Qu’est-ce qu’un plan de communication pour un projet ?
Un plan de communication de projet est un guide détaillant la manière de diffuser les détails d’un projet aux parties investies. Un plan efficace comprend le type d’informations à diffuser, leurs destinataires et la fréquence à laquelle ils seront tenus au courant.
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Quels sont les éléments importants d’un plan de communication de projet ?
Bien que les plans de communication individuels diffèrent selon les projets, tout plan de communication efficace comprend la portée, les coordonnées de contact, etc. Envisagez d’ajouter les informations suivantes au plan de communication :
- Type de projet : nommez le projet pour en faciliter la recherche et la référence. Réfléchissez au temps que prendra le projet et au nombre de personnes impliquées lorsque vous organisez une réunion et une mise à jour du calendrier. Les projets plus importants nécessiteront des réunions différentes et plus fréquentes.
- Identification des acteurs clés : déterminez qui communique, le type d’informations à partager et les responsables de la mise à jour.
- Coordonnées de contact : organisez les coordonnées des parties prenantes et des membres de l’équipe afin de faciliter la communication et d'en améliorer l'organisation.
- Fréquence de communication : créez un calendrier pour savoir comment vous partagerez les informations spécifiques. Alyssa Blake, spécialiste des services et des communications chez Royal Building Products, recommande une approche mesurée. « Les mises à jour des projets se font généralement une fois par semaine au maximum. Il ne faut pas créer un déluge d’e-mails que les individus peuvent perdre ou susceptibles de les submerger. Le mieux, c'est d'être bref et concis. »
- Types de communication : vous trouverez peut-être qu’il est préférable de communiquer les différents types d’informations de manières différentes. Par exemple, il est peut-être préférable de partager certaines informations en temps réel grâce à des réunions ou des appels téléphoniques ou vidéo. En revanche, parfois, les méthodes asynchrones, telles que les e-mails ou les tableaux de messages d’entreprise, sont idéales. Lisez « Le Guide essentiel de la communication asynchrone » pour en savoir plus sur les styles de communication.
- Taille et portée du projet : des projets différents ont des besoins de communication différents. Utilisez un modèle de portée de projet pour définir votre projet afin d'en identifier les besoins en communication. Pour obtenir des modèles et plus d’informations, consultez l'article « Modèles gratuits de portée de projet ». Une fois que vous connaissez la portée, tenez compte des types de communication préférés de chacun, en particulier des parties prenantes de niveau supérieur.
Kristen Bellomo, chef de projet principal chez Bednarch Studio, suggère d’utiliser un sondage au début du projet pour déterminer les styles et fréquences de communication préférés de vos parties prenantes.
- Objectifs de communication : étudiez les projets antérieurs pour identifier des processus spécifiques à répéter ou à améliorer. Assurez-vous de prendre en compte les résultats de vos post-mortem et leçons apprises passés afin de vous assurer d’établir et mettre en œuvre les bonnes pratiques.
Sondage sur le mode de communication préféré
Avec l’aide de Kristen Bellomo, nous avons créé un sondage pour vous aider à identifier les méthodes de communication préférées de vos parties prenantes clés pendant un projet. Ce sondage vous aide à recueillir et à consigner facilement les préférences de communication des clients, des parties prenantes et des membres de l’équipe, à utiliser dans votre plan de communication.
Sondage sur le mode de communication préféré
- Prénom et nom :
- Fonction et entreprise :
- Domaines d’intérêt clés :
- Heures de contact préférées :
- Adresse e-mail :
- Numéro de téléphone :
- Message instantané (Skype, Slack, Discord, etc.) :
- Appel vidéo :
Télécharger le modèle de sondage sur le mode de communication préféré
Que doit inclure un plan de communication ?
Un plan de communication est une série de documents qui décrivent toutes les communications formelles partagées tout au long d’un projet. Chaque plan de communication réussi doit inclure des détails sur les parties prenantes, les réunions, etc.
- Parties prenantes clés : il s’agit des personnes qui ont un intérêt direct dans le projet. Il peut s'agir de propriétaires, clients, responsables ou toute autre personne qui a besoin de mises à jour régulières sur les développements du projet à grande échelle. Pour plus d’informations, lisez notre guide « How to Create Stakeholder Management and Communication Plans ».
- Membres de l’équipe : il s’agit des individus travaillant sur le projet. Cela comprend également le chef de projet.
- Réunions et mises à jour programmées : identifiez ce qu'il est important de communiquer, y compris, mais sans s'y limiter, les échéances, les phases du projet, les mises à jour budgétaires et les blocages. Réfléchissez à la meilleure façon de partager ces informations. Par exemple, vous pouvez trouver qu’une mise à jour hebdomadaire par e-mail est plus utile pour certains éléments qu’une réunion hebdomadaire. Si possible, créez rapidement un calendrier de réunions pour vous assurer que les gens pourront y assister. Utilisez un outil de planification en ligne comme Doodle pour déterminer les meilleurs moments de réunions de votre équipe.
- Mises à jour spécifiques pour les individus : choisissez des éléments de préoccupation particuliers pour les personnes clés. Par exemple, les cadres supérieurs et les clients pourraient avoir besoin d'opportunités de faire des commentaires à des moments critiques, ou ils pourraient ne vouloir que des mises à jour après les jalons importants.
- Évoluez avec votre projet : de nombreux projets souffrent de dérive de leur portée ou se développent simplement pendant la durée de la mission. Assurez-vous de tenir compte des changements importants de vos besoins en matière de communication au fur et à mesure que le temps passe.
Comment rédiger un plan de communication de projet en six étapes
La rédaction d’un plan de communication n’a pas à être une corvée. Déterminez les besoins en communication de votre équipe, identifiez les acteurs clés et ce qu’ils doivent savoir, et créez un calendrier qui satisfait les besoins de toutes les parties.
- Déterminer vos besoins en matière de communication
Tenez compte de la taille et de la portée du projet, ainsi que des besoins de vos parties prenantes, de votre client et de votre équipe. Veillez à ce que les informations soient adaptées à la phase du projet et à votre public. Mme Bellomo insiste sur le fait que certaines exigences changent en fonction de la phase du projet. « Les communications avec les clients sont généralement fréquentes (appels, e-mails et réunions en personne) tout au long de la phase de préproduction du projet, pendant la conception et la phase d'ingénierie. La communication avec les clients ralentit généralement après les approbations, et la communication interne s’accélère au moment de la réunion de lancement du projet et tout au long de la production. Il est possible que la communication avec les clients soit minimale durant cette phase, à l'exception de l'envoi de photos et de mises à jour sur l'avancement durant la construction. Une fois que les éléments arrivent à la finition, les communications avec les clients se renforcent généralement tandis que nous travaillons sur les détails de logistique, de l’installation et de la conclusion. » - Déterminer les objectifs de communication de votre équipe
La cohésion d'équipe ? Des retours précoces et continus de la part des parties prenantes ? Une amélioration de la tenue des dossiers et l’assurance d'appliquer les bonnes pratiques ? Il s’agit simplement de quelques objectifs que vous pouvez définir pour vous-même et pour l’équipe. Pour créer un plan efficace, il est essentiel de prendre en compte vos objectifs lorsque vous définissez un calendrier. - Nommer le projet et définir les objectifs
En incluant les objectifs du projet dans le plan, il est plus facile de surveiller la dérive de la portée au fur et à mesure que le temps passe. Vous pouvez également vous assurer que vous ne perdez pas de temps et que les mises à jour et informations que vous partagez s’alignent dès le début sur les objectifs du projet. - Identifier les parties prenantes clés, les clients et les membres de l’équipe
Répertoriez tous ceux qui sont impliqués dans le projet par leur nom et leur fonction. Définissez ce que vous communiquez avec chaque individu, ainsi que sa méthode de communication préférée et la fréquence de vos échanges. Utilisez ces détails afin de créer une matrice de communication pour vous aider à programmer les mises à jour destinées aux parties prenantes et aux clients clés. Considérez que les méthodes et la fréquence peuvent changer en fonction du destinataire et du type d'informations partagées.
- Créer un calendrier de communication pour le projet
Identifiez les réunions que vous prévoyez d’organiser, leur but et leur fréquence. Déterminez la fréquence des mises à jour asynchrones, telles que les bulletins d'information par e-mail et les rapports de statut du projet, ainsi que les informations qu’ils contiendront.
- Regrouper les informations dans un seul document
Ce document est votre plan de communication que vous pouvez partager avec l’équipe. Passez le plan en revue pour donner à chacun une idée de ce à quoi s’attendre et quand s'y attendre.
Exemple de modèle de plan de communication de projet
Télécharger l'exemple de modèle de plan de communication de projet
Microsoft Excel | Microsoft Word
Vous pouvez utiliser cet exemple de plan de communication de projet terminé comme référence lors de la création du vôtre. Ce modèle met en évidence les parties prenantes clés et leurs coordonnées de contact, types et fréquence d’interaction et objectifs de communication préférés. Téléchargez et personnalisez ce modèle pour les utiliser dans vos propres projets.
Dans cet article, nous avons compilé d’autres modèles de communication de projet des plus utiles pour aider les chefs de projet à communiquer de façon cohérente.
Bonnes pratiques pour rédiger un plan de communication de projet
Les besoins de chaque projet varient, mais tous les plans de communication doivent être en mesure d'évoluer tout au long du processus. Concentrez-vous uniquement sur ce qui est pertinent pour chaque individu, et tenez compte de ses méthodes et fréquences de communication préférées.
- Être ouvert au changement : gardez un œil sur la dérive de la portée et ne craignez pas d’actualiser les plans de communication au fur et à mesure que les projets évoluent.
- Tenir compte des préférences : vos clients et les parties prenantes de haut niveau ont probablement des préférences quant au style et à la fréquence de communication. Tenez compte de ceux-ci lors de l’envoi des mises à jour.
- Se concentrer sur ce qui est important : gardez les petits détails dans un endroit accessible, comme un tableau de message d’équipe ou un disque sur le cloud, mais n'envoyez que les informations spécifiques et nécessaires aux individus.
- Tenir compte des besoins des équipes parallèles : Mme Bellomo insiste sur l’importance d'avoir une vue d'ensemble. « Je donne au client et à l'atelier un calendrier de travail écrit pour indiquer quand ils peuvent s’attendre à recevoir des informations et le type de ces informations. Cela permet de s’assurer que ce dont nous avons besoin et les délais de livraison établis sont clairs dès le début. Par exemple, si j'ai besoin que les fichiers vectoriels d'un logo soient fournis avant que l’ingénierie ne puisse commencer, je positionnerai la date limite de cette unité plus tôt que celle du reste de l'ensemble des travaux graphiques qui n’a pas d’impact sur la fabrication et n’implique que l’équipe de finition graphique. »
- Déterminer le ton : « il est important au moment d’établir la communication avec les clients et l'atelier d'être sympathique et décontracté pour les petits sujets, mais d'être très détaillé pour les sujets importants », conseille Mme Bellomo.
- Déléguer clairement : Mme Bellomo suggère également de « s’assurer que les éléments d’action sont clairs en décomposant les choses par élément, action, date d’échéance et personne responsable de la tâche. » Lorsque quelqu’un est chargé des rapports sur les mises à jour, assurez-vous qu’il le sache.
Importance de la gestion de la communication dans la gestion de projet
Un plan de communication bien établi fait partie intégrante de la gestion du flux de travail d’un projet. En définissant les attentes en matière de communication dès le début, vous pouvez vous assurer que les parties prenantes clés et les membres de l’équipe restent informés.
Alyssa Griffin note que « définir rapidement les attentes des individus et des équipes permet une meilleure collaboration » tout au long du projet. Un plan de communication permet également de s'assurer que les membres de l’équipe restent responsables de la diffusion de leurs propres progrès et réalisations, et que vous disposez du temps nécessaire pour fournir et mettre en œuvre les commentaires au cours de chaque étape du projet.
« En respectant la norme, les individus savent qu’ils peuvent vous poser n'importe quelle question et que vous les aiderez. Gardez à l’esprit que les individus sont complexes et qu'ils ont leurs propres responsabilités lorsqu'ils travaillent sur des projets. Établissez un calendrier de communication et de suivi avec les personnes qui ne le font pas. Si un retard survient, ça va aussi ; assurez-vous simplement que s’il y a un problème, celui-ci soit communiqué clairement », explique Mme Griffin.
Avantages d’un plan de communication de projet en gestion de projet
Les avantages d’un bon plan de communication de projet sont considérables. Vous serez plus organisé, renforcerez la confiance de votre équipe et des parties prenantes, et en fin de compte, vous aurez moins de réunions à organiser.
- Organisation : au niveau le plus basique, un plan de communication vous aidera, vous et votre calendrier de projet, à rester organisés en préparant un programme des réunions et suivis à venir.
- Cohésion de l’équipe : tenir tout le monde au courant favorise la confiance et vous aide à gérer les attentes. Mme Griffin met également l’accent sur le fait qu'une « communication forte est indispensable, ce qui permet aux équipes de collaborer, d’exceller et de fournir le même niveau de service même à distance. »
- Commentaires des parties prenantes : lorsque le calendrier de communication est en place, vous permettez aux acteurs clés du projet d'émettre des commentaires tôt dans le projet et en continu.
- Responsabilisation : avec un plan bien rédigé, vous pouvez vous assurer que chacun reste responsable de générer des rapports sur le statut de son travail et laisse une « trace écrite » de ces rapports pour les supérieurs.
- Instauration de la confiance : indiquez à l’équipe et à vos supérieurs que vous savez ce dont ils ont besoin et à quel moment ils en ont besoin.
- Moins de réunions : les réunions prennent beaucoup de temps et de ressources. Grâce à un bon plan de communication, vous pouvez partager des informations plus souvent avec moins de réunions. Mieux encore, tout le monde saura exactement et dès le début quand s’attendre à des mises à jour.
Comment utiliser un plan de communication tout au long d’un projet
La création d’un plan de communication complet aide les équipes à rester concentrées. Aucune équipe n’est protégée contre une dérive de la portée, mais avec un plan de communication, vous pouvez facilement voir où vous commencez et reconnaître quand les objectifs ne correspondent plus au plan existant.
Assurez-vous que l’ensemble de l’équipe a accès au plan et sait qui est responsable de la livraison et à quel moment. Lorsque tout le monde a accès à la vue d’ensemble, votre équipe est en mesure de vous aider à voir les lacunes dans la communication.
N’ayez pas peur de changer votre plan. Quand les problèmes surviennent, et il en survient toujours, vous pouvez adapter votre stratégie de communication beaucoup plus facilement lorsque vous avez un système sur lequel vous appuyer. Gardez votre plan à jour avec les coordonnées de contact des parties prenantes, la fréquence et les formes de communication souhaitées au fur et à mesure que les situations évoluent.
Activités de communication en gestion de projet
La communication prend de nombreuses formes. Tenez compte de ce que vous partagez et avec qui vous le partagez, ainsi que de leurs méthodes de communication préférées.
- Activités formelles de communication : e-mail, réunions, appels téléphoniques et vidéo programmés, et mises à jour du bulletin d'information peuvent tous être considérés comme une communication formelle. Toute forme de communication surveillée ou stockée doit être formelle et professionnelle.
- Activités informelles de communication : les conversations à côté de la fontaine à eau ou du bureau et les appels téléphoniques spontanés sont des appels informels. Toute sorte de communication officieuse est informelle ; si vous établissez un point important lors de l’une de ces réunions, l'une des parties (ou les deux) doit en faire un suivi par e-mail afin de s'assurer que la conversation pourra être référencée plus tard.
- Activités de communication involontaires : tenez compte de votre ton de voix et de votre langage corporel lorsque vous communiquez avec l’équipe ; ils peuvent tous deux accentuer les mots que vous employez.
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