Sodexo gère efficacement les flux de travail grâce à Smartsheet Control Center

Latonia Lewis a eu beaucoup de travail lorsqu’elle a pris ses fonctions en avril 2017 en tant que directrice principale de la gestion des programmes chez Sodexo, le leader mondial des services de qualité de vie, et notamment des avantages et récompenses sur site, des prestations personnelles et à domicile. « Il existait plusieurs plateformes permettant de gérer les projets prioritaires. Il était nécessaire de saisir manuellement les données et de les associer pour générer des rapports et des tableaux de bord significatifs », se souvient-elle. « Cette absence de standardisation entraînait des incohérences dans les rapports et la qualité au sein du portefeuille de projets nord-américain de l’entreprise. »

Comme elle n’avait aucune expérience de Smartsheet, elle a commencé ce qu’elle appelle « sa progression à la vitesse de l’éclair » afin de devenir une utilisatrice expérimentée en un an seulement dans la multinationale.

« Dès mes premiers pas, j’ai trouvé Smartsheet très convivial. J’ai eu la révélation lorsque j’ai découvert que son fonctionnement était très similaire à celui des applications de feuilles de calculs », déclare-t-elle. « À partir de ce moment-là, j’ai été complètement emballée. »

Lewis explique que l’exploitation de la division nord-américaine de Sodexo se heurtait à un défi de taille que Smartsheet a relevé : différents niveaux d’expertise en gestion de projets. « Le PMO a trouvé un moyen de combler rapidement et efficacement le fossé en matière de gestion de projets, grâce à un outil de collaboration performant : Smartsheet », explique-t-elle. Après un an d’utilisation de Smartsheet, Lewis a été capable de transformer les pratiques de gestion du portefeuille de sa division en exploitant les fonctions de collaboration et de génération de rapports de Smartsheet. Le premier projet pilote Smartsheet a permis de disposer d’un affichage stratégique des statuts des projets, qu’il était possible de partager, grâce à des actualisations mensuelles. Cela favorisait la collaboration avec d’autres fonctions ou organisations de l’entreprise, chargées des clients externes et de stimuler les opportunités commerciales.

Grâce aux résultats positifs de Smartsheet et avec pour objectif la mise à l’échelle de la gestion de projets, ainsi que les efforts de standardisation, Lewis et son équipe ont mis en œuvre Smartsheet Control Center. Ce dernier « a amélioré notre capacité à générer et à partager des rapports à plusieurs dimensions (pour plus de transparence), à gérer plus efficacement les ressources, à améliorer la qualité de notre processus de réalisation des projets et à réduire les efforts d’administration », déclare-t-elle. Un autre avantage : Grâce au gain de temps que procure Smartsheet, l’organisation a fait des progrès considérables en ce qui concerne sa feuille de route triennale sur la maturité de la gestion de projets.