Philips améliore l’exécution des projets grâce à Smartsheet pour accélérer la recherche clinique

Philipsfaçonne l’avenir des soins de santé depuis 130 ans à travers des essais cliniques qui font office de catalyseur essentiel dans ses avancées scientifiques. « Notre objectif principal consiste à garantir la sécurité des patients, ainsi que la qualité et l’intégrité des études parrainées et soutenues par Philips », explique Gemma Quinn, responsable des opérations cliniques chez Philips. « La tâche peut s’avérer difficile, car chaque essai est un processus complexe et interdisciplinaire impliquant de nombreuses parties prenantes qui doivent travailler en étroite collaboration. »

Améliorations au niveau des projets pour un impact global

L’équipe de Philips en charge des opérations cliniques avait besoin d’un logiciel doté d’une interface conviviale et utilisable par des personnes aux compétences techniques variées.

« Il nous fallait également une solution adaptable pour gérer des essais dont la complexité et la taille des équipes impliquées varient », ajoute Gemma Quinn.

L’équipe a mis en place Smartsheet pour regrouper les informations ainsi que l’ensemble des tâches, projets, calendriers et ressources au même endroit. « Cette solution s’est naturellement imposée, car elle était adaptable et nous a permis d’allouer efficacement notre temps et nos ressources aux projets », développe Gemma Quinn. 

Lancement de nouveaux projets en un clin d’œil

« Pour commencer, il fallait assurer la cohérence des métriques d’un projet à l’autre. Nous avons donc créé une boîte à outils contenant un ensemble standard de plans, de dispositifs de suivi du temps et de tableaux de bord basés sur nos processus cliniques globaux », explique Gemma Quinn. Cette boîte à outils s’est transformée en plan d’action reproductible utilisé par les chefs de projets pour lancer rapidement de nouveaux essais. « Chaque fois qu’une personne souhaite démarrer un projet, nous lui accordons des privilèges dans Control Center afin qu’elle ait accès aux modèles, aux rapports et aux formulaires. Cette méthode est rapide, efficace et cohérente », poursuit Gemma Quinn. Toutes les études sont accessibles via un tableau de bord unique. « Ce tableau de bord nous donne une vue d’ensemble de chaque étude ainsi qu’un aperçu immédiat de leur état actuel », ajoute-t-elle.

Avant le début d’un nouveau projet, le chef de projets remplit un formulaire de demande Smartsheet. « Il lui suffit de renseigner les champs obligatoires et de soumettre le formulaire, qui est enregistré dans une feuille de prise en charge Smartsheet. Notre équipe reçoit alors une notification indiquant que quelqu’un a demandé la création d’un dossier d’étude dans Smartsheet, ce que nous pouvons faire immédiatement », développe-t-elle.

Différents formulaires Smartsheet sont utilisés à chaque étape d’un projet pour collecter des informations auprès de l’ensemble des parties prenantes, partout et à tout moment. De cette façon, les tâches sont traitées plus rapidement.

« Nous assurons la cohérence des métriques grâce à des valeurs de champ prédéfinies, des listes déroulantes et d’autres outils, ce qui permet de préserver les formats standard », détaille Gemma Quinn. « Les informations sont ainsi plus simples à trouver, récupérer et partager. »

Adaptation de la perspective pour un aperçu global et local

Smartsheet permet à l’équipe de Philips en charge des opérations cliniques d’avoir une vue d’ensemble de chaque projet et d’accéder aux informations requises, le cas échéant. « Nous pouvons collecter des métriques de manière cohérente à partir de différents outils et plateformes afin de créer un aperçu au niveau du portefeuille. Les tableaux de bord nous permettent d’aller plus loin et d’obtenir davantage d’informations sur l’avancement des projets », explique Gemma Quinn.

Chaque équipe dispose de son propre tableau de bord, tandis que chaque projet a droit à sa propre feuille contenant des indications claires sur sa progression. « Nous utilisons un système intuitif de feux de signalisation : les projets qui respectent les délais s’affichent en vert, les projets en retard en orange, et les projets très en retard en rouge », développe Gemma Quinn. « Cette méthode facilite le suivi de nos projets et la gestion des problèmes éventuels. »

Collaboration critique teintée d’urgence

Smartsheet permet également à l’équipe de Philips en charge des opérations cliniques d’accélérer l’exécution des projets cliniques en facilitant la collaboration entre toutes les parties prenantes. « Nous voulions mettre en place une méthode de travail unique », résume Gemma Quinn. « J’apprécie particulièrement les feuilles qui contiennent toutes les informations dont notre équipe a besoin pour mettre en place des projets. Au lieu de communiquer par e-mail, ce qui s’avère contre-productif, nous avons directement accès aux données utiles. »

Chaque feuille identifie les personnes affectées aux différents rôles impliqués dans le projet à des fins de transparence, tandis que les membres de l’équipe communiquent en temps réel, directement dans le contexte du projet.

« La fonctionnalité Conversations nous permet d’ajouter des commentaires dans la feuille et d’adresser des questions aux membres de l’équipe plutôt que d’envoyer des e-mails », ajoute Gemma Quinn. « Seuls les derniers commentaires s’affichent. Les plus anciens sont stockés dans l’historique de la conversation de la feuille, ce qui permet d’éviter les cellules à rallonge. »

Avancement des projets

Enfin, l’équipe de Philips en charge des opérations cliniques facilite la mise à jour des projets pour les parties prenantes grâce aux formulaires. « Les contributeurs qui ne maîtrisent pas les feuilles peuvent effectuer leurs mises à jour via des formulaires », décrit Gemma Quinn. « Lorsqu’une action est requise de leur part, le système envoie une notification automatique contenant tous les détails utiles. La note s’accompagne d’un lien direct vers le formulaire du site Web qu’ils peuvent utiliser. » Une fois le formulaire rempli, toutes les mises à jour sont automatiquement intégrées dans la feuille.

Et grâce à la vue globale offerte par Smartsheet, les parties prenantes ont un aperçu de la complexité, des échéances et des dépendances de chaque essai. « Chaque membre du personnel comprend ainsi l’impact de tout retard des tâches sur l’ensemble du projet, et pourquoi il est essentiel que chaque dépendance critique soit visible », détaille Gemma Quinn.

Une meilleure innovation au service d’une meilleure santé

À l’heure actuelle, l’équipe de Philips en charge des opérations cliniques utilise Smartsheet principalement pour ses projets critiques en exploitant le même ensemble de ressources et d’outils. Pour accélérer davantage la planification des essais cliniques et la supervision de l’exécution, l’équipe teste des paramètres de gestion et d’affectation des ressources en vue de créer un processus cohérent de recherche et d’attribution des rôles.

« Nous voulons optimiser notre efficacité pour les futurs projets, de façon à pouvoir examiner nos ressources, évaluer leur affectation et les optimiser », partage Gemma Quinn.

Dans un souci d’innovation, Philips continue de concevoir de nouveaux modes de collaboration, de communication et de partage des métriques pour booster sa recherche scientifique. Smartsheet fait partie intégrante de cette approche.

« La capacité de prévoir les ressources, de suivre leur utilisation et de gérer les programmes en temps réel est essentielle à l’exécution des essais cliniques », résume Gemma Quinn. « L’utilisation de Smartsheet garantit également que la direction dispose de tableaux de bord pour prendre des décisions importantes. »