PTC réduit de 30 % le temps de planification et d’exécution de ses campagnes marketing grâce à l’automatisation et à l’intégration Smartsheet

PTC exploite des outils technologiques pour optimiser l’efficacité de ses campagnes marketing, dans le but d’améliorer son engagement et son efficacité. En plus des outils d’automatisation marketing tels qu’Eloqua et Motiva AI, la boîte à outils de PTC s’appuie sur Smartsheet pour de meilleurs flux de travail et pour améliorer l’exécution des processus. Ainsi, l’équipe d’automatisation marketing a déjà réduit de 30 % le temps de planification et d’exécution des campagnes marketing.

« Smartsheet s’est révélée être une plateforme très utile et bien établie », déclare Deveney Kowalczyk, spécialiste senior de l’automatisation marketing chez PTC. « Nous avons développé notre processus de demande de prise en charge, qui a connaît un grand succès, à l’aide de Smartsheet. Maintenant, nous sommes en mesure de nous appuyer sur cette base, en incorporant des points de données clés dans des tableaux de bord destinés à la direction qui affichent l’ensemble de notre travail. Le fait de pouvoir tout consulter en un seul et même endroit et de disposer d’informations actualisées en temps réel a été un énorme gain de temps, en pouvant illustrer tous nos propos avec une variété de rapports et de widgets de diagrammes et de métriques. Par exemple, nous sommes désormais en mesure de suivre les tendances marketing cruciales, telles que l’augmentation des demandes d’événements virtuels provoquée par la pandémie. Comme nous utilisons Smartsheet depuis quelques années maintenant, nous pouvons également examiner des données précieuses d’une année sur l’autre, ce qui nous était auparavant impossible. »

Donner du sens à une pile technologique marketing disparate

PTC permet aux fabricants mondiaux de réaliser un impact à deux chiffres grâce à des solutions logicielles qui lui permet d’accélérer l’innovation en matière de produits et de services, d’améliorer son efficacité opérationnelle et d’accroître la productivité du personnel. Conformément à la mission de l’entreprise, qui consiste à utiliser la technologie pour aider les clients à en faire plus, l’équipe marketing s’appuie sur des solutions technologiques pour donner plus d’impact à ses campagnes. La directrice principale de l’automatisation marketing, Anna Poulakis, ainsi que Deveney Kowalczyk font partie d’un groupe plus large d’Expérience et engagement numériques de PTC (DXE), qui collabore avec des parties prenantes du marketing. Les nombreuses équipes du groupe offrent des ressources considérables pour l’optimisation du marketing, mais par le passé, le processus pouvait être complexe et déroutant.

« Pour mettre en œuvre des activités par le biais d’Eloqua, le spécialiste du marketing doit travailler avec différentes équipes au sein du groupe DXE », explique Mme Kowalczyk. « Avant l’utilisation de Smartsheet, le spécialiste du marketing était obligé d’utiliser des systèmes disparates, des processus d’équipe différents et souvent une double saisie de données afin de réaliser toutes les étapes du processus d’exécution. Pour la partie prenante, le processus était à la fois chronophage et frustrant. Les équipes ne disposaient tout simplement pas d’un emplacement centralisé pour vérifier le statut de leur travail, obtenir des actualisations et vraiment comprendre le processus de bout en bout d’initiation et d’exécution des activités marketing. »

Mme Poulakis a collaboré avec le groupe pour définir le processus de demande, d’exécution et de suivi des campagnes et concevoir une solution Smartsheet qui rationaliserait et automatiserait autant que possible ce processus. Son objectif était de réduire le temps et les efforts nécessaires, de supprimer les étapes redondantes, mais aussi d’identifier et d’éliminer les obstacles et les possibilités d’erreur. Le résultat : une solution de bout en bout, qui unifie des systèmes autrefois disparates et qui déplace les demandes dans un flux de travail repensé.

« Pour être à la pointe dans un monde numérique, le marketing est confronté à une pression accrue pour fournir plus dans des délais encore plus réduits. Par conséquent, l’efficacité opérationnelle numérique est devenue extrêmement importante pour notre réussite », a déclaré Mariana Cogan, vice-présidente de l’Expérience et engagement numériques (DXE) chez PTC. « L’agilité, la rapidité et l’efficacité dans les organisations mondiales exigent un processus très rationalisé, qui ne laisse pas de place au gaspillage, quel qu’il soit. L’excellence opérationnelle que nous avons atteinte avec l’aide de Smartsheet nous a permis d’offrir une expérience numérique axée sur la valeur, qui suscite l’intérêt et se convertit en revenus. »

Au cours de la première année de mise en œuvre, l’équipe a pu améliorer un processus de prise en charge complexe, créant un gain d’efficacité estimé à 40 heures par trimestre sur cette seule partie du système. Deveney Kowalczyk dirige le développement et la mise en œuvre sur la plateforme Smartsheet pour faire évoluer la solution de l’équipe et résoudre de nouveaux problèmes.

« Grâce à Smartsheet, nous avons pu consolider toutes ces différentes étapes du système en un seul processus de demande cohérent », explique-t-elle. « Nous avons créé des formulaires de demande qui recueille les informations cruciales dont avaient besoin toutes les équipes au sein du groupe DXE. Ces formulaires alimentent notre système principal de suivi des activités, qui sert de système d’enregistrement pour toutes celles-ci, en fournissant des détails sur les projets et des actualisations de leurs statuts, en un seul emplacement. Nous utilisons des flux de travail et des notifications automatisés pour d’une part assurer un traitement fluide des demandes et d’autre part pour envoyer des actualisations avec des points de contrôle essentiels à toutes les parties prenantes. »

L’intégration et les applications Premium répondent à des besoins supplémentaires

La solution du groupe DXE comprend un ensemble de tableaux de bord adaptés à de nombreux publics, prenant en charge des rapports d’activité régionaux et spécifiques aux équipes, des tableaux de bord destinés à la direction et des présentations technologiques telles que les rapports Motiva AI. Comme toutes les données sont extraites en temps réel d’une source unique et actualisée, la prise de décision est plus précise et la planification des activités est améliorée.

« L’année dernière, j’avais chargé Deveney de créer un affichage de toutes les activités sur lesquelles l’équipe travaille, qui soit facile et disponible en temps réel, destiné à la direction. », explique Mme Poulakis. « Avant, si nous devions justifier une demande de budget, je demandais à l’équipe de faire des calculs : regardez le volume d’activité que nous avons exécuté l’année dernière, puis divisez-le selon ces critères. C’était toujours comme un projet scientifique d’extraction manuelle de données et de vérification de celles-ci, au cas où elles ne seraient pas correctes. Cela prenait beaucoup de temps et n’était pas efficace. Maintenant, nous disposons de ce tableau de bord qui me montre tout cela en temps réel et qui va même plus loin, en nous montrant visuellement les tendances. »

Anna Poulakis et son équipe bénéficient également des applications Premium Smartsheet et des intégrations avec d’autres plateformes technologiques. Les applications Premium telles que DataMesh, Dynamic View et Pivot App permettent d’extraire facilement des informations d’une feuille vers une autre, dans le but de répondre à des besoins de parties prenantes particulières. L’intégration avec Slack et Microsoft Teams permet à l’équipe d’automatisation marketing de fournir aux différents groupes les informations dont ils ont besoin dans le canal qui leur convient le mieux.

« Notre nouvelle équipe utilise Calendar App à la place de Google Agenda », explique Mme Kowalczyk. « Les membres de l’équipe ont constaté que les modifications étaient plus faciles à effectuer dans cette interface. Comme maintenant toutes ces informations sont dans Smartsheet, l’intégration Slack leur permet de fournir régulièrement des informations clés à l’équipe de vente, pour une meilleure efficacité. Porter notre utilisation de Smartsheet au niveau supérieur s’est avéré incroyablement utile grâce à des applications Premium formidables comme DataMesh, Pivot App et Dynamic View. Elles vous évitent d’avoir à entrer les bonnes formules, puisque les applications font une grande partie de ce travail pour vous. C’est une étape de plus vers l’automatisation de notre travail. Cela nous fait gagner du temps sur tous les aspects. »

Récemment, nous avons eu recours à Dynamic View lorsqu’il a fallu repenser entièrement la combinaison des activités de campagne en raison de la pandémie de COVID-19, qui a entraîné des réajustements des plans précédents. Un responsable marketing de l’équipe voulait s’assurer que la charge de travail de son équipe serait répartie équitablement, même si l’équilibre des activités de campagne demandées évoluait pour inclure plus de webinaires et moins d’événements en présentiel. Mme Kowalczyk a collaboré avec lui pour créer un tableau de bord utilisant Dynamic View permettant d’afficher les nouvelles demandes. Le but étant de pouvoir les attribuer directement à partir du tableau de bord en fonction de la charge de travail actuelle de l’équipe, et ainsi faciliter la correction de tout déséquilibre entre les membres avant qu’il ne se produise.

Un impact au-delà de l’équipe de marketing

Smartsheet influence PTC bien au-delà du groupe DXE. Anna Poulakis est fière que la mise en œuvre de Smartsheet par son équipe ait été reconnue dans deux publications sectorielles de premier ordre et dans un podcast. Leur histoire a été présentée comme un tournant ayant eu lieu au cours d’une réunion d’entreprise, l’une de ces quelques histoires rendant hommage aux équipes ayant eu une influence significative au sein de leur organisation. Elle pense que toute entreprise qui estime avoir besoin d’intégrer des outils technologiques ou de rationaliser des processus peut avoir ce type d’influence en utilisant Smartsheet comme socle de ses efforts.

« Si vous menez des campagnes, que vous avez de gros volumes à gérer avec beaucoup de parties prenantes, je recommande vivement Smartsheet comme outil pour organiser tout cela et de procéder à l’automatisation », dit Poulakis. « Nous sommes très attachés aux processus et sans Smartsheet, la manière dont nous fonctionnons serait impossible à mettre en place. Être en mesure de servir nos parties prenantes en temps voulu et de travailler efficacement, c’est là où tout peut s’écrouler. Tant du point de vue de la stratégie que de l’exécution, il s’agit d’un outil fantastique pour nous aider. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.