service plus efficace auprès de la communauté

Smartsheet donne à l’équipe de mobilisation et d’intervention auprès des sans-abri une image plus claire des événements à travers la ville grâce à des tableaux de bord et des rapports. « Nous sommes financés par l’argent des contribuables, et les habitants de la ville aiment savoir à quoi est destiné leur argent », déclare Stephen Fanale. « Grâce à Smartsheet, nous pouvons leur montrer nos données, ce qui répond à leurs éventuelles questions et préoccupations . »

Stephen Fanale explique que son équipe peut communiquer de manière plus étroite et optimale avec la communauté de Salt Lake City. « Smartsheet a simplifié la communication avec nos partenaires locaux et les membres de la communauté. », conclut-il. « Lorsque les gens nous contactent, nous pouvons répondre plus rapidement et leur fournir de meilleures informations. Smartsheet nous aide à faire notre travail plus efficacement. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.