Le groupe ZEISS apporte clarté visuelle et rapidité à son équipe mondiale grâce à Smartsheet

L’histoire du groupe ZEISS a commencé en 1846 avec un petit atelier à Iéna, posant les bases de ce qui allait devenir un leader mondial de l’optique scientifique. Aujourd’hui, le groupe est présent dans près de 50 pays, dont 30 sites de production et 25 centres de développement. Ses outils et ses technologies façonnent certains des secteurs les plus importants au monde : de la production de semi-conducteurs à l’e-mobilité, de la recherche primée par un prix Nobel aux traitements médicaux qui changent la vie, et de l’ophtalmologie à la réalisation de films récompensés.

« La société a été fondée avec la promesse d’offrir une vision du monde plus claire et plus précise, que ce soit à travers un microscope en laboratoire ou un objectif de caméra », explique Jarkko Niittumaa, responsable du portefeuille RH et de la gestion de projets chez le groupe ZEISS. « Cette promesse nous anime toujours aujourd’hui, non seulement dans nos produits, mais aussi dans notre façon de favoriser un travail intelligent. »

Outils, équipes et processus cloisonnés

Avec des équipes réparties dans le monde entier et évoluant dans des domaines très spécialisés, l’entreprise avait développé un environnement de gestion de projets fragmenté. Plus de cinquante outils et systèmes différents étaient utilisés dans le seul domaine des technologies de l’information (IT). Les ressources humaines (RH) étaient confrontées à la même approche incohérente. En conséquence, la visibilité était limitée et la collaboration était difficile. 

« Avant la mise en place de Smartsheet, chacun utilisait des outils, des normes et des modèles différents pour mener à bien ses projets », ajoute Jarkko Niittumaa. « Il était important de standardiser la livraison des projets RH afin d’assurer un niveau de qualité homogène dans toute l’entreprise. »

Après une évaluation approfondie prenant en compte la sécurité, la conformité et l’évolutivité à long terme, la plateforme de gestion du travail intelligente Smartsheet s’est imposée comme le choix évident pour réunir tout le monde sur une seule plateforme.

Unifier l’approche commune

La première étape a consisté à créer un cadre de projet RH unifié. L’équipe a produit un guide complet de 40 pages détaillant les normes, les processus et les principes, allant de la manière de classer les projets jusqu’aux phases standard que chaque initiative devait suivre, avec des jalons et des points de contrôle qualité clairement définis.

La gouvernance a été intégrée dès le début. Le cadre définissait le pouvoir décisionnel à chaque étape. Les initiatives stratégiques majeures nécessitent l’approbation de l’équipe de direction des RH, tandis que les projets plus modestes peuvent avancer avec une validation au niveau fonctionnel. Il clarifiait également les rôles habituels, la composition du comité directeur et même le quorum nécessaire pour prendre des décisions valides.

Toutes ces règles et directives ont ensuite été intégrées directement dans Smartsheet, passant ainsi de la politique à la pratique. « Le système garantit que les projets sont approuvés par les bonnes personnes et suivent les mêmes procédures. Il nous donne un cadre de qualité professionnelle à partir duquel travailler. Dans le même temps, le système laisse de la place à la flexibilité, que les équipes optent pour l’agilité, l’approche en cascade ou un compromis entre les deux », explique Jarkko Niittumaa.

Un « cockpit » intelligent pour la standardisation et la rapidité

Ensuite, grâce à Smartsheet Control Center, l’équipe a créé un hub centralisé appelé « cockpit de projet », regroupant tout ce dont un chef de projet a besoin au même endroit : suivi budgétaire, journal de statut, cartographie des parties prenantes, etc. Les tableaux de bord en temps réel récupèrent les données directement depuis les plans sous-jacents, offrant un aperçu instantané et codé par couleur de l’avancement, des tâches en cours et des risques émergents.

Le groupe ZEISS a conçu des cockpits distincts adaptés à différents rôles. Les chefs de projet ont une vue ciblée de leurs initiatives. Les responsables de programme, qui coordonnent plusieurs projets liés, bénéficient d’une vue d’ensemble de leurs flux. Les responsables de portefeuille, en charge de l’ensemble des programmes et initiatives stratégiques, bénéficient d’une vue d’ensemble à haut niveau couvrant toute l’organisation. 

« Le cockpit est véritablement le cœur de notre équipe, qu’il s’agisse de gestion des risques, d’outils de suivi budgétaire ou simplement des tâches qui arrivent à échéance », explique Cheriece Williams, responsable senior de projets RH chez le groupe ZEISS.

Une équipe mondialement alignée et confiante

La collaboration quotidienne, auparavant freinée par la distance et les habitudes cloisonnées, s’effectue désormais de manière plus naturelle. Les équipes de différentes fonctions peuvent consulter le même statut, partager les mêmes mises à jour et se coordonner sans passer par d’interminables échanges par e-mail. « Smartsheet nous apporte visibilité, cohérence et alignement à l’échelle mondiale pour les RH », explique Jarkko Niittumaa.

La prise de décision est devenue plus nette et plus rapide. Grâce aux données en temps réel qui remplacent les rapports éparpillés, la direction peut détecter rapidement les risques, réaffecter les ressources en temps réel et avoir confiance dans ce qu’elle voit. « Les projets sont plus faciles à suivre, les décisions plus claires, et nous pouvons suivre l’avancement en temps réel. Cela aide la direction à prendre des décisions plus rapides et mieux éclairées », note Jarkko Niittumaa. « Grâce à Smartsheet, nous pouvons gérer des projets complexes avec la même précision et fiabilité qui caractérisent l’optique. »

Des résultats plus intelligents, plus rapides

Au niveau de l’exécution, les tâches courantes sont de plus en plus automatisées et les informations sont organisées de manière claire et accessibles. Il en résulte une augmentation notable de la vélocité. 

« Les équipes passent moins de temps à rechercher des informations et davantage à se concentrer sur un travail à forte valeur ajoutée », explique Jarkko Niittumaa.

Ce qui a commencé comme une volonté de standardisation est rapidement devenu bien plus : une manière de travailler plus calme, plus claire et plus intelligente, permettant à l’entreprise d’avancer rapidement et en toute confiance.