Les équipes d’ADP s’associent à Smartsheet afin de stimuler l’innovation

Automatic Data Processing, Inc. (ADP) est un prestataire mondial de solutions de gestion du capital humain basées sur le cloud qui intègrent l’administration des ressources humaines, de la paie, des talents, du temps, des impôts et des prestations. 

Afin de soutenir son objectif stratégique qui vise à donner à ses clients internes et externes la meilleure expérience qui soit, ADP tire parti de Smartsheet pour gérer des centaines de projets et offrir aux responsables et aux hauts dirigeants une visibilité profonde sur le statut de chaque projet. « Nous sommes très orientés client, et nous voulons nous assurer que les membres de notre équipe disposent des bons outils pour fournir les meilleures solutions à nos clients », explique Alex Berman, responsable senior, opérations commerciales chez ADP. 

« Nous cherchons continuellement à mieux les servir en simplifiant les efforts de nos associés et en leur donnant les moyens d’optimiser leur temps et leurs ressources. Smartsheet nous aide à atteindre cet objectif. » ADP utilise également Smartsheet pour stimuler la collaboration. « Nous sommes une organisation complexe qui regroupe de nombreuses fonctions différentes », explique Anabela Sarti, vice-présidente, opérations commerciales mondiales chez ADP.  « Nous réussissons en tant qu’entreprise et non en tant qu’équipe individuelle, la collaboration est donc un élément essentiel de notre succès. »

Avant d’adopter Smartsheet dans leurs groupes, les équipes de service des comptes nationaux et de vente et marketing d’ADP utilisaient une combinaison d’e-mails, de feuilles de calcul et de divers outils de gestion de projet pour suivre leurs projets. « Cela donnait lieu à un environnement fragmenté lorsque l’on cherchait à collaborer au sein de l’entreprise », explique Alex Berman. De même, l’équipe des opérations commerciales d’ADP utilisait différents outils de gestion de projet et de messagerie pour communiquer sur les projets et les étapes clés. « Nous pouvons être amenés à gérer des événements clients, à mettre en œuvre de nouveaux outils ou à commercialiser de nouveaux produits. Toutes ces tâches sont différentes, et le support qui leur est nécessaire aussi. Cela accroît la complexité au sein de notre équipe », explique Anabela Sarti. « Il est devenu de plus en plus important pour nous de pouvoir compter sur une solution flexible, qui soit notre source de vérité unique tout en restant personnalisable pour répondre aux besoins de chaque projet. » 

Suivre des centaines de projets grâce à Smartsheet

Après avoir évalué différentes plates-formes de gestion de projet, l’équipe de gestion de projet d’ADP a décidé de se tourner vers Smartsheet. « Smartsheet nous a permis de faire tout ce que nous souhaitions avec la vitesse et la personnalisation nécessaires », explique Anabela Sarti. « Il ne s’agit pas d’une solution universelle. Elle peut être adaptée pour répondre à tous nos besoins, quels qu’ils soient. »

Chaque jour, les chefs de projet des équipes chargées des comptes nationaux et des opérations commerciales mondiales d’ADP suivent des centaines de projets à l’aide de modèles intégrés dans Smartsheet Control Center. Chaque projet dispose d’informations en temps réel sur les plannings, les échéances et les responsables de projet. « Chaque fois qu’un projet est lancé, un chef de projet a accès à une boîte à outils comprenant une série de feuilles, de rapports et de tableaux de bord qui nous permettent de personnaliser cette expérience pour le projet », explique Mme Sarti. L’équipe des comptes nationaux de l’entreprise utilise Control Center et Microsoft Power Automate pour Smartsheet, qui permet la création de flux de travail automatisés entre Smartsheet et d’autres applications. « Nous utilisons Control Center pour chaque projet », explique M. Berman. « Nous avons plus de 200 projets actifs, et chacun dispose d’une boîte à outils. Power Automate nous aide à personnaliser automatiquement l’expérience au sein de Smartsheet, en fonction de l’équipe dans laquelle nous travaillons. » ADP utilise l’automatisation des flux de travail dans Smartsheet pour déclencher automatiquement des alertes afin de rappeler aux chefs de projet les étapes clés et de présenter le statut actualisé de chaque projet.

En outre, ADP utilise Smartsheet pour fournir des tableaux de bord et des rapports de projet à ses clients internes et dirigeants. À titre d’exemple, l’équipe des comptes nationaux crée des tableaux de bord accessibles via un lien rapide envoyé automatiquement aux chefs de projet et aux dirigeants. « Désormais, au lieu d’essayer de naviguer entre plusieurs feuilles de calcul et e-mails pour trouver des informations, les employés ont tout ce dont ils ont besoin sur un projet en temps réel, y compris les ressources, les budgets et les obstacles et les remontées potentiels du projet », affirme Alex Berman.

Mme Sarti et son équipe utilisent également Smartsheet Control Center pour créer et fournir différents tableaux de bord qui extraient des données de projet en temps réel de chaque boîte à outils. Anabela Sarti fournit des tableaux de bord mis à jour aux équipes de projet et aux dirigeants. « Les tableaux de bord aident les employés à visualiser les données qui sont importantes pour eux sans avoir besoin d’accéder à toutes les données sous-jacentes et aux détails du projet qui pourraient ne pas les intéresser », explique Mme Sarti. « Les informations étant automatiquement mises à jour dans Smartsheet, cela a éliminé le travail manuel de collecte d’informations à partir de diverses sources de données et de création de présentations pour fournir des états d’avancement sur les projets aux dirigeants. »

Aider les employés à collaborer entre eux

Grâce à Smartsheet, ADP a standardisé et centralisé les données de gestion de projet des équipes des comptes nationaux et des opérations commerciales mondiales. En consolidant ses informations, ADP peut mieux encourager la collaboration au sein de l’entreprise. « Smartsheet aide notre groupe à innover, en nous permettant d’utiliser une seule plate-forme au lieu de plusieurs », souligne M. Berman. « Nous avions besoin d’une solution pour mettre les membres de notre équipe sur la même longueur d’onde et leur permettre d’avancer dans la même direction, tout en préservant le caractère unique de chaque engagement client. Smartsheet a répondu à ces besoins. »

Smartsheet offre également plus de flexibilité, ce qui permet à chaque équipe de mieux accompagner ses clients. 

« J’apprécie tout ce que nous pouvons accomplir grâce à Smartsheet », déclare Anabela Sarti. « Cette solution nous a permis d’être créatifs et de personnaliser l’expérience pour un projet donné grâce à des tableaux de bord, des rapports et des feuilles de calcul. Nous sommes en mesure de répondre facilement et en temps réel aux besoins précis du client. »

Meilleure visibilité des projets et accès aux données en temps réel  

ADP dispose d’une visibilité plus poussée sur le statut de centaines de projets grâce aux tableaux de bord et aux rapports mis à disposition des chefs de projet et des dirigeants. « Grâce à Smartsheet, nous pouvons consolider toutes nos initiatives et tous nos projets et mieux examiner l’ensemble, de sorte que rien ne manque », explique Mme Sarti. « Par exemple, nous pouvons voir si un projet prend du retard, et parler des risques et de la façon de les réduire en fonction de données factuelles. Cela nous permet de nous concentrer beaucoup plus facilement sur les tâches utiles. » Grâce aux rapports en temps réel, nos dirigeants peuvent désormais suivre les détails actuels de chaque projet. « Auparavant, nous extrayions des données de différents outils et les informations pouvaient rapidement devenir obsolètes une fois publiées », explique Anabela Sarti. « Aujourd’hui, lorsque nos dirigeants cliquent sur un rapport ou un tableau de bord, ils ont l’assurance d’obtenir les données les plus récentes. »

Gain de temps à consacrer à d’autres projets 

Étant donné que Smartsheet a permis de réduire la quantité de travail manuel nécessaire pour obtenir les détails et les rapports sur les projets, les équipes d’ADP passent moins de temps à fournir des états d’avancement sur les projets aux dirigeants. 

« Tous nos chefs de projet affirment réaliser moins de travail manuel et profiter d’une meilleure expérience globale grâce aux tableaux de bord et aux rapports Smartsheet », explique M. Berman. « En outre, les chefs de projet n’ont plus à passer 2 à 3 heures par semaine à créer des présentations. Ces heures économisées peuvent être consacrées à des tâches plus stratégiques. »

En consacrant moins de temps à la création de rapports et à la gestion de projets, les chefs de projets d’ADP sont plus productifs et peuvent se concentrer sur le travail à forte valeur ajoutée. « Comme nous n’avons pas besoin de recourir à des tâches manuelles, nos chefs de projet ont chacun pris en charge un projet supplémentaire », explique Anabela Sarti.  De même, Alex Berman et son équipe peuvent soutenir davantage d’initiatives. « Nous pouvons soutenir davantage d’utilisateurs au sein de l’ensemble de l’entreprise grâce à Smartsheet », souligne-t-il. « Ce que nous faisons a un impact direct sur l’expérience client, ce qui est extrêmement bénéfique. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.