La solution de Xencor améliore l’établissement des priorités et la collaboration en équipe

Xencor est une entreprise de biotechnologie basée en Californie du Sud qui conçoit des médicaments biothérapeutiques à l’aide de technologies d’ingénierie des protéines de pointe, susceptibles d’améliorer la vie des patients atteints de cancer et de maladies auto-immunes. Avec leurs partenaires pharmaceutiques, les technologies de Xencor ont permis de mettre au point plus de 20 candidats-médicaments en phase d’essais cliniques, et de nombreux autres sont en phase de développement préclinique. 

Un élément clé de la réussite de Xencor est la culture d’entreprise et son souci d’efficacité. « Nous reconnaissons que tout le monde a un emploi du temps chargé », explique Julie Silverio, responsable principale de la direction des programmes chez Xencor. « Nous faisons tout notre possible pour réduire le temps passé en réunion et donner à chacun la possibilité de se concentrer. » Pour assurer le bon déroulement des activités, Xencor s’appuie sur Smartsheet depuis quelques années. « Nous apprécions les tableaux de bord, les rapports et les calendriers qui nous aident à rester organisés », ajoute Julie Silverio. « Smartsheet est utilisé par l’ensemble de l’organisation. Notre département de recherche utilise l’outil Control Center pour gérer les projets et il en tire un bénéfice considérable. Nos responsables d’essais cliniques l’utilisent pour suivre les calendriers des études et superviser ce qui se passe avec les patients inscrits dans nos études cliniques. »

Aller plus loin dans l’efficacité

Julie a décidé de recourir une nouvelle fois à la solution Smartsheet afin de suivre la croissance des équipes, les groupes fonctionnels multiples et les projets à fort enjeu.

« Il peut être très difficile de devoir gérer plusieurs centaines de sous-tâches », se souvient-elle. « J’avais besoin d’un moyen plus facile de hiérarchiser les priorités, de rester organisée et de m’assurer que je ne manquais pas d’informations clés ou de dates d’échéance. »

Julie Silverio a commencé à chercher l’inspiration dans la Galerie de modèles Smartsheet et d’autres ressources. « J’utilise tout ce que Smartsheet a à offrir pour profiter pleinement de la solution », affirme-t-elle. « Les articles d’aide, l’Université Smartsheet, la communauté que je trouve particulièrement utile pour se souvenir des formules et de la syntaxe, ainsi que les webinaires. J’ai fouillé dans la Galerie de modèles pour voir s’il y avait une solution à mon problème. Mais j’ai réalisé que j’avais besoin de passer par une étape supplémentaire pour m’aider à vraiment communiquer les choses de manière plus flexible. » Cette fois, Julie Silverio a décidé de créer une solution elle-même et d’aider d’autres équipes de la communauté Smartsheet en participant au concours de modèles Smartsheet ENGAGE’22. « Le concours est une bonne occasion de faire travailler nos compétences Smartsheet et de partager avec d’autres ce sur quoi nous avons travaillé. »

Un modèle primé

En utilisant les puissantes fonctionnalités de base des feuilles, rapports et tableaux de bord Smartsheet, Julie Silverio a conçu une solution transformée en modèle qui permet aux individus d’améliorer la planification, la gestion et la visualisation des tâches. Les colonnes suivantes aident les utilisateurs à suivre les tâches : points de contact et remarques sur la façon dont ils aiment travailler, priorité de la tâche, santé, date, métriques, statut, et colonnes prédécesseur et successeur pour voir la corrélation entre tous. Les utilisateurs s’appuient sur des alertes automatiques pour les tâches critiques et peuvent générer des rapports et des récapitulatifs de feuille pour avoir une vue d’ensemble.

« Il est extrêmement simple de voir combien de tâches j’ai planifiées et combien sont à risque », explique Julie Silverio. « Je sais que beaucoup de gens sont intimidés par les formules, mais une fois que vous vous êtes habitué à la syntaxe, c’est un moyen passionnant de résumer toutes les informations en un seul endroit. Le récapitulatif de la feuille est vraiment puissant, et il faut absolument le déployer davantage et apprendre à tout le monde à l’utiliser. Dans l’ensemble, Smartsheet m’a vraiment aidé en me fournissant de nombreuses solutions que je pouvais assembler pour répondre à mes besoins. »

Avant de présenter la solution à son organisation et au concours, Julie Silverio comptait sur celle-ci pour rester organisée et efficace. Comme elle l’explique : « Nous travaillons de manière transversale avec beaucoup de personnes, de groupes et de projets, et maintenant je sais exactement où en est chaque chose. Je peux facilement filtrer les tâches à risque, établir des priorités et visualiser mon avancement. Plus important encore, environ 10 % du temps de ma journée a été économisé grâce à la hiérarchisation des priorités et à la prise de notes organisée »

Comme preuve de son succès, les sept juges du concours de modèles ont déterminé que la solution de Julie Silverio se démarquait et qu’elle aiderait d’autres utilisateurs à autonomiser leur lieu de travail d’une manière simple et efficace. Son travail avait pour objectif de transformer sa solution éprouvée et efficace en un modèle utile pour tous. Cette initiative a été récompensée par le prix de la meilleure solution dans la catégorie gestion des listes ou du travail non structuré du concours. Le modèle de gestion des tâches individuelles peut désormais être téléchargé par les utilisateurs dans la Galerie de modèles Smartsheet.

Améliorer les compétences et les fonctionnalités

La solution a également permis à Julie Silverio de communiquer plus efficacement avec ses collègues. « Maintenant que je sais combien de temps prend une tâche en moyenne, je peux toujours donner aux gens une bonne estimation et fixer des attentes réalistes pour les tâches futures », explique-t-elle. « Il est également devenu beaucoup plus simple de faire état de mon avancement à mon patron. Je n’ai qu’à faire apparaître mon tableau de bord pour lui montrer ce sur quoi je travaille. Smartsheet m’a définitivement aidé dans mes relations de travail interpersonnelles. »

Enfin, la solution a permis à Julie Silverio de rester motivée et d’améliorer ses compétences. « Je peux maintenant voir précisément mes forces et mes faiblesses, ou encore le temps qu’il me faut pour accomplir différentes tâches », poursuit-elle.

« Je peux ainsi repérer les points à améliorer et accélérer l’évolution de ma carrière. De plus, garder un suivi de tout ce que j’accomplis m’aide vraiment à rester motivée. »

Alors que Xencor continue d’intégrer Smartsheet dans ses processus internes et d’apporter davantage d’automatisation pour maintenir les informations de l’entreprise à jour, Julie Silverio se prépare à présenter sa solution à son équipe. Celle-ci fait désormais partie des quatre modèles primés au concours publiés dans la Galerie de modèles. « Parfois, on partage sa création avec la communauté, mais on ne sait jamais si quelqu’un va l’utiliser », ajoute-t-elle. « Je suis heureuse d’entendre que ce modèle va potentiellement aider d’autres équipes dans les années à venir. » 

Cliquez ici pour télécharger le modèle de Silverio et le partager avec votre équipe.