Comment écrire un descriptif du projet ?

La rédaction d’un descriptif du projet solide nécessite de la réflexion, de la communication et de la planification. Au fur et à mesure que vous le rédigez, votre activité principale sera de recueillir et de rassembler des informations qui définissent le projet. Prenez le temps de recueillir des commentaires et de réviser le document avant de le soumettre. 

Avant de commencer, créez une liste de contrôle de calendrier et d’achèvement pour vous tenir sur la bonne voie. Bien que le temps nécessaire pour rédiger le descriptif varie selon le projet, planifiez suffisamment de temps pour recueillir des informations, remplir le document et le consulter avant la date de soumission. 

Vous pouvez utiliser un modèle de descriptif du projet existant pour commencer ou créer le vôtre à partir de zéro. Suivez les étapes de l’ordre que nous avons répertorié ci-dessous, ou faites-les dans l’ordre le plus logique pour votre projet. Pour toute étape, assurez-vous d’obtenir des commentaires et contributions des membres de l’équipe. 

Voici un guide étape par étape pour rédiger le descriptif de votre projet :

1. Ajouter des informations de base : commencez par renseigner le titre du projet, les informations de base, l’auteur et la date de version en haut de la page. 
2. Identifier les parties prenantes clés et les membres de l’équipe : déterminez et recrutez les meilleurs membres possibles pour l’équipe, et enregistrez leurs noms, leurs rôles et leurs responsabilités. Vous devrez peut-être demander des recommandations à des collègues de confiance. Répertoriez tous les membres de l’équipe, les sponsors, les parties prenantes et les clients qui seront à un moment donné affectés par le projet. Confirmez avec chaque membre de l’équipe qu’il comprend son rôle.
   
   Pour les membres de l’équipe et les parties prenantes, Eric Verzuh partage qu’il est utile d’inclure des informations sur « le temps que les membres de l’équipe passeront (par exemple, s’ils participent au projet à temps partiel) ainsi que sur les principales parties prenantes, le payeur, le sponsor exécutif, des clients spécifiques ou des clients internes. » 
3. Résumer le projet : rédigez un bref aperçu qui aide le lecteur à comprendre le projet et à créer de la valeur commerciale. La synthèse peut ne faire que deux ou trois phrases. 
   
   Eric Verzuh nous rappelle que « les projets sont destinés à fournir de la valeur commerciale. Le travail du chef de projet consiste à surveiller la valeur commerciale et à faire en sorte que toutes les parties prenantes s’orientent vers la valeur commerciale. La synthèse du projet est importante car elle crée le contexte. » 
4. Articuler les objectifs du projet : prenez le temps de préciser les objectifs du projet. De quoi a-t-il besoin pour les atteindre ? Pourquoi a-t-il besoin de les atteindre ? En quoi ce projet atteindra-t-il cet objectif ? Écrivez succinctement l’objectif et incluez toute justification contextuelle des décisions du projet. Maintenez l’objectif à un niveau élevé, et assurez-vous qu’il est lié aux objectifs de l’entreprise.
   
   Exemple : augmentez notre présence sur les réseaux sociaux afin de tripler le trafic entrant sur le site Web au cours du prochain exercice.
5. Déterminer les objectifs du projet : tout d’abord, réfléchissez aux objectifs en fonction du but. Notez ce que le projet améliorera, réduira, supprimera ou optimisera. Notez ensuite comment votre équipe apportera ces améliorations et comment elle mesurera leur succès. Bien que les objectifs SMART soient un cadre commun, Eric Verzuh recommande de l’utiliser comme guide, plutôt que d’adhérer exactement au même cadre. Voici quelques exemples d’objectifs basés sur l’objectif précédent :
   • Exemple 1 : nous lancerons quatre campagnes par trimestre pour chaque canal de réseaux sociaux existants, ce qui augmente d’un facteur 10 les impressions et les vues.
   • Exemple 2 : notre engagement augmentera en moyenne de 80 % par trimestre, par canal, suivi en fonction du taux de clics et du nombre de commentaires des utilisateurs. 
   • Exemple 3 : nous allons générer des messages de campagne en fonction des commentaires des utilisateurs recueillis lors de la campagne du trimestre précédent afin d’augmenter la rétention du site de 25 % chaque trimestre et de réduire le taux de rebond de 20 %.
     
     Astuce de pro : Eric Verzuh dit : « pensez à la synthèse du projet et aux objectifs du projet comme l’étoile du nord à revenir et à demander : "sommes-nous encore sur la bonne voie avec ceux-ci ?" »
6. Définir la portée et les livrables : selon Eric Verzuh, « la portée et les livrables vont de pair. La portée est écrite sous la forme d’un verbe. Les livrables correspondent au nom qui aboutit. » Clarifiez la portée du travail à l’intérieur des limites du projet et ce qui se trouve à l’extérieur. Il est particulièrement important de détailler ce qui n’est pas prévu. 
7. Répertorier les ressources requises : donnez une vue d’ensemble de toutes les ressources requises, y compris les personnes, les installations, les coûts, l’équipement, le temps ou les informations. Vous n’avez pas besoin d’être trop détaillé au cours de cette étape. Une fois le projet approuvé, vous présenterez votre première estimation. Citez tous les renseignements à l’appui, telles que les données historiques ou les comparaisons avec des projets précédents, comme preuve. 
8. Rédiger un calendrier de projet : sélectionnez une date de début du projet et une date de fin estimée. Ensuite, ajoutez des étapes majeures entre les deux dates. « Mettez en avant n'importe quel jalon que vous connaissez, et indiquez vos antécédents pour savoir comment vous avez défini ce calendrier », explique Eric Verzuh. « Par exemple, si votre calendrier indique que la planification et la stratégie doivent être terminées d’ici telle date, indiquez comment vous avez trouvé cette date. »
   
   Envisagez d’utiliser les questions d'Eric Verzuh comme amorces :
   • Et si nous ne le faisons pas à la date fixée ?
   • Cela posera-t-il un problème si nous dépassons la date ? Y a-t-il une pénalité en cas de manquement ?
   • Y a-t-il une raison commerciale de le faire d’ici là ?
   • Comment se synchronise-t-il avec votre énoncé de l’objectif ? 
9. Identifier les contraintes et les hypothèses du projet : tenez compte de toutes les contraintes dans lesquelles le projet doit être accompli. Utilisez les six restrictions lorsque vous cherchez à connaître les facteurs susceptibles d'avoir un impact sur votre projet. 

1. Ensuite, répertoriez les hypothèses, ou ce que votre équipe croit être vrai. Par exemple, sur quoi vous attendez-vous à compter ou à considérer comme vrai en ce qui concerne le temps, le personnel, les ressources, les coûts ou l’équipement ?
   
   Dans cette section, prenez également en compte et incluez tous les risques importants qui auront un impact sur la réussite du projet ou qui interféreront avec la réussite du projet.
2. Notez les coûts : vous n’avez pas besoin d’un budget détaillé, mais il est utile d’inclure les coûts. Eric Verzuh suggère d’écrire « quelque chose de basique et de facilement identifiable comme "nous nous attendons à dépenser AUTANT pour le personnel". »
3. Obtenir des commentaires : si vous ne l’avez pas déjà fait, demandez aux membres de l’équipe et aux parties prenantes de consulter le document ou les sections pertinentes. Soyez réceptif à leur point de vue et soyez ouvert à apporter des changements. 
4. Passer en revue et réviser : lisez le document et modifiez toute langue qui n’est pas claire. Effectuez des révisions finales en fonction de votre évaluation et des commentaires de l’étape précédente. Remettez vos révisions aux membres de l’équipe pour obtenir des commentaires sur les ajustements. Répétez cette opération jusqu’à ce que vous ayez créé un document de haute qualité. 
5. Présenter le descriptif : si vous êtes tenu de présenter le descriptif, arrivez préparé à la réunion avec une présentation. Entraînez-vous à discuter des grandes lignes du projet avec vos collègues. Anticipez les questions qui pourraient survenir pendant la présentation.