L’Albany State University utilise Smartsheet pour favoriser la réussite des étudiants et permettre aux professeurs à consacrer davantage de leur temps à l’enseignement

Située à Albany, en Géorgie, l’Albany State University affiche une histoire riche et diversifiée. Fondée en 1903 sous le nom d’Albany Bible and Manual Training Institute, elle intègre le système universitaire de Géorgie en 1932 et est renommée Albany State College en 1943. En 1996, elle devient l’Albany State University, la plus grande université historiquement noire de Géorgie et l’une des 15 plus grandes universités historiquement noires des États-Unis. Plus de 6 000 élèves fréquentent actuellement l’établissement, qui propose un large éventail de programmes d’études supérieures et de certification.

L’Albany State University s’engage à aider les étudiants et le corps enseignant à atteindre l’excellence à travers quatre objectifs stratégiques : accès et réussite des étudiants ; durabilité institutionnelle et administration responsable ; partenariat et compétitivité économique ; développement des compétences de leadership et engagement du personnel. Au cours des dernières années, l’université a utilisé Smartsheet pour soutenir ces objectifs. « Smartsheet nous aide à atteindre au moins les deux premiers objectifs stratégiques de notre université », explique Dorea Hardy, créatrice principale de programmes pédagogiques à l’Albany State University.

« Le premier objectif est l’accès et la réussite des étudiants ; à cette fin, Smartsheet nous permet de contrôler l’assiduité, d’identifier les étudiants qui risquent de ne pas valider une matière et d’aider le corps enseignant à améliorer la qualité des cours. Nous travaillons également à notre objectif d’administration, en utilisant les outils et ressources dont nous disposons déjà de manière plus efficace et responsable grâce à Smartsheet. »

Avant Smartsheet, l’ancienne directrice utilisait des tableurs pour extraire les données du système d’information des étudiants et du système de gestion de l’apprentissage de l’université. « Elle devait essayer de fusionner manuellement les données des deux systèmes, sans compter que la création de rapports était tout sauf rapide », explique Dorea Hardy. « Nos doyens et responsables de département n’ont pas le temps de créer des rapports basés sur les données. Ils doivent se concentrer sur l’éducation. » 

De plus en plus, les doyens et directeurs de département demandaient à Dorea Hardy et son personnel enseignant à distance de créer davantage de rapports contenant des données sur les étudiants et les professeurs. « Nous devions générer davantage de rapports, ce qui était compliqué, car j’assumais déjà des fonctions supplémentaires en tant que directrice intérimaire et n’avais pas vraiment le temps de le faire », explique Dorea Hardy. « Nous avions besoin d’une solution pour simplifier la création de rapports. »

Utilisation de Smartsheet pour identifier les élèves en difficulté, gérer l’élaboration des cours et automatiser les vérifications des carnets de notes

Lorsque l’ancien directeur de l’information de l’université a commencé à utiliser Smartsheet à des fins de gestion de projets, il a suggéré à Dorea Hardy d’y jeter également un œil. « Au lieu de coder des formulaires personnalisés, Smartsheet a permis de tout simplifier », explique-t-elle. Dorea Hardy a ensuite découvert deux fonctionnalités : Data Shuttle, qui permet aux utilisateurs de charger des données à partir de bases de données vers et depuis Smartsheet, et Dynamic View, qui permet aux utilisateurs de partager des données avec certaines personnes afin qu’elles puissent les consulter et les modifier. « Une fois que j’ai constaté l’intérêt de ces fonctionnalités, j’ai été séduite par Smartsheet », déclare Dorea Hardy.

Dorea Hardy et son département utilisent Data Shuttle et Dynamic View pour collecter automatiquement des données à partir des systèmes de gestion des informations et de l’apprentissage des étudiants afin d’afficher des informations actualisées sur l’assiduité et les notes des étudiants, le tout dans un tableau de bord destiné au corps enseignant et aux directeurs. Les professeurs et le personnel de plusieurs universités, ainsi que le service des affaires académiques de l’université, utilisent ces données pour vérifier rapidement si un étudiant risque de ne pas valider une matière. 

L’Albany State University se repose sur Smartsheet pour gérer l’élaboration et la révision des cours, permettant au corps enseignant de soumettre automatiquement le contenu de ses cours à la demande de l’équipe de Dorea Hardy. Les professeurs, les doyens, les directeurs de département et les conseillers en apprentissage à distance peuvent examiner les cours dans des formulaires Smartsheet. Les conseillers en apprentissage à distance utilisent Smartsheet pour accéder à un rapport mensuel et consulter des statistiques et des tendances relatives à des cours spécifiques.

L’Albany State University utilise également Smartsheet pour aider les doyens et directeurs de département à suivre le processus de notation des cours. Par exemple, des rapports Smartsheet personnalisés permettent de vérifier si les formateurs en ligne se sont connectés aux cours et ont évalué les travaux des étudiants en temps opportun. De plus, l’équipe de Dorea Hardy collabore avec le centre d’examen de l’université pour gérer la surveillance des tests via Smartsheet. Les étudiants s’inscrivent en ligne aux sessions surveillées voulues, et les données sont automatiquement transférées vers Smartsheet. Cette démarche déclenche un flux de travail dans Smartsheet qui envoie par e-mail des informations sur l’emplacement et l’heure des examens aux surveillants et formateurs. « Auparavant, il fallait au moins 30 minutes à notre personnel pour enregistrer et vérifier les lieux d’examen et les surveillants individuels », explique Dorea Hardy. « Smartsheet nous permet désormais de le faire en quelques minutes. »

Priorité à l’enseignement plutôt qu’aux tâches administratives

Grâce à Smartsheet, le corps enseignant de l’Albany State University peut se concentrer davantage sur l’enseignement sans avoir à perdre du temps à chercher des données et créer des rapports. « Les doyens, les directeurs et les formateurs peuvent désormais visualiser n’importe quel cours en un coup d’œil », déclare Dorea Hardy. « Dans le cadre du développement et de la révision des cours, nous pouvons nous décharger de certaines tâches via Smartsheet pour nous faciliter l’existence. Les formateurs n’ont plus qu’à nous envoyer leur contenu, et Smartsheet s’occupe du reste. » Les professeurs ont également accès à des données actualisées, qui fournissent les dernières statistiques sur le nombre de formateurs qui se connectent aux cours et notent les travaux des étudiants dans les temps. « Ces données sont désormais facilement accessibles aux doyens et directeurs chaque fois qu’ils en ont besoin, en temps réel ou presque », analyse Dorea Hardy.

Dorea Hardy et son équipe peuvent également créer des rapports pour les doyens et les directeurs plus rapidement qu’auparavant.

« Avant Smartsheet, notre directrice ne pouvait créer un rapport qu’une fois par semaine, car elle devait extraire les données de nos systèmes de gestion des informations et de l’apprentissage des étudiants, les combiner, puis les filtrer », se souvient-elle.

« Grâce à Smartsheet, je peux exécuter ces rapports chaque jour, car tout est automatisé et se résume à une tâche en glisser-déposer. Ce qui me demandait quatre heures auparavant ne me prend plus que 30 minutes. » Par conséquent, Dorea Hardy peut consacrer plus de temps à l’élaboration des cours et à la conception des programmes pédagogiques.

Priorité à la réussite des étudiants

L’Albany State University peut utiliser Smartsheet pour identifier les étudiants en difficulté et les aider de manière proactive à valider leurs matières. « Grâce aux tableaux de bord Smartsheet, les professeurs peuvent facilement identifier les étudiants en difficulté et leur proposer le soutien pédagogique nécessaire », confie Dorea Hardy.  

« Les étudiants doivent pouvoir consulter leurs notes tout au long du semestre, parce qu’elles ne reflètent pas leur situation réelle », précise Dorea Hardy. « Nous pouvons fournir des rapports basés sur les données de Smartsheet pour informer les doyens et les directeurs que les professeurs tiennent les carnets de notes à jour, afin que les étudiants sachent où ils en sont et s’ils ont besoin d’un tuteur. »

En tirant parti des flux de travail automatisés offerts par Smartsheet, les étudiants de l’Albany State University peuvent déposer des devoirs et les soumettre au centre de rédaction en ligne de l’université pour vérification. « Cela permet aux étudiants d’obtenir rapidement des commentaires avant de soumettre leurs devoirs pour notation », souligne Dorea Hardy. 

Smartsheet aide également l’université à préserver l’intégrité académique au fur et à mesure de sa transition vers un modèle d’apprentissage hybride. « Notre objectif est de disposer d’un référentiel de cours de haute qualité approuvés pour un enseignement en ligne », conclut Dorea Hardy. « Nous ne voulons pas simplement dire aux professeurs d’enseigner en ligne : nous voulons les aider à offrir la meilleure expérience pédagogique possible aux étudiants. Smartsheet nous aidera à atteindre cet objectif. »
 

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.