L'Université d’État de Californie suit en toute fluidité les projets informatiques et aide les employés à revenir au bureau en toute sécurité grâce à Smartsheet

L’Université d’État de Californie (CSU) est la plus grande université publique des États-Unis, comptant plus de 450 000 étudiants répartis sur 23 campus à travers l’État. La CSU propose plus de 4 000 programmes d’études supérieures conçus pour permettre aux étudiants de devenir des leaders au sein d’un marché du travail en constante évolution.

À l'instar de nombreux établissements d’enseignement supérieur publics, la CSU s’efforce de consolider son environnement informatique en raison de contraintes budgétaires. « Au niveau informatique, nous communiquons via e-mail, visioconférence, chat et d’autres outils. Tout cela manque de cohésion et nous sommes toujours à la recherche d’une plateforme unique pour fournir nos services plus efficacement à travers les campus », explique Karen Malone, analynalyste des opérations pour le service informatique dans le bureau du doyen de l’Université d’État de Californie

L’équipe informatique de la CSU se servait auparavant d'e-mails et de fichiers partagés pour assurer le suivi des projets informatiques et des budgets, ou encore des demandes de déplacement. Il était donc difficile et chronophage d'obtenir les informations dont elle avait besoin. « Nous utilisions exclusivement les e-mails pour obtenir des mises à jour sur le statut des projets », se souvient Karen Malone. « J’ai perdu beaucoup de temps à chercher des fichiers et à passer d’une plateforme à l’autre pour trouver des informations. » Ce fonctionnement compliquait inutilement le travail et les processus, comme les révisions salariales.

« Dans le cadre d’une révision salariale typique, les responsables et les ressources humaines multipliaient les envois de documents pour justifier une augmentation de salaire. Cela durait un certain temps, sans compter que le processus de soumission des informations liées aux révisions des salaires était également complexe », poursuit Karen Malone. « Les gens remplissaient parfois le mauvais formulaire parce qu’ils n'arrivaient pas à identifier clairement celui dont ils avaient besoin. »

De plus, comme les employés de la CSU devaient réintégrer les bureaux de l’université après plusieurs années de télétravail, l’équipe informatique a été chargée de gérer ce projet à l’échelle du campus. « Nous avons eu deux mois pour aider 240 employés à réintégrer un bureau vide, de sorte que nous avons dû rapidement planifier la livraison de meubles et d’ordinateurs, l’infrastructure informatique et la répartition des places », confie Karen Malone.

L’équipe informatique avait besoin d’un outil unique pour simplifier ces projets et processus et améliorer la communication. Smartsheet a su séduire Karen Malone et son équipe. « Smartsheet est notre principal outil de suivi de projet et de communication », précise Karen Malone. « Nous avons commencé à utiliser Smartsheet ici et au sein de l’équipe administrative. Nous avons ensuite étendu son utilisation à l’ensemble du service informatique, des ressources humaines et même du bureau en charge du budget. »

De la gestion de petits projets informatiques à la direction d’initiatives stratégiques de grande envergure 

Après avoir utilisé Smartsheet pour gérer des petits projets informatiques, Karen Malone savait qu’elle pouvait utiliser la plateforme pour simplifier d’autres processus et initiatives plus importantes, telles que le retour au travail obligatoire (RTO). « Je savais que les flux de travail automatisés dans Smartsheet facilitaient les choses et m’aidaient à gagner du temps », explique-t-elle.

Karen Malone a obtenu l’approbation de la direction et a créé dans Smartsheet une solution de gestion de projet liée à l’initiative de retour au bureau. L’équipe a utilisé des feuilles pour suivre les plannings de tous les postes de travail, bureaux, ordinateurs portables et autres équipements à configurer. Comme de nombreux employés étaient anxieux à l’idée de retourner au bureau, l’équipe a pu créer des diagrammes de répartition des places et les partager avec ces derniers à l’aide de Dynamic View. Cette initiative leur a permis de voir à quoi ressemblaient leurs bureaux et ainsi de mieux anticiper leurs retours.

Outre l’utilisation de Smartsheet pour gérer le processus de RTO, l’équipe informatique a créé une solution standardisée de révision salariale pour simplifier l’ensemble du processus. La solution utilise des flux de travail automatisés pour aider les responsables à répondre facilement aux questions des ressources humaines. « Auparavant, les questions des ressources humaines généraient de nombreux échanges par e-mail avec les responsables pour obtenir des informations sur les justifications des révisions, révisions qui pouvaient parfois se perdre », déclare Karen Malone. « Désormais, les ressources humaines sont incluses dans l’ensemble du processus, ce qui permet d’obtenir plus facilement des justifications et d’approuver une révision. »

L’équipe informatique de la CSU a créé un tableau de bord pour faciliter la recherche d’informations, le suivi et la création de rapports sur tous ces projets et processus, et améliorer la communication interne. 

« J’ai créé un tableau de bord d’administration informatique qui centralise la gestion des processus administratif », poursuit Karen Malone. Désormais, si je suis en réunion, je n’ai qu’à jeter un coup d’œil au tableau de bord pour voir les dernières informations disponibles. J’évite ainsi de perdre du temps à les chercher. »

Aide 240 employés à retourner au travail et permet de gagner du temps administratif

En utilisant Smartsheet pour gérer l’ensemble de l’initiative de retour au bureau de bout en bout, l’équipe informatique de la CSU a pu facilement respecter le délai d'aménagement des bureaux de deux mois. « Nous avons réussi à faire revenir au bureau les 240 employés à la date prévue, car Smartsheet a simplifié la gestion de l’ensemble du processus, de la création des plans d’étage à la commande et la livraison de l’équipement », confie Karen Malone. « Cela nous a permis d’économiser 30 heures minimum par mois, que nous aurions autrement consacrées à des tâches sans intérêt telles que la commande d’ordinateurs portables, le suivi des permis de stationnement et l’attribution des clés de bureau aux bonnes personnes. »

D'après Karen Malone estime que les gains d'efficacité obtenus grâce à cette solution ont permis au service informatique de la CSU d’éviter de recruter deux employés à temps plein supplémentaires pour gérer la charge de travail supplémentaire. 

« Notre équipe a constaté une augmentation de notre charge de travail. Cependant, Smartsheet a dégagé suffisamment de temps pour pouvoir effectuer ce travail supplémentaire sans encombre », décrit Karen Malone.

Satisfaction et rétention accrues des employés

En automatisant le processus de révision salariale avec Smartsheet, la CSU a aidé les responsables à approuver presque toutes les demandes de révision. 

« Auparavant, seuls 10 à 15 % des employés qui soumettaient des demandes de révision salariale obtenaient réellement cette révision. Aujourd’hui, comme le processus s’est amélioré en Smartsheet et que tout le monde connaît les étapes requises, ce nombre est passé à 75 à 80 % », explique Malone. « Cela représente de l’argent qui retourne dans les poches des employés. »

Augmenter l’utilisation de Smartsheet grâce à une adoption facile

Karen Malone s’est servie de son expérience avec Smartsheet pour devenir Mobilizer interne. Pour former les nouveaux employés, elle organise désormais une série de Journées Smartsheet réussies et de présentations trimestrielles Smartsheet. « Pendant les Journées Smartsheet, nous sommes passés de 550 à plus de 800 licences », explique Malone. Malone a également déployé un tableau de bord d’informations sur Smartsheet auquel les employés peuvent accéder pour remplir un formulaire s’ils ont besoin d’aide avec les fonctionnalités de Smartsheet. Les employés reçoivent une notification automatique par e-mail une fois qu’ils ont rempli le formulaire et sont dirigés vers un agenda pour prendre rendez-vous avec Malone et son équipe. « C’est incroyable que notre utilisation de Smartsheet ait commencé avec un si petit projet et ait augmenté si rapidement dans différents départements universitaires », explique Malone. 

« Smartsheet a également transformé ma propre carrière professionnelle. Grâce à Smartsheet, je suis là où je suis aujourd’hui en ce qui concerne mon poste et mon salaire. Cet outil a énormément facilité mon travail en informatique. Je peux désormais me consacrer aux objectifs stratégiques de l’université, notamment aider à former nos étudiants aux technologies émergentes telles que l’intelligence artificielle, et en faire plus tout en restant dans les limites de notre budget. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.