SEIU 775 Benefits Group automatise la planification et les rapports et offre une meilleure formation aux soignants grâce à Smartsheet.

Près de 50 000 soignants de l’État de Washington comptent sur la formation et les avantages offerts par SEIU 775 Benefits Group. L’organisation propose des formations axées sur les compétences, un service de placement professionnel, des soins de santé complets et des prestations de retraite sûres aux personnes qui travaillent comme personnel soignant auprès de personnes âgées et de personnes atteintes d’un handicap. SEIU 775 Benefits Group s’associe également avec des employeurs et des fournisseurs de l’industrie pour accomplir sa mission d’assistance au personnel soignant.

L’équipe de logistique et de planification de l’organisation utilise le logiciel Smartsheet pour gérer les projets de formation, suivre les événements d’apprentissage dans des sessions de cours et vérifier la présence en classe du personnel soignant, s’agissant de cours virtuels ou en personne. “« Smartsheet nous facilite vraiment la vie grâce à l’automatisation, car cela signifie que nous pouvons également simplifier la vie des soignants », déclare Sarah Purdy, coordinatrice du programme d’assiduité chez SEIU 775 Benefits Group.

L’un des objectifs de l’organisation est de fournir aux soignants un accès simple aux formations et aux documents de support associés, indépendamment de leur emplacement. « Nous essayons de rehausser le niveau de vie des personnes qui prennent soin des autres », affirme Krystle McMaster, responsable principal du programme de logistique et de planification chez SEIU 775 Benefits Group. Pour ce faire, SEIU 775 Benefits Group doit fournir les plannings des cours mis à jour, accompagnés du nombre d’inscrits, aussi bien aux soignants qu’à ses partenaires qui dispensent les formations, celles-ci incluant la certification et la formation continue.

Mais le maintien de données exactes représentait un défi pour l’organisation.  Nous sommes une équipe de six personnes et nous utilisions tous des systèmes distincts », explique Kim Suther, responsable de l’équipe de logistique et de planification chez SEIU 775 Benefits Group. « De plus, les instructeurs qui me rendent compte utilisent des systèmes différents pour les rapports d’assiduité. Tout concilier s’avérait compliqué ».

Par conséquent, SEIU 775 Benefits Group a créé de nombreuses solutions de contournement, impliquant des processus manuels pour mettre à jour les plannings et la présence aux cours.  « Des tâches qui prenaient auparavant 15 minutes prenaient des heures à réaliser à mesure que nos programmes se développaient », explique Krystle McMaster. Par exemple, la mise à jour des plannings des cours obligeait à créer manuellement un agenda et d’en imprimer un pour chaque instructeur, chacun exerçant sur des dizaines de sites. « Je transportais des classeurs avec les agendas, ce qui n’était pas très efficace », admet Krystle McMaster.

Certains employés de SEIU 775 Benefits Group avaient déjà utilisé Smartsheet et ont encouragé l’équipe de formation à utiliser la solution pour surmonter ses difficultés. « J’étais obsédée par Smartsheet depuis juste assez longtemps pour comprendre certaines de ses fonctionnalités et possibilités », déclare Krystle McMaster. L’organisation a commencé à utiliser Smartsheet pour afficher la liste des cours, chaque ligne en représentant un. L’équipe d’apprentissage a ensuite relié les données des cours à une nouvelle feuille contenant les données d’inscription mises à jour. SEIU 775 Benefits Group a également créé des espaces de travail Smartsheet auxquels les instructeurs et les fournisseurs ont eu accès. Chaque espace de travail affiche des tableaux de bord présentant des informations mises à jour sur les salles de cours ainsi que des rapports pour la vérification de la présence aux cours.

SEIU 775 Benefits Group utilise Smartsheet pour envoyer automatiquement des rappels aux instructeurs concernant les actions nécessaires ou les changements du planning des cours, tels que les annulations ou les nouveaux instructeurs. L’organisation utilise également Calendar App de Smartsheet pour afficher en temps réel les plannings des cours et des informations sur les projets internes. De plus, les services de gestion de projets et de communication de SEIU 775 Benefits Group s’appuient sur Smartsheet pour la planification et le suivi des projets.

Une visibilité améliorée et une efficacité accrue

SEIU 775 Benefits Group utilise Smartsheet pour rationaliser les informations sur les salles de cours et les plannings, offrant ainsi une meilleure visibilité des formations aux soignants et aux instructeurs. « Auparavant, nos données existaient à de nombreux endroits différents et la façon dont elles étaient reliées n’était pas claire », explique Krystle McMaster. « Il a fallu beaucoup creuser et apprendre comment cela fonctionnait. Smartsheet présente toutes les données en un seul endroit, elles sont toutes reliées et faciles à consulter ». En utilisant Calendar App de Smartsheet, SEIU 775 Benefits Group a mis à jour les informations de l’agenda numérique. Ce qui permet une meilleure visibilité, partagée entre le service des instructeurs et celui de la planification.

L’organisation a augmenté son efficacité. Les capacités d’automatisation de Smartsheet ont réduit le travail qui était précédemment manuel. «  Je veux en faire le plus possible avec le moins d’efforts possible, et l’automatisation de Smartsheet me permet d’y parvenir », déclare Krystle McMaster. « Avec Smartsheet, nous pouvons consacrer notre temps à être plus productifs. Cela s’aligne sur le travail de notre organisation, qui consiste à créer un impact, non du travail, et à aider le personnel soignant à mieux effectuer son travail. »

Une meilleure formation du personnel soignant

En étant plus performant et productif, SEIU 775 Benefits Group peut s’assurer que les soignants, les instructeurs et le réseau plus large de partenaires, disposent des ressources de formation et d’apprentissage dont ils ont besoin. « Smartsheet nous a aidés à être plus efficaces en interne, mais nous aide également à fournir des informations plus exactes et pertinentes à nos partenaires », déclare Sarah Purdy. Par exemple, l’organisation envoie les données d’assiduité de Smartsheet dans un magasin de données et fait correspondre les informations aux besoins de formation des étudiants. « Cela veut dire que les dossiers de formation sont plus précis, de sorte que les soignants savent exactement combien de formations il leur reste à suivre pour obtenir leurs certifications », déclare Kim Suther. « Les soignants que nous servons aident les personnes les plus vulnérables de notre société. Cela constitue l’un de nos objectifs, c’est-à-dire de les aider à être formés de la manière la plus minutieuse possible pour faire leur travail ».

Flexibilité d’adaptation aux formations en ligne

Smartsheet a également procuré à SEIU 775 Benefits Group la flexibilité nécessaire pour une transition vers un apprentissage et une formation plus virtuels tout au long de la pandémie. « Nous avons dû évoluer pendant un confinement et avons ensuite commencé à offrir une formation en ligne, ce qui était très compliqué », déclare Katherine Smith, directrice des opérations d’apprentissage chez SEIU 775 Benefits Group. « Non seulement nous avons dû recommencer à établir nos cours, mais nous avons également dû passer beaucoup de temps à développer notre programme d’études de façon différente pour l’adapter à l’apprentissage en ligne. Smartsheet a tout organisé pour nous et nous a permis d’opérer pendant une période très imprévisible ».

SEIU 775 Benefits Group étend actuellement son utilisation de Smartsheet à l’ensemble de ses équipes des programmes d’apprentissage, de formation et d’assiduité. « Nous continuons à intégrer l’ensemble du système de planification afin d’inclure le processus des salles de cours et la comptabilisation des apprenants jusqu’à la vérification de leur présence », explique Kim Suther. « Smartsheet s’est avérée être pour nous un outil très flexible et nous continuerons à trouver de nouvelles façons de le rendre encore plus utile à nos équipes ».

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.