EAH Housing aide davantage de personnes à trouver un logement abordable en optimisant l’évolutivité et la collaboration avec Smartsheet

La flambée actuelle des prix de l’immobilier rend l’achat ou la location d’un logement impossible pour de nombreuses personnes. EAH Housing s’attache à y remédier. EAH Housing, l’un des plus grands organismes à but non lucratif de l’ouest des États-Unis spécialisé dans le développement et la gestion de biens immobiliers, s’est donné pour mission d’aider la population à trouver des logements abordables dans certaines des régions les plus chères des États-Unis. L’organisation gère plus de 230 biens immobiliers à destination des familles à faible revenu, des personnes âgées, et des personnes en situation de handicap et ayant des besoins spéciaux, en Californie et à Hawaï. EAH Housing joue également un rôle prépondérant dans la promotion du logement aux niveaux local, régional et national.

Face à l’augmentation de la demande de logements abordables au cours des dernières années, EAH Housing a connu une croissance exponentielle. « Nous prévoyons de construire plus de logements au cours des cinq prochaines années qu’au cours des 25 dernières », explique Clarice Veloso-Lugo, directrice des communications chez EAH Housing. Afin d’atteindre cet objectif stratégique, l’organisation utilise le logiciel Smartsheet pour gérer tous les projets de développement et de gestion, et optimiser la collaboration entre les équipes de développement immobilier et de gestion immobilière.

« Nous devons disposer de la technologie nécessaire pour soutenir nos opérations à mesure que nous ajoutons de nouveaux biens immobiliers et que nous développons des projets », précise Clarice Veloso-Lugo. « C’est pourquoi la solution Smartsheet est si importante pour nous. Elle nous aide à évoluer et à atteindre nos objectifs. »

L’évolutivité et la collaboration représentaient un véritable défi avant que l’organisation ne commence à utiliser Smartsheet. Par exemple, le service de développement d’EAH Housing utilisait un outil de gestion de projets aux capacités limitées. « Avec notre ancien logiciel, nous avions plusieurs copies des documents importants réparties entre différents services, mais aucun moyen efficace de les mettre à jour ou de les gérer », se souvient Alla Suzdaltsev, directrice des projets spéciaux chez EAH Housing. « Toutes les données provenaient de différents tableurs, et rien n’était standardisé. Nous manquions de visibilité et ne pouvions pas tout suivre efficacement. Il nous était donc souvent difficile de respecter les échéances des projets, ce qui pouvait entraîner la perte de financements ou de permis de construire. Il nous fallait un meilleur moyen de faire avancer les projets et de respecter les délais. » 

La collaboration entre les équipes de développement et de gestion des biens immobiliers était également compliquée. « Lorsque l’équipe de développement avait terminé un projet, le service de gestion immobilière n’était pas forcément au courant parce qu’il n’avait pas accès aux dernières données disponibles », se souvient Alla Suzdaltsev. « Nous faisons tous partie de la même entreprise, mais il nous semblait parfois que nous étions dans deux mondes à part. »

Suivi simplifié des projets et des budgets avec Smartsheet 

Bien qu’EAH Housing ait adopté Smartsheet à l’origine pour aider les responsables à suivre les budgets, l’équipe de développement immobilier en a rapidement compris l’intérêt. « Au cours de cette première année, nous nous sommes rendu compte que la flexibilité de la plateforme en ferait un excellent outil pour notre service », analyse Alla Suzdaltsev. Le service a rapidement élaboré une liste de contrôle à l’aide de Smartsheet Control Center répertoriant les dates, les jalons et les rappels clés des projets. Lorsque le service valide une liste de contrôle, une notification est envoyée à l’équipe de gestion immobilière, aux ressources humaines, à la comptabilité et à d’autres services afin de recueillir leurs commentaires.

EAH Housing utilise Smartsheet Control Center pour générer des tableaux de bord récapitulatifs qui fournissent des instantanés des projets globaux et des tâches individuelles des propriétaires des projets. L’organisation utilise également des modèles Smartsheet Control Center pour créer des listes de contrôle qui répertorient les échéances, les budgets et d’autres données liées aux projets.

EAH Housing tire parti de l’outil de création de documents Smartsheet pour créer des documents personnalisés contenant les données des projets, et l’organisation utilise Bridge by Smartsheet pour intégrer les données des projets dans une liste déroulante actualisée avec les noms et coordonnées les plus récents. EAH Housing utilise également Data Shuttle by Smartsheet pour intégrer différents systèmes, y compris un système d’informations de gestion immobilière contenant des rapports.  De plus, EAH Housing utilise Smartsheet Dynamic View pour partager les données des projets avec des chefs de projets spécifiques.

L’organisation utilise l’automatisation des flux de travail dans Smartsheet pour automatiser les processus de production de rapports d’incident, éliminant le risque d’amendes en signalant plus rapidement les incidents survenus sur le lieu de travail. « Nous devons tenir des registres des rapports d’incident précis et actualisés, et Smartsheet nous permet de tout centraliser », confie Alla Suzdaltsev. « Nous n’avons pas besoin de fouiller à droite à gauche pour trouver les données requises. » EAH Housing utilise également l’automatisation des flux de travail pour envoyer des alertes aux chefs de projets concernant les échéances clés.

« Il est essentiel que nous fournissions les informations liées aux dernières dates d’échéance des projets », insiste Alla Suzdaltsev. « Les rappels automatisés nous permettent d’éviter de manquer des échéances, ce qui est essentiel dans le cadre des déclarations à l’IRS, par exemple. »

En outre, l’équipe de gestion immobilière utilise l’application mobile Smartsheet pour charger des photos des biens immobiliers sur Smartsheet lors des inspections annuelles.

Transparence et visibilité totales

EAH Housing a optimisé sa visibilité de tous les projets de développement et de gestion immobilière grâce à Smartsheet. Au lieu de chercher des données de projet actualisées à travers plusieurs outils, l’organisation peut obtenir une vue en temps réel du statut de tous les projets en cours et planifiés. « Smartsheet nous offre une visibilité et une transparence totales en matière de gestion de projets, ce qui nous manquait avec nos outils précédents », poursuit Alla Suzdaltsev. « Désormais, tout le monde peut voir où nous en sommes à tout moment au cours d’un projet, de sorte que tout est toujours très clair. Par exemple, nos réunions hebdomadaires sont plus simples, car les chefs de projet doivent consulter le tableau de bord pour déterminer s’il manque des informations. Grâce à Smartsheet, je n’ai pas besoin de 20 personnes dans le service de développement. Deux personnes suffisent pour prendre en charge l’infrastructure de construction de nouveaux biens immobiliers. »

Cette visibilité accrue des projets permet à EAH Housing de les faire avancer rapidement tout en anticipant les éventuels obstacles. « Nous sommes désormais plus proactifs en cas de problèmes au niveau des projets, car Smartsheet alerte les superviseurs lorsqu’une échéance n’est pas respectée », explique Alla Suzdaltsev. Nos équipes peuvent intervenir suffisamment tôt pour commencer à travailler avec le service de gestion des risques, les ressources humaines ou les compagnies d’assurance afin de garantir que toutes les informations sont actualisées avant le lancement d’une unité. »

Création de rapports en quelques minutes au lieu de plusieurs heures 

Auparavant, l’administrateur du service de développement d’EAH Housing devait appliquer des processus manuels pour élaborer des rapports récapitulatifs des projets. « Notre administrateur passait 4 à 6 heures par semaine à collecter des données récapitulatives auprès de chaque chef de projets », confie Alla Suzdaltsev. « Désormais, grâce aux flux de travail automatisés de Smartsheet, l’administrateur peut obtenir immédiatement toutes ces informations en un seul clic. » De même, l’administrateur de l’équipe de gestion immobilière consacrait jusqu’à trois heures par jour à la mise à jour des coordonnées. Désormais, cet employé peut effectuer des mises à jour ou des modifications en moins de deux minutes.

L’organisation perd également moins de temps à gérer les services publics payés par les associations immobilières.

« Auparavant, il fallait plusieurs jours pour rassembler toutes les informations dans notre outil de gestion immobilière, et les responsabilités n’étaient pas clairement définies », explique Alla Suzdaltsev. « Il nous arrivait parfois de ne pas savoir si nous avions reçu un paiement ou non. Désormais, lorsque nous recevons un paiement lié à un bien immobilier, nous le traitons et le chargeons immédiatement dans Smartsheet, ce qui met automatiquement à jour les informations dans notre logiciel de gestion immobilière. »

L’organisation utilise également son processus de facturation rationalisé pour les logements étudiants. « Auparavant, un employé gérait ce processus. Nous avons par la suite réaffecté cette ressource, ce qui nous permet d’économiser 60 000 dollars par an », se réjouit Alla Suzdaltsev.

Grâce à Smartsheet, EAH Housing a optimisé la collaboration entre les services, de sorte que les responsables peuvent visualiser clairement la progression des projets, depuis le développement jusqu’à la gestion des biens immobiliers. « Smartsheet nous a aidés à éliminer les silos de communication et à rassembler différentes équipes », conclut Alla Suzdaltsev. « La plateforme renforce notre évolutivité et nous permet d’atteindre notre objectif consistant à créer plus de logements et à aider plus de personnes. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.