Rackspace permet de gagner des centaines d’heures par an, tout en gagnant en cohérence et en transparence grâce à Smartsheet Control Center

Grâce à Smartsheet, le PMO (bureau de gestion des projets) d’entreprise de Rackspace permet de gagner des centaines d’heures par an en création de projets et de programmes, tout en bénéficiant d’informations plus pertinentes et d’une plus grande transparence du portefeuille de projets.

Industrie

  • Prestations professionnelles

Taille de l'organisation

  • Grande entreprise (2 000 - 9 999)

Région

  • Amérique du Nord

Cas d’utilisation

  • Gestion des données
  • PMO Informatique
  • Gestion des programmes

Avec Smartsheet, nous avons obtenu l’efficacité, la cohérence et le reporting. Nous constatons une réduction de 30 % en termes d’efforts. Notre ancien responsable du PMO affirme que notre équipe de PMO gagne au moins 20 heures par semaine parce qu’elle peut se servir elle-même des métriques sur les projets.

Lisa Wagstaff, Directrice de programme, Marché japonais, Rackspace Technology

Le PMO d’entreprise (bureau de gestion des projets) de Rackspace Technology avait besoin d’une plateforme pour normaliser et rationaliser la gestion des nouveaux projets et programmes dans l’ensemble de son portefeuille mondial. Avec Smartsheet, Rackspace a remplacé les processus manuels et les systèmes inefficaces par une plateforme qui utilise des modèles cohérents, des flux de travail automatisés et une collaboration flexible. Cela a permis d’économiser des centaines d’heures de travail, tout en augmentant considérablement la visibilité et la responsabilité.

« Je finis par utiliser Smartsheet pour un grand nombre d’activités différentes », déclare Lisa Wagstaff, Directrice de programme pour le marché japonais chez Rackspace Technology, qui occupait jusqu’à récemment le même rôle aux États-Unis. « J’utilise les modèles du Control Center pour exécuter mes projets, mais chaque fois que j’ai besoin de recueillir des données, je me sers de Smartsheet et je me dis : « Comment puis-je créer cela ? ». Neuf fois sur dix, à un moment ou à un autre, je vais avoir besoin de la collaboration de quelqu’un, et pourquoi ne pas tout rassembler maintenant ? Smartsheet en a fait partie intégrante. »

Rackspace aide ses clients à accélérer leur passage au cloud, ce qui est devenu plus important que jamais au cours de la pandémie de COVID-19. Lisa Wagstaff a récemment été transférée au Japon, où la nécessité d’optimiser et de gérer l’expérience du cloud est particulièrement importante, du fait que le marché a pris du retard par rapport aux autres pays dans l’élaboration de stratégies de cloud et de télétravail.

« Nous nous attachons à aider le client à comprendre le meilleur équilibre entre les différentes technologies du cloud pour l’aider à répondre à ses besoins », explique Lisa Wagstaff. « Au Japon, beaucoup de clients sont encore fortement investis dans des solutions sur site. Ils n’ont pas vraiment adopté le concept du travail à domicile, mais ont été contraintes d’adopter ce modèle en quelques semaines seulement, et beaucoup d’entreprises ont eu du mal. Notre objectif est de travailler avec nos partenaires pour aider ces clients à évoluer plus efficacement dans leur parcours vers le cloud. »

L’adaptation des solutions aux besoins uniques de chaque client, depuis le choix du fournisseur de technologies jusqu’à la gestion de la sécurité, exige de la souplesse et une réflexion innovante. Selon Lisa Wagstaff, la capacité d’innovation du PMO d’entreprise était limitée par des approches manuelles et incohérentes de création et de suivi des projets. Lorsqu’elle a rejoint Rackspace, une ancienne plateforme de gestion des performances était abandonnée, en partie à cause du coût élevé des licences et en partie en raison d’un bogue qui entraînait régulièrement des pertes de données. Après avoir passé la période de transition pour utiliser des feuilles de calcul, des e-mails et des PDF pour suivre et rendre compte du statut des projets, elle était ravie de commencer à tout mettre dans Smartsheet.

« Avec l’outil précédent, nous ne pouvions pas générer de rapports au niveau du portefeuille sans compiler manuellement des rapports hebdomadaires », explique Lisa Wagstaff. « Sans modèles, il y avait très peu de cohérence et il n’y avait donc pas de comparaison possible entre les projets. Il n’y avait absolument aucune collaboration. Et pour tout type de personnalisation, nous devions toujours faire appel à des consultants. Nous n’avions pas la capacité interne de prendre en charge l’outil. Nous avons vu tout cela résolu en passant à Smartsheet »

Gestion cohérente des projets avec Control Center

Aujourd’hui, le PMO d’entreprise de Rackspace utilise Smartsheet pour créer et gérer de manière plus efficace et stratégique des projets et des programmes, lesquels dépassent les frontières géographiques et les limites des équipes. Grâce à Control Center, Lisa Wagstaff et son équipe ont pu créer des plans d’action standards pour les projets et les programmes. Un ensemble de 4 à 5 feuilles spécialisées pour alimenter un projet en 10 rapports sur mesure. Lorsque les informations sont mises à jour à un endroit, l’interconnexion automatisée des cellules garantit que les nouveaux détails sont actualisés partout, ce qui facilite les comparaisons précises et la mesure de la progression dans l’ensemble du portefeuille de projets.

« Avant Smartsheet, il était difficile d’obtenir une expérience homogène », déclare Lisa Wagstaff. « La façon dont nous avons mis en œuvre Control Center nous a obligés à créer un certain ensemble de modèles et à nous y tenir afin de pouvoir effectuer des actualisations globales. Control Center nous a obligés à réfléchir à la manière dont nous devions créer ces modèles permettant de générer les rapports fiables que nous souhaitions, au niveau du programme et du portefeuille. Désormais, le reporting sur les projets découle naturellement de notre travail quotidien. »

Lisa Wagstaff a créé des tableaux de bord qui présentent des données au niveau des portefeuilles, des programmes et des projets, notamment le statut actuel, les jalons et les résultats attendus, pour les 90 jours précédents et à venir. Les tableaux de bord combinent des statuts rouge-jaune-vert avec des formules pour mesurer la progression par rapport aux échéances, tout en permettant aux chefs de projets et de programmes de modifier ces codes couleur s’ils ont prévu des sessions de travail ou s’ils disposent d’autres informations susceptibles d’affecter le rythme d’achèvement d’un projet.

Les affichages du tableau de bord permettent également une meilleure planification des ressources. Les gestionnaires peuvent voir quels sont les projets les plus activement pourvus en personnel, ou utiliser des filtres pour afficher les listes de tâches des individus et repérer ceux qui sont surchargés ou disponibles pour de nouvelles affectations.

« Le projet s’inscrit dans le programme et le programme s’inscrit dans le portefeuille », explique Lisa Wagstaff. « Au fur et à mesure que vous effectuez des changements, vous voyez en temps réel comment le portefeuille est influencé. Nous pouvons comparer les risques et les problèmes de haut niveau entre les projets ou voir quelles ressources sont nécessaires. Si Jean est affecté à cinq projets différents et à cinq tâches différentes pour la même journée, il peut s’arranger avec les différents chefs de projets, car cela ne se produira pas. Il a été très utile d’avoir ce genre de cohérence d’un projet à l’autre. »

Gagner des centaines d’heures sur la mise en place du projet

Le PMO d’entrerpise de Rackspace utilise les modèles de Control Center pour normaliser la configuration des nouveaux projets et programmes. L’ancien processus de copie et de mise à jour manuelle des projets existants représentait en moyenne 8 à 10 heures de travail. La création d’un nouveau projet à partir d’un modèle prend environ 30 minutes, de la saisie des informations au contrôle de la qualité et à la validation. Les gains de temps sont comparables pour la création de programmes, qui prenait environ 16 heures et n’en prend plus qu’une. Pour une équipe qui a généralement 30 à 50 nouveaux projets actifs par an dans 5 à 10 programmes, cela représente près de 1 000 heures d’effort économisées. Aussi, la fonction d’actualisation globale de Control Center permet de diffuser automatiquement les modifications apportées aux modèles et aux fonctionnalités, au lieu de nécessiter une recherche et une modification manuelles dans l’ensemble du portefeuille.

« En plus de m’occuper de l’approvisionnement, je suis en fait une directrice de programme », explique Lisa Wagstaff. « Avec Smartsheet, je suis en mesure de garder le reste de l’équipe opérationnel. Lorsqu’ils ont besoin d’un projet, je suis capable de le réaliser. J’étais au Japon pendant 10 semaines en 2020, j’ai pu les assister et dérouler des projets sans problème. Le fait d’être dans un environnement SaaS (logiciel en tant que service) avec lequel vous pouvez effectuer le travail de n’importe où nous a permis d’économiser un poste d’administrateur au sein du PMO. Ï

Rackspace Group Photo
Photo Courtesy of Rackspace Technology

 

Flexibilité pour collaborer à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise

L’un des avantages les plus importants que le PMO d’entreprise a tiré de Smartsheet, était la capacité de collaborer plus facilement et plus efficacement entre les équipes et les frontières géographiques. Grâce à un emplacement unique pour les informations sur le projet et à un suivi clair de la propriété et des interdépendances des tâches, les membres de l’équipe peuvent facilement voir qui dispose des informations dont ils ont besoin, ou qui attend qu’ils fournissent des détails clés. Comme Smartsheet facilite le partage d’informations avec des personnes qui ne sont pas des utilisateurs sous licence, les chefs de projets peuvent faire participer des membres d’équipes différentes ou même d’organisations, sans se soucier des coûts de licence ou des contraintes d’accès.

« J’ai travaillé en étroite collaboration avec nos responsables des licences pour utiliser Smartsheet, en vue de procéder au rapprochement et à la rationalisation des licences », explique LIsa Wagstaff. « Nous avons réalisé une campagne pour sensibiliser la base d’utilisateurs à la différence entre un collaborateur à titre gratuit et un détenteur de licence. Nous utilisons les flux de travail Smartsheet pour demander si une personne a besoin d’un renouvellement chaque année et obtenir l’approbation de son responsable. Nous avons constaté qu’en un an, beaucoup de personnes pensent qu’ils ont besoin d’une licence pour effectuer des modifications parce que tant d’autres outils ont ce modèle. Grâce au processus annuel, nous sommes en mesure de cibler les personnes qui ont réellement besoin d’une licence, ce qui nous permet de préserver les ressources de l’entreprise, tout en accordant l’accès approprié aux personnes concernées. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.