Grâce à Smartsheet, Swinburne Edge a transformé ses opérations tout en simplifiant les flux de travail et en améliorant la collaboration

Swinburne Edge, qui fait partie de la Swinburne University of Technology en Australie, propose des cours de perfectionnement professionnel, des formations de main-d’œuvre et des solutions d’apprentissage personnalisées pour les entreprises. Anoush Hovivyan, directrice d’exploitation chez Swinburne Edge, est en charge de l’expérience client. « L’apprentissage tout au long de la vie est un secteur qui nous passionne . » Nous voulons que nos étudiants renforcent leurs compétences en continu et évoluent dans leurs rôles professionnels », explique-t-elle. À cette fin, Swinburne Edge est déterminée à améliorer continuellement ses processus et à favoriser une culture de l’innovation. 

« Il est essentiel de se tenir au courant des dernières tendances et technologies, car l’exploitation a un impact direct à la fois sur nos étudiants et nos clients », déclare Anoush Hovivyan.

Équipes au potentiel de collaboration inexploité, tirant parti de l’automatisation pour simplifier les processus manuels

Forte de cet état d’esprit, Swinburne Edge aspirait à unifier ses équipes cloisonnées. « En 2019, chaque chef de projet gérait ses clients de manière indépendante. Lorsque quelqu’un était absent, il était difficile pour les autres de prendre le relais, car chacun utilisait des approches différentes », se souvient Anoush Hovivyan. 

Le prestataire de services de formation devait également simplifier ses processus manuels. « Les coordonnateurs de programme utilisaient de simples feuilles de calcul simples pour suivre les activités du bureau », ajoute-t-elle. À mesure que de plus en plus d’employés ont commencé à travailler à distance, il est devenu de plus en plus difficile de tenir tout le monde au courant par e-mail.

Anoush Hovivyan avait déjà utilisé Smartsheet dans le cadre d’un précédent poste. Elle a donc suggéré de s’en servir pour automatiser les processus, assurer l’évolutivité et améliorer les flux de travail. Au-delà des résultats, elle vise à assurer l’engagement total de l’équipe. 

En tant que responsable, Anoush Hovivyan a compris l’importance d’impliquer l’ensemble de l’équipe dans le processus de mise en œuvre afin de répondre aux préoccupations et de garantir l’adoption. Certains employés hésitaient au départ à utiliser une solution qu’ils ne maîtrisaient pas. Par exemple, ils ne savaient pas si les notifications automatisées seraient remises de manière fiable et hésitaient à faire confiance à des processus invisibles.

Période d’essai

Pour faciliter l’adoption du nouveau système par l’équipe, Swinburne Edge a progressivement introduit Smartsheet, en commençant par un projet de gestion de l’agenda annuel du personnel externe. Auparavant, l’équipe suivait le statut d’environ 4 000 ateliers annuels à l’aide de feuilles de calcul qui couvraient toutes les opérations, de la facturation aux plannings. Le rapprochement des données était plus que complexe.

Grâce à Smartsheet, Anoush Hovivyan a automatisé l’ensemble du processus. Au bout de quatre mois de travail sur le projet, l’équipe a constaté l’intérêt des rappels et des tableaux de bord automatiques. Ce changement a laissé entrevoir les gains d’efficacité possibles avec Smartsheet. Le personnel de Swinburne Edge a alors commencé à créer ses propres feuilles et à explorer le potentiel de Smartsheet. « Les membres de l’équipe qui étaient hésitants au départ sont maintenant devenus de fervents adeptes de Smartsheet et se demandent fréquemment comment l’exploiter davantage dans le cadre de leur rôle. »

Création de solutions sur-mesure

À la suite de l’essai concluant, Swinburne Edge a mis en œuvre Smartsheet dans toutes ses opérations en automatisant un éventail de processus. Grâce au soutien de son partenaire Atturra, l’équipe a créé des tableaux de bord qui permettent aux clients de consulter en temps réel la progression de l’apprentissage de leurs employés. De leur côté, les étudiants pouvaient demander des informations via des formulaires Smartsheet et recevoir plus rapidement des réponses.

Smartsheet a également rendu les informations plus accessibles. « La visibilité en temps réel compte parmi les meilleurs avantages », partage Anoush Hovivyan. « Les tableaux de bord et les rapports nous ont fourni des mises à jour sur les statuts et les charges de travail liés aux projets. Cette transparence a été essentielle pour notre équipe et nos clients, contribuant à responsabiliser et informer tout le monde. »

Une équipe plus collaborative et réactive

La centralisation a permis à Swinburne Edge d’atteindre son objectif initial : améliorer la collaboration au sein de son équipe de projet. « Nous avons renforcé la collaboration grâce à Smartsheet. Tout le monde partage des ressources et travaille en cohésion. Smartsheet a contribué à unifier l’équipe à travers une plus grande transparence », ajoute Anoush Hovivyan.

Cette visibilité a également optimisé la communication, non seulement au sein de l’équipe, mais aussi avec les clients et les étudiants. « Lorsque les étudiants demandent une prolongation du délai de leur formation, l’automatisation Smartsheet nous permet de répondre en 24 heures, ce qui réduit leur stress et allège les contraintes liées aux échéances », précise Anoush Hovivyan.

Gains de temps grâce à l’innovation

La transparence obtenue permet au personnel et aux clients de Swinburne Edge d’économiser de précieuses heures. 

« Grâce aux tableaux de bord en temps réel, les clients accèdent de manière indépendante à des informations actualisées, ce qui réduit la nécessité d’organiser des réunions fréquentes. De plus, les e-mails automatisés remplacent la communication manuelle et simplifie notre flux de travail. L’automatisation a permis d’éliminer de nombreuses tâches manuelles et de dégager 40 % environ de notre temps. Les tâches qui nécessitaient autrefois deux coordonnateurs n’en nécessitent plus que 1,2. Ainsi, le personnel peut se concentrer sur les initiatives stratégiques et le développement professionnelle », analyse Anoush Hovivyan.

Pour Anoush Hovivyan, le parcours d’adoption Smartsheet illustre parfaitement l’engagement de Swinburne Edge en faveur de l’innovation. « Smartsheet a joué un rôle déterminant. L’adoption des technologies les plus récentes nous a permis d’offrir d’importants avantages à nos étudiants et à l’organisation », confie-t-elle. C’est un véritable un privilège de pouvoir constater tout ce que nous avons accompli grâce à Smartsheet. »

Amélioration continue

Avec le recul, Hovivyan est convaincue que Smartsheet et Atturra ont joué un rôle déterminant dans la transition réussie de Swinburne Edge. « Ces deux outils nous ont été d’une grande aide pour une implémentation plus poussée au sein de Swinburne Edge. Ils ont fait preuve d’une réactivité et d’une disponibilité remarquables et nous ont fourni une formation sur-mesure, adaptée à nos besoins », confie Anoush Hovivyan.

Accompagnée par ses partenaires, Swinburne Edge franchit un nouveau cap grâce à Smartsheet. L’établissement d’enseignement supérieur a récemment commencé à utiliser Dynamic View et Data Shuttle pour fournir des informations contextuelles opportunes, permettant au personnel enseignant et non enseignant de voir les informations qui leur sont pertinentes. « Dynamic View a le potentiel d’améliorer considérablement la transparence et l’organisation, en permettant à nos collaborateurs occasionnels de suivre en temps réel leurs affectations », explique Anoush Hovivyan. « Swinburne Edge s’intéresse également aux WorkApps ainsi qu’aux outils d’intelligence artificielle (IA). Notre collaboration avec Swinburne Edge démontre une fois de plus la plus-value apportée par Smartsheet à l’ensemble de l’organisation. Atturra et Smartsheet ont donné à Anoush Hovivyan et à son équipe les moyens de fournir rapidement un travail de haute valeur.

Croissance régulière

Au fil de son évolution, Swinburne Edge exploite la flexibilité et l’évolutivité offertes par Smartsheet. « À mesure que nous nous développons, nous avons besoin d’un système qui évolue avec nous. L’adaptabilité de Smartsheet simplifie l’intégration et assure une gestion de projet fluide », conclut Anoush Hovivyan.

En tant que leader qui a vocation à donner l’exemple, Anoush Hovivyan est ravie de constater que Smartsheet s’impose de plus en plus au sein de l’université. 

« Nous présentons les avantages de Smartsheet à d’autres équipes et leur donnons les moyens de développer leurs propres solutions. À mesure que l’adoption augmentera, la plateforme devrait améliorer la collaboration entre les services et concrétiser les ambitions de Swinburne Edge en matière d’approche unifiée ».