Securitas utilise Smartsheet pour simplifier la gestion de portefeuille de projets et aider les cadres à prendre des décisions stratégiques

Plus de 10 000 organisations dans le monde entier font confiance à Securitas pour protéger leurs ressources humaines, leurs biens intellectuels et immobiliers. Securitas propose un portefeuille complet de technologies et de services dans les domaines de la protection sur site, mobile et à distance, la sécurité électronique, la protection contre les incendies et la gestion des risques en entreprise.

Le coordinateur de projets de Securitas utilise Smartsheet pour gérer tous les processus de gestion de projet et de portefeuille (PPM) dans l’organisation. « Smartsheet nous rapproche », déclare Frank Chiocco, directeur et coordinateur de projets chez Securitas Security Services USA, Inc. 

« Il est facile pour les utilisateurs d’interagir et d’élaborer, mais Smartsheet permet également la création de fonctionnalités et de rapports complexes. »

Il y a plusieurs années, avant d’adopter Smartsheet, Securitas avait lancé une initiative de transformation de l’entreprise pour actualiser les systèmes et processus internes de domaines critiques comme la paie, les finances et le recrutement. En conséquence, le coordinateur de projets de l’organisation avait été inondé de nouveaux projets. « Nous avons aussitôt récupéré 40 nouveaux projets dans notre portefeuille qu’il a fallu gérer », explique Larisa Zakharchuk, vice-présidente et gestionnaire informatique chez Securitas Security Services USA, Inc. « Nous avons donc dû organiser chaque projet, l’associer à un objectif stratégique et trouver les ressources appropriées pour tout accomplir. » Cependant, l’entreprise ne disposait pas des outils nécessaires pour suivre facilement tous les projets en un seul endroit. 

« Tous nos gestionnaires de projet suivaient leurs projets au moyen de diverses feuilles de calcul et différents logiciels de gestion de projet, et les informations étaient mal reliées », explique M. Chiocco. « J’avais également besoin de fournir, de façon plus efficace, un rapport global sur tous les projets pour le service de gestion, afin qu’ils prennent des décisions stratégiques. »

En outre, l’équipe du centre d’excellence et de suivi informatique de l’entreprise souhaitait une gestion plus efficace des processus, tels que l’audit semestriel de renouvellement de la certification utilisateur, qui confirme que les employés disposent des outils adéquats pour mener à bien leur travail. « Nous avons utilisé divers outils logiciels pour effectuer le renouvellement de la certification utilisateur pour l’audit, il nous fallait six mois pour en effectuer deux par an, ce qui était trop long », explique Gladys Liley, directrice du centre d’excellence et de suivi informatique chez Securitas. « Nous avons également dû acheter un logiciel externe pour les enquêtes, et nous voulions réduire ce coût.

L’entreprise souhaitait également améliorer la gouvernance globale et introduire plus de cohérence dans la gestion de projet. « En matière de coordination de projets, nous devions mûrir et mieux gérer les projets, de la création à la clôture, et fournir des mises à jour en temps réel sur les progrès réalisés », explique M. Chiocco.

Pourquoi Smartsheet ?

Le coordinateur de projets de Securitas a choisi d’adopter Smartsheet en raison de sa flexibilité et de son évolutivité. « Certaines de nos équipes utilisaient déjà Smartsheet, alors j’ai commencé à l’explorer et j’ai vite réalisé que je pouvais l’utiliser pour tout faire en gestion de projet », dit M. Chiocco. « De plus, en cas de besoin d’expansion de l’utilisation, il peut évoluer autant que souhaité. »

Securitas utilise désormais Smartsheet d’une manière générale pour gérer son portefeuille de projets en expansion, et en particulier Smartsheet Control Center pour suivre chaque projet du début à la fin. « Smartsheet Control Center simplifie tout pour celui qui a une certaine expérience en développement mais peu d’expertise en codage », affirme M. Chiocco. « Comme il s’agit d’un outil avec ou sans code, j’ai pu utiliser des modèles pour développer rapidement une solution PPM complète qui répond parfaitement à nos besoins. »

Concrétiser les objectifs stratégiques

Securitas utilise Smartsheet pour concrétiser les objectifs stratégiques de l’entreprise. Par exemple, Securitas a récemment lancé un portail destiné aux clients qui prend en charge l’objectif stratégique de numérisation demandé par les clients de l’entreprise. « Nous avons cinq régions aux États-Unis et, chacune fonctionnant un peu différemment, nous voulons normaliser une certaine façon de communiquer avec les clients », explique Mme Zakharchuk. « Le portail permet aux clients de voir le planning et les gardiens qui travailleront à un endroit précis, pour une meilleure visibilité. » Avec des données de projet mises à jour dans les tableaux de bord Smartsheet, les intervenants et les dirigeants de Securitas peuvent prendre des décisions professionnelles plus facilement. Chaque semaine, l’équipe de coordination de projets envoie des vues de projet au niveau du portefeuille aux cadres supérieurs pour surveiller l’avancement de 40 projets. 

« Grâce à un accès en temps réel aux informations sur les projets dans Smartsheet, nos équipes dirigeantes peuvent prendre des décisions stratégiques sur la façon de hiérarchiser les projets plus facilement ou voir si une pression pourrait peser sur l’entreprise si elle en fait trop », explique M. Chiocco.

Securitas s’appuie également sur l’automatisation du flux de travail dans Smartsheet pour envoyer des jalons du projet et des rappels aux principaux intervenants de la coordination de projets. Securitas assure une visibilité complète des portefeuilles de projets grâce à des rapports et des tableaux de bord automatisés et centralisés. Smartsheet optimise également l’efficacité en éliminant la collecte manuelle de données et en automatisant la surveillance et le suivi des projets et portefeuilles. Les cadres supérieurs utilisent les tableaux de bord pour voir le statut d’avancement de chaque projet et prendre des mesures en cas d’obstacles.

L’équipe du centre d’excellence et de suivi informatique utilise également des tableaux de bord Smartsheet pour fournir une visibilité de bout en bout aux équipes de direction et aux partenaires commerciaux. « Les tableaux de bord Smartsheet nous offrent une source unique de vérité, avec des informations et des métriques en temps réel », explique Mme Liley. « Cela permet aux membres de notre équipe de bénéficier de fonctionnalités en libre-service. »

Le coordinateur de projets utilise également Smartsheet pour permettre aux propriétaires de projet d’accéder à des informations spécifiques et de les modifier. « Smartsheet est utile aux gestionnaires de projet qui peuvent l’utiliser pour mettre à jour leurs tâches individuelles, sans voir tout ce qui se rapporte à ce projet », explique M. Chiocco. M. Chiocco utilise également Data Shuttle, une fonction qui lui permet de télécharger des données de différentes bases de données vers Smartsheet.

Centralisation des audits semestriels et des processus professionnels clés

L’équipe du centre d’excellence et de suivi informatique de Securitas utilise désormais Smartsheet pour centraliser et rationaliser ses audits semestriels de renouvellement de la certification utilisateurs. Le service utilise également Smartsheet pour gérer les applications d’entreprise et les budgets associés. 

Les équipes opérationnelles sur le terrain de Securitas utilisent Smartsheet pour gérer le processus de recrutement des candidats pour les ressources humaines. Désormais, lorsqu’un candidat soumet une candidature en ligne, un flux de travail automatisé dans Smartsheet envoie un e-mail avec les options de planification des entretiens.

Les équipes de surveillance à distance de Securitas s’appuient sur Smartsheet pour gérer les services technologiques tels que la technologie mobile et les services de garde sur site, assurant le suivi des projets depuis leur conception jusqu’à leur livraison et leur maintenance continue.

Gestion de projets de bout en bout rationalisée et simplifiée

Avec Smartsheet, le coordinateur de projets de Securitas a automatisé et rationalisé ses processus de gestion de projet, ce qui facilite le suivi centralisé de 40 projets du début à la fin au lieu d’utiliser plusieurs feuilles de calcul et autres outils. « Smartsheet Control Center automatise tout, de sorte que lorsqu’un nouveau projet arrive et est approuvé, toutes les informations liées à ce projet sont automatiquement compilées vers une vue au niveau du portefeuille », explique M. Chiocco.

En rationalisant la gestion de projet dans Smartsheet, M. Chiocco et son équipe passent moins de temps à recueillir des données sur les projets et à suivre les budgets. 

« Lorsque vous gérez 40 projets, la mise à jour d’une échéance ou des coordonnées peut prendre beaucoup de temps. Il est maintenant possible de faire un changement rapide dans un modèle de Control Center si besoin, qui se répercute sur tous les projets en cours. Cela ne prend que quelques minutes, et je n’ai plus besoin de réviser les 40 projets pour faire une mise à jour de leur statut. »

Audits complétés en deux fois moins de temps 

L’équipe Securitas d’application de la gestion de la sécurité peut terminer ses audits semestriels beaucoup plus rapidement à l’aide de Smartsheet. 

« Nous terminons en intégralité un audit en un mois et demi environ, au lieu des trois mois que cela prenait auparavant », explique Mme Liley. « Une fois l’automatisation terminée, nous pouvons rapporter des métriques immédiatement grâce aux tableaux de bord et à l’automatisation dans Smartsheet. »

En plus d’accroître l’efficacité du processus d’audit, l’outil aide également Mme Liley et son équipe à économiser l’argent auparavant consacré à un logiciel d’audit externe. « Nous n’avons trouvé aucun autre outil semblable sur le marché qui nous donnerait ces capacités », explique-t-elle.

Une visibilité accrue pour faire avancer les projets 

Le coordinateur de projets de Securitas bénéficie d’une meilleure visibilité sur les détails des projets avec Smartsheet, ce qui les aide à s’assurer que les projets restent sur la bonne voie. 

« Chaque fois qu’un chef de projet met à jour le statut d’un projet dans Smartsheet, les informations sont automatiquement saisies sous la forme d’un flux de travail et transférées vers une feuille séparée sous forme de tableau de bord où je peux voir les dernières données et l’historique complet », explique M. Chiocco. « Cette visibilité me permet de voir si un projet passe du vert au rouge, de parler au propriétaire du projet pour savoir pourquoi les choses ont ralenti, puis de prendre des mesures pour accélérer les choses. »

Securitas envisage actuellement d’étendre Smartsheet à d’autres domaines de l’organisation qui pourraient nécessiter une gouvernance et une visibilité accrues des processus. « Nous réfléchissons à intégrer des projets qui n’appartiennent pas au monde traditionnel de la coordination de projets et à la façon dont Smartsheet pourrait nous aider », explique M. Chiocco. « Cette solution nous a aidés à être flexibles et productifs et elle peut facilement évoluer pour s’adapter à de nombreux autres cas d’utilisation au fur et à mesure de notre croissance. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.