Pro AV Solutions dessert une liste croissante d’installations de clients en s’appuyant sur Resource Management by Smartsheet, malgré les défis que pose la pandémie mondiale

L’intégrateur audiovisuel Pro AV Solutions est spécialisé dans les installations d’entreprise. Alors que de plus en plus de grandes entreprises construisent de nouveaux sièges ou rénovent des bureaux existants, à Sydney comme dans toute l’Australie, l’activité de Pro AV a connu une croissance exponentielle, avec de nouvelles installations se chiffrant en millions de dollars. Dans le même temps, Pro AV a réussi à fidéliser sa clientèle. Pro AV avait besoin d’une solution plus flexible pour planifier et mettre à jour ses ressources en personnel afin de pouvoir honorer cette demande croissante. Resource Management by Smartsheet aide Pro AV à effectuer des actualisations en temps réel et à identifier les retards et dépassements de budget, et ce avant même que les travaux ne commencent sur le site d’un client.

« Nous utilisions Smartsheet pour gérer la planification de nos ressources », explique Chris Georgiou, responsable de l’administration des projets, depuis son bureau chez Pro AV Solutions en Nouvelle-Galles du Sud (Australie). « Actuellement, nous sommes environ 35 techniciens pour la seule ville de Sydney. La gestion de l’équipe nécessitait un effort quotidien constant. En adoptant Resource Management by Smartsheet, nous avons amélioré notre façon de gérer nos ressources ».

Gérer une croissance rapide lors des difficultés liées à une pandémie mondiale

L’augmentation des contrats avec des clients importants, tels que l’installation récente dans un complexe nouvellement construit de deux immeubles pour la plus grande banque de Sydney, avait déjà poussé M. Georgiou et son équipe à rechercher de meilleures manières de gérer leurs ressources. Avec la pandémie de COVID-19, il a fallu faire face à encore plus de variables. Certains États où Pro AV avait des bureaux ont connu des confinements restrictifs, obligeant les entreprises de ses clients à fermer leurs portes. D’autres États, comme la Nouvelle-Galles du Sud, ont dû adopter de nouvelles procédures de sécurité sur les lieux de travail et lors des déplacements, alors que le rythme de l’activité est resté le même, voire a augmenté.

« La crise actuelle de la COVID-19 a freiné certaines choses, mais à Sydney nous avons réussi à nous en sortir », raconte M. Georgiou. « Nous ne nous sommes pas vraiment arrêtés. Je sais que plusieurs États, en particulier celui de Victoria, qui est actuellement durement touché par la pandémie, ont connu un certain ralentissement. Certains bureaux réalisent du travail en interne, de façon très réduite, mais nos effectifs continuent de croître systématiquement. Nous devions trouver une meilleure solution pour gérer nos ressources, et c’est là que Resource Management by Smartsheet est entré en jeu ».

Pro AV utilise Smartsheet depuis plusieurs années, en intégrant les données de plusieurs plateformes commerciales pour générer des rapports et en utilisant des modèles permettant de simplifier la gestion de projet. Resource Management by Smartsheet constituait l’étape suivante dans l’optimisation de ses procédures.

« Auparavant, Pro AV créait une feuille de planification par projet, à laquelle l’équipe affectait des personnes spécifiques », explique M. Georgiou. « Les ajustements se faisaient tous les jours, presque toutes les heures, selon les projets. Il y avait aussi beaucoup de modifications manuelles. Resource Management by Smartsheet permet de faire la même chose de différentes façons, et beaucoup plus rapidement. Les chefs de projet ont ainsi une meilleure visibilité de l’affectation des membres de l’équipe et des endroits où des conflits pourraient apparaître. Ils visualisent immédiatement les répercussions des modifications qu’ils apportent ».

Une plateforme flexible qui permet d’obtenir des informations précoces sur les problèmes de dotation en ressources

Aujourd’hui, Resource Management by Smartsheet apporte à Pro AV Solutions une flexibilité considérable dans la gestion des ressources. La plateforme permet aux responsables de suivre les modifications en temps réel et de procéder à des ajustements supplémentaires pour éviter de dépasser les budgets, les délais ou les capacités. Selon M. Georgiou, la production de rapports est un autre avantage majeur. La plateforme facilite la vérification des projets ouverts et clôturés, la comparaison entre les heures de travail vendues et celles utilisées, et la visualisation des tendances par mois, trimestre et année fiscale.

« Pouvoir observer les chiffres en temps réel au cours d’un projet, voire avant son démarrage, a été une véritable révélation », déclare M. Georgiou. « Nous n’avions pas cette visibilité auparavant. Les chiffres existaient, mais l’équipe ne serait jamais allée chercher l’information d’elle-même. À présent, l’information est juste là, sur l’écran, et les membres de l’équipe peuvent prendre des décisions en fonction de ce qu’ils voient. Par le passé, nous avions une vision rétrospective de nos projets. Nous regardions derrière nous et nous disions : « Très bien, tirons-en les leçons pour la prochaine fois ». Nous avons désormais une meilleure visibilité sur ce qui se prépare et nous pouvons nous adapter en temps réel ».

Des rapports de données précis pour un meilleur développement des projets

M. Georgiou déclare que la facilité de prise en main et d’utilisation de Resource Management by Smartsheet a rendu son déploiement dans son service plus facile que prévu. D’autres services, comme l’équipe de dessinateurs techniques, sont aussi en train de l’essayer et génèrent des données précieuses auxquelles ils n’avaient pas facilement accès auparavant.

« Tout le monde s’est montré assez positif ; nous n’avons jamais vraiment rencontré de difficultés », affirme M. Georgiou. « Des techniciens sur le terrain qui utilisent le système de suivi des temps de travail à l’équipe au bureau qui se sert des outils de rapports et de planification, tout le monde est positif jusqu’à présent ».

Cette facilité d’utilisation a le potentiel d’améliorer nos réponses aux appels d’offres ainsi que notre rentabilité. L’ancien système CRM utilisé par Pro AV Solutions ne permettait pas de générer facilement les données dont les équipes avaient besoin pour prendre les décisions importantes. Avec des rapports difficiles à générer, les équipes risquaient de ne pas prendre le temps de les créer, manquant ainsi des informations potentiellement décisives dans la planification du projet. Si l’équipe de vente disposait de données inexactes sur le nombre d’heures nécessaires pour intégrer des systèmes dans un type d’environnement de bureau particulier, elle pouvait proposer un prix trop faible pour un projet, réduisant ainsi le bénéfice final d’un contrat.

« Notre système de gestion de la relation client (GRC/CRM) générait des rapports qui nécessitaient beaucoup de manipulations pour produire des données réellement lisibles et utilisables », explique M. Georgiou. « Resource Management by Smartsheet nous fournit ces possibilités en temps réel. Lorsqu’un nouveau projet est créé, nous demandons des informations de base comme les budgets d’allocation des heures, des coûts et de la main-d’œuvre, que nous saisissons dans Resource Management by Smartsheet. Avant que le projet ne soit lancé, avant que quiconque ne mette un pied sur site ou ne participe à une réunion avec un client, nous pouvons immédiatement voir sur quels paramètres agir et si le budget va être dépassé ou non. Nous pouvons rectifier toutes les situations susceptibles de nécessiter un surplus d’heures. Nous pouvons en tenir compte pour tout projet futur similaire, afin de ne pas vendre notre travail à un prix plus bas que nécessaire ».

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.