Sodexo crée une nouvelle solution dans Smartsheet pour simplifier et automatiser les demandes et les approbations de voyages, et donner aux cadres supérieurs une meilleure visibilité

Sodexo, leader mondial des services de qualité de vie, fournit chaque jour des services de restauration, de gestion d’installations, d’avantages sociaux et de prestations à domicile à 100 millions de personnes dans 56 pays. Basée à Paris, en France, l’entreprise est au service de clients dans des secteurs tels que la santé, l’éducation et l’énergie. 

Depuis plusieurs années, l’équipe de gestion des programmes et des projets de l’entreprise utilise Smartsheet pour gérer des projets au niveau mondial, collaborer entre des équipes géographiquement dispersées et stimuler les opportunités de vente. « Je me repose énormément sur Smartsheet chaque jour, et je l’ai utilisé pour créer plus de 50 solutions internes », déclare Sparkle Grueso, directrice de la gestion des programmes/projets chez Sodexo.

Le service de Grueso a récemment été chargé d’améliorer le processus d’approbation des déplacements de l’équipe de direction de l’entreprise. « Nous effectuons beaucoup de voyages, car nous avons 30 sites différents. Pour l’équipe de Sodexo, la demande et l’approbation des voyages sont des procédures essentielles », explique-t-elle. Auparavant, les employés de Sodexo devaient communiquer entre eux par e-mail au sujet des horaires de voyage, puis mettre à jour manuellement ces informations pour que les dirigeants puissent les consulter. « C’était un processus manuel qui prenait beaucoup de temps », affirme Sparkle Grueso. 

Créer une solution personnalisée de gestion des voyages d’équipe à l’aide de Smartsheet 

Pour normaliser et simplifier les demandes de voyage, Sparkle Grueso et son équipe ont décidé de créer une nouvelle solution à l’aide de Smartsheet. Sparkle Grueso a rapidement reproduit la solution pour pouvoir la présenter au concours de modèles Smartsheet 2022, qui récompense une solution remarquable dans chacune des quatre catégories de modèles du concours : gestion des projets et des processus, gestion des demandes, gestion des équipes et des ressources, et gestion des listes. Les solutions gagnantes doivent être faciles à utiliser et sont publiées dans la Galerie de modèles Smartsheet afin d’aider les autres utilisateurs à améliorer la planification, la gestion et la visualisation du travail.

Après s’être inspirée d’un certain nombre de modèles dans la Galerie de modèles, Sparkle Grueso a conçu une solution de gestion des voyages d’équipe en utilisant les fonctionnalités de base de Smartsheet disponibles pour tous les utilisateurs. La solution, qu’elle a créée à l’aide d’une simple combinaison de feuilles, de rapports et de tableaux de bord, normalise et simplifie les demandes de voyages d’équipe, offre à la direction une visibilité sur les programmes de voyages d’équipe et établit des rapports sur les principales métriques relatives aux dépenses de voyage.

« La conception de ce modèle a été facile grâce à la Galerie de modèles Smartsheet, qui fournit des modèles téléchargeables permettant de créer facilement des solutions personnalisées », explique Sparkle Grueso. « Au moment de créer le tableau de bord, j’ai pu facilement comprendre les formules, puis modifier et ajuster les modèles pour ajouter notre propre style. »

Les employés de Sodexo appartenant à différentes équipes peuvent utiliser la solution pour accéder à des liens et saisir facilement leurs demandes de voyage ou renseigner les voyages prévus, y compris les données relatives au lieu et au coût de chaque déplacement. La solution indique également les raisons de chaque demande de voyage afin que la direction de Sodexo puisse comprendre clairement le motif du voyage. Le tableau de bord de la solution utilise le mode Agenda de Smartsheet pour permettre aux employés de visualiser rapidement les programmes de voyage individuels par jour, semaine ou mois.

En accédant au tableau de bord, la direction de Sodexo peut consulter des rapports et des métriques indiquant la fréquence des voyages, les informations actualisées sur les coûts et les lignes de tendance pour chaque mois. Le tableau de bord est mis à jour en temps réel chaque fois qu’un employé ajoute une demande ou apporte une modification à une demande existante.

« La solution est conçue pour être facile à utiliser », déclare Sparkle Grueso. « Une page de renvoi sert de point de départ, et est connectée de manière transparente au tableau de bord afin que les utilisateurs ne passent pas leur temps à cliquer sur différents dossiers. »

Suivi simplifié et normalisé des voyages

Les équipes de Sodexo disposent désormais d’un moyen simple de demander des voyages, de fournir des estimations, d’envoyer et de recevoir des approbations. Comme Sparkle Grueso l’explique : « La solution aide notre équipe de direction à rationaliser le processus de demande de voyage pour nos cadres supérieurs. Il leur suffit d’ouvrir Smartsheet et de consulter les programmes de voyage mis à jour ainsi que les dépenses, ce qui permet de simplifier la gestion des approbations. »

La solution s’est avérée efficace pour normaliser les données relatives aux voyages au sein de Sodexo. Sparkle Grueso n’a donc pas eu besoin de la mettre à jour. « Les données sont cohérentes et la fonctionnalité est déjà établie, donc nous n’avons pas eu besoin de l’améliorer du tout », poursuit-elle. « Nous l’utilisons depuis des années pour mettre à jour toutes les informations sur les voyages. Tout est en ligne et facile à utiliser pour favoriser la communication entre les différents fuseaux horaires dans lesquels nous nous trouvons. »

Une meilleure visibilité pour les dirigeants de l’entreprise 

En accédant au tableau de bord du suivi des voyages, les cadres supérieurs de Sodexo peuvent voir rapidement les demandes de voyage mises à jour, les raisons du voyage, les propriétaires de budget et les informations du calendrier. « Le mode Agenda dans Smartsheet fournit un aperçu de tous les voyages organisés au sein de l’entreprise », indique-t-elle. « Cela permet à nos dirigeants de voir où se trouvent les employés de chaque équipe au cours d’une journée ou d’une semaine donnée. »

En outre, la solution comprend des rapports intégrés que les dirigeants peuvent utiliser pour voir les dernières métriques des dépenses de voyage effectuées dans l’ensemble de Sodexo. Par exemple, le tableau de bord fournit des données historiques sur les voyages qui permettent aux chefs d’équipe de mieux planifier les budgets de voyage ou de prévoir les dépenses de voyage à venir.

Gagner du temps grâce à l’automatisation des processus

En utilisant les règles d’automatisation de la gestion des voyages d’équipe, Sodexo a rendu inutile l’envoi d’e-mails par les membres de l’équipe pour demander et approuver les voyages.

« Avec la solution de gestion des voyages d’équipe Smartsheet, nous avons supprimé le travail manuel et administratif indispensable pour gérer le processus de demande de voyage », explique Sparkle Grueso. « Chaque personne utilisant cette solution économise probablement au moins 30 minutes chaque semaine, car il n’est plus nécessaire de rédiger des e-mails et d’attendre les réponses d’approbation. »

Les règles d’automatisation de la solution prévoient également des notifications pour alerter les employés lorsqu’une demande est approuvée ou refusée. La solution propose également des rapports dynamiques, avec toutes les métriques et les données liées aux voyages mises à jour en temps réel. Les membres de l’équipe n’ont donc pas à actualiser manuellement la solution pour obtenir les informations les plus récentes.

Solution gagnante du concours de modèles Smartsheet

Après avoir soumis la solution de gestion des voyages d’équipes au concours, Sparkle Grueso a été informée que les juges de Smartsheet avaient reconnu sa solution comme étant la meilleure dans la catégorie des modèles de gestion des demandes. Cette catégorie récompense une solution qui permet aux équipes de traiter systématiquement n’importe quel volume de demandes internes ou externes. En tant que gagnante du concours, la solution de Sparkle Grueso sera transformée en modèle et publiée dans la Galerie de modèles Smartsheet, ce qui permettra à d’autres utilisateurs de Smartsheet de télécharger sa solution, de profiter de son travail et de créer leurs propres solutions.

« Bien que ce modèle soit destiné au suivi des voyages, il peut tout à fait être réadapté à toute fonction nécessitant une planification », affirme Sparkle Grueso. « Construire une solution personnalisée est facile grâce à la simplicité de Smartsheet. »

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