Shorr Packaging regroupe ses services pour fournir une assistance plus rapide aux clients

Fondée il y a un siècle dans le nord de l’Illinois, Shorr Packaging est devenu l’un des plus grands distributeurs indépendants d’emballages aux États-Unis. Fournissant des solutions d’emballage innovantes à ses clients, Shorr vise un objectif clair : être à l'écoute du client. « Nous gérons tout, de la distribution d’un portefeuille complet de produits d’emballage à l’automatisation des équipements, en passant par la gestion de la logistique », explique Mitchell Mook, responsable de l’amélioration des processus chez Shorter Packaging. « Nos experts en emballage créent des stratégies pour rationaliser les processus et les réseaux de fournisseurs, tout en augmentant le débit et l’efficacité. »

Les services agissent de concert

Les 600 employés de Shorr sont répartis dans plusieurs services tels que l’assistance à la clientèle, les achats, le personnel de l’entrepôt et la gestion de projet. « Nous nous retrouvons souvent dans une situation où de nombreux groupes différents tentent de résoudre le même problème : distribuer rapidement nos produits ou documents aux clients », explique M. Mook. 

« C’était notre principal défi : comment coordonner tout ce travail entre les différents services ? »

À l’origine, Shorr Packaging avait déployé Smartsheet au sein de son organisation pour gérer plus efficacement les projets. L’équipe a rapidement entrevu l’opportunité de profiter des capacités de Smartsheet pour accélérer la distribution de ses produits. Dynamic View, une des fonctionnalités les plus utilisées, permet un partage granulaire pour s’assurer que les bonnes personnes ont accès au moment opportun aux données du projet ou du flux de travail afin de les consulter ou de les modifier. Dans Dynamic View, les employés peuvent examiner de plus près des éléments spécifiques à leur tâche pour vérifier et mettre à jour le statut, ou même faire des demandes. « C’est fantastique : avec Dynamic View dans notre tableau de bord, chaque employé dans l’organisation peut demander l'accélération d'une tâche, vérifier son statut, évaluer la charge de travail et prévoir le délai d'un élément », explique M. Mook. « Dynamic View est très simple et fonctionne à merveille : notre personnel peut exploiter les données, ajouter des pièces jointes, des commentaires et tout ce dont il a besoin. »

Une vue à 360 degrés

Aujourd’hui, cette solution est utilisée par 150 employés et comptabilise jusqu’à 3 000 vues du tableau de bord en 90 jours. Cela a amélioré la visibilité et la collaboration au sein de l’équipe de Shorr. 

« Avant Smartsheet, nous croulions sous les e-mails et les feuilles de calcul. Dynamic View est une véritable une bouffée d’oxygène. », déclare Mme Mook. 

Tout le monde comprend ce qui se passe. » Que vous soyez un membre de l’assistance à la clientèle, un acheteur ou un responsable de compte, tout se trouve au même endroit. Cela nous aide à tout organiser entre les différentes fonctions. Smartsheet facilite nos processus, en particulier lorsqu’il s’agit d'expédier rapidement les produits. »

Pour assurer une adoption réussie, M. Mook a commencé par une démonstration de faisabilité. « Nous devions démontrer la valeur de Smartsheet. Nous avons donc commencé petit, en nous concentrant d’abord sur notre groupe financier. Nous avons gommé les divergences, rationalisé nos processus et constaté d’importantes économies de coûts. Ce succès nous a convaincus d’étendre cette solution à l’ensemble de l’organisation. »

Comprendre, apprendre, construire

L’étape suivante a consisté à trouver de nouvelles façons d’impliquer les employés-propriétaires et d’encourager l’utilisation de Smartsheet. « Nous tenons à impliquer les membres de notre équipe dans le processus », précise M. Mook. « Nous organisons des ateliers d’une journée, où des personnes de différents services collaborent pour définir les besoins de l’entreprise, les lacunes et la voie à suivre. Ce que je préfère chez Smartsheet, c’est la rapidité avec laquelle des solutions peuvent être élaborées pour résoudre de vrais problèmes commerciaux. »

Les propriétaires-employés désireux d'en savoir plus sont encouragés à participer à la formation Smartsheet’s 10 to 15 hour Self-Paced Core App Learning Path, un ensemble de cours pour aider les utilisateurs à maîtriser Smartsheet. « C'est également l'occasion de participer à une compétition amicale. Une activité ludique qui permet d'impliquer tout le monde. »

Le succès est contagieux

Aujourd’hui, Shorr Packaging cherche des moyens de rationaliser d’autres domaines d'activité. « Cette approche s’applique également à d’autres processus, comme la prospection de nouveaux fournisseurs, de nouveaux clients ou l’examen et l’approbation des demandes de conception », conclut M. Mook. 

« Les transferts d’entrepôt et les projets d’automatisation suivent désormais également ce modèle. Smartsheet a changé la donne. C’est simple, efficace, et cela a permis à nos employés-propriétaires d’augmenter leur productivité. »

Ce témoignage s'inspire de la session ENGAGE 2023 de M. Mook, intitulée « Take Smartsheet Advance to new heights ». Regardez l'intégralité de la session ici.