Accélérer la transformation numérique, renforcer les équipes de projet et améliorer les résultats pour les patients dans le NHS

Les responsables du changement au sein du National Health Service (NHS) britannique s’efforcent d’améliorer les résultats pour les patients en améliorant les processus et en renforçant les capacités technologiques.

Les consultants stratégiques tels que Stewart Cooper, consultant principal en matière de programmes, et Dympna Wilson, gestionnaire de programmes, ainsi que les consultants en gestion tels que Chris Russ, directeur de Russ Consulting, sont au cœur de cette transformation. 

Mais la quantité même d’initiatives de changement en cours, sur un certain nombre de sites et d’équipes, a créé de sérieux défis. Stewart Cooper, Dympna Wilson et Chris Russ travaillent avec 40 chefs de projet distincts dans différents centres régionaux du NHS dans le nord-ouest de l’Angleterre avec 87 projets distincts en cours. 

Comme cette équipe d’experts en transformation l’a vite compris, sa réussite pourrait être entravée sans les bons outils et les bonnes stratégies de collaboration en place. 

Lors des précédentes phases du projet, l’équipe utilisait des feuilles de calcul Excel pour saisir les données, et les rapports étaient gérés avec PowerPoint. 

« C’était un travail extrêmement prenant. Nous élaborions des tableaux Excel, manipulions des données dans PowerPoint et produisions des tableaux de bord de cette manière », explique Stewart Cooper. « Nous étions totalement dépendants des 40 PM différents pour tout mettre à jour. Le reporting était devenu une activité fastidieuse de copier-coller qui ne pouvait durer. Nous devions trouver une meilleure façon d’avancer ».

Dans le cadre d’un projet précédent, Chris Russ avait présenté Smartsheet à Stewart Cooper, qui a été immédiatement frappé par les possibilités offertes. « Dès que j’ai réalisé que nous devions améliorer nos rapports, Smartsheet s’est imposé comme une évidence ».

Stewart Cooper et Dympna Wilson ont donc collaboré pour créer les données du tableau de bord idéal et, en quelques jours, Chris Russ a créé un modèle. Une solution a été non seulement approuvée, mais aussi mise en œuvre, en trois semaines seulement. 

« C’est un gain de temps considérable par rapport à d’autres solutions que j’ai utilisées et qui prenaient entre six mois et un an pour être déployées », explique Dympna Wilson.

Des rapports plus intelligents et plus rapides 

Grâce à Smartsheet, la question du suivi et de l’établissement de rapports, qui demandent beaucoup de travail, a été considérablement améliorée. Le suivi des projets est en grande partie automatisé, tandis que l’établissement de rapports est beaucoup plus efficace. Les données sont présentées de manière transparente dans un tableau de bord supérieur qui visualise les progrès et les mises à jour, avec des informations telles que l’allocation, les dépenses actuelles et l’état du projet affichées clairement. 

La compilation des données, qui prenait une semaine entière, ne prend plus que quelques heures, tandis que les rapports financiers ne prennent plus que dix minutes, contre une journée auparavant. 

De meilleures informations entraînent de meilleurs résultats

La simplicité de Smartsheet signifie que tout le monde peut utiliser la solution. Stewart Cooper observe que « non seulement le travail est plus gratifiant, mais il est aussi plus facile de contester lorsque les mises à jour des rapports n’ont pas été effectuées, car il est plus simple de repérer ces omissions ». 

Les informations sont également plus précises. En réduisant le copier-coller des données, on réduit également les erreurs humaines dues à la fatigue. « C’est essentiel pour une organisation publique comme le NHs », déclare Chris Russ. « Avec une plus grande précision, les risques peuvent être atténués plus efficacement ».

De meilleurs résultats pour les patients

Avec Smartsheet, les consultants en programmes et les chefs de projet peuvent réaliser en toute confiance des projets qui garantissent que les patients reçoivent les meilleurs soins possibles, qu’il s’agisse de télétravail pour les patients ou de solutions logicielles qui améliorent les dossiers des médecins généralistes et favorisent l’inclusion numérique. 

Une occasion de se développer 

L’équipe n’en est qu’au début de son parcours avec Smartsheet, avec des plans passionnants pour tirer parti des différentes intégrations pertinentes, telles que DocuSign et la liaison avec d’autres instances de systèmes Smartsheet qui fournissent un réseau d’interopérabilité.

De plus, à mesure que les utilisateurs du NHS se familiarisent avec la plateforme, l’ambition est de généraliser son utilisation, qu’il s’agisse de centraliser les informations actuellement détenues dans de multiples conteneurs d’information ou d’utiliser le centre de contrôle pour réduire le volume de données éparses par l’archivage et effectuer des changements à grande échelle. 

« Smartsheet, en tant que solution, nous permet de réfléchir à ce que nous pouvons faire ensuite », explique Stewart Cooper. « Les gens sont également très impressionnés par ce que nous avons réalisé en travaillant avec Russ Consulting, et ils sont surpris par la rapidité avec laquelle nous avons mis en place une solution réalisable, impactante et rentable ». 

« Smartsheet est presque devenu la norme », ajoute Dympna Wilson. « Nous entendons dire partout : c’est ce que nous devrions tous utiliser. Nous sommes donc impatients de voir ce que nous pouvons encore réaliser ».